Anda di halaman 1dari 45

Tehnik audit internal

MATERI PELATIHAN PENDAMPING


PROVINSI SUMATERA BARAT,
1 DESEMBER 2015
TUJUAN PEMBELAJARAN
TPU :
Setelah pembahasan materi ini peserta mampu
melakukan audit internal.
TPK

Setelah mengikuti materi ini Peserta mampu:

Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah


audit internal.
Menyusun rencana audit internal.

Menyusun check-list audit

Melakukan audit dan verifikasi audit


POKOK BAHASAN
Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah
audit internal,
Menyusun rencana audit internal,
Menyusun check-list audit internal,
Melakukan audit dan verifikasi audit.
Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan
signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui
interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian
yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang
berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk


membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
Auditor internal
Katalisator untuk mempercepat perubahan
dalam upaya:
Memberdayakan sistem mutu
Mengamankan kebijakan mutu

Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada


motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan
Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan
dianggap tidak berbobot
Jenis audit
Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh
auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri,
untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor
internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada
publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya
sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama
Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar
organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh
pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh
BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja
sama BPJS) dan audit pihak ketiga (oleh institusi
independen: survei akreditasi, audit Bawas)
10 Esensi dari audit:

Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak


yang diaudit)
Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
Dilakukan dengan azas manfaat
Dilakukan secara objektif
Berpijak pada fakta dan kebenaran
Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis
Bermuara pada pengambilan keputusan
Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
Merupakan kegiatan berulang
Menghasilkan laporan
Tujuan audit
Mendapatkan data dan informasi
faktual dan signifikan berupa data ,
hasil analisa, hasil penilaian,
rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau
perubahan
Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)
Kegiatan yang biasa dilakukan
auditor
Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey
Menganalisis data
Manfaat audit
Pengambilan keputusan untuk
perbaikan, meningkatkan efisiensi dan
efektifitas fungsi organisasi
Kriteria audit
Kumpulan kebijakan, prosedur atau
persyaratan yang dipakai sebagai rujukan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan
pembanding terhadap bukti audit
Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau informasi


lain yang relevan dengan kriteria audit dan
dapat diverifikasi
Temuan audit

Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan


terhadap kriteria audit
Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit,
atau peluang perbaikan.
Tujuan audit internal
Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi,
dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja
organisasi
Dasar penetapan tujuan audit
internal
Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
Rencana pengembangan pelayanan
Persyaratan suatu sistem manajemen yang
digunakan sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Manfaat audit internal
Bagi pucuk pimpinan
Referensi dalam membuat keputusan:
mengambil atau merubah kebijakan
agar lebih sesuai dengan perencanaan
organisasi jangka panjang
Bagi unit operasional
Mengidentifikasi dan memahami
permasalahan yang ada dalam
organisasi secara keseluruhan ataupun
secara spesifik pada unit operasional
sehingga dapat mengambil langkah
langkah perbaikan
Bagi unit pengelola
mutu
Membatu pengendalian mekanisme
jaminan mutu baik pada tahap input,
proses, maupun hasil
Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
serta pembangunan budaya organisasi:
budaya mutu, budaya taat prosedur,
budaya perbaikan, budaya kerja
sistematis
Manfaat bagi auditor
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
Bagi pelanggan
Audit internal merupakan proses
pendeteksian segala kemungkinan yang
dapat menciptakan ketidak puasan
pelanggan (dan juga risiko) dan
dilanjutkan dengan tindakan perbaikan
dan pencegahan sehingga komitmen
untuk memberikan kepuasan dan
keamanan pada pelanggan benar-benar
tercapai
Bagi rekanan
Memberi umpan balik terhadap kinerja
rekanan
Kompetensi auditor
Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan,
observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan
arsip
Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-
bukti objektif
Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
Teknik sampling
Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
Menyiapkan laporan
Menjaga kerahasiaan informasi
Komunikasi
Tahapan audit internal
Tahapan Audit Internal (AI)

Susun Rencana AuditUnit Kerja,


Tujuan, Jadwal & Instrumen
I

Kumpul data
Standar atau kriteria yang dipakai
II
Lanjutan Tahapan AI

Analisa data, perumusan &


III Prioritas Masalah dan RTL

Pelaporan dan diseminasi


IV hasil
Perencanaan AI

Alokasi Persiapan Laporan


Tujuan Lingkup Objek Metode
Waktu Audit Hasil
Pengumpulan Data

Rekomendasi
Kesimpulan

Metode Kumpul
Data
Tahapan audit internal
Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-
unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit,
dan menyiapkan instrumen audit
Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan
instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria
tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah,
prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit
Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
Perencanaan audit internal
Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
Pengumpulan data
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
Meminta peragaan oleh auditee
Memeriksa dan menelaah dokumen
Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
Mencari bukti-bukti
Melakukan pemeriksaan silang
Mencari informasi dari sumber luar
Menganalisis data dan informasi
Menarik kesimpulan
Memberikan rekomendasi
Analisis data
Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
Laporan audit mutu internal
Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
Hasil audit
Tindak lanjut yang telah dilakukan

Kendala pada waktu perbaikan


Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
Tindak lanjut audit
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana
perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor
internal
Instrumen Audit
Internal
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan Standar/ Tanggal Tanggal
audit /proses kriteria audit I audit II
yang yang
diaudit digunaka
n
Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomend
audit pertanyaan audit asi
Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:


Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Waktu


sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaikan pencegah penyelesa
objektif thd yang an ian
standar/ins digunaka
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
PANDUAN DISKUSI
Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM, Klinis)
Masing-masing kelompok membahas:
Menetapkan topik-topik audit berdasarkan hasil self assessment menggunakan
studi kasus berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk, high cost, high volume, dan
kecenderungan ada masalah)
Menetapkan unit kerja yang akan diaudit
Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan digunakan sesuai dengan instrument
akreditasi
Menetapkan metoda audit
Menyusun jadual audit
Menyusun contoh instrument audit untuk satu unit kerja
Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi
Pelatih memberikan tanggapan terhadap paparan masing-masing
kelompok
No Kriteria Audit Daftar Pertanyaan Fakta Temuan Audit Rekomendasi Audit
Lapangan
1 Standar Apakah tersedia ada Lama waktu tunggu Analisis penyebab
Akreditasi prosedur pendaftaran tidak sesuai target
Puskesmas
7.1.1.1
7.1.1.2 Apakah tersedia bagan Ada, tetapi Alur masih Lakukan perbaikan
alur pendaftaran tidak lengkap membingungkan alur
petugas
7.1.1.3 Apakah petugas Sesuai Waktu pelaksanaan Perbaiki kinerja
melaksanakan prosedur tidak sesuai target
pendaftaran sesuai (lebih lama)
prosedur
7.1.2.1 Apakah tersedia ya Tulisan terlalu kecil Perbaiki format
informasi di tempat dan diletakkan di tulisan, dan
pendaftaran tempat yang tidak letakkan di tempat
mudah dilihat yang mudah dilihat
7.1.2.2 Apakah pasien tidak Tulisan terlalu kecil Perbaiki format
memperoleh informasi dan diletakkan di tulisan, dan
pendaftaran sesuai yang tempat yang tidak letakkan di tempat
dibutuhkan mudah dilihat yang mudah
dilihat/buat
benner
N Kriteria audit Daftar Pertanyaan Fakta lapangan Temuan audit Rekomendasi
o audit
1. - Dilakukan - Apakah terdapat - Ada SK
pemeliharaan Alat penanggung jawab penanggung - Jadwal tidak Dilakukan
medis dan non Medis pengelola peralatan jawab pengelola ditepati inventarisasi
terjadwal medis dan non peralatan medis sehingg peralatan yang
2.1.5.2 medis dan non medis ditemukan rusak , buat
- Monitoring - Apakah terdapat - Ada rencana 20 % Peralatan pengajuan
pemeliharaan rencana pemeliharaan Rusak peralatan medis
2.1.5.3 pemeliharaan - Ada jadwal dan non medis
Pemeliharaan - Apakah ada jadwal - Ada SPO yang rusak
pemeliharaan pemeliharaan Penjadwalan
- Apakah ada SPO ulang
pemeliharaan