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BASES DE DATOS Microsoft Access LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA Y Msc Luis Fernando Jiménez Muñoz

BASES DE DATOS Microsoft Access

BASES DE DATOS Microsoft Access LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA Y Msc Luis Fernando Jiménez Muñoz
LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA Y
LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA
ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
Y

Msc Luis Fernando Jiménez Muñoz

CONCEPTO DE BASE DE DATOS • Es una Plataforma que nos permite almacenar información de distinta

CONCEPTO DE BASE DE DATOS

Es una Plataforma que nos permite almacenar información de distinta índole en una forma ordenada.

Es el almacenamiento de una gran cantidad de información que deberá

estar

debidamente

organizada.

Microsoft Access
Microsoft Access

Es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de

clientes o el mantenimiento de una colección

de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están

instaladas partes de la misma, puede que deba

hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

¿Qué es Ms. Access?
¿Qué es Ms. Access?

Es un programa que gestiona bases de datos.

Nos permite:

  • Crear bases de datos

  • Modificar, introducir y extraer datos de ellas

De la forma que más nos convenga para

controlar y administrar la información

¿Para que sirve Ms. Access?

A través de este programa se puede

ordenar la información de diferentes formas según la que lesea mas conveniente al usuario. Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la manipulación y modificación de la información que contenga la base de datos.

¿Para que sirve Ms. Access? A través de este programa se puede ordenar la información de
Tablas: Registros
Tablas: Registros

Una tabla es un objeto de base de datos que

se usa para almacenar datos acerca de un

asunto en particular, como los empleados o productos. Una tabla está compuesta por

registros y campos. Cada registro contiene

datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro se denomina normalmente fila o

instancia.

Tablas: Campos
Tablas: Campos

Cada campo contiene datos acerca de

un aspecto

asunto de

del

tabla,

la

como

nombre

el

o

dirección

la

de

correo electrónico.

Un campo se denomina normalmente columna o atributo.

Los datos se almacenan en tablas con diferentes registros y campos

CREACION DE UNA TABLA
CREACION DE UNA TABLA

Para crear una tabla, puede crear una base de

datos nueva, insertar una tabla en una base de

datos existente o importar o establecer un

vínculo a una tabla de otro origen de datos,

como un libro de Microsoft Office Excel, un

documento de Microsoft Office Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos.

CREAR UNA TABLA
CREAR UNA TABLA

Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se

inserta automáticamente una nueva tabla vacía.

Posteriormente puede introducir datos en la tabla

para empezar a definir los campos. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Base de datos en blanco.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta. Haga clic en Crear.

El Campo
El Campo

Para crear la tabla de una base de datos hay que diseñarla

Eso significa, definir unos CAMPOS

ser Windows. Tipos de campos NUMÉRICO cualquier Admite carácter numérico susceptible de monetario que se tenga
ser
Windows.
Tipos de campos
NUMÉRICO
cualquier
Admite
carácter
numérico
susceptible de
monetario que se tenga configurado en
utilizado
en
cálculos
Admite distintos formatos de fecha y hora.
TIPO DE CAMPO
DEFINICIÓN
FECHA/HORA
matemáticos.
ingreso
Admite cualquier carácter alfabético, número
o signo de puntuación. Máximo 255
caracteres.
MEMO
Admite cualquier carácter textual hasta un
máximo de 6400 caracteres. Se suele utilizar
para escribir comentarios u observaciones.
MODEDA
Para
el
TEXTO
de
valores
monetarios.
Utilizar el separador
de miles
y
el
signo
añade un número de o crear una lista de Es éste SI/NO un campo OBJETO OLE
añade un número
de
o crear
una
lista de
Es
éste
SI/NO
un campo
OBJETO OLE
otra tabla
DEFINICIÓN
Tipos de campos
valores en el momento.
registro ingresado.
AUTONUMÉRICO
propio del programa,
único para cada nuevo
Es un tipo de campo que va a contener un
Es un campo que sólo acepta uno de estos
dos valores.
ruta
objeto ,
que puede
una imagen,
ser
un
gráfico, una hoja de cálculo, etc.
HIPERVINCULO
Contiene
una
TIPO DE CAMPO
dirección
o
URL
de
internet.
ASISTENTE PARA
Se crea un campo que permite seleccionar
BUSQUEDA
un valor
permite Qué es una Consulta? aquella extraer • Es que
permite
Qué es una Consulta?
aquella
extraer
• Es
que

información, a la cual hay como modificarla, para después guardar la,

creando una tabla y realizando un

formularios.

Esta nos permite visualizar los registros que cumplen una determinada condición.

Además se visualiza los distintos campos de los registros que cumplen la condición,

colocados a voluntad

Cómo hacer una Consulta?

Ms. Access ofrece dos maneras principales de crear consultas de selección: el Diseñador de

consultas y el Asistente para consultas.

Independientemente de la herramienta que use,

debe seguir algunos pasos comunes al crear una

consulta de selección:

Cómo hacer una Consulta? • Ms. Access ofrece dos maneras principales de crear consultas de selección:

Cómo hacer una Consulta?

1. Comience por seleccionar un origen de registros

para la consulta. Un origen de registros puede ser una o más tablas, una o más consultas, o una combinación de ambas. La imagen muestra una

tabla abierta en el Diseñador de consultas.

2. En el origen de registros, seleccione los campos que desee ver en la consulta. La imagen muestra campos en el Diseñador de consultas, pero hay que hacer lo mismo en el Asistente para consultas y usará ambas herramientas en la sesión práctica.

Cómo hacer una Consulta? 1. Comience por seleccionar un origen de registros para la consulta. Un

Cómo hacer una Consulta?

  • 3. Agregue criterios de ordenación, filtrado u otros criterios de selección a las consultas. Por ejemplo, si usa los criterios que se muestran en la imagen, la consulta solo devolverá datos para activos comprados a partir de mayo de 2010. También puede usar criterios que hagan que una consulta le solicite la entrada de datos antes de ejecutarse, lo cual se trata más adelante en este curso.

  • 4. Después de haber agregado campos y criterios de selección, ejecute la consulta para ver si le proporciona los resultados correctos.

Cómo hacer una Consulta? 3. Agregue criterios de ordenación, filtrado u otros criterios de selección a
Los registros
Los registros

Definidos los campos, se rellenan los datos, es decir, se cubren LOS REGISTROS. NO se te olvide guardar los datos.

Los registros • Definidos los campos, se rellenan los datos, es decir, se cubren LOS REGISTROS.
La clave principal
La clave principal

Es un campo que se toma como

referencia y

se

podrá

utilizar

para

relacionar distintas tablas

La condición: No es un registro que se repita

La clave principal II
La clave principal II

Para indicar que un campo es clave se selecciona la opción Crear una tabla en vista Diseño

Se selecciona el campo que queremos sea principal

Se hace clic sobre la herramienta Clave principal

La clave principal II • Para indicar que un campo es clave se selecciona la opción
Cómo modificar una tabla
Cómo modificar una tabla

Se selecciona

Y se elige la opción Crear una tabla en vista diseño

O seleccionada la tabla se pulsa este botón

Cómo modificar una tabla • Se selecciona • Y se elige la opción Crear una tabla
Haz los siguientes cambios en tu tabla

Haz los siguientes cambios en

tu tabla

Haz los siguientes cambios en tu tabla
Introducción de los objetos OLE • Situándote en uno de los registros del campo “ Fotografía

Introducción de los objetos OLE

Situándote en uno de los registros del campo Fotografíaselecciona en la barra

de menús

la

opción

Insertar/

Objeto/

Seleccionar desde archivo. Elige la opción

Examinar...

Y busca en Mis documentos una Imagen.

Consultas
Consultas

Una

consulta

selecciona

 

solo

aquellos

datos

contenidos

en

la

base

de

datos

que

interesan

 

Es

un

nuevo

OBJETO,

y

se

pueden

crear

utilizando

la

vista

Consultas • Una consulta selecciona solo aquellos datos contenidos en la base de datos que interesan

Diseño o el Asistente

Primera Consulta
Primera Consulta

Abre la base de datos aula. Abre la Tabla 1 y obsérvala.

Ciérrala, y en los Objetos Access elige Consultas.

Crear una consulta en vista Diseño.

Agrega Tabla 1 en la consulta y cierra la ventana Mostrar Tabla.

Primera Consulta
Primera Consulta

Ahora se rellenan los datos que se quiere que aparezcan en la consulta, lo

único

que

hay

que

hacer

es

seleccionarlos y arrastrarlos.

Elige Fecha de nacimiento y Apellidos

Consultas con criterios
Consultas con criterios

Para que sólo aparezcan aquellos

datos

con

determinados.

unos

requisitos

Se utilizan operadores lógicos.

Consultas con criterios
Consultas con criterios
Consultas con criterios
Ejercicio de consulta con criterios • Ahora elegimos los alumnos que hayan nacido entre el 1

Ejercicio de consulta con criterios

Ahora elegimos los alumnos que hayan nacido entre el 1 de enero y el 1 de julio de 1993.

En la celda Criterios escribe: Entre #01/01/93# Y #01/07/93#

Cierra la ventana y guarda la consulta con el nombre de Fechas.

Comprueba el resultado.

Formularios
Formularios

Ofrecen una forma más fácil de introducir datos.

Los datos de un registro aparecen en una ventana.

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los

registros de una tabla o consulta

Formularios
Formularios

Consiste en crear automáticamente un

nuevo formulario que contiene todos los

datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación

Diseño del Formulario: abre un formulario en blanco en la Vista de Diseño y tenemos

que ir incorporando los distintos objetos

que queremos que aparezcan en él

Formularios
Formularios

Nos permite cinco acciones:

  • - Visualizar registro tras registro una tabla de una base de datos.

  • - Visualizar uno por uno los registros filtrados de una base de datos.

  • - Modificar los registros que ya tenemos en una base de datos.

  • - Introducir registros en una base de datos.

  • - Imprimir registros.

Formulario
Formulario

Selecciona Formulario y haz clic en

Crear

un

asistente. Añade

a

Formulario

utilizando

el

campos

seleccionados

Apellido y Foto. Siguiente. Título del formulario: Fotos . Finalizar.

Pasos para crear un Formulario 1. Para crear un formulario debes hacer clic en Crear, este

Pasos para crear un Formulario

1. Para crear un formulario debes hacer clic en Crear, este botón esta en la barra de opciones.

  • 2. Luego debes hacer clic en Mas formularios y luego en Asistente para formularios.

  • 3. En la pantalla aparecerá una nueva ventana, en esta ventana podrás escoger los campos que deseas incluir en el formulario. Los campos pueden ser de mas de una consulta ó tabla.

  • 4. Has clic en Siguiente.

Pasos para crear un Formulario 5. Luego podrás elegir la distribución ó el orden que desea

Pasos para crear un Formulario

  • 5. Luego podrás elegir la distribución ó el orden que desea aplicar al formulario.

  • 6. Has clic en Siguiente

  • 7. Luego podrás elegir el estilo que deseas aplicarle a tu formulario.

  • 8. Has clic en Siguiente

  • 9. Luego podrás cambiarle el titulo y después hacer clic en Finalizar.

10. El formulario ya esta creado ahora lo puedes

guardar y ponerle un nombre.

Informes
Informes

Sirven para presentar los datos de una base de datos de forma impresa

La forma más cómoda de realizar un informe es utilizando el Asistente

Selecciona Informe, haz clic en Crear un formulario utilizando el Asistente.

Añade a Campos seleccionados Clave, Apellidos y Nombre. Pulsa finalizar y guarda el trabajo.

Qué es un Informe?
Qué es un Informe?

Un informe es un conjunto de informaciones

organizadas y formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y

presentar los datos bajo el formato de facturas,

etiquetas, postales, listines telefónicos. Existe la

posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al

uso de diversos elementos gráficos, de texto, de

imágenes. Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo

profesional.

Resultado de los ejercicios
Resultado de los ejercicios
Resultado de los ejercicios