Anda di halaman 1dari 90

Training

Project Cycle Management

Yogyakarta, 3-6 Maret 2014


Outline Presentasi
Pengantar proyek
Pengantar Manajemen Siklus Proyek
(PCM)
Desain proyek dan Alat Analisis
Pengembangan Aktivitas dan
Penggunaan Sumberdaya
Monitoring dan Evaluasi
Alur Kegiatan
Introduksi Belajar dari Pengantar Mengenal
peserta dan pengalaman Desain alat-alat
cakupan peserta (2) Project (3) analisis (4)
materi (1)

Monitoring Matrik Prog. Merumuskan


(8) Perencanaan Berbasis proyek (5)
(7) kebutuhan
komunitas (6)

Evaluasi Praktek Mon- Menangkap Evaluasi dan


Evaluasi praktek- Penutupan
(9)
praktek
(10) (12)
terbaik (11)
PENGANTAR PROYEK
Ciri-ciri Proyek
Apakah ciri-ciri sebuah kegiatan disebut
sebagai sebuah proyek ?
Apa bedanya proyek dengan program ?
Arti penting proyek / program

Proyek / program adalah sarana


mengubah sebuah rencana
menjadi kegiatan
Proyek berfungsi mempercepat
pertumbuhan sosial maupun
ekonomi
Konsep proyek
Proyek bisa dilihat sebagai
sebuah investasi pada suatu
kegiatan dengan harapan
investasi tersebut membawa
perubahan baik pada masyarakat
dalam jangka waktu yang telah
ditetapkan
Konsep Proyek
GOAL

PURPOSE

INPUT OUTPUT

National / Sektor National / Sektor


Area Area
KEGIATAN
PROGRAM
Area Area
Proyek Proyek

SAAT INI MASA DATANG

Source : Logical Framework Approach - Handbook for objectives-oriented planning fourth edition, 1999
Prinsip Partisipasi
Perencanaan yang baik memerlukan
Keterlibatan setiap orang yang akan
menerima manfaat, terkena dampak
negatif dan pihak yang dapat diajak
bekerjasama
Keterlibatan seluruh mitra pelaksana
memastikan bahwa ide program dan
kegiatan yang akan dilakukan sesuai
dengan keinginan warga.
Mengapa Perencanaan Proyek harus
Partisipatif ?

Proyek yang berhasil baik mensyaratkan


keterlibatan mitra dan stakeholders.
Prioritas proyek hendaknya selalu
memperhatikan aspirasi masyarakat oleh
karenanya diperlukan alat perencanaan
yang mampu mewadahi nya.
Contoh Proyek yang dibuat secara
partisipatif

Community Action Planning ( CAP )


Proyek, dari masa ke masa

1950-an : Rehabilitasi negara di Eropa setelah PD ke- 2, dibentuknya


organisasi international. Fokus proyek pada perbaikan infrastruktur.
1960-an : Kemerdekaan negara-negara kecil (siprus,gambia,ghana dll) .
Fokus pada pembangunan desa dan pertanian
1970-an : Fokus pada aspek sosial
1980-an : Fokus pada lingkungan dan keberlanjutan. Gender issue
mulai diperkenalkan
1990-an : LSM dan OMS mulai mengkritik dampak pembangunan yang
tidak seperti yang diharapkan. Monitoring dan Evaluasi serta Reporting diperketat
Millenium : MDG 2015
Siklus umum proyek
BERBAGAI SISTIM PEMBUATAN PROGRAM
MBO LFA ZOPP PCM RBM TOPP AURA
Kepan Manage Logical Ziel Project Result Based Team Auftrags
jangan ment by Framework Orienterte Cycle Management Oriented Rahmen
Objectiive Analysis Projekt Manageme Program
Plannung nt Planning

Asal Jerman Jerman Jerman


Mulai 1960 1970 1980 1990 1995 1997 2002
Masuk 1974 1976 1985 1990 1995 1997 2002
Lembaga LPPM USAID & GTZ Jkt GTZ Jkt Cida Jkt Agro Team GTZ jkt
promotor LPPM
Special S.W.O.T MPP 4 analisis 4 Analisis Pengembanga Team Work Impact
Feature Analysis standart: ZOPP + n MPP (+ + Unsur Oriented
- A. Phn Msl Alat lain + analisis factor Gender dan Program
- A, Tujuan MPP external + alat lingkungan (alat2 sama
- A. Institusi analisis lain) dg ZOPP)
- A.
Alternatif
+ MPP
Target Bisnis Developmen Developmen Developme Development Developmen Developmen
t t nt t t
Orientasi Profit Project Project Project Program Program Project
MPP company

Source : Meth Kusumahadi 2008


MANAJEMEN SIKLUS PROYEK
(PCM)
Project cycle management (PCM)
PCM = metodologi untuk persiapan,
pelaksanaan dan evaluasi proyek
berdasar prinsip-prinsip pendekatan
kerangka pikir yang logis
PCM Menggambarkan kegiatan-
kegiatan manajemen dan prosedur
pengambilan keputusan yang
digunakan selama siklus proyek)
Apa yang diperjelas dalam PCM ?

Bagaimana proyek akan dilakukan


Apa yang hendak dicapai proyek
( Goal )
Faktor-faktor pendukung sukses
atau gagal proyek ( asumsi / resiko )
Bagaimana kemajuan proyek akan
diukur ( monitoring )
Tahapan PCM
Tahap PCM
1. Programming. Tujuan utama proyek relevan
dan mendukung tujuan pembangunan
nasional.
2. Identifikasi. Penggalian ide proyek dan
kegiatan melibatkan penerima manfaat.
Keputusan dibuat dengan mempertimbangkan
relevansi gagasan proyek.
3 Formulasi/ Penilaian. Pada tahap ini
pemangku kepentingan menilai kelayakan
( apakah proyek akan berhasil ) dan
keberlanjutan ( apakah proyek memberi
manfaat jangka panjang bagi penerima
manfaat )
Tahap .. (Lanjutan)
4 Financing. Lembaga dana akan memeriksa
proposal proyek. Jika disetujui, proyek akan
didanai dan dilaksanakan
5 Implementasi. Pada tahap ini proyek
dimobilisasi dan dieksekusi . Penerima manfaat
dan pemangku kepentingan akan menilai
kemajuan proyek.
6. Evaluasi. lembaga donor menilai proyek dan
melihat capaian.Temuan-temuan evaluasi
digunakan untuk memperbaiki desain proyek
atau program di masa mendatang.
Prinsip-prinsip PCM
Siklus proyek. Mengikuti siklus proyek,
guna memastikan proses pengambilan
keputusan terstruktur baik.
Berorientasi pada klien. Melibatkan
para stakeholder dalam pengambilan
keputusan.
Matrik Perencanaan Program. Proyek
dimulai dengan analisis yang konsisten
dan menyeluruh guna memastikan
manfaat proyek berkelanjutan.
Prinsip..(Lanjutan)
Keberlanjutan . Pendekatan Kerangka
Kerja Logis untuk memastikan konsistensi
desain dan manajemen proyek.
Pendekatan terpadu. Menghubungkan
tujuan proyek ke dalam tujuan nasional
dan tujuan sektoral negara.
DESAIN PROYEK DAN ALAT ANALISIS
Alat analisis dalam PCM
1. Stake holder analysis
2. Problem Tree analysis analisis sebab
akibat
3. Objective Tree analysis
4. Alternative Tree analysis
Analisa Situasi + Identifikasi Proyek

Analisa Situasi
- Stakeholder Analisys
- Problem Analisys
Indentifikasi Proyek
- Objective Analysis
- Alternatif Analysis
Analisa Situasi
Proyek umumnya dirancang untuk
menyelesaikan sebuah permasalah. Dalam
banyak kejadian, permasalah yang timbul
berhubungan dengan kurangnya atau tidak
mencukupinya pelayanan umum dan turunan
dari permasalahan tersebut.
Sebelum memulai identifikasi proyek, idealnya
harus ada kesepakatan umum yang
menyatakan bahwa situasi tersebut harus
diubah.
1.Stakeholder Analisis
Siapa Stakeholder itu ?
Individu/ komunitas
/lembaga yang mendapatkan
manfaat atau kerugian atau
mampu mempengaruhi proses
program secara signifikan.
Stakeholder (2)
Langkah-langkah Analisis
1. Identifikasi stakeholder kunci
- Penerima manfaat potensial
- Pihak yang terdampak ?
-Pendukung dan penolak program ?

2. Lihat pada :
- Tingkat pemahaman stakeholder tentang topik program
- Harapan terhadap program
- Masalah yang dirasakan
Stakeholder analisis

Stakeholder Kepentingan Masalah yang Sumber daya Mandat


group dirasakan yang bisa
disumbangkan

.
..

Stakeholder Analisis
No Stakeholder Masalah yang dirasakan Kepentingan Sumber daya yang disumbangkan
1 BPPTK mengkomunikasi kan Mencatat aktifitas Analisis Data Ilmiah
peringatan dini yang efektif bencana dan Alat2 pendukung yang canggih
sehingga mengurangi jumlah Memberikan
korban jiwa rekomendasi dan
peringatan
2 TNI Keterbatasan personil dan Melindungi masyarakat Tenaga
alat untuk proses evakuasi Peralatan penunjang
Waktu
3 Pemerintah desa Keterbatasan sumberdaya Melayani kepentingan Tenaga
dan kecamatan untuk menampung dan masyarakat Pikiran
mobilisasi pengungsi Waktu
4 Masyarakat / Keterbatasan pengetahuan Rasa aman dan Tenaga
Pengungsi akan bencana, Sanitasi dan terpenuhinya Pikiran
keamanan kebutuhan dasar / Waktu
darurat
5 Dinas kesehatan Keterbatasan sumberdaya Melayani kepentingan Tenaga
masyarakat Waktu
Pikiran
Peralatan
Obat-obatan
2. Analisa Pohon Masalah
Tehnik analisa ini terbukti baik untuk
mengidentifikasi sebuah permasalahan
Sering disebut why-why question
Menggunakan logika sebab-akibat

Proses analisa:
Analisis situasi yang sedang terjadi
Identifikasi permasalahan kunci (kondisi
negatif)
Cari hubungan sebab akibat antar masalah
Ilustrasi Analisis Pohon Masalah
Tim olah raga tidak mampu
berlaga di tingkat
internasional.

mengapa ?

Kalah dalam babak penyisihan

mengapa ?

Tidak memiliki olahragawan


yang berbakat .

mengapa ?
Akar masalah: tidak ada
Latihan tidak cukup dana, tidak ada pelatih,

36
Problem Tree
Bagaimana cara mendeskripsikan masalah ?

Deskripsikan sebuah pengamatan atau


gejala
Identifikasi aspek negatif dari suatu
kondisi atau masalah utama yang
dihadapi target group dan penerima
manfaat
Visualisasikan dalam bentuk diagram
sebab akibat
Mendeskripsikan masalah
Hindari pernyataan yang menunjukkan keadaan
seperti Kurangnya atau tidak tersedianya

Hindari
Tidak adanya rumah sakit yang tersedia

Lebih baik
Masyarakat tidak mendapat pelayanan
kesehatan yang modern.
3.Analisis Objective /tujuan
Deskripsikan situasi saat
permasalahan terselesaikan di masa
depan
Amati hirarki tujuan
Ilustrasikan dalam hubungan :
awal akhir
Objective Tree
4.Analisis alternatif
Periksa analisis tujuan untuk
mengindentifikasi hubungan
Lakukan uji kelayakan untuk
- Menghilangkan strategi yang lemah
- Membandingkan strategi yang kuat
Analisis alternatif (lanjutan)
Identifikasi solusi yang dapat dijadikan
sebuah strategi
Pilih satu/ dua strategi
Pilih strategi yang akan digunakan dalam
proyek.

Keputusan program hendaknya berdasar


pada : tingkat kepentingan, dana, skala
prioritas, SDM dan dampak sosial
Alternatif tree
PENGEMBANGAN AKTIVITAS DAN
PENGGUNAAN SUMBERDAYA
Matrik Perencanaan Program
Hasil analisis alternatif akan ditransfer
dalam sebuah Matrik Perencanaan Program
(MPP) atau log frame.
MPP = Mengembangkan rancangan proyek
yang taat azas dalam suatu kerangka logis
Memberikan suatu ringkasan mengenai
rancangan proyek tersebut dalam bentuk
sebuah matriks pada satu halaman
MPP
MENGAPA Proyek dilaksanakan (Maksud Proyek, Sasaran
Proyek)
APAKAH Yang ingin dihasilkan oleh proyek(Hasil-hasil Kerja
Proyek)
BAGAIMANA Faktor-faktor di luar pengaruh langsung
pengelola proyekyang perlu diawasi demi keberhasilan
proyek (Asumsi-Asumsi Penting)
BAGAIMANAKAH Keberhasilan proyek dapat dinilai secara
objektif (Indikator-indikator Objektif)
DARI MANAKAH Kita dapat memperoleh data yang
diperlukan untuk menilai keberhasilan proyek secara objektif
(Sumber-sumber Pembuktian)
BERAPAKAH Sarana dan Biaya yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan.

Sumber : metode perencanaan proyek yang berbasis tujuan p ; 11


Bagaimana urutan menyusun MPP ?

Tahap 1: Rumuskan tujuan-tujuan dan


Kegiatan-Kegiatan Proyek (kolom pertama),
Tahap 2: susunlah asumsi-asumsi penting(lajur
keempat),
Tahap 3: Tetapkanlah indikator-indikator yang
dapat dibuktikan secara Objektif sekaligus
dengan Sumber Pembuktiannya(lajur kedua
dan ketiga),
Tahap 4: Hitung biaya dan sarana yg
diperlukan oleh proyek.
Contoh MPP

Matriks Perencanaan Proyeka dalah suatu proses bertahap yang biasanya perlu dilakukan secara berulang-
ulang (iterative process)
Source : World Bank Logframe Methodology Handbook. P 9
MPP

Sumber :
World Bank Logframe Methodology Handbook. P 55
TENTANG ISTILAH
Menurut anda apa yang dimaksud dengan :
a. Impact / Overall Objective
b. Outcome / Project Purpose
c. Output / Result
d. Indikator
e. Means of Verification
f. Activity
g. Asumsi
h. Resiko
Istilah
ISTILAH URAIAN CONTOH
Tujuan Jangka Panjang Hasil akhir proyek yang Sistem transportasi
(Overall menyumbang pada berfungsi baik dan efisien
Objective/Impact) dampak yang lebih
besar.

Tujuan Jangka Pendek Perubahan yang terjadi Perusahaan


(Project jika output yang menyediakan sarana
Purpose/Outcome) diharapkan tercapai. transportasi public yang
aman dan handal
Hasil yang diharapkan Hasil langsung kegiatan/ Armada terawat dengan
(Result/ Outputs) aktivitas proyek. Result baik
menjadi patokan apa
yang harus dicapai oleh Pengemudi mematuhi
proyek. standar keselamatan
aturan lalu lintas.
Istilah Uraian Contoh
Indikator Berhubungan dengan Kerusakan bus menurun
hal-hal dapat diukur. dari XX di tahun
mengukur perkembangan pertama, menjadi YY di
hasil secara kuantitatif tahun kedua dan terus
maupun kualitatif. menurun dibawah ZZ

Jumlah pelanggaran lalu


lintas menurun dari XX di
tahun pertama, menjadi
YY di tahun kedua

Catatan dari mekanik


Sumber pembuktian Informasi/ data dari pihak yang dipublikasikan
(Means of verification / eksternal yang dalam laporan tahunan
Source of verification ) dibutuhkan untuk menilai
kinerja proyek Laporan bulanan dari
polisi lalu lintas tentang
pelanggaran lalu lintas
berdasarkan jenis bus
Istilah Uraian Contoh
Kegiatan (Activities) Hal yang dilakukan Membuat jadwal
selama periode proyek perawatan armada
untuk mencapai tujuan secara berkala
yang diharapkan. ( selasai 6/2009)
Membuat system
control persediaan
(7/ 2009)
Memperoleh surat
ijin sparepart untuk
bus
Meningkatkan
kualitas bengkel
Meningkatkan
ketrampilan mekanik
bus
ISTILAH Uraian Contoh
Asumsi / Resiko Faktor eksternal yang Serikat sopir bis
mempengaruhi kerja melaksanakan aturan
proyek, dimana keselamatan yang tertulis
Manajemen proyek tidak dalam kode etik
memiliki kontrol langsung pengemudi
Menyusun Indikator

Objectively Verifiable Indicators (OVIs) harus


disusun sedemikian rupa sehingga jika
pengamat lain mengukur kinerja, kesimpulan
mereka akan sama.

Sebuah indikator mengandung unsur-unsur


kuantitas (quantity), kualitas (quality), dan
waktu (time) atau disingkat QQT.
Contoh Indikator :
contoh, kita mulai dengan indikator dasar:
Langkah 1: Indikator dasar: Hasil panen beras dari petani
kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3
hektar) meningkat
Langkah 2: Tambahkan kuantitas: Hasil panen beras dari
petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan
3 hektar) meningkat sebanyak X kg.
Langkah 3: Tambahkan kualitas: Hasil panen beras (yang
kualitasnya sama dengan panen tahun 1998) dari petani
kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3
hektar) meningkat sebanyak X.
Langkah 4: Tambahkan waktu: Hasil panen beras (yang
kualitasnya sama dengan panen tahun 1998) dari petani
kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3
hektar) meningkat sebanyak X pada panen akhir tahun
1999
Latihan singkat
Kembangkanlah sebuah indikator :
- Terkait dengan keberhasilan pelatihan ini
Asumsi
Faktor di luar organisasi yang dapat
mempengaruhi keberhasilan proyek
namun project manager tidak memiliki
kontrol terhadapnya.
Penilaian terhadap Asumsi
Apakah faktor luar tersebut penting ?

ya Tidak

Apakah asumsi tsb realistis ? Jangan dicantumkan dalam logframe

Hampir pasti Jangan dicantumkan dalam logframe

Mungkin Masukkan sebagai asumsi

Tidak Apakah memungkinkan


mendesain ulang proyek untuk
mempengaruhi faktor luar

Desain ulang proyek, ya Tidak


tambahkan kegiatan atau
hasil ; tulis ulang tujuan
proyek jika Proyek tidak feasible
memungkinkan
Sumber : PCM- Training Handbook P: 25
Tips
Desain proyek yang baik tingkat resikonya dapat
diantisipasi atau managable
Hindari asumsi yang tidak realistis: tidak ada inflasi
Hindari asumsi yang tidak ada hubungannya dengan
logika sebab akibat, misalnya : tidak ada bencana
alam ini penting, namun tidak membantu desain
program.
Asumsi yang disertai dengan penjelasan tentang :
kuantitas, kualitas dan rentang waktu yang dibutuhkan
akan membantu proses monitoring dan pelaporan.
Diagram Gantt
MONITORING
dan
EVALUASI
Mengingat kembali .
Analisis
Analisis Analisis Strategi /
Masalah Tujuan alternatif

Desain proyek

Implementasi
dan
Monitoring

Evaluasi
Dampak
Ringkasan Tahap Programming
Monitoring dan Evaluasi
Mengetahui posisi perjalanan project
Mengetahui hubungan program dengan
elemen-elemen lain dan lingkungannya
Memprediksi efektivitas dan efisiensi
program
Monev
Memeriksa ketepatan asumsi, resiko dan
metode perencanaan
Dapat melakukan koreksi dan antisipasi
tepat waktu
Menyumbang pembelajaran pada lingkup
lebih luas ( lesson learned )
Perbedaan Monitoring dan Evaluasi

Dalam hal waktu dan tujuan

MONITORING = dilakukan secara berkala


untuk melihat efisiensi dan efektivitas
proyek

EVALUASI = dilakukan pada akhir proyek,


untuk mengevaluasi impact dan
sustainability
Mengapa melakukan monitoring ?

Monitoring dilakukan untuk


memberikan informasi kepada
manager program tentang kondisi
program, sehingga langkah perbaikan
dapat diambil jika terjadi
penyimpangan
Lingkup dan Cakupan Monev
1. Ketersediaan data pendukung untuk mengetahui
kemajuan, kekuatan, kelemahan dan kesempatan
program.
2. Ada umpan balik dari lapangan dan pihak lain yang
relevan
3. Keterlibatan semua stakeholder utama dalam
mengetahui proses dan hasil perkembangan
program.
4. Memacu pertanggungjawaban manajemen
terhadap kualitas program
5. Memungkinkan adanya tindakan antisipasif dan
perbaikan terhadap program, selama masih dalam
proses
Syarat Persiapan Monev
a) Ada rencana kerja sebagai dasar
b) Alat yang sudah teruji
c) Data kuantitatif dan kualitatif
d) Punya sikap 'Peneliti independen dan objektif
e) Program lain sebagai acuan belajar / pembanding
f) Keterbukaan pelaksana untuk maju
g) Keputusan dan kesimpulan mengenai posisi
program
h) Rekomendasi dan Lesson learned
Aktor Utama Monev
1. Semua mitra utama dampingan
2. Pelaksana program di lapangan
3. Supervisor pelaksa lapangan
4. Penanggung jawab utama program
5. Konsultan tetap program - Jika ada
6. Staff pendukung program
7. Staff fundraising
8. Konsultan pelaksana monev

catatan :
cakupan aktor berdasarkan besar dan kematangan suatu program
Cara Melakukan Monev
1. Pertemuan-pertemuan program
2. Focus group discussion
3. Kunjungan lapangan langsung
4. Wawancara mendalam
5. Mengkaji laporan
6. Gabungan semua cara
7. Monev dalam bentuk audio visual
Tahap-tahap Pelaksanaan
Persiapan
1. Pelajari TOR, Rencana Program, Indikator, Laporan program,
Korespondensi program, Catatan Monev terdahulu
2. Tentukan metodanya dan siapkan instrumen pengumpulan informasi
: Kuesioner, FGD, Pertanyaan kunci, wawancara mendalam,
dokumentasi proses, asistensi monev dll

Pelaksanaan
3. Kumpulkan informasi, tabulasi data, analisa, kembangkan
kesimpulan dan rekomendasi
4. Verifikasi terhadap hasil temuan, analisis, kesimpulan dan
rekomendasi dihadapan semua pihak dan mitra. dapatkan feed back
selengkap mungkin
5. Laporan akhir monev disampaikan kepada semua aktor utama dan
pihak yang terlibat dalam pelaksanaan

Tindak lanjut
6. Monitor pelaksanaan perbaikan sesuai hasil monev
Analisis Hasil Monev
1. Analisis statistik digunakan untuk membantu
penjelasan
2. Analisis data kualitatif sedapat mungkin melibatkan
semua stakeholders
3. Penanggung jawab lapangan dan program terlibat
dalam semua analisis
4. Perbandingan data program lain dapat dilakukan
dengan penjelasan secukupnya
5. Observasi silang dapat memperkuat analisis
6. Pilih rekomendasi yang bisa dijalankan dan
memastikan adanya dampak lebih besar
Siapa pengguna Monev
Mitra utama dampingan
Pelaksana program di lapangan
Pengambil keputusan program di kantor
Manajer financial dan supporting unit
Manajer fundraising
Konsultan program
Para perencana program lembaga
Sponsor utama program
Frekuensi melakukan Monev
Proyek kurang dari 6 bulan, Monev mingguan
Monev bulanan menghasilkan SRIP ( Short Range
Improvement Program)
Monev triwulan menghasilkan LRIP ( Long Range
Improvement Program )
Monev semesteran menghasilkan rekomendasi
Monev tahunan (evaluasi ) menghasilkan perbaikan
rencana kerja tahun depan
Evaluasi Midterm menghasilkan penyesuaian program
Evaluasi Akhir program menghasilkan lesson learned
Tindak lanjut monev
Perbaikan yang dilakukan tidak mengubah ukuran hasil
yang telah direncanakan ( hasil dari perbaikan tidak
mengubah tujuan )
Perbaikan dilakukan oleh semua yang terkait dengan
project
Perbaikan dicatat dalam kartu perubahan
Perbaikan asumsi dan resiko dicatat dalam laporan
program
Penambahan input harus memperbesar output,
memperbesar outcomes dan memastikan pencapaian
impacts
Wilayah Kritis
1. Monev dikaitkan dengan kepercayaan terhadap
lembaga
2. Subjektivitas pelaksana monev lebih dominan
3. Baru dilakukan setelah ada peristiwa khusus
4. Terjadi perubahan rencana program dan belum
dikomunikasikan
5. Terjadi ketegangan hubungan antar lembaga
6. Monev sebagai alat legitimasi keputusan
7. Penolakan terhadap pelaksana monev
8. Rekomendasi tidak diterima / tidak dilaksanakan
Apa saja elemen evaluasi?
Efektivitas
Membandingkan tujuan dengan realisasi program
Efisiensi
Terkait dengan penggunaan waktu, uang dan tenaga
Dampak
Impact (hasil di tingkat yang lebih besar) dari
program
Keberlanjutan
Keberlanjutan program di masa depan
Relevansi
Apakah program sesuai kebutuhan masyarakat atau
tidak
Elemen Pokok Evaluasi
1. HASIL
Yang direncanakan
Yang tidak direncanakan

2 MANAJEMEN
AKUNTABILITAS: adakah unsur kesetiakawanan sosial ?
INOVASI: adakah kreativitas masyarakat
PERKEMBANGAN SDM: apakah tenaga lokal maju?
EFFEKTIVITAS MIKRO: Ekosistim sosial, hidup dan maju?
KOMUNIKASI: Pemanfaatan informasi naik?
ADMINISTRASI: Apakah ada kemajuan berarti ?
Instrument Utama Monev
1. Format perbandingan rencana dan realisasi hasil
2. Data Indicator hasil
3. Format hasil-hasil yang tidak direncanakan
4. Format perubahan elemen pemberdayaan
5. Format perubahan element manajemen
6. Format laporan monev, SRIP,LRIP, Rekomendasi
dan Lessons learned

SRIP= Shrort range improvement program


LRIP= Long range improvement program
PERTANYAAN KUNCI(Mack, Dorothee.DR.Misereor, EQM, 2004)
TINGKAT PERENCANAAN MONITORING EVALUASI (stop untuk
(mengamati sambil proyek refleksi dan tarik
jalan terus) pelajaran kedepan)

TINGKAT Perubahan apa yg Bagaimana keadaan Apa yg riil telah


IMPACT diharapkan pada nyata di sekitar berubah? Yg mana
tingkat publik, target group.? Itukah kontribusi kita?
perubahan jangka yg direncanakan? mendekati Goals?
panjang setelah Kemana Mana yg
proyek usai? kecenderungannya? melenceng? Bukti?
TINGKAT Perubahan apa yg Apa reaksi kita? Apa Perubahan mana
Project
diharapkan pada yg harus dikurangi akibat tindakan
Purpose
target group, pada atau ditambah? atau pengaruh
jangka menengah? proyek? Buktinya?

MANAJEMEN Apa yg kita Apa koreksi hrs Apa tindakan yang


& KEGIATAN
sumbangkan untuk dilakukan jika asumsi harus kita rubah di
KITA
mencapai salah atau masa depan? Apa
perubahan lewat lingkungan telah yg perlu tingkatkan
proyek ini? berubah dan Hikmahnya?!
FORMAT LENGKAP PENCATATAN HASIL MONITORING

Monitoring
FORMAT LAPORAN: A
MONITORING HASIL KERJA YANG DIRENCANAKAN UNTUK: 1- 3 - 6 - 9 - 12
BULAN

RENCANA REALISASI DEVIASI ALASAN DEVIASI KETERANGAN

HASIL INDIKATOR/ HASIL INDIKATOR/


UKURAN/ UKURAN/
Rp Rp

IMPACTS
.
.

(LAPORAN TAHUNAN)

OUTCOMES

(LAPORAN SEMESTER)

OUPUTS

(LAPORAN TRIWULAN)

ACTIVITIES

(LAPORAN BULANAN)
FORMAT MONITORING: A
MONITORING HASIL KERJA UNTUK: 3-6-9-12 BULAN

RENCANA REALISASI DEVIASI SARAN LESSONS


LEARNED
HASIL INDIKATOR/ HASIL INDIKATOR/U J.PENDEK J.PANJANG
UKURAN/ KURAN/Rp
Rp

IMPACTS
.
.
(TAHUNAN)

OUTCOMES

(SEMESTERAN)

OUPUTS

(TRIWULANAN)

ACTIVITIES

(BULANAN)
FORMAT MONITORING: B HASIL TAK DIRENCANAKAN
HASIL KERJA YANG TERLAKSANA UKURAN ALASAN/ RASIONALITAS

IMPACTS
.
.
(TAHUNAN)

OUTCOMES
...

(SEMESTERAN)

OUTPUTS

(TRIWULANAN)

ACTIVITIES

(BULANAN)
FORMAT MONITORING: C
CATATAN TENTANG ASSUMSI DAN RESIKO

TINGKATAN ASSUMSI/ RESIKO PERUBAHAN NYANG TERJADI ALASAN/RASIONALITAS

IMPACTS
.
(TAHUNAN)

OUTCOMES
..
..
..
(SEMESTERAN).

OUTPUTS
..
..
..
..
(TRIWULANAN)

ACTIVITIES
..
..
..
..
..
..
..(BULANAN)
FORMAT LAPORAN MONITORING: D
CATATAN TENTANG INPUTS/ SUMBER DAYA

JENIS INPUTS/ SUMBERDAYA PERUBAHAN YANG TERJADI ALASAN/ RASIONALITAS

-Asset organisasi terkait


-Personalia kunci
-Kapasitas Finansial non
operasional
-Kekayaan Organisasi
Daftar Referensi
Project Cycle Management Training Handbook,
European Commission, 1999
Logical Framework Approach - Handbook for objectives-
oriented planning fourth edition, 1999
Methodius Kusumahadi, Bahan pokok HRD Management
Idaman Andarmosoko, Kursus Pengelolaan pengetahuan
Metode perencanaan proyek yang berbasis tujuan p ; 11
Gambar &Film : diunduh dari berbagai sumber di internet
dan hanya digunakan untuk keperluan pembelajaran kelas,