OFICINA DE GESTIN

DOCUMENTAL

Procedimiento para la gestin de la

correspondencia
ACUERDO 060 del 30 de octubre de 2001

PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALES

Articulo tercero: Las entidades debern

establecer de acuerdo con su estructura,
la ventanilla nica o unidad de
correspondencia que gestione de manera
centralizada y normalizada, los servicios
de recepcin, radicacin y distribucin de
sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los
programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn
en los archivos de gestin , centrales e histricos.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Definicin: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una
institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurdica.
Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artculos 2, 3, 5, 8 y 10.

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS:

Comunicaciones Institucionales: Son todas aquellas comunicaciones
recibidas o producidas en desarrollo de sus funciones. Estas ameritan un
trmite y deben ser radicadas.
Correspondencia: Comunicaciones de carcter privado que llegan a las
entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No
deben ser radicadas.
Documentos contables: Facturas, extractos, etc.
Publicaciones: Revistas, libros, propaganda.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS
En este proceso se dan las siguientes tareas:
Registro de correspondencia: Es el procedimiento por
medio del cual, la Universidad ingresa en sus sistemas
datos tales como: fecha, medio, radicacin, empresa,
remitente, asunto, anexos, dependencia, destinatario.

Empresas
Municipales de Cali
Radicacin de las comunicaciones: Es el
procedimiento por medio del cual, la
Universidad asigna un numero consecutivo a las
comunicaciones recibidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo (esto se hace a
travs de una etiqueta), con el propsito de
oficializar su trmite y cumplir con los trminos
de vencimiento que establezca la ley.
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
OGD
Definicin: Actividades tendientes a garantizar
que los documentos lleguen a su destinatario.

Marco normativo: Acuerdo 060 AGN de 2001

Artculos 2, 3, 4, 7 y 11.

Se puede dar por:

Correspondencia interna

Correspondencia por correo certificado

Correspondencia por va fax

Correspondencia por va e-mail @

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
Correspondencia interna:

CAD.9.2-01-______ Original

CAD.9.2-01-______ Copia

Marque en un papel el
nombre de la dependencia
a la cual quiere dirigir el
documento.
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
Correspondencia por correo certificado:
Radicacin de correspondencia que va al
medio externo:
Doctor
JUAN CAMPO
Las cartas remisorias a despachar deben ir
Director en original y copia. Estas deben ser elaboradas
Doctor a partir de los datos del destinatario.
JUAN CAMPO
Director
La OGD, elabora una etiqueta que contiene
Radicacin los siguientes campos: Cdigo de la
dependencia, serie o subserie, consecutivo,
radicado de despacho, fecha, folios y anexos.

Correspondencia por va fax o e-mail:

Formato
Transmisin de documentos
Email: X Fax:__
Doctor _________________
JUAN CAMPO __________________
Director _________________

Formato de transmisin de documentos

TRMITE DE LOS DOCUMENTOS
Definicin: Recorrido de los documentos desde su produccin o recepcin
hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artculos 3, 6 y 8.

Respuesta

Solicitud
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
VENTANILLA NICA
Tiene como funcin gestionar de manera centralizada y normalizada las
comunicaciones institucionales, recibidas y producidas por la Universidad
en cumplimiento de sus funciones.

Distribucin

Recepcin

Radicacin
Trmite
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
VENTANILLA NICA

GESTIONAR CENTRALIZAR NORMALIZAR PRESTAR SERVICIOS

RECEPCION
MANUAL DE DE CONSULTA
RADICACION CORRESPONDENCIA

DSITRIBUCIN

TRMITE