Anda di halaman 1dari 42

INTERNAL

AUDIT
ISO 9001

By : R. Iman Satriyo Wibowo


QUALITY PERFORMANCE Kebijakan Mutu
Sasaran Mutu : Visi / Misi
DOCUMEN
4.2.3
Pengesahan
PROCES Identifikasi
STD ISO Revisi
BISNIS Distribusi
Doc External
Doc Internal
QM 4.2.2
4.2.1 6. PROCEDURE
4.2.3 Document
Audit QP control
4.2.4 Record control
4.2.5 IQA
8.3 Pruduk NC
8.5.2 Corective Action
WI 8.5.3 Preventive action

SUPORTING DOC, table, form

IMPLEMENTAS
PENGENDALIAN CATATAN MUTU
I 4.2.4
Indexing
EVIDENCE Filing
Lama simpan
Pemusnahan
PRINSIP, METODE & TEKNIK
AUDIT
STANDARD AUDIT

ISO 14011 EMS


ISO 19011:2002
Guidelines for quality and/or
environmental management system
ISO 10011 QMS auditing
DEFINISI

IS0 19011, AUDIT adalah

Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi


untuk menemukan bukti audit dan mengevaluasi secara
objectif untuk menentukan apakah kriteria audit sudah
terpenuhi
PRINSIP AUDIT
PRINSIP BERKAITAN DENGAN AUDITOR :
Kode Etik : Dasar Profesionalisme
Dapat di percaya, punya integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan
berpendirian
Penyajian yang objectife (fair) : Kewajiban untuk melaporkan
secara benar dan akurat.
Temuan Audit, kesimpulan audit dan laporan audit bukti bahwa audit
sudah benar dan akurat.
Profesional : Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit.
Memelihara profesionalisme, kepercayaan dan memiliki kompetensi.
PRINSIP BERKAITAN DENGAN PROSES AUDIT :
Independen : dasar yntuk tidak berpihak dan obtyektifitas kesimpulan audit
Tidak terkait dengan organisasi
Bebas dari bias dan konflok kepentingan
Pendekatan berdasarkan bukti : kesimpulan audit yang dapat di percaya,
konsisten dan sistematis
Bukti audit dapat diverifikasi
Berdasarkan pada sample informasi yang tersedia
PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

Autority for
Program

Plan
Difine Program
# Objective / exelent
# Procedures
# Resources
# Responsibility
Do
Improvement
Implement Program
Act Action
# evaluating auditors
# assigning audit term
#d irecting audit activities
# Recording
Check

Monitoring & review


programme
AKTIFITAS AUDIT

Memulai Audit (Tim Audit, Tujuan, Lingkup, kriteria)

Pelaksanaan tinjauan
dokumen (Tujuan Dokument)

Persiapan audit lapangan (Rencana audit, dokument kerja/checklist)

Pelaksanaan audit (Rapat pembukaan, audit, rapat penutupan)


lapangan

Persiapan, pengesahan dan


distribusi laporan audit (Persiapan laporan audit, pengesahan, distribusi)

Penyelesaian Audit (Penyimpanan dokumen/rekaman, finalisasi audit)


Ketua Tim Audit Internal
Mempunyai pemahaman dan pengetahua tentang
kecukupan

standart ISO 9001 : 2008 teknik dan metode audit

Tanggung Jawab
Membuat keputusan akhir hasil audit
Menyiapkan neraca audit
Menetapkan peran di dalam tim
Memberikan penjelasan pada tim
Meninjau dokumen kerja
Mewakili tim saat opening/closing meeting
Melaporkan ketidak sesuaian kritis
Melaporkan hambatan utama
Membuat laporan audit
PERENCANAAN AUDIT
1. Tujuan Audit
Konfirmasi pemenuhan kesesuaian SMM dengan
peryaratan standart ISO 9001 : 2008
Konfirmasi pemenuhan terhadap persyaratan
perundang undangan
Konfirmasi kesesuaian terhadap kebijakan dan
prosedure organisasi
Mengevaluasi evectifitas SMM dalam pencapaian
sasaran mutu
Identifikasi area yang berpotensi untuk
penyempurnaan.
2. Lingkup Audit
Lokasi fisik
Unit organisasi
Aktifitas and proses yang akan dilakukan audit
Durasi audit
3. Kriteria Audit
Standard
Kebijakan dan prosedur
Regulasi dan perundangan
Peryaratan kontrak
Internal Audit Team
Ditunjuk oleh koordinator
Harus independen dari area yang di audit
Mempunyai kecukupan pemahaman dan pengetahuan tentang standad
ISO 9001 : 2008, teknik dan metode audit

Tanggung Jawab
Meninjau semua informasi yang relevan
Menyiapkan documen kerja untuk audit
Melaksanakan audit
Melaporkan penyimpangan dan temuan audit kepada
ketua tim
Mendokumentasikan ketidak sesuaian
Memverifikasi tindakan perbaikan yang diambil terhadap
ketidaksesuaian yang terjadi
Menyimpan dan menjaga semua dokumen dokumen aktif
PENETAPAN TEAM AUDIT

Tujuan, lingkup kriteria, lokasi dan lama audit


Kompetensi Audit yang di butuhkan
Bahasa Auditee
Karakteristik Sosial dan budaya
Independensi Tim
KRITERIA AUDITOR
Pertimbangan
Performa bagus
Pengalaman kerja di Organisasi
Pengetahuan dan pemahaman standard
Kerjasama
Kepemimpinan dan pengorhganisasian
Kemampuan berkomunikasi : membca, mendenganr, menulis dan berbicara
Memiliki dampak pada kehandalanntemuan audit dan kesimpukannya
ATRIBUT POSITIF AUDITOR
Etika jujur
Berpikir terbuka
Diplomatis
Mampu melihat (good observer)
Mudah memahami
Flexible
Tegas
Percaya diri
KONTAK AWAL DENGAN AUDITEE
Untuk :
Penetapan rute komunikasi
Memberi informasi ketika selokasi tim audit
Meminta beberapa dokumen dan rekaman
Membuat beberapa kesepakatan
Auditee
Pihak / fungsi / Departmen / Area / Proses yang di audit

Tanggung Jawab
Menjamin SMM telah efectif di terapkan sebagaimana yang
diminta oleh standard dan sesuai dengan prosedur yang telah di
tetapkan
Menjamin semua rekaman dan dokumentasi yang di perlukan
tersedia selama pelaksanaan audit
Menyediakan semua bukti obyektif, informasi dan kerjasama
dengan auditor, termasuk penyediaan pemandu (bila diperlukan)
Menindak lanjuti temuan audit dan elaksanakan tindakan
perbaikan
Tinjauan Dokumen

Dokumen dokumen SMM


Penerapan codes of pratice da peraturan perundangan/persyaratan lain
Daftar induk dan daftar distribusi dokumen
PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN
Tinjauan Dokumen

Perencanaan Persiapan Pelaksanaan Pelaporan

Itinery/rencana audit
Checklist Tindak Lanjut
Informasi / briefing tim
Komunikasi dengan auditee
PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN
Pembuatan rencana audit
Briefing tim
Membuat check list standard
Membuat checlist personil
Menjamin kelengkapanncakupan area dan
pendekatan sistematis
Sebagai alat bantu pengingat bagi auditor dan efisien
waktu
Konsistensi
RENCANA RENCANA AUDIT

Urutan elemen / proses dan alur logika


Area 1 Area 5
Area 6 Area 9

Review issue
identified area 2

Opening Team
Meeting & Area 2 Area 4 Area 4 etc
Meeting
Site Tour

Area 7
Area 3
Review issue
dentified area 2
CHECKIST
Persiapan Audit Lapangan

Pengiriman Notifikasi audit


Sebaiknya dalam bentuk tertulis
Pengaturan waktu sebelum audit dilakasanakan
Melakukan Audit

Rapat Pembukaan
Perkenalkan anggota tim audit
Penjelasan tujuan, lingkup dan kriteria audit
Memberikan penjelasan singkat tentang metode yang di
gunakan saat melakukan audit
Konfirmasi rencana audit, metode komunikasi saat audit,
kebutuhan pemandu dsb
Melakukan Audit
Perlengkapan Audit
Clipboard
Log Book
Copy of standard (s)
Check list Audit
Formulir Laporan
Formulir CAR / TPP
Audit plan / rencana audit
Melakukan Audit
Proses Audit
Sumber informasi
Mengumpulkan dan
Menyeleksi informasi
Informasi

Verifikasi
Bukti Audit
Membandingkan dengan
Kriteria audit
Temuan Audit

Tinjauan

Kesimpulan Audit
MELAKUKAN AUDIT

Interview Observasi
Personil Lapangan

Pemilihan
sample

Tinjauan dokumen
& aktifitas
Melakukan Audit
Pertanyaan Terbuka
Membiarkan auditee untuk menyampaikan informasi
secara terbuka
Gunakan 5W dan 1H
Pertanyaan pilihan / Probing questions
Menuntun dan mengaahkan
Tindak Lanjut atau focus pada detail yang lebih dalam
Pertanyaan tertutup
Jawaban hanya Ya atau Tidak
Sebagai peembuktian bisa di gunakan 1 S
Melakukan Audit
Auditor Jangan
Keluar dari jalur & kehilangan jejak
Memimpin atau di pimpin
Booged down / macet
Memmbuat asumsi, opini atau perkiraan
FAKTA ATAU OPINI
Area penyimpana sangat tidak rapi (fakta / opini)
Ditemukan saat cek laboratorium terdapat ph=3 dimana
standardnya 4~8 belum diterbitkan ketidaksesuaian(fakta /
opini)
Catatan tidak ditemukan di laboraturium
Kami tidak pernah menerima komplain (fakta / opini)
Bahwa itu tidak mungkin terjadi karena tidak terlalu baik
pengendaliannya (fakta / opini)
Surat dari KLH No S.kep/BPLHD/05-01-2007 menyatakan
bahwa kita mempunyai pengendalian operasional yang tidak
mudah (fakta / opini)
AUDITOR, Be aware of (hati hati)
Auditee yang agresif
Auditee yang pemalu / nervous
missing documents
missing people
Auditee menyiapkan sample (pilih sendiri)
Kasus special
Issue lokal dan budaya pelanggan
pemerasan emotional
Melakukan Audit

Auditor Meeting
Peninjauan checklist Audit
Daftar temuan audit beserta dengan kelengkapan bukti
bukti audit
Keputusan nonconformities atau opportunity for
improvement
Buat permintaan tindak ;lanjut perbaikan
Melakukan Audit
Finding statement / emuan Audit
Descripsi ketidaksesuaian ( P )
Area temuan ( L )
Bukti obyektif ( O )
Referensi atau persyaratan ( R )
Melakukan Audit
contoh finding statement/temuan audit

Saat Audit di bagian Purcashing di temukan bahwa Prosedur


tidak diterapkan sepenuhnya dimana tidak semua order
pembelian di informasikan secara lengkap. Misal : PO
1234ndan 1235 tidak menunjukkan harga dan tanggal
penyerahan serta ketersediaan MSDS saat pengiriman. Hal ini
tidak sesuai dengan Prosedur QP6, dimana semua order
pembelian harus lengkap.
Melakukan Audit
Temuan Audit

Kategory :
Non-conforminty/ketidaksesuaian
Opportunity for improvement/peluang untuk penyempurnaan
Melakukan Audit
Pemaparan temuan

Tim auditor memaparkan temuan audit kepada


manajemen pada saat closing Meeting
Closing meeting harus konstruktif dan di tujukan
untuk penyempurnaan sistem, terutama bagi auditor
dan auditee yang bekerja pada organisasi yang sama
dan pempunyai tujuan yang sama
Melakukan Audit
Rapat Penutupan
Informasi managemen tentang kesimpulan tim audit dan
rekomendasi yang di butuhkan
Daftar hadir sebagai bukti pelaksanaan
Konfirmasi ulang lingkup audit
Penjabaran ketidaksesuaian penjelasan dampaknya
Menjelaskan hal hal yang perlu di ketahui berhubungan denga
proses audit
Menjelasiakn kembali bahwa audit adalah berdasarkan samoling
Ucapan selamat dan terima kasih kepada auditee dan penekanan
pada aspek positif sistem jika memungkinkan
Pelaporan Audit
Pelaporan hasil audit (tanggung jawab ketua tim Audit)
Identifikasi proses proses yang di audit
Tujuan dan lingkup audit
Kriteria audit, termasuk daftar dokumen acuan
Identifikasi anggota tim audit
Waktu dan tempat audit
Area spesifik yang di audit
Ketidaksesuaian (permintaan Tindakan Perbaikan)
Kesepakatan rencana tindak lanjut
Rekomendasi untuk penyempurnaan/peingkatan
Daftar distribusi laporan audit
Pelaporan Audit

Audit dinyatakan lengkap jika :

Semua kegiatan di dalam rencana audit sudah dilaksanakan


termasuk distribusi laporan audit
Tindak lanjut Audit
Tindak lanjut dan penyelesaian audit
Auditee bertanggung jawab untuk menentukan sitiap tindaan
perbaikan yang diperlukan untuk menghilangkan ketidak sesuaian
Tindak lanjut berarti proses untuk menentukan apakah tindakan
perbaikan yang di isyaratkan telah diterapkan
Penyelesaian berarti tindakan terkait dengan verifikasi dan
keberterimaan tindakan perbaikan oleh auditor
Metode untuk menyelesaian dapat termasuk audit ulang untuk
area yang bermasalah, dimana bukti fisik harus dapat dibuktikan
atau meninjau dokumentasi yang telah direvisi
End