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SUBSISTEMA DE

ADMINISTRACION LOGISTICA DE
MEDICAMENTOS E INSUMOS

SALMI
Ministerio de Salud y Deportes
UNAP - UNIMED
DELIVER/JSI/USAID
OMS/OPS
Medicamento
Sustancia o preparado que
tiene la capacidad de:
PREVENIR
Que es
CURAR
un medicamento?
MANTENER O CONTROLAR
DIAGNOSTICAR
COMO SE PRESENTAN LOS
MEDICAMENTOS

SLIDOS : Comprimidos, cpsulas, grageas,


supositorios.
LIQUIDOS: Jarabes, suspensiones,
soluciones, elixir.
SEMISOLIDOS: Cremas , ungentos, pomadas.
COMO SE NOMBRAN LOS
MEDICAMENTOS

NOMBRE GENERICO
NOMBRE QUIMICO
NOMBRE DE MARCA
MEDICAMENTOS ESENCIALES

Son aquellos medicamentos


que sirven para atender las
enfermedades que se
presentan en el pas.
LAS CARACTERISTICAS DE LOS
MEDICAMENTOS ESENCIALES SON :

UTILES
DISPONIBLES
EFICACES

SEGUROS
ACCESIBLES
BAJO COSTO
VENTAJAS DE UTILIZAR
MEDICAMENTOS ESENCIALES

SE EVITA EL CONSUMO DE
MEDICAMENTOS INNECESARIOS
EL PERSONAL PUEDE CONOCER

MEJOR LOS MEDICAMENTOS


SE EVITAN CONFUSIONES
QUE ES LOGISTICA?
Logstica es la serie de
actividades y procedimientos
que en conjunto contribuyen a
garantizar la disponibilidad
oportuna de medicamentos e
insumos mdicos para la
prestacin de un servicio

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CUAL ES EL PROPOSITO DE
LA LOGSTICA?

Suministrar:
Los medicamentos e insumos
correctos
En las cantidades correctas
En la condicin correcta
En el lugar correcto
En el tiempo correcto
Al costo correcto
10
Ciclo Logstico

11
Ciclo Logstico
ol

E
r

va
nt SELECCION
o

lu
C

ac
y
n

i
i

n
c
ua

y
l

C
va

on
E

tr
ol
SIAL PROGRAMACION
USO Presupuesto
Monitoreo y Supervisin
Y
USO RACIONAL Evaluacin
ADQUISICION
Recursos Humanos

E
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a
n

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o

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C

n
y

y
n
i ALMACENAMIENTO

C
c

o
Y
a

n
lu

tr
DISTRIBUCION
a
o
E v l
12
QUE ES SELECCION?

Es el procedimiento por el
cual se eligen los
medicamentos necesarios
para satisfacer las
necesidades de los usuarios,
esto implica una actividad
continua, multidisciplinaria
y participativa.
13
CUL ES EL PROPOSITO
DE LA SELECCIN?
Contar con los medicamentos
necesarios para prevenir y
tratar las enfermedades de
mayor prevaleca en la regin
donde se encuentra el
establecimiento de salud.

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CRITERIOS DE SELECCION

Perfil epidemiolgico.

Poblacin objetivo.

Niveles de atencin

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QU INSTRUMENTOS SE UTILIZAN
PARA REALIZAR LA SELECCION?

Formulario Teraputico Nacional.


Lista de medicamentos
esenciales.
Lista de medicamentos del SUMI

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Prctica para la Seleccin
Describa las A que tipo de Que medicamentos
enfermedades mas poblacin afectan utilizara?
frecuentes de su estas
regin enfermedades

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Instrumento de Seleccin
A B C D
CODIGO NOMBRE FORMA CONCENTRACION NIVEL DE
GENERICO FARMACEUTICA ATENCION

18
PROGRAMACION
QUE ES PROGRAMACION?

Es determinar la cantidad de
cada uno de los medicamentos
seleccionados para cubrir las
necesidades de una poblacin
especifica en un periodo de
tiempo determinado.
20
CUL ES EL PROPOSITO DE
LA PROGRAMACION?

Asegurar la disponibilidad de
los medicamentos e insumos
evitando el desabastecimiento
y/o sobreabastecimiento.

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Qu mtodos se utilizan para
la Programacin?

Consumo histrico
Perfil epidemiolgico

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ADQUISICION
Que es Adquisicin

Es el proceso administrativo de compra de


medicamentos de acuerdo a normas.
Ley del Medicamento No. 1737 y su Reglamento D.S.
25235.
SNUS D.S. 26873 Cp. IV de la Adquisicin de
medicamentos.
Resolucion Ministerial No. 0735, Reglamento del SNUS.
Normas Bsicas del Sistema de Administracin de
Bienes y Servicios D.S. 25964.

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Modalidad de Adquisicin

Compra menor
Invitacion publica

Licitacion publica

Contratacion por excepcion

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Tipo de financiamiento
La adquisicion se realizara de acuerdo
al tipo de financiamiento disponible en
cada FIM.
Dinero en efectivo o cheque
Medicamentos, insumos y reactivos.
Reposicion de medicamentos de
Programas Nacionales.

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Pasos para la Adquisicin

Contar con la lista de medicamentos


preseleccionados por el centro
Contar con la Programacin de las cantidades
de medicamentos a adquirir.
Contar con el Consolidado de pedido
trimestral (CPT) Form. SNUS-04
Remitir el pedido al DILOS y Gerente de Red.

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Pasos para la Adquisicin

Proceder al proceso de compra una vez


aprobado por el DILOS.
Solicitar 3 cotizaciones
Elaborar cuadro comparativo.
Calificacin y adjudicacin de proveedores
Control sobre el proceso del pedido

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Principios prcticos
seleccin
es

cu
r
do

an
e e

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pr

ic
ac
i
Adquisicin

n
Adquisicin

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es pe
29
Seleccin de proveedores
P Calidad del producto
R
O
V Fiabilidad del servicio
E Preseleccin
E
D Plazos de entrega
O
R
E Viabilidad financiera
S
30
Instrumentos
MODALIDAD DE REQUISITOS REQUISITOS
CONTRATACION TECNICOS ADMINISTRATIVOS

Modelo de Pliego Cert. de Empresa de Registro de Proveedores


DINAMED - MSD
Especificaciones Registro de Productos
tcnicas Registro Sanitario
vigente y legalizado Formularios:
Sist. de Calificacin Kardex Valorado
Cert. de Control de Recetario Recibo
Modelo de Contrato Calidad IMM
CPT
Formularios de: Medicamento Esencial Cotizaciones
Cotizaciones Remisin/Recepcin
Pedido
Remisin/Recepcin

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Proveedores
COSTO DE LA DISTRIBUCION

ESTATALES ONG PRIVADOS

PROSALUD Industria
CEASS Farmacutica
IME Importadores
Distribuidores

PRECIOS REFERENCIALES

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Financiamiento
La adquisicin se realizar de acuerdo al tipo de
financiamiento disponible

SUMI GRATIS AL PAGA GOBIERNO


USUARIO MUNICIPAL

VENTA VENTA AL PAGA


(F. Rotatorio) USUARIO EL USUARIO

PROGRAMAS GRATIS AL REPONE EL


USUARIO PROGRAMA

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ALMACENAMIENTO
Qu es Almacenamiento?

Es la serie de actividades
consistentes en una adecuada
recepcin, clasificacin, ubicacin,
custodia, eventual manipulacin y
control de existencias.
Cul es el propsito del
Almacenamiento?
Proteger la integridad y calidad de los
medicamentos e insumos.
Asegurar una rpida localizacin.
Asegurar la disponibilidad oportuna de
los medicamentos e insumos.
Controlar la fecha de expiracin o
vencimiento.
Controlar las existencias.
Como organizar un
almacn?

rea de Administracin
rea de Almacenamiento
rea de Dispensacin
Pautas de Almacenamiento
Ambiente libre de humedad
Ventilar e iluminar el ambiente adecuadamente
Evitar luz directa del sol y luz blanca (Fluorescente).
Fumigar contra insectos roedores y otros
El equipo de control de incendios debe estar disponible
y accesible
Ordenar los medicamentos e insumos segn PEPE,
para facilitar el conteo y manejo de medicamentos e
insumos en general
Identificar y almacenar por nombre genrico, fecha de
fabricacin o vencimiento.
Separar los medicamentos e insumos que estn
daados o vencidos
Pautas de Almacenamiento
Almacenar teniendo en cuenta el control de
medicamentos sensibles a la luz (fotosensibles), sensibles
a la temperatura (termolbiles), sensibles a la humedad
(higroscpicos). Conservndolos en sus envases
secundarios.
Clasificar: medicamentos, insumos y otros.
Clasificar en forma alfabtica, forma farmacutica,
slidos, lquidos y de gran volumen.
Almacenar los medicamentos e insumos separados de
otros materiales y alejados de productos txicos o dainos
Almacenar las cajas de medicamentos en pilas separadas
y sobre tarimas.
Almacenar los medicamentos de forma que las etiquetas
de identificacin y fechas de expiracin sean visibles
Qu es la Vida til de los
Medicamentos e Insumos

Es el periodo en el cual un
medicamentos conserva sus
especificaciones de calidad, desde
su fecha de fabricacin hasta la
fecha de su vencimiento.
DISTRIBUCION
Qu es Distribucin?

Es la entrega de
medicamentos e
insumos a la FIM de los
establecimientos de
salud de la red de
servicios.
42
Qu es la Red de
Distribucin?
Es la cadena completa
de almacenes y medios
de transporte por los
cuales tienen que pasar
los medicamentos e
insumos.
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Centros de
Salud Red de Servicios
BRISAs
HOSPITAL

Boticas
Comunales
2do. Nivel

Puestos de
Salud
3r. Nivel
DISTRIBUCION INFORMACION
Informaci
n
MSD Informaci
n

S
E Informacin y pedido para Programas Nacionales
CEASS
D
OTROS
E PROVEEDOR
Gobier
S ES
no
DILOS Munici
pal

GERENTE
DE RED

informacin
FIM licitacin
de
Referenci Informacin

a Distribucin desde el proveedor Programas Nal.


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DISTRIBUCION INFORMACION
CEASS

OTROS
FIM PROVEEDORE
S
de Referencia

FIM P.S. FIM


C.S.
BRISA

FIM C.S. FIM


P.S.
Tipos de Distribucin

Asignacin
Requerimiento

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Distribucin por
Asignacin
Cuando el personal de los
niveles superiores determina
las cantidades a distribuir a
los niveles inferiores.

48
Distribucin por
Requerimiento
Cuando el personal de los
niveles inferiores solicita
las cantidades de
medicamentos e insumos al
nivel superior

49
Pautas para la
Entregar Distribucin
los medicamentos e insumos
debidamente identificados y rotulados
Entregar los medicamentos e insumos
que expiran primero (PEPE)
Despachar productos identificados
con nombre generico, forma
farmacetica, concentracin, fechas
de vencimiento, nmeros de lote y
especificaciones especiales

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USO
A que se refiere Uso

Es cuando el medicamento
o insumo llega al usuario
para ser usado o
consumido.
USO RACIONAL
Qu es Uso Racional?

Prescribir el medicamento apropiado


Disponer del medicamento prescrito
Despachar adecuadamente los medicamentos.
Hacer que las personas se los tomen en las
dosis y periodos de tiempo indicados.
Precio del medicamento al alcance del usuario.
Quines intervienen en el Uso
Racional?

Prescriptor
Dispensador
Usuario
Qu instrumento se utiliza?

Recetario / Recibo

Documento que resume la


decisin teraputica del
prescriptor para un usuario
Requisitos de una receta
correcta
1. Nombre del paciente
2. Edad
3. Fecha
4. Servicio o consultorio de atencin
5. Diagnostico
6. Nombre genrico del medicamento
7. Concentracin (mg, g, UI.)
8. Forma farmacutica ( com, cap, solucion, suspension,etc)
9. Dosis e intervalo de dosificacin
10. Tiempo o periodo de tratamiento
11. Numero total de unidades de dosificacin a entregar
( 15 tab, 2 frascos etc)
12. Nombre, Apellido y Firma del prescriptor.
Pasos para una Prescripcion
adecuada
1. Pensar:
Que tiene la persona
Que tan grave es el problema
Cual es el tratamiento apropiado
Que medicamento recetar

2. Actuar:
Escribir la receta
Hablar con la persona y/o sus familiares
Indicar sobre el uso
DISPENSACION

Es el acto de entregar
correctamente el medicamento
al usuario sano o enfermo.
Pasos para una Dispensacion
adecuada

1. Recepcin de la receta
2. Interpretacin de la receta
3. Localizacin del medicamento
4. Preparacin del o los medicamentos
5. Calcular y preempacar la cantidad del
medicamento prescrito
6. Etiquetado del medicamento
7. Entrega del medicamento al usuario
SIAL
SISTEMA DE INFORMACION
PARA LA ADMINISTRACION
LOGISTICA

Es el conjunto organizado de
datos recibidos que se generan
a travs de los componentes,
que interactan en el ciclo
logstico para brindar
informacin.

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CUAL ES EL PROPSITO DEL
SISTEMA DE INFORMACIN
PARA LA ADMINISTRACIN
LOGISTICA?

Mejorar las decisiones que aseguran


el correcto abastecimiento de
medicamentos e insumos.

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PASOS PARA LA TOMA
DE DECISIONES
DATOS

PROCESO DE DATOS DECISIONES

INFORMACION

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Preguntas para
discusin
Qu tipo de decisiones Que datos logsticos Donde encuentra
relativas a la necesita para tomar estos datos
Administracin esas decisiones? logsticos?
Logstica de
Medicamentos e
insumos toma en su
trabajo?

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Cuales son los Datos
Esenciales de la
Informacin Logstica
Saldo o existencias disponible
Son las cantidades de existencias utilizables que estn
disponibles en todos los niveles del sistema logstico en
un momento dado en el tiempo.
Consumo
La cantidad de medicamentos e insumos entregados a los
usuarios en un periodo especfico.
Ajustes
Existen dos tipos de ajustes: positivos y negativos.
Los negativos son: La cantidad de productos retirados
de la red de distribucin por otros motivos diferentes al
consumo (por ejemplo prdidas, vencimiento, robo, dao).
Los positivos son: La cantidad de productos ingresados
a la red de distribucin por otra fuente diferente a un
despacho del nivel superior (por ejemplo sobrantes,
transferencias ,devoluciones.)
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Continuacin
Fechas de fabricacin
Es la fecha en la cual el medicamento o insumo
mdico fue elaborado.
Fechas de vencimiento
Es la fecha lmite hasta el que puede ser utilizado
el medicamento o insumo mdico.
Lapso de reabastecimiento
Es el tiempo que transcurre desde el momento en
que se inicia el proceso de solicitud de
medicamentos e insumos mdicos y el momento
en que se recibe y est disponible para la
prestacin de un servicio.
Periodo de reabastecimiento
Es la periodicidad o frecuencia con que un
establecimiento
o nivel es reabastecido.
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QUE TIPOS DE REGISTROS SE
UTILIZAN EN EL SIAL ?

Registro de Existencias
- Kardex
Registro de Consumo
- Recetario/Recibo
Registro de Movimientos
- Informe de Movimiento Mensual
- Consolidado de Pedido
Trimestral
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FORMULA PARA
CALCULAR CONSUMO
PROMEDIO MENSUAL
CONSUMO
PROMEDIO = Suma del consumo de los ltimos
n meses
MENSUAL n
(CPM)

n = nmero de meses

CONSUMO = Medicamentos o insumosentregados a usuarios


en los diferentes niveles de atencin de salud.

NOTA: Cuando hablamos de consumo se debe redondear al


entero superior

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FORMULA PARA
CONSOLIDAR EL
CONSUMO PROMEDIO
MENSUAL
CONSUMO Suma de los CPM de
PROMEDIO = todos los centros bajo
MENSUAL su responsabilidad y el
CPM del centro o regional

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FORMULA PARA CALCULAR
MESES DE EXISTENCIA
DISPONIBLES
MESES DE
EXISTENCIA = SALDO disponible final del periodo
DISPONIBLES C.P.M.
(M.E.D.)
Para nivel inferior/ Establecimiento de salud

SALDO FINAL = Suma de todos los saldos en


consultorio, farmacia,
promotores, etc.
Para nivel Regional/Intermedio

SALDO FINAL = Suma de los saldos de todos los puestos


bajo su
responsabilidad mas el almacn
70
regional.
CUAL ES EL PROPSITO DE UN
CONTROL DE INVENTARIOS MAXIMOS
Y MINIMOS?

Determinar la cantidad de
medicamentos e insumos en existencia.
Mantener un nivel adecuado de
existencias.
Determinar los niveles de existencias a
lo largo del sistema.
Establecer la frecuencia del
pedido/despacho

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INVENTARIO FISICO
(Consideraciones)

Deben realizarse dos veces al ao: 30 de Junio


y 30 de Diciembre (por norma)
Se realizan para comparar el Kardex con la
existencia fsica.
Se deben retirar fsicamente del inventario los
medicamentos e insumos mdicos daados o
vencidos.
Sirven para monitorear las fechas de
vencimiento y reordenar el almacn para que
estn mas a mano los medicamentos e insumos
con fecha de vencimiento mas cercana.
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TERMINOLOGIA Y
DEFINICIONES
Lapso de reabastecimiento :
Es el tiempo que transcurre desde el momento en que se
inicia el proceso de solicitud de medicamentos e insumos
mdicos y el momento en que se recibe y est disponible
para la prestacin del servicio.
Nivel de existencias de reserva :
Son las existencias de reserva que se mantienen
disponibles para evitar desabastecimiento por causa de
demoras en las entregas o por aumentos significativos del
consumo. Generalmente se expresa como equivalente a
1/2 Lapso de Reabastecimiento
Perodo de reabastecimiento :
Es la frecuencia con la que se abastece cualquier nivel de
distribucin (almacn central, regional, promotores, etc)

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TERMINOLOGIA Y
DEFINICIONES
Nivel mnimo :
Es el nivel mnimo de existencia, expresado en nmero de
meses, en que un almacn o establecimiento de salud
deben encontrarse al momento de recibir una nueva
dotacin.
Nivel mximo :
Es el nivel mximo de existencia, expresado en nmero de
meses, al que debe llegar un almacn o establecimiento de
salud despus de recibir una nueva dotacin.
Cantidad mnima :
Es la existencia mnima (en unidades), en el cual el
almacn o establecimiento deben encontrarse al momento
de recibir una nueva dotacin.
Cantidad mxima :
Es la existencia mxima (en unidades), en el cual el
almacn o establecimiento deben encontrarse al momento
de recibir una nueva dotacin.
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FORMULAS PARA FIJAR
MXIMOS Y MNIMOS

Nivel de Reserva = 1/2 Lapso de Reabastecimiento

Nivel Mnimo = Nivel de reserva + Lapso de Reabastecimiento

Nivel Mximo = Nivel Mnimo + Perodo de Reabastecimiento

Cantidad Mxima = CPM x Nivel Mximo

Cantidad Mnima = CPM x Nivel Mnimo

Cantidad a solicitar = Cantidad Mxima - Saldo Disponible Final


Periodo.

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EJEMPLO SOBRE CONVERSION DE
NIVELES A CANTIDADES
Lapso de Reabastecimiento 1 mes
Nivel de Reserva 0.5 meses
Periodo de Reabastecimiento 3 meses
Consumo Promedio Mensual 140 ciclos
Saldo disponible final del Periodo 420 ciclos

Qu cantidad se debe pedir para el prximo periodo,


asumiendo que hoy es fin de trimestre?

Nivel Mnimo = 0.5 + 1 = 1.5 meses


Nivel Mximo = 1.5 + 3 = 4.5 meses
Cantidad Mnima = 140 x 1.5 = 210 ciclos
Cantidad Mxima = 140 x 4.5 = 630 ciclos
Cantidad a Solicitar = 630 - 420 = 210 ciclos

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EJERCICIO CON DATOS PROPIOS

Lapso de Reabastecimiento ____ mes


Nivel de Reserva ____ meses
Periodo de Reabastecimiento ____ meses
Consumo Promedio Mensual ____ unidades
Saldo disponible final del Periodo ____ unidades

Qu cantidad se debe pedir para el prximo periodo,


asumiendo que hoy es fin de trimestre?

Nivel Mnimo = ____ + ____ = ____ meses


Nivel Mximo = ____ + ____ = ____ meses
Cantidad Mnima = ____ x ____ = ____ unidades
Cantidad Mxima = ____ x ____ = ____ unidades
Cantidad a Solicitar = ____ - ____ = ____ unidades

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ALGUNOS FACTORES QUE PUEDEN INFLUIR
EN LA FIJACIN DE NIVELES MXIMOS Y
MNIMOS
Costo de los medicamentos e insumos
mdicos
Capacidad fsica de almacenamiento
Costo de almacenamiento
Vida til de los medicamentos e insumos
mdicos
Disponibilidad de medicamentos e insumos
en las fuentes de suministro (donantes,
fabricantes, casas importadoras, etc.)
Capacidad administrativa del personal

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CUALES SON LAS VENTAJAS DE
UTILIZAR CONTROL DE INVENTARIOS
MXIMOS Y MNIMOS?

Minimiza sobre abastecimientos y


desabastecimientos.
Reduce desperdicio de medicamentos e
insumos mdicos (vencimientos, etc.).
Evita los costos de pedidos de
emergencia.
Se solicita y mantiene lo necesario.
Se optimizan los recursos econmicos a
todo nivel.

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PARA QUE UNA INFORMACION
SEA DE UTILIDAD DEBE SER:

Confiable

Oportuna

Completa

80
QUE ACCIONES DEBEMOS
TOMAR CUANDO RECIBIMOS
INFORMACIN INCOHERENTE?

Hacer consistencia de datos


Monitorear la calidad y flujo de la
informacin

Cruzar los saldos reportados con cantidades


enviadas y recibidas

Solicitar aclaraciones en puntos especficos

Hacer supervisin

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CUALES SON LOS ERRORES DE
REGISTRO MAS COMUNES?

Errores de suma y transcripcin.


Inclusin de distribucin en lugar de
consumo.
Los saldos en kardex no coinciden con el saldo
fsico.
Ausencia de formatos bsicos para registro.
Omision y/o error de registro de:
Datos de movimiento (recepcin / despacho).
Prdidas faltantes u otros (Ajustes).
Datos de consumo real.

82
RECOMENDACIONES
FINALES
Hacer una revision de los reportes que se
reciben.
Corregir errores de registro y omisiones.
Retroalimentar a los niveles
correspondientes
sobre sus errores de registro.
Exigir cumplimiento en la presentacin
de
informes.
Analizar la tendencia del consumo.
83