Anda di halaman 1dari 43

AUDIT KOMUNIKASI

PEMERINTAH
BIO DATA
Nama : Dr. Narso, MM., M.Si.
NIP : 19550911 197603 1 001
Pangkat/Gol. : Pembina Utama ,IV/e
Jabatan : Widyaiswara Utama
Unit Kerja : Pusdiklat Kem. Komunikasi dan Informatika
Pengalaman Mengajar : Th.1994 sekarang Diklat Pim.IV dan Pim.III. Pusat dan
Daerah dan Diklat Pranata Humas.
Almt Rmh : Jalan Pangrango Raya No. 63, Cibodasari Tangerang
Telpon : 021-5910746/ 08161378413
E-mail : narsoatmaja.tirta011@gmail.com
LATAR BELAKANG
DIKLAT PRANATA HUMAS

UU.No.5 Tahun 2014, tentang ASN;


PP No.101 Tahun 2000, tentang Diklat Jabatan PNS;
Permenpan RB No.6 Th.2014, tentang Jabfung Pranata Humas;
Permen Kominfo No. 12 Th. 2015 ttg Standar Kompetensi Jabfung
Pranata Humas;
Permen Kemkominfo No. 31 th. 2015 ttg Penyelenggaran Diklat
Jabfung Pranata Humas;
POKOK BAHASAN
Aspek dan Teknik Audit Komunikasi kelembagaan
Pemerintah

Perencanaan Audit Komunikasi dan Penyusunan Instrumen

Pengumpulan dan Pengolahan Data

Pelaporan Audit Komunikasi


JAWABLAH PERTANYAAN DIBAWAH INI

Apa pengertian Audit Komunikasi ?


Apa tujuan pokok Audit Komunikasi ?
Apa alasanPokok Menyelenggarakan
Audit Komunikasi ?
Apa manfaat manajerial dari Audit
Komunikasi ?
PENGERTIAN AUDIT KOMUNIKASI

Audit Komunikasi adalah kajian


mendalam dan menyeluruh tentang
pelaksanaan sistem komunikasi
keorganisasian yang mempunyai tujuan
untuk meningkatkan efektifitas
organisasi.
TUJUAN POKOK MENGADAKAN AUDIT
KOMUNIKASI

Menentukan lokasi dimana kelebihan muatan atau kekurangan


muatan informasi
Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/atau
kepada sumber-sumber informasi;
Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi secara khusus
mengukur sejauhmana kepercayaan antar pribadi dukungan
keramahan dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan;
Mengenali jaringan-jaringan yang aktif operasional (rumor) pesan-
pesan sosial dan pesan kedinasan;
Mengenali sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para
penyaring informasi (gatekeepers) dengan memperbandingkan
peran-peran komunikasi dalam praktek.
Mengenali katagori-katagori tentang peristiwa-peristiwa komunikasi
yang tergolong- positif maupun negatif.
LANJUTAN
Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi
pada tingkatan pribadi, kelompok dan organisasi
dalam berkaitan dengan topik, sumber, saluran,
frekuensi, jangka waktu, dan kualitas interaksi.
Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang
perubahan ataupun perbaikan yang perlu dilakukan
berkaitan dengan sikap dan perilaku, praktek-praktek
kebiasaan, dan keterampilan yang didasarkan atas
hasil analisis Audit Komunikasi
ALASAN POKOK PENYELENGGARAAN AUDIT
KOMUNIKASI
Ingin mengetahui apakah program-program
komunikasi berjalan dengan baik;
Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah
yang terjadi ataupun yang potensial dapat terjadi, dan
peluang-peluang apa yang terbuang percuma;
Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan
baru dan praktek-praktek komunikasi yang terjadi;
Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi
dengan tindakan-tindakan operasional lainnya baik
pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit
lokal.
LANJUTAN
Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-
kegiatan komunikasi
Ingin menetapkan sebuah patok banding
(benchmark);
Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan
dengan menggunakan patok banding yang sudah
ditetapkan;
Ingin mengembangkan atau melakukan
restrukturisasi fungsi-fungsi Komunikasi dalam
organisasi;
Ingin membangun landasan dan latar belakang guna
pengembangan kebijakan dan perencanaan
komunikasi baru;
HAKEKAT AUDIT KOMUNIKASI
1. Istilah Audit Komunikasi berada dalam lingkup
pembahasan komunikasi organisasi

2. Audit Komunikasi mengisyaratkan bahwa komunikasi


adalah nyawa kehidupan organisasi (lifeblood of an
organization)

3. Gerald Gollhadber (dalam Andre Hardjana,2000:10)


:Sebagaimana pemeriksaan yang dilakukan oleh para
akuntan dan para dokter memberikan informasi yang di
butuhkan untuk menjaga kesehatan klien-kliennya,
demikianlah audit komunikasi memberi informasi dini yang
dapat mencegah terjadinya suatu kehancuran besar.
TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI

Memberikan informasi dini untuk mencegah


terjadinya suatu kehancuran besar dalam
suatu organisasi

Untuk meningkatkan efisiensi dan


efektivitas organisasi (: memastikan
komunikasi menopang terhadap kehidupan
organisasi.
RUANG LINGKUP AUDIT KOMUNIKASI

Berdasarkan jenisnya :
1. Mini Audit
2. Total Audit
Berdasarkan Obyek Audit :
1. Audit Media Komunikasi
2. Audit Komunikasi di dalam organisasi
3. Audit komunikasi keorganisasian
PROSEDUR PELAKSANAAN AUDIT

Menemukan apa yang kita perkirakan;


Menemukan apa yang mereka perkirakan;
Mengevaluasi segala perbedaan;
Membuat sejumlah rekomendasi;
RENCANA KERJA AUDIT KOMUNIKASI SISTEM
KOMUNIKASI ORGANISASI
Tahap 1 : Pencarian fakta
1. Selidiki unit organisasi dalam kaitannya dengan hubungan-hubungan
fungsional, ciri-ciri personal, dan faktor-faktor situasional;
2. Catat-jenis-jenis pengendalian dalam sistem komunikasi organisasi;
3. Tentukan kebijakan-kebijakan organisasi yang berkaitan dengan jaringan-
komunikasi dasar;
4. Catat secara lengkap semua kegiatan komunikasi termasuk unsur-unsur
komunikasi penting, metode-metode teknis dan peralatan-peralatan yang
digunakan;
Tahap 2 : Analisis
1. Slidiki dan klasifikasi kebijakan-kebijakan komunikasi dan kegiatan-kegiatan
komunikasi menurut jaringan-jaringan komunikasi untuk mencapai
pemahaman yang lebih besar tentang sistem komunikasi organisasi.
LANJUTAN

2. Gunakan berbagai teknik pengukuran untuk memperoleh data yang


mencerminkan tingkat pencapaian ke tujuan-tujuan dari jaringan
komunikasi.
3. Catat-kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dalam sistem
komunikasi organisasi tersebut dalam kaitannya dengan faktor-faktor
situasional, termasuk struktur, proses dan kepemimpinan.
Tahap 3 : Evaluasi dan Pelaporan
1. Tarik kesimpulan-kesimpulan sementara tentang kekuatan-kekuatan
dan kelemahan-kelemahan dalam sistem komunikasi organisasi
secara keseluruhan.
2. Bicarakan kesimpulan-kesimpulan sementara tersebut dengan para
pejabat manajemen yang berkepentingan.
LANJUTAN
3. Buat kesimpulan kesimpilan akhir yang menunjukkan dimana letak
pusat-pusat efektivitas dan efisiensi komunikasi;
4. Sebutkan beberapa rekomendasi yang bermanfaat untuk melakukan
perubahan program ataupun program penunjang komunikasi dengan rincian
lengkap yang dibutuhkan untuk melaksanakan rekomendasi tersebut.
LANGKAH-LANGKAH DALAM AUDIT
PELAKSANAAN AUDIT KOMUNIKASI

Studi Kelayakan (feasibility study)


Pertemuan Perkenalan ( Introductory meeting);
Alat-alat Pengukuran profil (profile Instrumens);
Tindak lanjut dari penggunaan alat-alat pengukuran profil
(followup of profele instruments)
Pengumpulan data dari unit-unit yang saling melengkapi
(complementary unit data collection)
Analisis dan menjahit data (Analysis and meshing of data);
Pertemuan untuk analisis data;
Laporan sementara; (interm report)
Pembentukan kelompok-kelompok tugas
Evaluasi oleh kelompok-kelompok tugas ;
LANJUTAN
Pertemuan lengkap kelompok-kelompok
tugas;
Laporan akhir;
Pertemuan laporan akhir
Penyerahan laporan kepada pimpinan
organisasi
VARIABEL POKOK DALAM AUDIT KOMUNIKASI
INTERNAL DARI SUATU ORGANIASI

Kewenangan dan Tanggung jawab;


Saluran informasi; jaringan komunikasi;
Kontak dengan ligkungan;
Pengharapan atau ekspektasi;
Interaksi;
Jenis dan aspek pesan;
Bentuk pesan atau mediakomunikasi
Motivasi;
Tujuan-tujuan
Fungsi-fungsi operasional;
Struktur organisasi;
Keterampilan karyawan;
KUESIONER UNTUK AUDIT KOMUNIKASI MINI
DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

Aspek Manajemen;
Organisasi;
Kegiatan-kegiatan komunikasi;
Umpan Balik;
PERTANYAAN-PERTANYAAN DASAR UNTUK
AUDIT KOMUNIKASI
Masing-masing pertanyaan dalam daftar masih harus di jabarkan lagi dan dirinci
menjadi beberapa pertanyaan lagi, sehingga dapat memperjelas jawaban yang
diperoleh dari responden.
Contoh :
1. Apa faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi sistem komunikasi ?
2. Apa faktor-faktor struktural yang mempengaruhi sistem Komunikasi ?
3. Apa saja dampak dari rasa tertekan (stres) dan rasa takut pada kegiatan-
kegiatan komunikasi dalam dalam organisasi?
4 .Apa hubungan antara mekanisasi dan kegiatan komunikasi ?
5. Bagaimana komputer dapat digunakan untuk membuat simulasi tentang
masalah-masalah komunikasi dan berbagai kegiatan komunikasi.?
6. Apa saja variasi bentuk komunikasi non verbal yang terdapat dalam
organisasi.
KEGUNAAN AUDIT
Fungsi Organisasi :
- Konformitas
- Adaptasi
- Morale
- Institusionalisasi
Fungsi Komunikasi
- Regulatif
- Inovatif
- Integratif
- Informatif/instruktif
SAAT MELAKUKAN AUDIT
Sebelum manajemen melakukan perubahan
Setelah manajemen membuat perubahan
Terjadinya hal-hal yang ganjil dalam organisasi :
- Perbedaan pandangan antara manajemen
dan karyawan
- Biaya tagihan telepon melonjak
- Keluar masuk karyawan tinggi
- dll.
Untuk pemeriksaan rutin (check-up)
PENDEKATAN DAN METODE
Audit Komunikasi atau communication
audit adalah Sebuah struktur konseptual
dan methodologis. (yang digunakan) untuk
pemeriksaan proses-proses komunikasi
didalam organisasi (Greenbaum dalam
Hardjana,2000:9)

Audit Komunikasi bersifat komprehensif dan


dapat di pertanggung jawabkan secara
akademik
METODE AUDIT KOMUNIKASI

Kuantitatif (survey): dengan cara berfikir


hypotetico-deductive

Kualitatif (fenomenologi) : dengan cara


berfikir grounded-theory
METODE KUANTITATIF AUDIT

KOMUNIKASI DENGAN SURVEY


B-1-1 Jenis :

- Deskriptif : menjelaskan satu variabel


- Eksplanatif : menjelaskan hubungan
antar variabel (bivariat, multivariat)
TAHAPAN AUDIT KOMUNIKASI
DENGAN SURVEY
o Tentukan jenis audit komunikasi yang mau
dilakukan (audit media komunikasi; audit
komunikasi di dalam organisasi, atau audit
komunikasi keorganisasian)

o Kuasai konsep atau teori yang berlaku untuk


masing-masing jenis audit.

o Jabarkan/operasionalisasikan konsep/teori itu


kedalam variabel
TAHAPAN ( LANJUTAN )

Kemudian atas dasar operasionalisasi


konsep itu buatlah
pertanyaan/kuisioner audit terbuka,
tertutup atau setengah terbuka.
Perhatikan rencana analisis data secara
statistik; apakah deskriptif (univariat)
atau eksplanatif (bivariat, multi variat).
TAHAPAN. (LANJUTAN)

Tentukan populasi dan sampel yang akan


diwawancarai secara berstruktur tadi. Teknik
penarikan sampel apa yang mau di pakai ?
Sebarlah kuesioner agar di isi oleh responden
bisa :
1. Face to face
2. Self adminisgtrated
3. By phone
Lakukan dulu pre-test sebelum turun lapangan.
TAHAPAN. (LANJUTAN)

Pengolahan data : perhatikan kelengkapan


dan kebenaran jawaban;
Analisis data :
- Deskriptif : Mean, Median, Modus
- Eksplanatif : Menguji hubungan /
pengaruh
Penyajian Data dan Hasil Analisis : Distribusi
Frekuensi (Tallus), Grafik Balok,
Laporan (bahasa mesti komunikatif).
METODE KUALITATIF : AUDIT
KOMUNIKASI DENGAN FGD
B-2-1 Sifat :
Eksploratif : menggali data dari lapangan.
Menemukan pola-pola jawaban.
Membuat teori berdasarkan temuan data (grounded
theory)
B-2-2 Tahapan
Tentukan jenis audit yang mau di lakukan
Tetapkan data yang ingin digali
Buatlah guide line pertanyaan FGD;
Tentukan siapa yang akan menjadi
anggota FGD
Tunjuk seorang moderator untuk memandu
FGD
Record perbincangan dalam FGD
TAHAPAN.. (LANJUTAN)

Olah dan analisis hasil diskusi FGD Temukan


Grounded theory

Laporan

Catatan : Dalam pelaksanaan : Metode


Kuantitatif dan Metode Kualitatif bisa bersifat
saling melengkapi.
LAPORAN : WUJUD DARI PROPOSAL

Laporan hasil Audit Komunikasi adalah realisasi


dari proposal (TOR) Audit Komunikasi
Latar belakang, fokus, dan tujuan kajian pada
proposaldibuktikan dalam laporan
Metode audit dalam proposal terlihat di pakai
dalam laporan.
Manfaat audit yang di janjikan, muncul dalam
bentuk rekomendasi dalam laporan.
BAGIAN B
SISTIMATIKA ISI LAPORAN
ISI LAPORAN MELIPUTI :
1. Executive Summary
2. Latar belakang masalah
3. Fokus Kajian
4. Tujuan kajian
5. Landasan konseptual
6. Metode yang di pakai (Kuanti, Kuali)
7. Hasil audit (hasil analisis data)
8. Intepretasi, kesimpulan, dan rekomendasi
9. Lampiran-lampiran (hasil olah data)
ISI LAPORAN (LANJUTAN)

Executive Summary
Berisi :
1. Background
2. Purpose
3. Methode
4. Result
5. Implication
ISI LAPORAN.. (LANJUTAN)

Latar Belakang
Bagian berisi gambaran masalah atau atmosfir
organisasi hingga penting dan perlu bagi korporasi
untuk diaudit.

Fokus Kajian
Bagian ini berisi ruang lingkup audit komunikasi
Yang akan di kaji dalam lingkup/jenis masalah yang di
audit.
ISI LAPORAN (LANJUTAN)

Tujuan Kajian
Nyatakan tujuan kajian sesuai dengan latar belakang
dan fokus kajian. Bila mana perlu tulis, tujuan utama
dan di tunjang oleh jabaran tujuan-tujuan rinciannya.

Landasan Teoritis
Muatlah hasil tinjauan kepustakaan yang berisi
teori/konsep dan contoh-contoh hasil audit yang
relevan dengan masalah yang dikaji sebagai bentuk
state of the art .Sertakan footnote atau referensi
ISI LAPORAN.. (LANJUTAN)
Metode Audit
Paparkan metode audit yang di pakai. Tunjukkan jalan fikiran
yang di pakai dalam mengaudit. Jelaskan tahapan riset yang di
lalui, mulai dari proses pengumpulan data hingga rekomendasi
yang akan diberikan.
Hasil Audit
Beberkanlah hasil analisis terhadap data yang terkumpul :
1. - Kuantitatif :
- Statistik Deskriptif
- Statistik Eksplanatif
2. - Kualitatif
- Deskriptif tebal (thick description)
Berikan pula catatan-catatan penting terhadap data yang menonjol.
ISI LAPORAN (LANJUTAN)

1. Interpretasi, Kesimpulan, ekomendasi


2. Interpretasi berisi hasil diskusi antara hasil
temuan/hasil analisis dan landasan teoritis
3. Kesimpulan berisi temuan-temuan penting
dari hasil kajian dan interpretasi.
4. Rekomendasi berisi berisi saran-usulan
untuk perusahaan base on hasil kajian.
ISI LAPORAN.. (LANJUTAN)

Penutup
Laporan sebaiknya bukan saja lengkap,
obyektif, tetapi juga menarik.
Kepiawaian berbahasa penting dalam
membuat laporan. Laporan memiliki dimensi
Retoris ( penyampaian yang menarik)
Eksplorasi kemampuan anda untuk
mengartikulasikan hasil kajian sehingga
dirasakan kehadiran hasil kajian itu oleh
pembaca.
43