PROJECT PROCUREMENT

MANAGEMENT
Oleh :
Anggastya Diah Andita HP (151524004)
Ferdhika Yudira Putra (151524010)
Freenando R (151524011)
Renaldy Rizki (151524026)
 BAB 9. PROJECT
PROCUREMENT MANAGEMENT

Project Procurement Management / Proses pengadaan merupakan

sebuah metoda dimana sebuah project team harus dapat
menentukan planning, aktivitas dan produk apa saja yang akan
dibutuhkan untuk dibeli dari vendor di perusahaan lain atau
organisasi lain. Proses ini bertujuan untuk memastikan pengiriman
tepat waktu barang yang dibeli, dipilih dan diperoleh sesuai dengan
spesifikasi dan persyaratan yang ditetapkan oleh departemen
pembelian dan disetujui oleh manajer proyek(PM).
 BAGIAN DARI PROJECT
PROCUREMENT MANAGEMENT

PLAN PROCUREMENT

Conduct / Execute Procurement

Control Procurement

Close Procurement
 PLAN PROCUREMENT

Plan Procurement merupakan proses pendokumentasian keputusan

pengadaan proyek, menentukan pendekatan, dan mengidentifikasi penjual
yang potensial. Proses plan procurement management termasuk
mengevaluasi risiko yang terlibat dengan makeor-buy analysis.
 INPUT PLAN PROCUREMENT

Project Management Plan : Rencana manajemen proyek

menggambarkan kebutuhan, alasan, persyaratan, dan batas saat ini
untuk proyek tersebut.
Required Documentation : Informasi penting tentang persyaratan proyek
yang dipertimbangkan ketika merencanakan pengadaan.
Risk register : daftar risiko, bersama dengan hasil analisis risiko dan
perencanaan respon resiko.
Activity Resource Requirements : informasi tentang kebutuhan khusus
seperti orang, peralatan, atau lokasi.
Project Schedule
 INPUT PLAN PROCUREMENT

Activity Cost Estimates: aktivitas pengadaan yang digunakan untuk

mengevaluasi kewajaran tawaran atau proposal yang diterima dari
penjual potensial.
Stakeholder Register : rincian tentang peserta proyek dan kepentingan
mereka dalam proyek.
Enterprise Environmental Factors
Organizational Process Assets
 3 TIPE KONTRAK

Fixed-price contracts : nilai proyek dibuat tetap. Contoh: kontraktor yang

menyelesaikan pekerjaan berdasarkan harga yang disetujui. Jenis fixed
price contracts:
Firm Fixed Price Contracts (FFP) : harga sudah ditentukan tetap, tidak ada
kemungkinan untuk berubah, kecuali jika terjadi perubahan lingkup.
Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF) : nilai kontrak ditentukan, dan
seluruh biaya tambahan (jika terjadi) menjadi tanggung jawab
contractor/seller.
Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts (FP-EPA) : digunakan
ketika periode kontrak mencakup waktu yang lama (multiyears).
 3 TIPE KONTRAK

Cost-reimbursable contracts : jumlah pembayaran ke contractor/seller

berdasarkan biaya real yang sudah dikeluarkan untuk menyelesaikan
pekerjaan ditambah fee. 3 jenis cost-reimbursable yang biasa digunakan:
Cost Plus Fixed Fee Contracts (CPFF) : Besarnya fee sudah ditetapkan
pada awal pekerjaan dan tidak berubah kecuali jika terjadi perubahan
lingkup kerja.
Cost Plus Incentive Fee Contracts (CPIF) : Besarnya fee bergantung pada
sejauh mana pencapaian tujuan pekerjaan.
Cost Plus Award Fee Contracts (CPAF) : Besarnya fee lebih bergantung
pada kepuasan client/buyer terhadap kinerja contractor/seller
 3 TIPE KONTRAK

Time and Material Contracts (T&M) : digunakan untuk mengakomodir

adanya tambahan tenaga ahli atau staff, dimana lingkup yang pasti atau
tepat tidak bisa ditentukan secara cepat pada awal kontrak
 TEKNIK PLAN PROCUREMENT

Make or Buy Analysis : untuk menentukan

apakah pekerjaan tertentu dapat dicapai oleh
tim proyek atau harus dibeli dari sumber luar.
Expert Judgement
Market Research : meliputi pemeriksaan industri
dan kemampuan vendor tertentu.
Meetings
 OUTPUT PLAN PROCUREMENT
Procurement Management Plan : menggambarkan bagaimana tim
proyek akan memperoleh barang dan jasa dari luar organisasi.
Procurement Statement of Work : menjelaskan pengadaan item secara
cukup rinci untuk memungkinkan calon penjual menentukan apakah
mereka mampu menyediakan produk, jasa, atau hasil.
Procurement Documents: digunakan untuk meminta proposal dari calon
penjual
Source Selection Criteria: digunakan untuk menilai proposal penjual, dan
dapat berupa penilaian objektif atau subyektif.
Make-or-Buy Decisions: hasil analisis dalam keputusan apakah pekerjaan
tertentu dapat diselesaikan oleh tim proyek atau perlu dibeli dari sumber
luar.
Change Request
Project Documents Update
 CONDUCT / EXECUTE
PROCUREMENT
Execute Procurement merupakan proses mendapatkan respon penjual,
memilih penjual, dan pemberian kontrak.
 INPUT CONDUCT PROCUREMENT

Procurement Management Plan: proses procurement

akan di kelola dari pengembangan procurement
documentation berdasarkan kontrak.
Procurement Document: Menyediakan data tentang
audit dari kontrak dan persetujuan lainnya.
Source Selection Criteria: Capability, Technical
expertise, Life cycle cost, Delivery date, Product cost
Seller Proposal : menentukan seller yang potensial
 INPUT CONDUCT PROCUREMENT
Project Documents: Berisi risk register dan risk related
contract decision.
Make-or-buy Decision: hasil dari make-or-buy analysis
Procurement Statement of Work: memberikan
kesempatan bagi seller untuk memahami dengan baik
apa harapan dari buyer (pelaku proyek)
Organizational Process Assets: Daftar calon seller yang
prospektif, Informasi tentang pengalaman masa lalu yang
relevan dengan seller , yang baik dan yang buruk.
 TEKNIK CONDUCT PROCUREMENT

Bidder Conferences: Pertemuan dengan semua calon seller dan buyer

sebelum pengajuan tawaran atau proposal.
Proposal Evaluation Techniques: pemilihan sumber akan dibuat
berdasarkan respon seller dengan kriteria pertimbangan yang telah
ditetapkan sebelumnya
Independent Estimates: Untuk item pengadaan yang berjumlah banyak
Expert Judgement
Advertising: iklan untuk daftar penjual potensial yang ada
Analytical Techniques: membantu organisasi dalam mengidentifikasi
kesiapan vendor ke keadaan akhir yang diinginkan
Procurement Negotiation: memperjelas struktur, persyaratan dan ketentuan
lain pembelian
 OUTPUT PROCUREMENT

Selected Sellers: seller yang kompetitif yang telah dinegosiasikan

Agreements: Kesepakatan/perjanjian pengadaan
Resource Calendars: Kalender yang berisi informasi tentang sumber daya ,
kapan di butuhkan dan juga berapa banyaknya.
Change Requests: Permintaan perubahan untuk rencana manajemen
proyek
Project Management Plan Updates: Elemen dari perencanaan manajemen
proyek yang di perbaharui
Project Document Updates: Dokumen proyek diperbaharui
 CONTROLING PROCUREMENT

Controling Procurement merupakan pengelolaan hubungan pengadaan ,

pemantauan kinerja kontrak , dan membuat perubahan dan koreksi yang
sesuai.
Manfaat : memastikan bahwa kinerja baik penjual dan pembeli memenuhi
persyaratan pengadaan sesuai dengan ketentuan hukum kesepakatan.
 PROSES MANAGEMENT PROYEK
YANG DITERAPKAN
Direct and Manage Project Work, untuk
mengotorisasi pekerjaan penjual pada waktu
yang tepat
Quality Control, untuk memeriksa dan
memverifikasi kecukupan produk penjual.
Perform Integrated Change Control, untuk
memastikan bahwa perubahan tersebut disetujui
dengan benar dan semua orang perlu
mengetahui dan menyadari perubahan tersebut
Control Risks, Untuk memastikan bahwa risiko telah
diantisipasi .
 DAFTAR RESIKO

Risk List
Risk Category Risk Description
No
1 Internal - Resources Unavailable subject matter experts-- the staff at
R&S Amusements Services will not be dedicated
to this project alone; they will still have to
platform their regular duties
2 Internal - Schedules Schedule changes -- with the possibility of scope
changes and other issues, schedules changes
may also be needed
3 Project
Ketika Management
pengiriman - Plans barang
barang diterima, Unclear objectives--same
diverifikasi bahwa yangissues as poor
diterima scope
sesuai
definition
dengan apa yang ditentukan dalam kontrak pembelian. Jika ada perbedaan, vendor
akan di beritahu atas ketidaksesuaian tersebut dan meminta agar diselesaikan.
 INPUT CONTROLING
PROCUREMENT
Project Management Plan
Procurement Document
Agreement
Approved Change Requests: Semua perubahan terkait dengan pengadaan
secara resmi, didokumentasikan secara tertulis dan disetujui sebelum
diimplementasikan melalui proses control procurements.
Work Performance Reports: Penjual yang berhubungan dengan kinerja
dokumentasi meliputi, Technical documentation dan Work performance
information.
Work Performance Data: meliputi, standar kualitas, biaya yang telah terjadi,
identifikasi faktur penjual yang telah dibayarkan
 TEKNIK CONTROLING
PROCUREMENT

Contract Change Control System: mendefinisikan proses dimana

pengadaan dapat dimodifikasi.
Procurement Performance Reviews: review untuk memberikan ruang lingkup
proyek dan kualitas, dalam biaya dan jadwal, dibandingkan dengan
kontrak.
Inspections and Audits: untuk memverifikasi kepatuhan dalam proses kerja
penjual atau kiriman.
Performance Reporting: Data kinerja kerja dan laporan yang diberikan oleh
penjual dievaluasi terhadap persyaratan perjanjian.
 OUTPUT CONTROLING
PROCUREMENT

Work Performance Information: memberikan dasar untuk identifikasi

masalah saat ini atau potensial untuk mendukung klaim atau pengadaan
baru.
Change Requests
Project Management Plan Updates: Procurement management plan,
Schedule baseline, Cost baseline.
Project Documents Updates
Organizational Process Assets Updates: aset proses organisasi yang dapat
diperbaharui: Correspondence, Payment schedules and requests, Seller
performance evaluation documentation.
 TEKNIK CONTROLING
PROCUREMENT

Payment Systems: Semua pembayaran harus dilakukan dan

didokumentasikan
Claims Administration : Klaim didokumentasikan, diproses, dipantau dan
dikelola sepanjang siklus hidup kontrak
Records Management System: berisi arsip dapat dokumen kontrak dan
korespondensi.
 CLOSING PROCUREMENT

Proses Closing Procurement mendukung keseluruhan proses penutupan

proyek. Proses ini diperlukan atau mungkin tidak diperlukan, tergantung pada
apakah vendor luar digunakan. Proses penutupan harus menyelesaikan
semua data pengarsipan yang terkait dengan bagaimana kontrak dikelola
dan bagaimana penjual melakukan kontrak kerja di masa depan dengan
penjual ini.
Audit procurement harus dilakukan untuk mendokumentasikan penilaian
kontrak yang jujur dari kedua belah pihak( pihak pembeli dan pihak
penjual). Dengan bantuan data yang dikumpulkan dari audit, tim dapat
meninjau hal berikut:
Apakah jenis kontrak yang tepat digunakan?
Apakah tonggak yang dicapai oleh pembeli dan penjual?
Apakah proses pengendalian perubahan tepat waktu dan efektif, dan
apakah itu diikuti?
Apakah kiriman kualitas yang dapat diterima?
Apakah rencana komunikasi efektif?
Seberapa baik proyek memenuhi sasaran keuangan?
Apakah sumber daya manusia yang tepat diberikan oleh pembeli dan
penjual?
Seberapa efektif strategi mitigasi risiko?
 INPUT, TEKNIK DAN OUTPUT
Input Teknik Output
Project Management Plan Procurement Audits: review Close Procurement: Buyer,
Procurement Documents terstruktur dari proses melalui administrator
pengadaan yang berasal pengadaan resmi,
dari proses rencana memberikan seller
menajemen pengadaan peringatan tertulis, yang
melalui kontrol menyatakan kontrak telah
pengadaan. selesai.
Negotiation Settlements: Organizational Process
penyelesaian yang adil Asste Update: Elemen
dari semua isu yang yang dapat diperbaharui:
beredar, klaim, dan Procurement file,
perselisihan Deliverable acceptance,
Record Management Lessons learned
System: untuk mengelola documentation
kontrak dan dokumentasi
pengadaan serta catatan
SEKIAN
Terimakasih atas Perhatiannya