PERANCANGAN SISTEM

MANAJEMEN MUTU
BERDASARKAN ISO 9001: 2015 DI
PT SIEMENS INDONESIA DIVISI
ENERGY MAN AGEMENT (EM)

Muhammad Lutfi 14412023

OUTLINE PRESENTASI

Pendahuluan

Metodologi

Pengumpulan dan Pengolahan Data

Analisis

Simpulan dan Saran

PENDAHULUAN
 PENDAHULUAN

L ATA R B E L A K A N G

Pertumbuhan Bisnis Kompetisi yang

Kelistrikan Tinggi Halaman 2-3

Kredit Logo: Siemens.com

 PENDAHULUAN

L ATA R B E L A K A N G

Membantu menjamin
Pemenuhan Persyaratan
Pelanggan

Sebagai Pemenuhan Syarat

Tender dengan BUMN
seperti PLN (Persero)

Halaman 4-5

Credit Gambar: ISO.org

 PENDAHULUAN

L ATA R B E L A K A N G

ISO ISO
9001: 9001:
2008 2015

Halaman 6
 DATA PRODUK YANG TIDAK
SESUAI

Data Produk dengan Ketidaksesuaian Tahun 2010-2016

4000
3000
2000
Unit

1000
0
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Tahun
NXAIR SIMOPRIME SIMOSEC Komponen

Sumber: Data Internal Siemens Divisi EM

Halaman 5
 PENDAHULUAN

ANALISIS PEMANGKU KEPENTINGAN

PIHAK DESKRIPSI
Problem Owner Dirut PT Siemens Indonesia & Kepala
Divisi Energy Management
Problem User Seluruh pihak yang berada dalam
sistem manajemen mutu PT Siemens
Indonesia Divisi EM
Problem Customer Internal: Seluruh karyawan PT SI
Divisi EM
Eksternal: Pihak berkepentingan
seperti pelanggan, pemerintah, dan
pemasok.
Problem Analyst Mahasiswa S1 MRI ITB & Tim Kualitas

Halaman 7
 PENDAHULUAN

P E RU M U S A N M A S A L A H

1. Persyaratan ISO 9001: 2015 apa saja yang belum

terpenuhi oleh PT Siemens Indonesia Divisi EM?
2. Perancangan apa yang perlu dibuat terhadap sistem
manajemen mutu eksisting di PT Siemens Indonesia Divisi
EM agar memenuhi persyaratan ISO 9001: 2015?

Halaman 8
 PENDAHULUAN

T U J UA N

1. Merancang sistem manajemen mutu yang memenuhi

persyaratan ISO 9001:2015 di PT Siemens Indonesia
Divisi EM.
2. Mempersiapkan dokumen pendukung agar sistem
manajemen mutu di PT Siemens Indonesia Divisi EM
memenuhi persyaratan ISO 9001: 2015.

Halaman 8
 PENDAHULUAN

M A N FA AT

Memastikan
Persiapan
Persyaratan
Sertifikasi ISO
Pelanggan
9001: 2015
Terpenuhi

Halaman 8
 PENDAHULUAN

B ATA S A N M A S A L A H

PT Siemens Tidak Sampai

4 Level
Indonesia Tahap
Dokumentasi
Divisi EM Sertifikasi

Halaman 9
 ASUMSI PENELITIAN

1. Data yang akan digunakan berdasarkan data yang diberikan

dan tersedia di PT Siemens Indonesia Divisi EM yang
dianggap akurat.
2. PT Siemens Indonesia Divisi EM sudah memenuhi
persyaratan ISO 9001: 2008

Halaman 9
METODOLOGI
 METODOLOGI

Mulai TAHAP STUDI

PENDAHULUAN
1. Pengumpulan Data Awal

Studi Pendahuluan
Pengumpulan Data
Awal
2. Menentukan
Menentukan
Permasalahan,Tujuan
Permasalahan, Tujuan Penelitian, Batasan, dan
Penlitian, Batasan dan
Asumsi Penelitian. Prinsip Manajemen Asumsi Penelitian
Risiko & Pengetahuan
Organisasi 3. Studi Literatur
Studi Literatur
ISO 9001: 2015
Halaman 31-32

A
 A

Pengumpulan dan Pengolahan

Data ISO 9001: 2015, Proses
Bisnis, Sistem
Manajemen Kualitas PT
Evaluasi Keberjalanan ISO Siemens Indonesia Divisi

METODOLOGI 9001:2008 EM

(LANJUTAN) Analisis & Perancangan

Pemenuhan Persyaratan Tiap
Klausul ISO 9001: 2015

TAHAP PENGOLAHAN DATA, Analisis Klausul ISO 9001: 2015

Mengelola Data, Peracangan

yang tidak dipersyaratkan
ANALISIS, DAN PENGAMBILAN

Analisis, dan Pengambilan

Sisitem Manajemen Mutu,

Kesimpulan dan Saran

SIMPULAN DAN SARAN
Analisis Pemenuhan Informasi
1. Pengumpulan dan Pengolahan Data Terdokumentasi

2. Evaluasi Keberjalanan ISO 9001:

2008 Verifikasi & Validasi ke Pihak
Perusahaan
3. Analisis & Perancangan Pemenuhan
Persyaratan ISO 9001: 2015 Usulan Perancangan Belum Sesuai
Sesuai?
4. Verfikasi dan Validasi ke Pihak
Perusahaan Sesuai

5. Analisis Usulan Perancangan Analisis Usulan Perancangan

untuk Pemenuhan Persyaratan
6. Analisis Implementasi ISO 9001: 2015

7. Penarikan Simpulan dan Saran Analisis Implementasi Usulan

Halaman 33-36
Kesimpulan dan Saran

Selesai
PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA
 DESKRIPSI OBJEK PENELITIAN
Siemens Pulomas
Factory (Divisi EM)
Jalan Jendral Ahmad Yani Kav
67-68, Pulomas, Jakarta 13210,
Indonesia
Kredit Gambar: Siemens Indonesia
VISI
Memposisikan Siemens sebagai pemasok
terkemuka yang menawarkan produk,
solusi dan jasa berteknologi tinggi di
Indonesia
MISI
Menjadi perusahaan yang paling kompetitif
di divisi dengan cara mendorong kemajuan Halaman 37-42
teknologi.
 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

DESKRIPSI OBJEK PENELITIAN

Divisi Power Divisi Energy Divisi

Generation Management Healthcare

Kredit Logo: Siemens.com

 S T RU K T U R O R G A N I S A S I D I D I V I S I E M

Presiden Direktur PT
Siemens Indonesia

Kepala Divisi Energy

Management (EM)
Low & Medium
Voltage

Bagian Penjualan dan Bagian Produksi EM

Tim Kualitas PT SI
Pemasaran EM LMV LMV
Bagian Logistik &
Bagian Sumber Daya
Rantai Pasok

Bidang Manajemen Bidang Produksi EM Bidang Rekayasa

Bagian Teknologi Kualitas EM LMV LMV Teknik EM LMV
Bagian Komunikasi
Informasi (IT)

Halaman 45
Bagian Administrasi
Bisnis

Sumber: Siemens Indonesia

 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

P RO D U K P T S I E M E N S I N D O N E S I A D I V I S I E M

Halaman 50

Sumber: Siemens Indonesia

 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

S I S T E M M A N AG E M E N T YA N G B E R L A K U

Lingkup Penelitian Halaman 54

Sumber: Siemens Indonesia

 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

L E V E L D O K U M E N TA S I S I S T E M M A N A J E M E N M U T U

Panduan Mutu

Prosedur (DOP)

Instruksi Kerja (WI)

Formulir & Rekaman

Halaman 56
 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

PIHAK BERKEPENTINGAN

Pemasok/
Pelanggan Masyarakat Karyawan
Vendor

Pemerintah Investor Pemilik

Halaman 57
 TIM MUTU

Presiden Direktur

Bagian Kualitas
global
Bagian Kualitas
Regional

Divisi Energy Divisi Energy Power

Bagian Sumber Bagian Teknologi Management (PT Generation & Steam Divisi Healthcare
Daya Informasi (IT) Siemens Pulomas Turbine (PT Siemens (PT Siemens Batam)
Factory) Cilegon Factory)

Bagian Kualitas Bagian Kualitas Bagian Kualitas

Bagian Akuntansi
Bagian Komunikasi (Quality (Quality (Quality
dan Pengawasan
Management) Management) Management)

Halaman 59
Bagian Rantai Pasok

Sumber: Siemens Indonesia

PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

P RO S E S B I S N I S P E RU S A H A A N

Proses
Proses Inti
Manajemen

Proses Evaluasi
Proses
& Perbaikan
Pendukung
Berkelanjutan

Halaman 67-69
 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

P RO S E S M A N A J E M E N

Menilai Risiko, Menentukan

Menentukan
Dampak, dan Tanggung jawab dan
Komitmen
Ketercapaian Sistem Wewenang Plan
Manajemen
Manajemen Mutu Manajemen
Act Do

Check
Melakukan
Perancanaan Sistem Melakukan Tinjauan
Manajemen Mutu Manajemen
dan Perubahannya

Halaman 69-72
 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

P RO S E S I N T I

Plan

Permintaan Produksi Pengiriman Act Do

Pelanggan Barang Barang Check

Halaman 72-78
 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

P RO S E S P E N D U K U N G

Manajemen Manajemen
Manajemen
Akuntansi dan Komunikasi
Sumber Daya Plan
Pengawasan Perusahaan
Act Do

Manajemen Check

Manajemen Manajemen
Teknologi
Rantai Pasok Bangunan
Informasi

Halaman 78-80
 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

P RO S E S E VA L U A S I & P E R B A I K A N B E R K E L A N J U TA N

Pengawasan dan Mengontrol Pengukuran

Pengukuran Keluaran yang Kepuasan Plan
Produksi Tidak Sesuai Pelanggan
Act Do

Check
Menanggapi
Keluhan Audit Internal
Pelanggan

Halaman 80-86
 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

P RO S B I S & P E M E N U H A N P E R S YA R ATA N I S O 9 0 0 1 : 2 0 1 5

Klausul ISO 9001:2015 Prosbis Terkait

Memahami organisasi dan
4.1 Menilai Risiko, Dampak, dan Ketercapaian sistem manajemen mutu
konteksnya
Memahami kebutuhan dan
4.2 harapan dari pihak-pihak Menilai Risiko, Dampak, dan Ketercapaian sistem manajemen mutu
yang berkepentingan

Menentukan Lingkup dari Melakukan Perencanaan sistem manajemen mutu termasuk

4.3
sistem manajemen mutu Manajemen Perubahannya

Halaman 86-92 Lampiran F

 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

P RO S B I S & P E M E N U H A N P E R S YA R ATA N I S O 9 0 0 1 : 2 0 1 5

Prosbis PT Siemens Indonesia Divisi

Proses Manajemen Pengetahuan
EM
Secara umum, sebagian besar Belum dilakukan secara sistematis
persyaratan ISO 9001: 2015 Perlu dilakukan penambahan proses
terpenuhi

Halaman 93
P RO S B I S & P E M E N U H A N P E R S YA R ATA N I S O 9 0 0 1 : 2 0 1 5

USULAN PENAMBAHAN
PROSES BISNIS

Proses Manajemen
Pengetahuan

Belum dilakukan secara

sistematis
Perlu dilakukan penambahan
proses
Perlu dilakukan penambahan
proses bisnis untuk
memenuhi klausul 7.1.6

Halaman 93
 KEBERJALANAN ISO 9001: 2008

Sistem Manajemen Mutu eksisting berjalan dengan adanya:

1. Audit internal
2. Tinjauan manajemen
3. Tersedianya dokumentasi pendukung sistem manajemen
mutu
4. Sertifikasi ISO 9001: 2008
 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

D O K U M E N & P E M E N U H A N P E R S YA R ATA N I S O 9 0 0 1 : 2 0 1 5

No Klausul ISO 9001:2015 Status

2 4.1 Memahami organisasi dan konteksnya Belum terpenuhi

Memahami kebutuhan dan harapan dari

3 4.2 Belum terpenuhi
pihak-pihak yang berkepentingan

Menentukan Lingkup dari sistem

4 4.3 Terpenuhi
manajemen mutu
Tindakan Untuk Mengenali Risiko dan
17 6.1 Dilakukan perbaikan
Peluang
33 7.1.6 Pengetahuan Organisasi Belum terpenuhi
Halaman 94-
156

Lampiran G
 PENGUMPULAN DAN
PENGOLAHAN DATA

D O K U M E N & P E M E N U H A N P E R S YA R ATA N I S O 9 0 0 1 : 2 0 1 5

Klausul 4.1 Klausul 4.2 Klausul 6.1 Klausul 7.1.6

Perancangan Perancangan Perancangan Perancangan

Formulir Formulir Dokumen Dokumen
Prosedur dan dan Formulir
Formulir

Halaman 156-
159
 USULAN PERANCANGAN

Proses Manajemen

Penilaian Risiko,
Dampak, dan
Kesesuaian
Perencanaan SMK

Komitmen
Manajemen
Tanggung
jawab dan
Kewenangan
Perencanaan
SMK dan
perubahannya
Tinjauan
Manajemen
Klausul Usulan Perancangan Lampiran
Dokumen
Manajemen

Proses Pendukung

SDM Teknologi

4.1 1 Formulir B
Informasi
Rekruitasi & Pengetahuan Akuntansi & Komunikasi
Pelatihan Organisasi Pengawasan Perusahaan Manajemen Bangunan Pengelolaan
Infrastruktur & Dokumen dan
Manajemen Manajemen Lingkungan Rekaman
Establish Pengawasan dan Kerja Perencanaan
Manjemen dan
Provision of Pengukuran

4.2 1 Formulir C
Rantai Pasok Manajemen IT
Resource Sumber Daya
Manajemen Sumber Daya

6.1 1 Prosedur, 5 Formulir D

Pesanan/ Pengiriman dan Penagihan Tahap Akhir
Konfirmasi Perintah
Tender Periode Garansi
Pesanan Pembelian Pengiriman dan Penagihan Tahap Awal
Pelanggan

Perintah
Proposal

7.1.6 1 Prosedur, 4 Formulir E

Pesanan
Penjualan dan Pemasaran

Rekayasa &
Produksi
Departemen Teknik

Klausul Usulan Perancangan Lampiran

Manajemen Pengiriman
Aktivitas barang

Logistik

Proses Bisnis
Perencanaan & Pengetesan &
Pengawasan Instalasi Alih
Produksi kepemilikan
Manajemen Proyek

7.1.6 Manajemen Pengetahuan A

Verifikasi

Administrasi Bisnis

Organisasi
Pengiriman
Perintah
Barang & Pembayaran Proses Operasi
Pembelian
Penagihan
Vendor

Halaman 159
USULAN PERANC ANGAN 4.1

Lampiran B
USULAN PERANC ANGAN 4.1
USULAN PERANC ANGAN 4.2

Lampiran C
USULAN PERANC ANGAN 6.1

Lampiran D
USULAN PERANC ANGAN 7.1.6

Lampiran E
 VALIDASI & VERIFIKASI

Dilakukan dengan Pihak PT Siemens Indonesia Divisi EM

Tim mutu Ibu Dwi karyawan dengan sertifikasi auditor,
sertifikasi pelatihan ISO 9001: 2015, penyelia dan
penanggung jawab keberjalanan sistem manajemen mutu
perusahaan (kepala tim mutu di PT Siemens Indonesia
Divisi EM).
ANALISIS
 ANALISIS PEMENUHAN

2 perubahan yang 28 klausul yang

tidak mewajibkan
dipersyaratakan informasi
lagi terdokumentasi

Informasi
Non-Syarat
Terdokumentasi
Struktur 28 klausul
Dokumentasi
Perwakilan Halaman 161-
manajemen 175
 KLAUSUL 4.1

Saat dilakukan rapat manajemen sudah dilakukan

analisis lingkungan, namun belum ada dokumen Belum ada
yang memandu pelaksanaan agar memenuhi dokumen
persyaratan ISO 9001: 2015
Dilakukan perancangan dokumen formulir isu Syarat: isu
internal dan
internal dan eksternal beserta contoh pengisian eksternal
isu untuk memandu tim manajemen melakukan
identifikasi isu
Syarat:
ISO tidak menentukan pemenuhan dokumentasi diperbarui
di level dokumen tertentu
Formulir dipilih agar memudahkan pembaharuan 1 Formulir
dokumen terkait identifikasi isu yang disyaratkan
oleh ISO 9001: 2015
 KLAUSUL 4.2

Pihak berkepentingan merupakan definisi yang diperluas di

ISO 9001: 2015 karena mencakup seluruh pihak yang Pihak
Berkepentingan
memiliki kepentingan terhadap organisasi
Saat ini belum ada dokumen yang memastikan pelaksanaan
identifikasi kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan Belum ada
dokumen
dilakukan sesuai persyaratan Klausul 4.2 dari standar ISO
9001: 2015.
Persyaratan:
ISO tidak menentukan pemenuhan dokumentasi di level Ditinjau berkala
dokumen tertentu
Formulir dipilih agar memudahkan peninjauan dan
pengelolaan informasi terkait identifikasi isu yang 1 Formulir

disyaratkan oleh ISO 9001: 2015

 KLAUSUL 6.1

Belum ada
Prosedur dan Rancangan
Formulir
Prosedur Manajemen Risiko
Risiko dalam Formulir Identifikasi Risiko
Proses
Formulir Analisis Risiko
Formulir Penilaian Risiko
1 Prosedur Formulir Perlakuan terhadap
Risiko
Formulir Pengawasan risiko
5 Formulir
 KLAUSUL 7.1.6

Proses
Belum Rancangan
Sistematis

Prosedur Manajemen
Syarat ISO Pengetahuan
9001: 2015
Formulir identifikasi aset
pengetahuan,
1 Prosedur Formulir formalisasi pengetahuan,
Formulir transfer pengetahuan
Formulir pemeliharaan
4 Formulir pengetahuan.
 ANALISIS IMPLEMENTASI

Dilakukan
Tidak Ada Perubahan Ada Perubahan
Perancangan
Struktur Proses
Dokumen
Biaya Kecil Penambahan Tanggung Kebutuhan sumber
Perubahan yang tidak jawab bagi Bagian daya rendah
drastis mengurangi Sumber Daya, maka ada Dapat menggunakan
risiko penolakan saat penyesuaian. usulan perancangan
implementasi Waktu untuk adaptasi sebagai benchmark
Sosialisasi Pengawasan
Dukungan Manajemen implementasi dokumen
baru
Sosialisasi terhadap
sistem manajemen baru
SIMPULAN DAN SARAN
 SIMPULAN

4 Klausul 14
Belum Perancangan
Terpenuhi Dokumen
 SARAN

Audit Internal
Perancangan Arsip
Kuarter IV Dokumentasi Tersentralisasi
2017

Sistem
Dukungan Timeline
Manajemen
Manajemen Sertifikasi
Terintegrasi
SEKIAN & TERIMA KASIH

Mohon Maaf atas Salah Kata dari Saya

SESI TANYA JAWAB
 LAMPIRAN: SIMPULAN

Persyaratan ISO 9001: 2015 Perancangan terhadap sistem manajemen mutu yang harus dilakukan agar
yang belum terpenuhi: memenuhi persyaratan ISO 9001: 2015 adalah:

1. Klausul 4.1 1. Perancangan penyesuaian identifikasi risiko 12. Perancangan dokumen formulir
dokumen proses bisnis formalisasi pengetahuan
7. Perancangan dokumen formulir
2. Klausul 4.2 2. Perancangan dokumen analisis risiko 13. Perancangan dokumen formulir
prosedur manajemen risiko transfer pengetahuan
8. Perancangan dokumen formulir
3. Klausul 6.1 3. Perancangan dokumen penilaian prioritas risiko 14. Perancangan dokumen formulir
prosedur manajemen pemeliharaan pengetahuan
pengetahuan organisasi 9. Perancangan dokumen formulir
4. Klausul 7.1.6 perlakuan terhadap risiko
4. Perancangan dokumen formulir
identifikasi isu internal dan 10. Perancangan dokumen formulir
eksternal pengawasan dan peninjauan
risiko
5. Perancangan dokumen formulir
pihak-pihak berkepentingan 11. Perancangan dokumen formulir
identifikasi aset pengetahuan
6. Perancangan dokumen formulir