KEBIJAKAN DAN PROSEDUR

EXCEL INSURANCE COMPANY

TERKAIT BIAYA GANTI RUGI
KEPADA AGEN
KELAS B
KELOMPOK 3

WENING WILANTARI 414080

NATALIA F.P. MAHENU 414060
ANDHIKA ARYA PRATAMA 406824
 Para agen mengajukan sebuah formulir biaya
ganti rugi yang telah diisi secara lengkap ke
manajer kantor cabangnya pada akhir
minggu.

Manajer kantor cabang akan meninjau

laporan biaya tersebut untuk menentukan
apakah biaya yang di klaim dapat diganti rugi
berdasarkan kebijakan biaya ganti rugi
perusahaan dengan jumlah nya yang wajar.

Pedoman kebijakan perusahaan menyatakan

bahwa para agen harus mendokumentasikan
keseluruhan item biaya yang diragukan dan
bahwa manajer cabang harus menyetujui
adanya uang muka sebesar $500
 Setelah biaya disetujui, manajer kantor cabang
mengirimkan laporan biaya ke kantor pusat.

Kemudian bagian Akuntansi akan mencatat

transaksi tersebut dan bagian pembayaran kas
akan menyiapkan cek terkait biaya
pengembalian. Bagian pembayaran kas
kemudian mengirimkan cek biaya ganti rugi ke
manajer cabang, dimana cek tersebut akan
didistribusikan kepada para agen.

Untuk mendapatkan uang muka atas biaya ganti

rugi, maka para agen harus melengkapi sebuah
formulir Cash Advance Approval (Persetujuan
Uang Muka)
.
 Manajer cabang meninjau dan menyetujui
formulir tersebut serta mengirimkan sebuah
salinan akuntansi yang lainnya ke agen.

Agen memasukkan salinan formulir Cash

Advance Approval ke kasir kantor cabang untuk
mendapatkan uang muka.

Pada akhir bulan, Auditor Internal kantor pusat

akan merekonsiliasi biaya ganti rugi tersebut.

Setiap perbedaan rekonsiliasi yang terjadi akan

diselidiki oleh auditor internal perusahaan.
 REQUIRED :
Identifikasi kekuatan dan kelemahan
pengendalian internal Excel dalam proses
biaya ganti rugi!
Carilah kekuatan dan kelemahan dari
otorisasi, pencatatan, pengamanan dan
rekonsiliasi!
 KEKUATAN KELEMAHAN
Authorization
Excel memiliki SOP yang jelas Tidak ada batasan berapa
terkait biaya ganti rugi ke agen. maksimal biaya ganti rugi yang
harus dikeluarkan perusahaan
dalam seminggu.

Biaya ganti rugi disetujui oleh Biaya ganti rugi dikirim ke

Manajer Cabang terlebih dahulu Branch Manager. Hal ini
sebelum melakukan pembayaran memungkinkan Branch Manager
untuk memanipulasi jumlah dari
biaya ganti rugi tersebut.
Recording
Akuntansi menerima laporan Manajer Cabang tidak
pengeluaran dan formulir kas menyimpan salinan laporan
yang disetujui. Hal Ini pengeluaran atau laporan atas
memudahkan sistem pencatatan uang muka untuk keperluan
dari semua transaksi yang audit.
disetujui.
Laporan biaya tidak diperiksa
untuk akurasi matematis.
 KEKUATAN
Safeguarding
Cek penggantian biaya / biaya
ganti rugi dikeluarkan oleh
departemen pengeluaran kas.
Pencairan dana dilakukan
hanya setelah menerima laporan diperlukan untuk semua
biaya yang disetujui atau
formulir Persetujuan Uang
Muka.
Audit Internal membandingkan
pengecekan penggantian dengan
jumlah laporan pengeluaran
dikurangi uang muka di kantor
pusat.
Perbedaan rekonsiliasi
diselidiki.
KELEMAHAN
Salinan formulir Persetujuan
Uang Muka harus dikirim ke
Kasir Kantor Cabang sehingga
dapat membandingkannya
dengan yang diajukan oleh agen
Dokumentasi pendukung tidak
pengeluaran.
Reconciliation
Tidak ada rekonsiliasi pencairan
di Kasir Kantor Cabang dengan
formulir Persetujuan Uang
Muka.