ADMINISTRASI DAN

PEMBUKUAN DANA BLM

 Hal-hal Penting dalam
Pengelolaan Keuangan oleh Satlak
Pamsimas
Setiap buku dan laporan harus diberi nama KKM, judul buku/laporan, dan periode
Satlak Pamsimas tidak boleh mengeluarkan biaya untuk Konsultan dan Fasilitator, seluruh aparat
pemerintah dan seluruh unsur yang terkait baik langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan
Pamsimas.
Pembayaran kepada pemasok barang/jasa dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan
disepakati dalam kontrak pengadaan bahan atau kontrak sewa peralatan. Tim Fasilitator dan
Koordinator Kabupaten harus memantau proses kemajuan pengadaan tersebut.
Dana Kas Satlak Pamsimas dilarang dipegang/dititipkan kepada pihak manapun juga atau disimpan
dalam rekening apapun. Dana tersebut hanya boleh dipegang Bendahara sebagai kas Satlak
Program Pamsimas.
Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus disimpan di Sekretariat KKM
dalam rangka pengajuan pencairan dana. Koordinator KKM berhak untuk memeriksa arsip dan
pembukuan Satlak program Pamsimas kapan saja, dan sewaktu-waktu dapat meminta fotocopy
bukti pembayaran dalam rangka tugasnya sebagai pengendali dan pembina Satlak Program
PAMSIMAS.
Bila terjadi perubahan harga, item dan volume pekerjaan antara perencanaan dalam RKM dengan
pelaksanaan kegiatan dan adanya sisa dana karena efisiensi harus digunakan untuk pengembangan
kegiatan yang menunjang pelaksanaan Pamsimas dengan membuat Berita Acara Revisi (format PT3-
22 dan PT3-23)
Apabila dana kas operasional di Bendahara melebihi 2 juta dan telah mengendap selama 5 hari,
maka harus disetorkan kembali ke Rekening KKM.
 KETENTUAN UMUM

1. TFM wajib melakukan coaching pengelolaan

dan pembukuan keuangan KKM sebelum T1.
2. KKM wajib menyelenggarakan pembukuan
sejak diterimanya dana in-cash.
3. TFM wajib melakukan pemeriksaan
pembukuan KKM setiap bulan dengan
menggunakan Form Pengukuran Indikator
Kinerja Pengelolaan Keuangan KKM.
 Ketentuan Umum
4. Administrasi kegiatan pengelolaan program di KKM
dilaksanakan oleh Sekretariat KKM bersama-sama dengan
Satlak Pamsimas.

5. Administrasi kegiatan pengelolaan program dilakukan

dalam rangka transparansi dan akuntabilitas pengelolaan,
sehingga diperlukan pencatatan yang jelas, cermat dan
didukung dengan bukti2 yang bisa diterima.

6. KKM wajib menyimpan seluruh dokumen setiap tahapan

proses, baik yang bersifat keuangan maupun non-keuangan
selama 10 (sepuluh) tahun sejak pasca program.
 Ketentuan Umum
7. KKM harus menyusun Laporan Keuangan
Bulanan setiap bulan dan diumumkan melalui
papan informasi.
8. KKM mempertanggungjawabkan penggunaan
dana (LPD) kepada masyarakat melalui
rembug warga, sebelum melakukan pengajuan
pencairan dana hibah tahap/termin
berikutnya.
 Ketentuan Umum

9. Uang tunai di Kas tidak boleh lebih dari Rp.

2.000.000,- dan mengendap terlalu lama
(maksimal 5 hari).
10. Transaksi diatas Rp. 10.000.000,- harus
dilakukan melalui mekanisme transfer.
Pembukuan dan Administrasi Kegiatan

1. Rencana Penggunaan Dana (RPD)

2. Buku Bank
3. Buku Penerimaan dan Pengeluran
4. Buku In-Kind
5. Buku Material/Bahan
6. Laporan Penggunaan Dana (LPD)
 Rencana Penggunaan Dana (RPD)
PT.3-06
1. Merupakan dokumen yang digunakan untuk
setiap pengambilan uang dari Bank
(Rekening KKM)
2. Memuat rencana kebutuhan bahan dan nilai
yang akan dibelanjakan pada rencana
pekerjaan.
3. Sebelum diajukan, RPD harus disetujui oleh
Koordinator KKM, diverifikasi oleh Fasilitator
(paraf) dan KoorKab.
 Buku Bank PT.3-11

1. Digunakan untuk mencatat penerimaan dana In-

Cash, APBD/APBN, bunga bank dan pengeluaran
untuk kegiatan KKM, serta biaya pajak dan
administrasi Bank.
2. Pencatatan di buku Bank dilakukan oleh
Bendahara Satlak Pamsimas setiap ada transaksi.
3. Saldo di buku Bank harus sama dengan Rekening
Bank KKM.
4. Ditutup tanggal 25 setiap bulannya, diperiksa
dan ditandatangani oleh Satlak Pamsimas,
Koordinator KKM dan diketahui oleh Kades/Lurah
 Kelengkapan Buku Bank

1. Slip Setoran, SP2D APBD/SP2D APBN.

2. Rekening Bank KKM di print-out setiap bulan.
3. Tanda Bukti harus diberi nomor urut.
4. Bukti Transaksi harus disimpan sesuai tanggal
dan disimpan sedemikian rupa sehingga
tidak tercecer.
 Buku Penerimaan dan Pengeluaran
PT.3-12
1. Untuk mencatat keluar-masuknya dana Pamsimas, baik tunai (in-
cash) maupun natura (in-kind) . Pencatatan dilakukan oleh
Bendahara Satlak Pamsimas.

2. Ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama yaitu tgl 25 setiap
bulannya, agar setelah ditutup masih ada waktu untuk membuat
Laporan Kemajuan Kegiatan dan Biaya Bulanan (PT3.-16) untuk
menjadi bahan rapat TFM dengan DPMU dan District Consultant
pada akhir bulan.

3. Setelah ditutup, kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh

Bendahara, Ketua Satlak Pamsimas, Koordinator KKM dan
diketahui oleh Kades/Lurah
 Kelengkapan Buku Penerimaan dan
Pengeluaran
1. Bukti pembelian atau pengeluaran dicatat
setiap transaksi dilakukan.
2. Nota asli dari toko harus mencantumkan
informasi : nama toko, alamat, harga dan
cap/stempel dari toko.
3. Tanda bukti harus diberi nomor urut sesuai
tanggal transaksi.
 Buku In-Kind PT.3-14
1. Untuk mencatat penerimaan sumbangan dari masyarakat
berupa material dan tenaga kerja.
2. Jumlah nilai rupiah di kolom Jumlah/Nilai Rp. Kerja
pada Form Daftar Hadir danTanda Terima
Insentif/Kontribusi In-kind PT.3-15 harus sama dengan
kolom 9 (Total Rp) pada Rekapitulasi In-kind PT3.-14.
3. Pembayaran insentif harus diberikan secara langsung
kepada setiap orang yang bekerja (yang tidak termasuk
dalam kontribusi masyarakat in-kind/natura), baik secara
sistem upah harian maupun sistem borongan/target.
4. Kelengkapan : Bukti HOK harus dirinci setiap orang dan
ditanda tangani oleh orang yang bersangkutan, tidak
boleh diwakilkan.
 Buku Material/Bahan PT.3-17
1. Digunakan untuk mencatat material/bahan yang telah
diterima dan material/bahan yang telah dibayar.
2. Berguna untuk penyiapan RPD, menyiapkan
pembayaran,mengendalikan pengadaan agar sesuai
target, dan mengevaluasi pengadaan bahan.
3. Dibuat olehUnit Kerja Satlak Pamsimas (Tehnik dan
Kesehatan), ditutup setiap bulan mengikuti Buku
Penerimaan dan Pengeluaran.
4. Setiap penutupan harus diperiksa oleh Ketua Satlak dan
TFM
5. Kelengkapan : Nomor bukti yang dicatat dalam Buku
Material/bahan adalah nomor bukti penerimaan barang.
 Laporan Penggunaan Dana (LPD)
PT.3-19
1. Dibuat oleh Satlak Pamsimas, disetujui oleh Koordinator
KKM dan diketahui oleh Kades/Lurah dan diperiksa oleh
DMC.
2. Dibuat sebelum pencairan tahap II dan tahap III serta
setelah kegiatan selesai 100%.
3. Dibuat jika penggunaan dana telah mencapai lebih dari
90% dan merupakan salah satu persyaratan untuk
mencairkan dana selanjutnya di KPPN/Kas Daerah.
4. Pada saat pengajuan harus dilampiri dengan bukti-bukti
transaksi pembayaran yang didokumentasikan secara
khusus sesuai prinsip pengarsipan yang rapi dan lengkap
 Kelengkapan LPD
1. Merupakan dokumen pertanggungjawaban
Satlak Pamsimas atas penggunaan dana baik
dari APBD maupun APBN.
2. LPD APBD dibuat setelah dana yang berasal
dari APBD digunakan 100% atau akhir
periode (sesuai permintaan dari SKPD).
3. LPD APBN digunakan sebagai dokumen
pencairan tahapan BLM
 Laporan Keuangan Bulanan
PT.3-13
1. Merupakan bentuk
pertanggungjawaban kepada
masyarakat, ditempelkan di papan
informasi atu di tempat yang strategis.
2. Harus ditandatangani oleh Ketua dan
Bendahara serta diverifikasi oleh TFM
 Pengelolaan Kearsipan/Dokumen
1. Dokumen Proses Kegiatan Pamsimas
2. Dokumen Pengadaan Tingkat Masyarakat.
3. Dokumen Keuangan
4. Dolumen Kegiatan Bidang Higienis dan
Kesehatan.
5. Dolumen Kegiatan peningkatan Kapasitas
6. Dolumen Kegiatan Pembangunan SAM dan
Sanitasi.
7. Foto-foto Kegiatan dan Dokumentasi Kegiatan.
 Dokumen Proses Kegiatan
Pamsima
1. Semua dokumen yang berkaitan dengan
proses Pamsimas, mulai dari sosialisasi sampai
dengan realisasi penyaluran dan pencairan
dana, pelaporan, permasalahan dlsb.
2. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan
kegiatan.
3. Kelengkaapan : RKM, IMAS, Pembentukan KKM,
Akte Notaris/Pencatatan Notaris, Surat Hibah
 Dokumen Pengadaan Tingkat
Masyarakat
1. Semua dokumen yang terkait kegiatan
pengadaan di tingkat masyarakat.
2. Kelengkapan : pembentukan panitia
pengadaan; undangan ke pemasok
(pengumuman lelang); survei harga;
daftar pemasok yang masuk dan hasil
penilaian pemasok; SPK/Kontrak ;dlsb.
 Dokumen Keuangan
1. Semua pencatatan keuangan baik asli
ataupun foto copy yang mencakup
seluruh tahapan mulai dari pengajuan
penarikan dana ke KPPN hingga
pengajuan pencairan dana ke dan dari
masyarakat.
2. Penyusunan dokumen ini berdasarkan
penggolongan kegiatan keuangan.
 Kelengkapan Dokumen Keuangan
1. Dokumen Perencanaan Keuangan (RPD)
2. SP2D, SPM dan dokumen pendukungnya.
3. Tanda terima uang maupun bukti transaksi
(nota/faktur, dan kwitansi).
4. Semua Rekening Koran dan Buku Tabungan (minimal
harus dicetak setiap akhir bulan)
5. Catatan Keuangan ( Buku Bank; Buku Penerimaan dan
Pengeluaran, beserta Buku Bantu ).
6. Laporan Keuangan ( Laporan Keuangan Bulanan, dan
LPD)
 Dokumen Kegiatan Higienis dan
Kesehatan
1. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan
kegiatan dan menyangkut : lokasi, pelaku,
sasaran, dan hasilkegiatan.
2. Kelengkapan : a). Semua dokumen pemicuan
perubahan perilaku dengan CLTS, b). Promosi
dan pemasaran STBM, c). Advokasi/pelatihan
STBM (Sanitasi Total Berbasis Masyarakat)
 Dokumen Kegiatan Peningkatan
Kapasitas
1. Penyusunan Dokumen ini berdasarkan jenis
kegiatan pemberdayaan dan peningkatan
kapasitas.
2. Kelengkapan :
a).pengelolaan pelatihan administrasi dan
keuangan,
b). Pelatihan teknik SAM dan Sanitasi, c).
peningkatan kapasitas kelembagaan melalui
pembentukan LKM
Dokumen Kegiatan Pembangunan SAM
dan SS
1. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan
kegiatan di lapangan.
2. Kelengkapan : a). Hasil MPA bidang air
minum dan sanitasi, b). Hasil survei harga
bahan/peralatan/upah, c). Hasil survei dan
pengukuran bangunan prasarana, d).
Gambar rancangan dan pelaksanaan, e).
Rencana anggaran biaya, jadwal pelaksanaan
pekerjaan, f). Revisi pelaksanaan.
 Foto2 Kegiatan dan Dokumentasi

Foto kegiatan pembangunan mulai 0%, 50% dan

100%
Hal-hal Penting Pengelolaan Keuangan
oleh Satlak Pamsimas
Setiap buku dan laporan harus diberi nama LKM, Judul Buku/Laporan dan Periode.

Satlak Pamsimas tidak boleh mengeluarkan biaya untuk Konsultan dan Fasilitator,
seluruh aparat pemerintah dan seluruh unsur yang terkait baik langsung maupun tidak
langsung dengan kegiatan Pamsimas.

Pembayaran kepada pemasok barang/jasa dilakukan sesuai jadwal yang telah

ditetapkan dan disepakati dalam kontrak pengadaan bahan atau kontrak sewa
peralatan. TFM dan DMAC harus memantau proses kemajuan pengadaan tsb.

Dana Kas Satlak Pamsimas dilarang dipegang/dititipkan kpd pihak manapun atau
disimpan dalam rekening apapun. Dana tsb hanya boleh dipegang Bendahara sebagai
Kas Satlak Pamsimas.

Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus disimpan di
Sekretariat LKM dlm rangka pengajuan pencairan dana. Koordinator KKM dan
Kades/Lurah berhak untuk memeriksa arsip dan pembukuan Satlak Pmsimas kapan saja,
sewaktu-waktu dpt meminta fotocopy bukti pembayaran dlm rangka tugasnya sebagai
pengendali dan pembina Satlak Program Pamsimas.