Drug Supply Management:

Selection & Procurement

Manajemen Farmasi
Semester Gasal 2015-2016
Lisa Aditama
Pedoman
 Framework:
Pharmaceutical Management Cycle

Selection

Use Management Procurement

Support

Distribution

Policy, Law and Regulation

 Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai sebagaimana dimaksud pada
Management pasal 3 ayat (1) huruf a meliputi:
a. perencanaan;
Skills in The b. pengadaan;
c. penerimaan;
Pharmacy, d. penyimpanan;
Drug Supply e. pemusnahan;
f. pengendalian; dan
g. pencatatan dan pelaporan.

Permenkes RI No. 35 2014 tentang

Standar Pelayanan Kefarmasian di
Apotek
DRUG SELECTION
Dalam membuat perencanaan pengadaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai perlu diperhatikan
pola penyakit,
pola konsumsi,
budaya dan
kemampuan masyarakat.
(Permenkes RI No. 35 2014)
 Hasil
Riskesdas
2013
 Pendahuluan
Pemilihan obat rasional mengarah kepada
pasokan yang lebih baik, biaya yang lebih
rendah, dan resep serta penggunaan obat
yang lebih rasional.
Pemilihan harus didasarkan pada kebutuhan
kesehatan dasar dari populasi target.

Sebuah kajian yg transparan dan reguler dari daftar

obat esensial adalah kunci intervensi dalam
meningkatkan kualitas pelayanan dalam program
kesehatan.
 Latar Belakang
Obat memiliki value/mahal. Di negara berkembang,
obat-obatan menghabiskan hingga 40% dari
anggaran kesehatan; sebagian besar penduduk
mungkin tidak memiliki akses bahkan thd obat-
obatan yang paling penting. 70% dari obat-obatan di
pasar dunia adalah duplikasi & non esensial.

Dalam sistem jaminan kesehatan masyarakat yang

berlaku di Indonesia saat ini, proporsi biaya obat
dialokasikan maksimal 30 persen dari biaya perawatan
kesehatan. Kenyataannya, konsumsi obat nasional
mencapai 40 persen dari belanja kesehatan secara
keseluruhan dan merupakan salah satu yang tertinggi di
dunia. (Metro TV News.com, Mei 2015)
 Latar Belakang
Menurut Dirjen Bina Kefarmasian Kementerian Kesehatan,
Maura Linda Sitanggang, tren yang muncul di negara
berkembang, anggaran belanja obat dari rumah sakit
berkisar antara 20 sampai 60 persen dari total anggaran.
Sedangkan di di negara maju, tren belanja obat antara
rentang 30 sampai 40 persen. (Metro TV News.com, Mei
2015)

Daftar obat untuk pengadaan perlu dibatasi,

berdasarkan daftar obat esensial atau formularium
obat, menetapkan obat mana yg akan rutin
pengadaannya merupakan salah satu cara yang
paling efektif untuk mengontrol pengeluaran obat dan
belanja program kesehatan secara keseluruhan.
1. a better supply: 2. more rational
a. easier prescribing:
procurement, a. more focused
storage and training
distribution b. more
b. adequate stocks experience with
c. better quality fewer drugs
assurance c. no irrational
d. easier treatment
dispensing alternatives
available

Benefit
3. Lower costs 4. More rational
(more patient use:
competitive a. focused
prices through education
increased b. reduced
competition). confusion and
increased
adherence to
treatment
c. increased
availability

Benefit (cont)
Pemesanan reguler Pemesanan 28 box

HNA+PPN = HNA+PPN =
Rp 48.000,- Rp 19.000,-
(discount 60%)

Selisih harga : 812.000

benefit

Amlodipin 5 mg (OGB Dexa/50s per

box)
Pertimbangan dalam drug
selection:
DRUG PROCUREMENT
 Pendahuluan

Pengadaan farmasi Proses yang kompleks

Banyak langkah

Banyak orang

Kegagalan dalam bidang ini menyebabkan kurangnya

akses terhadap obat yang tepat
 Memilih obat esensial yang
paling cost-effective

Memilih calon pemasok

Memastikan kualitas
Prosedur produk yang baik
yang
efisien Memantau kinerja pemasok
dan sistem pengadaan

Mengelola pengadaan dan

pengiriman

Mengukur kebutuhan
 Membuat daftar obat penting untuk
memastikan bahwa obat yang dibeli
Pengadaan dalam paling murah.
jumlah tepat
Memperkirakan jumlah produk agar
untuk menghemat
menjamin kontinuitas produk yang
biaya
dipilih tanpa ada kelebihan stok.

Memilih pemasok Pemasok yang dapat diandalkan

yang dapat harus dipilih dan jaminan
diandalkan dengan kualitasnya melibatkan pengawasan
kualitas produk dan pengujian yang harus
tinggi dilaksanakan dimanapun

Tujuan Strategis Untuk Pengadaan

Farmasi Yang Baik
 Sistim pengadaan dan distribusi
harus memastikan pengiriman
Memastikan tepat waktu dalam jumlah yang
pengiriman tepat
tepat waktu Distribusi yang memadai untuk
fasilitas kesehatan dimana produk
dibutuhkan

Tiap progam dapat meminimalkan

biaya total pembelian dengan
memilih model pembelian yang
Mencapai optimal untuk situasi tertentu
(tahunan atau triwulan) dengan
total biaya mempertimbangkan interval
serendah order, keamanan stok, formula
mungkin yang digunakan.
Kualitas obat tidak dapat
dikompromikan dalam kondisi
apapun.
 Prosedur Operasional Pengadaan
Farmasi yang baik
1. Manajemen Transparan dan efisien
Memisahkan fungsi-fungsi utama dengan memerlukan
keahlian yang berbeda
Transparansi dengan menggunakan prosedur tertulis dan
kriteria yang jelas untuk pemberian kontrak
Pengadaan harus direncanakan dengan baik dan dipantau
secara teratur kinerjanya yang mencakup audit tahunan
Pengadaan obat seharusnya dibatasi untuk daftar obat
esensial yang didefinisikan oleh otoritas pimpinan
kesehatan
2. Seleksi obat dan Kuantifikasi
INN seharusnya membuat daftar mengenai pengadaan
dan penawaran obat atau nama generik
Jumlah pesanan seharusnya berdasarkan pada kebutuhan
yang sebenarnya
3. Pembiayaan dan kompetisi
Pastikan pembayaran yang dapat dipercaya dan
manajemen keuangan yang baik
Pengadaan dalam jumlah besar
Metode pengadaan kompetitif-Vendor resmi
Komitmen sumber tunggal bila vendor resmi
4. Pemilihan pemasok dan QA
Kualifikasi pemasok dan pemantauan secara
resmi
Program QA produk
Pertimbangan Pengadaan Obat

Aman

Ketersediaan
Berkhasiat obat tepat
waktu

TUJUAN
PENGADAAN

Harga Kualitas
rendah baik
 1. PBF
Distributor
PENGADAAN
OBAT
2. PBF Sub
Distributor
Figure 1
Beberapa Metode Pengadaan/
Procurement
 Proses dalam
Kuantifikasi memperkirakan
jumlah obat dalam
suatu pengadaan

1. Sering
kekurangan obat
2. Kelebihan stok
Indikator obat
penurunan 3. Resep yang
kuantifikasi tidak rasional
dan tidak efektif
 Perkiraan jumlah kebutuhan obat akan
bergantung pada keakuratan dan kualitas
informasi yang tersedia

Kelemahan Kuantifikasi :
Hanya pada past consumption
yaitu setiap pola yang ada
penggunaan obat secara tidak
rasional akan diabaikan
Metode Kuantifikasi Rekomendasi
Consumption Method Dana yang cukup tersedia
Resep yang dapat diterima
Fasilitas kesehatan yang memadai dan kebutuhan
obat yang tersuplai
Fasilitas kesehatan memiliki manajemen yang
cukup baik, lengkap, dan akurat, serta memiliki
informasi yang cukup
Fasilitas kesehatan harus memiliki tingkatan level
yang rendah dalam hal pemborosan dan kerugian

Morbidity Method Jika data yang tersedia tidak lengkap dan memadai
Jika obat yang diresepkan tersebut mahal dan tidak
rasional , karena memberikan dasar yang sistematis
untuk perbaikan
Jika anggaran obat tidak memenuhi kebutuhan yang
diperkirakan
 Past consumption :
cara yang paling dapat diandalkan untuk memprediksi dan
mengukur permintaan di masa mendatang

Morbidity Method digunakan untuk :

1. Memperkirakan kebutuhan pengadaan
2. Untuk memeriksa rasionalitas past consumption,
dengan membandingkan actual consumption
SISTEM ANALISA PARETO

Untuk menemukan kelompok terkecil

yang memiliki dampak terbesar pada
hukum pareto, maka perlu dilakukan
analisis ABC. Makna analisis ABC yaitu
metode pengelompokan data, berdasar
peringkat nilai tertinggi hingga terendah,
yang terbagi atas 3 kelompok : A, B dan
C.
Kelompok A:
adalah beberapa jenis obat yang memakai
alokasi paling besar (sekitar 75-80% dari total
dana).
Kelompok B: adalah beberapa jenis obat yang
memakai alokasi dana sekitar 20% daritotal
dana.
Kelompok C: adalah beberapa jenis obat yang
memakai alokasi dana sekitar 5-10% dari total
dana.
Data yang diperlukan untuk melakukan analisis
Pareto adalah:
-Harga patokan tiap jenis obat.
-Jumlah perkiraan kebutuhan obat dalam 1 thn

Hasil analisis Pareto ini dapat menunjukkan

beberapa jenis obat yang menyerapsebagian
besar dari alokasi dana .
Manfaat Analisa Pareto
Informasi yang dihasilkan dapat digunakan
dalam upaya menghemat biaya dan
meningkatkan efisiensi misalnya dalam:
Perencanaan pola pengadaan.
Pengelolaan stok.
Penetapan harga satuan obat.
Penetapan jadwal pengiriman.
Pengawasan stok dan lain-lain.
Monitoring umur pakai obat
 Manfaat yang bisa diraih jika berhasil
memenuhi pengadaan sesuai kondisi
hukum pareto, antara lain :
Tidak terjebak pada kondisi bisnis apotek
yang tidak teratur
Memiliki gambaran data untuk mengambil
ketepatan perlakuan bisnis apotek
Merinci beberapa kelompok produk yang
memiliki nilai strategis bagi bisnis apotek
Aliran kas terkendali dengan arus yang
baik

Lanjutan manfaat analisa Pareto...

 SISTEM ANALISA VEN

Analisa juga dapat dilakukan dengan metode VEN

(Vital, Esensialdan Non Esensial) untuk koreksi
terhadap aspek terapi, yaitu dengan menggolongkan
obat kedalam tiga kategori.
Kategori V atau vital yaitu obat yang harus ada yang
diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan,
Kategori E atau essensial yaitu obat yang terbukti
efektif untuk menyembuhkan penyakit atau
mengurangi kesakitan,
Kategori N atau non essensial yaitu meliputi berbagai
macam obat yang digunakan untuk penyakit yang
dapat sembuh sendiri,obat yang diragukan
manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis.
 SISTEM KOMBINASI
Dengan pengadaan barang yang baik maka rumah sakit atau apotek
dapat mendapat keuntungan maksimal dan menghindari banyak
kesalahan dan kehilangan suatu obat.
Penggunaan Analisis ABC dalam perencanaan bertujuan untuk
melakukan identifikasi obat menurut nilai pemakaian dan nilai
investasi, sehingga manajemen yang efektif dapat berkonsentrasi
pada Obat yang jumlahnya sedikit tetapi mempunyai nilai investasi
yang besar.
Tanpa analisis ABC dimungkinkan akan dilakukan upaya besar untuk
mencoba mengatur semua obat dengan prioritas yang sama sehingga
menjadi tidak efektif secara keseluruhan.
Dengan pengelompokan ini, apabila IFRS mampu mengendalikan obat
kelompok A dan B berarti sudah bisa mengendalikan sekitar 80%
95% dari nilai obat yang digunakan. Dengan pengelompokan tersebut
maka cara pengelolaan masing-masing akan lebih mudah sehingga
peramalan, pengendalian stok dan keandalan pemasok dapat menjadi
lebih baik. Lalu dengan system analisa VEN, pengadaan barang
semakin dapat terkontrol berdasarkan kepentingan obat itu sendiri
disamping aspek ekonomi namun efektifitas obat tersebut.
ALUR BARANG DI APOTEK

Barang hampir habis/habis

Tulis di buku defecta

Pesan (telp, SP) ke dist/sub dis

Barang datang

Tulis di buku penerimaan

Tulis di kartu stock gudang

Penataan barang dan tulis kartu stock barang

Barang keluar catat di kartu stock

 PENGADAAN
Tulis di buku defecta, meliputi :
nama obat dan sisa obat
Dalam memesan barang:
Via telp
Sales datang langsung ke apotek
Dalam pemesanan barang harus
menggunakan SP (Surat Pesanan)
Ada 3 macam SP, yaitu :
SP biasa untuk OTC dan ethical ( 2 rangkap)
SP khusus Psikotropik (2 rangkap)
SP khusus Narkotik (5 rangkap)
 Ex : Dexa,
Pfizer, Sanbe

Ex: Parit
PABRIK Padang,
AAM,Kimia
Farma

DISTRIBUTOR
PBF

SUB DISTRIBUTOR
Ex: Borwita,
Gehael
PENGADAAN
 Pengadaan
Kita dapat memesan barang melalui :
Distributor
Subdistributor

DISTRIBUTOR
+ : barang dijamin keasliaannya (tangan
pertama dari pabrik, barang dapat di retur
- : Jarang/tidak ada diskon

SUB DISTRIBUTOR
+ : dapat diskon
- : barang tdk dpt diretur, harus selektif
memilih sub dist, tdk semua barang ada
 Perbedaan distributor, subdistributor dan
PBF ????
Semua distributor dan subdistributor
adalah PBF
Untuk pemesanan narkotika hanya
melalui Kimia Farma dengan
menggunakan SP khusus
Untuk pemesanan psikotropik tidak harus
melalui Kimia Farma, tapi boleh melalui
distributor yang lain.

PENGADAAN
 Cek !!!
-no. Batch
Barang datang -Bentuk sediaan
-Jumlah
-ED
-Kemasan
-Dosis
-Kondisi fisik
Tanda tangan penerima barang dan cap
apotik
Pihak PBF mendapat stampel kunjungan
Faktur putih dibawa pihak PBF, faktur
tembusan warna merah dibawa apotik
Minta SP

PROSES BARANG DATANG

 berisi :
Tgl barang datang
Nama PBF
Nama barang
No. Batch
Jumlah
Harga satuan
Diskon
PPN
Jumlah yg dibayar

Buku penerimaan
KARTU STOK
GUDANG
KARTU STOK BARANG
 Obat
ditata berdasarkan abjad dan di bedakan
menurut :
OTC (bisa dilihat dan langsung di akses oleh pasien)
Ethical
Narkotik dan Psikotropik
Golongan generik
Golongan askes
Salep dan cream
Tetes mata
Tetes telinga
Sirup
Los-losan
Perbekalan farmasi

PENATAAN
 Menggunakan metode FEFO
Untuk Narkotik dan Psikotropika
menggunakan lemari kayu dengan pintu
rangkap 2 dan tidak dapat diakses pasien
secara langsung

penataan
 Alur penerimaan resep
Resep umum
Terima R/ umum

Skrining R/

Cek ketersediaan obat di apotek

Obat tidak tersedia

Obat tersedia

Dipesankan ke apotek lain/PBF

Hitung harga
Tersedia Tidak tersedia
Pasien membayar R/
Layani Disarankan ke
Diberi no R/ apotek lain
(merah)
Serahkan dan KIE
u/ narkotik dan psikotropik catat
Layani obat sesuai R/
alamat px
 Drug Management Manual 2006
Managing Drug Supply (Management
Sciences for Health; 2012)

Pustaka