Anda di halaman 1dari 31

YAYASAN HAJI SABIH GOENADJAYA DIKOESOEMAH

PETUNJUK
9 PELAKSANAAN & TEKNIS
PENGAWASAN

DISAMPAIKAN PADA
PENDIDIKAN DAN LATIHAN
YAYASAN HAJI SABIH GOENADJAYA DIKOESOEMAH
DESEMBER 2011
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
POKOK BAHASAN
KONSEPSI DASAR KEPENGAWASAN

ORGAN KEPENGAWASAN
Sesuai dalam Anggaran Dasar Bab -
III pasal 6 serta dalam Anggaran
Rumah Tangga Bab - VI pasal 17,
Organ Yayasan Haji Sabih
Goenadjaya Dikoesoemah terdiri dari :
Pembina, Pengurus dan Pengawas.
KONSEPSI DASAR KEPENGAWASAN

1. Pengawasan merupakan salah satu


fungsi manajemen dalam pencapaian
tujuan organ yayasan, yaitu
mengendalikan agar seluruh pelaksanaan
tugas berjalan sesuai dengan Visi dan
Misi Yayasan, AD/ART Yayasan, tidak
menyimpang dari peraturan perundang-
undangan, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
KONSEPSI DASAR KEPENGAWASAN

2.Pengawasan pada dasarnya diarahkan


sepenuhnya untuk menghindari adanya
kemungkinan Penyelewengan atau
Penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai
Yayasan
3.Pengawasan membantu penyelenggara organ
yayasan pengurus pelaksana tugas kegiatan
dalam melaksanakan kebijakan yang telah
ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah
direncanakan secara efektif, efisien dan
akuntabel.
KONSEPSI DASAR KEPENGAWASAN

Pengawasan merupakan sistem


yang tepat yang dapat mendeteksi
lebih awal penyimpangan yang akan
terjadi.
JENIS KEPENGAWASAN
Jenis Kepengawasan di Lingkungan YHSGD :
1. Pengawasan Melekat = PPTK (Ketum-Ketua2)
2. Pengawasan Fungsional = Dewan Pengawas
3. Pengawasan Khusus = Pembina
SIFAT
Pengawasan Melekat : Atasan - Bawahan
Pengawasan Fungsional di Dewan
Kepengawasan YHSGD bersifat Terpusatkan
sebagai Pemeriksa, Pendamping kegiatan
Pengurus Pelaksana Tugas Kegiatan YHSGD
secara menyeluruh di setiap tingkatan
kepengurusan pelaksana YHSGD serta
bertanggung jawab penuh kepada PEMBINA
Yayasan Haji Sabih Goenadjaya dikoesoemah.
Pengawas Khusus bersifat Khusus oleh
Pembina.
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
TUJUAN DAN RUANG
LINGKUP
TUJUAN RUANG LINGKUP
Dewan Kepengawasan ini 1. Penerimaan informasi dan
bertujuan untuk menjadikan investigasi;
Pengurus Pelaksana Tugas 2. Penyiapan tim tindak lanjut;
Kegiatan YHSGD di setiap 3. Pelaksanaan klarifikasi, uji
Tingkatan Kepengurusan baik di silang, analisis, dan atau
tingkat Nasional (DPN), pemeriksaan;
Provinsi, Kabupaten/Kota,
Kecamatan, Desa/Kelurahan 4. Pelaksanaan tindak turun
benar benar melaksanakan tangan;
Tugasnya secara jujur dan 5. Pelaksanaan pemantauan
bertanggung jawab serta tidak dan tindak lanjut
menyimpang dari Visi Misi penanganan masalah.
Yayasan HSGD.
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
VISI MISI YHSGD

VISI
Yayasan Haji Sabih Goenadjaya Dikoesoemah memiliki
VISI yaitu ikut mencerdaskan generasi muda sebagai
penerus perjuangan Bangsa dan ikut mensejahterakan
umat agar tidak lagi dalam kefakiran Ilmu
MISI
Yayasan Haji Sabih Goenadjaya Dikoesoemah memiliki
MISI yaitu menjadikan anggotanya dan seluruh lapisan
masyarakat agar kembali pada fitrahnya sebagai pemimpin
bagi dirinya, bagi keluarganya, dan lingkunganya. Bisa
memberikan manfaat bagi orang lain menuju kehidupan
yang lebih baik dengan pembinaan berkesinambungan.
YAYASAN
HAJI SABIH STRUKTUR ORGANISASI
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH PENGAWAS PUSAT (FUNGSIONAL)

KETUA DEWAN
PENGAWAS

WAKIL KETUA
DEWAN PENGAWAS

KABID KABID KABID


KABAG
PENGAWAS PENGAWAS PENGAWAS
KESEKRETARIATAN
PENKESRA KEMITRAAN KHUSUS

SUB BAGIAN
SUB BAGIAN
UMUM DAN
KEUANGAN
PERSONALIA
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
STRUKTUR ORGANISASI
DIKOESOEMAH PENGAWAS WILAYAH
KOORDINATOR
PENGAWAS
WILAYAH

KASIE KASIE KASIE


KASIE PENGAWAS BID.
PENGAWAS BID. PENGAWAS BID.
KESEKRETARIATAN KHUSUS
PENKESRA KEMITRAAN

STAF STAF
STAF
(KONTRAK) (KONTRAK)
(KONTRAK)
STAF STAF
Struktur Kepengawasan Melekat

KETUA
PPTK PUSAT

KETUA
PPTK WILAYAH

PPTK
KAB/KOTA

PPTK
KECAMATAN

PPTK
DESA/KELURAHAN
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
ISTILAH DAN DEFINISI
Pengawasan adalah upaya YHSGD untuk
melakukan penilaian terhadap kegiatan
yayasan, dengan tujuan menjamin agar kegiatan
tersebut dilaksanakan sesuai dengan rencana.
Pengelolaan Pengawasan adalah pengaturan
tata hubungan kerja antara Pengawas dan
seluruh unit kerja lainnya di lingkup YHSGD
dalam menangani pengaduan dan masalah,
untuk terlaksananya kegiatan sesuai dengan
tujuan, sasaran, kebijakan, dan prinsip-prinsip
yang ditetapkan.
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
ISTILAH DAN
MASALAH
DEFINISI
Masalah yang terjadi karena adanya kesenjangan
antara rencana kegiatan yang seharusnya dilakukan
oleh YHSGD atau KB-YHSGD atau Badan Usaha dan
kenyataan pelaksanaannya, atau hal lain yang dapat
merugikan atau menghambat kelancaran
pelaksanaan kegiatan YHSGD atau KB-YHSGD atau
Badan Usaha.

MASALAH MASALAH
IMPLEMENTASI MANAJERIAL
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
ISTILAH DAN DEFINISI
MASALAH 1. Pengelolaan bantuan/fasilitasi oleh PPTK atau
IMPLEMENTASI KB-YHSGD atau Badan Usaha tidak transparan.
2. Proses pengadaan bahan bantuan tidak
mengikuti petunjuk pengadaan yang berlaku.
Masalah yang 3. Terjadi pengubahan volume kegiatan atau
muncul akibat bantuan/fasilitasi oleh PPTK atau KB-YHSGD
atau Badan Usaha tanpa ada musyawarah
adanya terlebih dahulu.
pelanggaran 4. Terjadi pemotongan bantuan/fasilitasi oleh PPTK
prinsip dan atau KB-YHSGD atau Badan Usaha pada saat
penyaluran bantuan.
prosedur, 5. PPTK atau KB-YHSGD atau Badan Usaha
penyimpangan/p menggunakan bantuan/fasilitasi untuk
kepentingan pribadi.
enyalahgunaan
6. PPTK atau KB-YHSGD atau Badan Usaha
bantuan, dan memberikan bantuan/fasilitasi kepada pihak yang
intervensi tidak berhak.
(negatif). 7. PPTK memaksa KB-YHSGD atau Badan Usaha
untuk meloloskan kegiatan tertentu sebagai
usulan KB-YHSGD atau Badan Usaha.
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
ISTILAH DAN DEFINISI

Ketidakpahaman PPTK
menjalankan prinsip,
MASALAH MANAJERIAL mekanisme, dan prosedur
Masalah yang terkait
program kemitraan.
dengan tidak optimalnya
pelaksanaan kegiatan
Administrasi program tidak
PPTK yang disebabkan lengkap/tidak tertib/belum
oleh kekurangmampuan
manajemen. memadai.
Kinerja PPTK dalam program
kemitraan rendah.
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
ISTILAH DAN DEFINISI
Indikasi masalah adalah petunjuk atau informasi yang
menunjukkan adanya persoalan yang dihadapi dalam -
atau yang akan mengganggu kinerja kegiatan PTK,
yang diperoleh dari hasil pemantauan dan evaluasi,
temuan dalam proses pemeriksaan, dan atau dari
sumber-sumber lain yang layak dipercaya.
Pemeriksaan adalah tindakan mengamati, menyelidiki
atau mempelajari secara cermat dan sistematis obyek
yang diperiksa, menilai dan menguji kebenaran fakta
dan temuan, dan membuat berita acara pemeriksaan,
dalam rangka menangani masalah implementasi.
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
ISTILAH DAN DEFINISI
Investigasi adalah upaya melihat
suatu keadaan atau peristiwa secara
lebih mendalam, yang meliputi
pengumpulan bukti-bukti dan
dokumentasi yang terkait dengan
indikasi masalah manajerial (laporan,
data, dan sebagainya).
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
ISTILAH DAN DEFINISI
Klarifikasi adalah upaya untuk
mendapatkan kebenaran atas sebuah
informasi atau berita.
Uji silang adalah upaya mencari
informasi dari pihak lain (berlawanan)
untuk memastikan kebenaran berita.
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
ISTILAH DAN DEFINISI
Pembahasan permasalahan dan mencari alternatif solusi
bersama seluruh tim PTK subyek; hasilnya: rencana aksi
dengan langkahlangkah yang harus ditindaklanjuti secara
partisipatif.

Membentuk tim khusus penanganan masalah secara khusus


(ad hoc) di tingkat tim PTK subyek,; tugasnya: pro-aktif
TINDAK TURUN TANGAN
mendorong penanganan dan penyelesaian masalah.
Tindakan ad hoc, tanggap
darurat, untuk menangani
Uji silang dan investigasi lanjutan, yang ditindaklanjuti
permasalahan manajerial
dengan penjelasan kembali kepada tim PTK subyek.
berdasarkan rekomendasi
pilihan alternatif
penanganan masalah
hasil proses uji silang dan
analisis. Memberikan teguran dan atau sanksi kepada oknum PTK
yang dinilai bersalah.

Menjelaskan kembali tentang prosedur yang seharusnya


dilakukan dan memfasilitasi ulang proses yang tidak
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
ISTILAH DAN DEFINISI
Pemantauan Perkembangan Penyelesaian
Masalah adalah upaya untuk mengetahui
perkembangan penyelesaian masalah manajerial
serta memastikan bahwa tindak turun tangan yang
dilakukan berjalan sebagaimana mestinya.
Pemantauan dapat dilakukan melalui kunjungan
lapangan, pertemuan dengan tim PTK, rapat
koordinasi, surat, email, sms, telpon, laporan
berkala, atau laporan khusus.
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
HUBUNGAN ANTAR-ISTILAH
DAN DEFINISI
PENGADUAN

TEMUAN DALAM PEMANTAUAN


PENDAMPINGAN DAN EVALUASI

INDIKASI
MASALAH
PEMERIKSAAN

INVESTIGASI

SANKSI

KLARIFIKASI UJI SILANG

WILAYAH KELOLA
MASALAH IMPLEMENTASI PEMANTAUAN
(AREA WAS FUNGSIONAL)
TINDAK TURUN PENYELESAIAN
TANGAN MASALAH

WILAYAH KELOLA
MASALAH MANAJERIAL
AREA PPTK)
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA BAGAN ALIR PELAPORAN DAN
DIKOESOEMAH
DISTRIBUSI INFORMASI
PPTK PENGAWAS PUSAT

PPTK PENGAWAS

SOLUSI-SANKSI
TEMUAN MASALAH
PROVINSI
PENGAWAS

PPTK PENGAWAS KAB.


/KOTA

PPTK KECAMATAN

PPTK DESA

MITRA-YHSGD
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA BAGAN ALIR PENGELOLAAN
DIKOESOEMAH
MASALAH DALAM PENGAWASAN
INDIKASI MASALAH

PTK DI ATAS PTK SUBYEK PTK DI ATAS PTK SUBYEK


MASALAH IMPLEMENTASI MASALAH MANAJERIAL

KLARIFIKASI/
PEMBINA INVESTIGASI/
MELALUI UJI SILANG/
PENGAWAS ANALISIS

BENAR TIDAK

SANKSI
ESKALASI KE JENJANG PTK DI
TINDAK TURUN ATASNYA
TANGAN

SELESAI TIDAK SELESAI

LAPORAN PENYELESAIAN
MASALAH
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
URAIAN KEGIATAN
No. URAIAN KEGIATAN PENANGGUNG DOKUMEN TERKAIT
JAWAB
5.1. Penerimaan Informasi dan Investigasi
5.1.1. Penerimaan informasi masalah yang PPTK Formulir pengaduan
dilanjutkan dengan melakukan (Lampiran 1) atau lainnya.
investigasi.
5.1.2. Membuat dokumentasi/pencatatan. PPTK Register Masalah
(Lampiran 2).
5.1.3 Membuat laporan adanya masalah PPTK ( Ketua) Surat laporan kepada
kepada Pengawas dilanjut ke Pembina Pembina
5.2. Pelaksanaan Klarifikasi/Uji
Silang/Analisis dan atau Pemeriksaan
5.2.1. Melakukan Uji Silang dan Analisis PPTK Laporan uji silang,
permasalahan untuk ditindaklanjuti analisis, dan rekomendasi
kepada Pembina
5.2.2. Melaksanakan pemeriksaan PPTK Berita acara pemeriksaan
dan rekomendasi kepada
Pembina
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
URAIAN KEGIATAN
No. URAIAN KEGIATAN PENANGGUNG DOKUMEN TERKAIT
JAWAB
5.3. Pelaksanaan Tindak Turun Tangan
5.3.1. Melaksanakan tindak turun tangan PPTK (KETUA) Catatan proses tindak
untuk masalah manajerial. turun tangan.
5.3.2 Memberikan solusi atau sanksi Pembina Rekomendasi Solusi,
Teguran, Peringatan, atau
sanksi
5.4. Pelaksanaan Pemantauan dan Tindak
Lanjut Penanganan Masalah
Manajerial
5.4.1. Melaksanakan pemantauan atas PPTK Catatan proses
penanganan masalah pemantauan.
5.4.2. Mengusulkan tindakan fasilitasi PPTK Usulan tindak lanjut
kelembagaan (jika diperlukan) kepada Pembina
5.4.3. Menyampaikan laporan hasil PPTK Laporan kepada Pembina
pengelolaan masalah
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH

HAKIKAT PENGAWASAN PROGRAM


PENKESRA MAUPUN KEMITRAAN
Memandu dan memfasilitasi agar Program Penkesra/Kemitraan
dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana berdasarkan visi dan
misi YHSGD dengan cara:
Menjaga kelancaran jalannya program/kegiatan.
Menjaga penggunaan bantuan YHSGD terarah kepada
sasarannya dan sesuai dengan yang direncanakan.
Menjaga pelaksanaan kerja sesuai dengan SOP yang
ditetapkan dn peraturan yang berlaku.
Menjaga hasil pekerjaan (output) sesuai dengan yang
diharapkan/ direncanakan.
Memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh PPTK dan
mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali
kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan baru.
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
FORMULIR PENGADUAN
Nomor :
Tanggal diterima :
Melalui : SMS / E-mail / Surat / Fax / Telepon / Kunjungan / lainnya:
........................................
DATA PELAPOR :
Nama Pelapor :
Alamat Pelapor :
Kota/Provinsi :
Nomor telepon/HP :
Email/Fax :
:
ISI PENGADUAN :
Lokasi kejadian :
Kegiatan :
Pihak yang dilaporkan :
Waktu kejadian :
Uraian masalah yang diadukan :
Keterangan : Kasus baru atau terkait kasus lama nomor: ...................
Nama dan tanda tangan penerima :
pengaduan
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH
REGISTER MASALAH
Tanggal Pengaduan/
No. Sumber Informasi*) Isi Pengaduan/Informasi
Temuan

*)
Sebutkan sumber informasi (hasil pemantauan, hasil pendampingan, lainnya), nama
dan alamat pelapor (jika informasi berasal dari pengaduan).
YAYASAN
HAJI SABIH
GOENADJAYA
DIKOESOEMAH