Ahora, vamos a viajar en el tiempo ustedes ya estn graduadas y estn

trabajando, han sido contratadas en una empresa que recin se esta armando y
organizando administrativamente.

Razn Social: Comercial Ball Ltda.

Rut 78.888.999-k
Direccin: Calle Del Sol 5846 Ciudad Empresarial Huechuraba
Giro: Fabrica de Pelotas
Gte. General y Representante Legal: John Smith Howard
Rut: 7.777.777-7
TODOS LOS EMAILS: XX@cball.cl
Telfono: 22400318
Fax: 22400300
CASILLA: Casilla 81-D Santiago

VER ORGANIGRAMA
 GERENTE GENERAL
JOHN SMITH HOWARD

SECRETARIA ABOGADO
SU NOMBRE JOSE LUIS ORDENES HENRIQUEZ

Auxiliar: Pedro Quillipn rdenes

SUB GERENTE ADM. Y FINANZAS

SUB GERENTE RRHH SUB GERENTE PRODUCCION SUB GERENTE COMERCIAL
CLAUDIO IGNACIO GALDAMEZ
JENNIFER CLARA ATKINSON POLLAK IGNACIO SUTERLAND SUAZO HANS KRUGGR MERCIER
GUTIERREZ

JEFE VENTAS
CAMILO ANDRES LOYOLA GARCA

JEFE LOGSTICA
MATAS ELISEO YAEZ BUSTOS
1er. da de trabajo:

Lo primero ser pedirle a alguien un cuaderno que ser su biblia ah anotar TODO lo
que necesite saber de la empresa y de su jefe directo:
Una vez en nuestro puesto asignado, pida una reunin informativa con su jefe directo y
consltele sus horarios y en cuanto a su correspondencia que puede y no puede abrir, si
esta en reunin que tipo de llamadas le puede pasar. La secretaria (o) administrativo
debe ser un ente gestionador y facilitador de las labores de oficina y no para entorpecer
el trabajo. Si debe firmar documentos, consltele como es su mtodo de firma, si firma
siempre al principio del da, al finalizar el da, etc.
Tomemos la folletera si la hay y veamos de qu se trata el trabajo, que producto servicio
se vende, sus valores, etc. Conozca ahora la visin y la misin de la misma.
Pregunte lo que ms pueda acerca de la empresa, una secretaria(o) administrativo bien
informado es siempre bien mirado por las jefaturas.
Si es una empresa que confecciona algn producto, quin es el jefe, quin despacha, etc.
Aunque no estemos en la cadena de produccin, es bueno estar informado.
En cuanto a los valores de los productos y servicios, anotemos en nuestra biblia si no
nos proporcionan alguna lista de precios, los valores de estos.
Tenga a mano toda la informacin que pueda recopilar de la empresa u oficina.
Sepa horarios y fechas importantes y antelas en su biblia.
Anote en su biblia sus actividades y deberes, tampoco se trata de llevarse toda la
carga de trabajo. (Suele suceder segn el dicho: pajarito nuevo la lleva). No cometa el
error de querer abarcar mucho y apretar poco, puede salir perjudicada (o) en su puesto
de trabajo.
Luego se conseguir un organigrama y si no hay en su cuaderno anotar nombres y
cargos y anexos telefnicos a medida que vaya conociendo a las personas.

ALGO MUY IMPORTANTE ES LA CONTRA ENTREVISTA CON EL JEFE. Pdale que

se renan, sea concreta y clara lleve anotado todo, recuerde que el pobre esta
empezando y tiene muchas tareas por delante.
Pregntele nombre completo: PETER JOHN SMITH HOWARD

Fecha de nacimiento: 10-05-1958

Rut: 7.654.321-0

Celular: 98765432

(HAGALE INCAPIE QUE USTED NO PROPORCIONARA ESTE NUMERO A NADIE,

OSEA A NADIE ni aunque le digan que es el Presidente de la Republica, lo que har

es pedirle el nmero telefnico a la persona que llama y si le insiste mucho que usted

le llamar de vuelta). A veces hay personas que luego llaman al jefe y les manifiestan

su molestia porque la secre no le di el nmero entonces su jefe ya sabr de

antemano que eso usted no lo hace.

Luego cosas ms personales:
Si es casado, el nombre de la seora, si tiene hijos, cuantos y si le
llaman al telfono o al celular que llamados le puede pasar si esta en
reunin: osea puede ser la Sra. si esta separado su hijo o hija, si
llaman sus padres, etc. Si tiene alguna enfermedad importante
medicamentos que ustedes deban saber, alrgico a algo.
No le puede pasar llamados si esta en reunin a menos que sea
familiar urgente sino debe anotar el mensaje quien llama y anotar un
telfono. (Si puede anote la hora de llamada) uno nunca sabe si es
importante ese dato para el jefe.
3.- Agenda telefnica y datos relevantes
Toda oficina empresa, debe tener una agenda telefnica en la cual se colocan segn el
orden alfabtico, los datos de los clientes o los proveedores importantes de la empresa. Se
debe llevar una agenda telefnica lo ms actualizada posible.
Sin cliente no hay empresa, y por tanto no existimos. El cliente de hoy es mas exigente, por
tanto necesitamos saber su nombre exactamente como se escribe, su telfono, su
direccin sin errores y actualizada. Una gran aliada o aliado ser su secretaria o su
colaborador mas directo, tenga tambin incluido su nombre y su telfono directo, su email de
contacto, etc.-
Hay empresas u oficinas ms empticas, que incluso les gusta tener la fecha de cumpleaos
del cliente en particular, para saludarlo en su momento.
Tener adems a mano una planilla con los siguientes datos:
Razn social de la empresa
Rut de la empresa
Nombre del representante legal
Rut del representante legal
Domicilio, en lo posible el cdigo postal
Telfono, fax, email, pagina web. Etc.
Celulares de los colaboradores de la oficina: Importante jams dar un nmero de
celular de una persona de la empresa, aunque diga que es el Presidente de la Repblica,
entindase que ese nmero es personal e intransferible. A menos que la persona le d la
autorizacin para hacerlo.
En estos tiempos que vivimos con tantos movimientos telricos y en caso
de accidentes, etc.; una muy buena tctica es tener una informacin ms
menos contextuada de las personas que trabajan a nuestro alrededor, no
por el nimo de saber temas personales sino en caso de emergencias y
urgencias. Cuando llegue a trabajar a una oficina si ya trabaja en ella,
dese el tiempo de anotar en esta planilla o anexe la siguiente informacin:
Nombre completo
Rut
Celular
Domicilio y telfono particular
A quien avisar en caso de emergencia: Nombre y telfono
Si la empresa u oficina no esta afiliada al Hospital del Trabajador o Mutual,
saber a donde se debe llevar en caso de emergencia.
Si es alrgico a algn medicamento o comida, etc. Si es diabtico sufre
alguna afeccin que pueda gatillar en algn momento dentro de la oficina,
recuerde que la persona que presta los primeros auxilios, ser siempre la
que esta sentada al lado nuestro.
Para llevar a cabo este trabajo, diagrame una planilla ya sea en el
computador en un cuaderno con estos datos. SIN DUDA SE LO
AGRADECERN.
Dentro de los datos relevantes para su trabajo para hacer ms proactivo el
mismo, es mantener un taco calendario con datos como:
Valor de la UF (se puede obtener por el diario por Internet en
www.sitios.cl)
Valor de la UTM
Anotar quien llam y a quin. (Aunque hay empresas u oficinas donde
tienen unos formatos para la mensajera)
Anotar a quien debemos llamar, etc.
Como primera tarea debe comprar de todo PARA LA EMPRESA, desde los
escritorios y los PC hasta la cinta scotch. POR Tanto har un listado con
todos los tiles de oficina, todo lo que necesita una secre. Y guindose por el
organigrama sabr cuantas personas trabajan y cuanto necesita.

Lo har en Excel y luego redactar una carta de cotizacin para enviarlo a

los proveedores correspondientes. (3 cotizaciones 3 cartas)
Para poder registrar los documentos que se tendrn que elaborar, se
deber confeccionar una planilla en la cual anotaremos todos los
documentos que salgan de nuestra empresa. E igualmente
confeccionaremos otra planilla para anotar la correspondencia ingresada.

Adems junto con las cartas que comenzaremos a confeccionar, tambin

habr que hacer una circular para iniciar la organizacin de la empresa.-