MATA PELAJARAN

KEARSIPAN
Pokok Bahasan
1. Syarat-syarat pegawai arsip
2. Pengertian peralatan kearsipan
3. Fungsi peralatan kearsipan
4. Macam-macam peralatan kearsipan
5. Kriteria pemilihan peralatan kearsipan
6. Cara penggunaan peralatan kearsipan
 Syarat-syarat pegawai arsip
Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus
memenuhi enam (6) syarat pokok mutlak dan harus dimiliki,
yaitu:
1. Berpendidikan sekolah menengah dan memilliki kecerdasan
normal
2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki
penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil
dan angka-angka dalam warkat
3. Memiliki kecermatan
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian
yang kecil
5. Memiliki sifat kerapian dalam bekerja
6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik
 Syarat-syarat pegawai arsip
Menurut Drs, Anhar, seorang arsiparis harus
memenuhi minimal empat (4) syarat, yaitu:
1. Ketelitian
2. Kecerdasan dan pengetahuan umum
3. Keterampilan
4. Kerapihan

Selain itu, seorang arsiparis juga harus memenuhi persyaratan

sebagai berikut:
1. Menguasai pengetahuan tata kearsipan
2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti
memahami peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang
akan membantu tugasnya
3. Mengenal seluk beluk organisai dengan tugas-tigas dan jabatan-
jabatan
4. Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan memiliki kepribadin
yang baik
Pengertian peralatan kearsipan

Peralatan Kearsipan adalah alat atau sarana yang

dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan arsip.
 Fungsi peralatan kearsipan

Fungsi Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan memiliki fungsi sebagai berikut:
Sebagai sarana penyimpanan arsip
Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah
pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip
Sebagai pelindung arsip dari bahaya kerusakan
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang
peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang
berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.

1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan

arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Macam-macam alat kearsipan

Filling cabinet

Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa

laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5
laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar
arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal)
berderet kebelakang. Filling berguna untuk menyimpan arsip
atau berkas yang masi bersifat aktif.
 Macam-macam alat kearsipan
Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)

Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan

secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.
Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip
disimpan pada alat ini secara lateral.
 Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan
arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip
dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai
dengan daun pintu yang menggunakan engsel,
pintu dorong, atau menggunakan kaca.Penyusunan
arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri
menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip
dimasukan kedalam ordner atau dengan cara
ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih
dahulu arsip dimasukan ke map.

Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang
disusun secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di
rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip.
Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak
punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk
menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip
tebuat dari besi ataupun kayu
 Map arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan
arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu banyak sekitar 10-50 lembar
Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun
penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang ada
didalam agar tidak jatuh.
Map Snelhecter,
yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map.
Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk
menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit.
Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat
inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip
yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus
dilubangi dengan menggunakan perforator
Folder yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map
ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada
daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan
arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara
vertikal
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi
atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada
didalam folder tersebut

Hanging folder yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.

Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling
cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan
kode atau indeks arsip yang ada didalamnya
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam
penyimpanan arsip

Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb:

1. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk

menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks
(pengelompokan) arsip.

2. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang

ada dibelakangnya

Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb :

Guide pertama
Guide kedua
Guide ketiga
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung
sekitar 5 cm yang di dalamanya terdapat besi penjepit.

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan

sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan
tenaga manusia
 Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di
gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya
mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm.
Perforator terbuat dari logam

Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut :

Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10

lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk
menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah
sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perorator.
Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan
sampai kertas berlubang.
 Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada
lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya,
numerator dibedakn sebagai berikut:

1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya

angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit.
2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran
angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

Adapun cara kerja numerator adalah sbb:

1. Beri tinta pada bantalan huruf numerator
2. Atur nomor awal
3. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan
arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal.
Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan
kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak
arsip (lateral berderet kesamping).

Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat

yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder
masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan
bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan
sebagainya.
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi
judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada
bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat
dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai
perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu
diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada
tempat yang diinginkan.

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu
atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau
lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip,
atau kartu-kartu lain yang memiliki
jatuh tempo.namun demikian, tickle file bisa saja digunakan
untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian
dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas.
Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
Cardex (card indeks) cabinet adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang
dapat ditarik keluar memanjang.alat ini terbuat dari bahan
besi baja dan kayu.
 Alat penyimpanan khusus
Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan
sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung
denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan
data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
Alat-alat tersebut sangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik dari segi
bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan
teknologi yang juga semakin berkembang.
Disket Flashdisk

Komputer
Kriteria Pemilihan Peralatan Arsip adalah
sebagai berikut:
1.Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk
ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya
2.Frekuensi penggunaan arsip
3.Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif
4.Lokasi dari fasilitas penyimpanan Besar ruangan yang
disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk
perluasan
5.Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
6.Bentuk organisasi
7.Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
ALAT DAN BAHAN KEARSIPAN

RUANGAN
LEMARI ARSIP
GUIDE
FOLDER
RAK SORTIR
KARTU INDEKS
RUANGAN LUAS
RUANGAN BERSIH
RUANGAN TERANG
BAHAN BANGUNAN KOKOH
LOKASI AMAN
TEMPERATUR RUANGAN
GEDUNG ARSIP NASIONAL
TERIMA KASIH