ADMINISTRASI PEMBUKUAN

BLM
 KETENTUAN UMUM
1. TFM wajib melakukan coaching pengelolaan
dan pembukuan keuangan KKM sebelum T1.
2. KKM wajib menyelenggarakan pembukuan
sejak diterimanya dana in-cash.
3. TFM wajib melakukan pemeriksaan
pembukuan KKM setiap bulan dengan
menggunakan Form Pengukuran Indikator
Kinerja Pengelolaan Keuangan KKM.
 Ketentuan Umum
4. Administrasi kegiatan pengelolaan program di KKM
dilaksanakan oleh Sekretariat KKM bersama-sama
dengan Satlak Pamsimas.

5. Administrasi kegiatan pengelolaan program dilakukan

dalam rangka transparansi dan akuntabilitas
pengelolaan, sehingga diperlukan pencatatan yang
jelas, cermat dan didukung dengan bukti2 yang bisa
diterima.

6. KKM wajib menyimpan seluruh dokumen setiap

tahapan proses, baik yang bersifat keuangan maupun
non-keuangan selama 10 (sepuluh) tahun sejak pasca
program.
 Ketentuan Umum
7. KKM harus menyusun Laporan Keuangan
Bulanan setiap bulan dan diumumkan melalui
papan informasi.
8. KKM mempertanggungjawabkan penggunaan dana
(LPD) kepada masyarakat melalui rembug
warga, sebelum melakukan pengajuan
pencairan dana hibah tahap/termin
berikutnya.
 Ketentuan Umum
9. Uang tunai di Kas tidak boleh lebih dari Rp.
2.000.000,- dan mengendap terlalu lama
(maksimal 5 hari).
10. Transaksi diatas Rp. 10.000.000,- harus
dilakukan melalui mekanisme transfer.
Pembukuan dan Administrasi Kegiatan
1. Rencana Penggunaan Dana (RPD)
2. Buku Bank
3. Buku Penerimaan dan Pengeluran
4. Buku In-Kind
5. Buku Material/Bahan
6. Laporan Penggunaan Dana (LPD)
Rencana Penggunaan Dana (RPD)
PT.3-06
1. Merupakan dokumen yang digunakan untuk
setiap pengambilan uang dari Bank
(Rekening KKM)
2. Memuat rencana kebutuhan bahan dan nilai
yang akan dibelanjakan pada rencana
pekerjaan.
3. Sebelum diajukan, RPD harus disetujui oleh
Koordinator KKM, diverifikasi oleh Fasilitator
(paraf) dan KoorKab.
 PT.3-06

RENCANA PENGGUNAAN DANA (RPD)

Desa/Kecamatan/Kabupaten : .
RPD ke :
Volume
Unit/
No. Uraian Real. s/d Tahap Pengajuan Jumlah Harga Satuan Jumlah
Kebutuhan Satuan
Lalu Sekarang Kumulatif
1 2 3 4 5 6=4+5 7 8 9=5*8

Jumlah Pengajuan Rp
(.)

.., .
Disetujui : Dibuat :
Koordinator KKM Ketua Satlak PAMSIMAS

(..............................) (.)

Diperiksa : Diketahui :
Konsultan Manajemen Kabupaten/kota Kepada Desa / Lurah

(.................................) (.)
 Rencana Penggunaan Dana (RPD)
4. Bukan merupakan dasar untuk menentukan proses
pengadaan bahan, yang harus melalui proses
swadaya/survey harga/pemilihan
langsung/penunjukan. Proses pengadaan lebih lanjut
ditentukan berdasarkan Rencana Anggaran Biaya (RAB)
- PT.3-18
5. Dalam hal melakukan pengadaan, tidak dibenarkan
menguraikan atau memecah jumlah pembiayaan untuk
pengadaan barang/jasa tanpa alasan yang dapat
dipertanggung jawabkan. Proses pengadaan bahan
harus sesuai prosedur pengadaan bahan yang dapat
dipertanggungjawabkan.
 Buku Bank PT.3-11
1. Digunakan untuk mencatat penerimaan dana In-Cash,
APBD/APBN, bunga bank dan pengeluaran untuk
kegiatan KKM, serta biaya pajak dan administrasi Bank.
2. Pencatatan di buku Bank dilakukan oleh Bendahara
Satlak Pamsimas setiap ada transaksi.
3. Saldo di buku Bank harus sama dengan Rekening Bank
KKM.
4. Ditutup tanggal 25 setiap bulannya, diperiksa dan
ditandatangani oleh Satlak Pamsimas, Koordinator KKM
dan diketahui oleh Kades/Lurah.
 LKM.
Buku Bank
No. Rek..
Periode :
Desa :
Kec/Kabupaten :
No Urut Tanggal Uraian No Bukti Penerimaan Pengeluaran Saldo
1 2 3 4 5 6 7 {(7+5)-6}
Saldo Awal -
1 26-Nov-10 Setor Tunai Dana In Cash 001/2010 11,000,000 11,000,000
2 2-Dec-10 Tarik tunai 001/kas/2010 10,000,000 1,000,000
3 9-Dec-10 Terima transfer BLM APBD T1 002/2010 38,500,000 39,500,000
4 10-Dec-10 Bunga bank 20,000 39,520,000
5 10-Dec-10 Admin bank 5,000 39,515,000
6 12-Dec-10 Terima transfer BLM APBD T2 003/2010 77,000,000 116,515,000
7 20-Dec-10 Tarik tunai 002/kas/2010 20,000,000 96,515,000

Jumlah 126,520,000 30,005,000 96,515,000

.., tanggal.bulantahun
Dibuat oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui oleh : Diketahui Oleh :
Satlak Pamsimas, TFM Koordinator KKM Kepala Desa/Lurah
Bendahara Ketua

(.) (..) (..) () (..)

Cara Pengisian:
 Kelengkapan Buku Bank
1. Slip Setoran, SP2D APBD/SP2D APBN.
2. Rekening Bank KKM di print-out setiap bulan.
3. Tanda Bukti harus diberi nomor urut.
4. Bukti Transaksi harus disimpan sesuai tanggal
dan disimpan sedemikian rupa sehingga
tidak tercecer.
 Buku Penerimaan dan Pengeluaran
PT.3-12
1. Untuk mencatat keluar-masuknya dana Pamsimas, baik
tunai (in-cash) maupun natura (in-kind) . Pencatatan
dilakukan oleh Bendahara Satlak Pamsimas.
2. Ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama yaitu tgl
25 setiap bulannya, agar setelah ditutup masih ada waktu
untuk membuat Laporan Kemajuan Kegiatan dan Biaya
Bulanan (PT3.-16) untuk menjadi bahan rapat TFM
dengan DPMU dan District Consultant pada akhir bulan.
3. Setelah ditutup, kemudian diperiksa dan ditandatangani
oleh Bendahara, Ketua Satlak Pamsimas, Koordinator KKM
dan diketahui oleh Kades/Lurah
 Kelengkapan Buku Penerimaan dan
Pengeluaran
1. Bukti pembelian atau pengeluaran dicatat
setiap transaksi dilakukan.
2. Nota asli dari toko harus mencantumkan
informasi : nama toko, alamat, harga dan
cap/stempel dari toko.
3. Tanda bukti harus diberi nomor urut sesuai
tanggal transaksi.
 Buku In-Kind PT.3-14
1. Untuk mencatat penerimaan sumbangan dari masyarakat
berupa material dan tenaga kerja.
2. Jumlah nilai rupiah di kolom Jumlah/Nilai Rp. Kerja
pada Form Daftar Hadir danTanda Terima
Insentif/Kontribusi In-kind PT.3-15 harus sama dengan
kolom 9 (Total Rp) pada Rekapitulasi In-kind PT3.-14.
3. Pembayaran insentif harus diberikan secara langsung
kepada setiap orang yang bekerja (yang tidak termasuk
dalam kontribusi masyarakat in-kind/natura), baik secara
sistem upah harian maupun sistem borongan/target.
4. Kelengkapan : Bukti HOK harus dirinci setiap orang dan
ditanda tangani oleh orang yang bersangkutan, tidak
boleh diwakilkan.
 PT.3-14

LKM.
Rekapitulasi In Kind
Periode..

Desa :
Kecamatan, Kabupaten/Kota :
Kegiatan :

Material Upah Tenaga Kerja Total

No Urut Uraian No. Bukti Keterangan
Volume Harga Satuan Total (Rp) HOK Upah/Hari Total (Rp) Rp
1 2 3 4 5 6: 4X5 7 8 9: 7X8 10: 6+9 11

Jumlah

.., tanggalbulan.20..

Dibuat Oleh Disetujui

Unit Kerja KKM Koordinator KKM

(.) (.)
 PT.3-15

DAFTAR HADIR DAN TANDA TERIMA (INSENTIF ATAU KONTRIBUSI INKIND)

Kabupaten/Kota Lokasi kegiatan : Rp. 1 HOK Pekerja :

Desa/Kelurahan Tanggal kerja : Rp. 1 HOK Tukang :
Jenis kegiatan Masa kerja : Rp. 1 HOK Mandor :

Kategori Hari-Orang-Kerja (HOK) Jumlah HOK Jumlah/ Tandatangan /

No Nama L P Bulan Nilai Rp. Cap jempol
Pk Tk Md Pk Tk Md
1 2 3 4 5 6 7 8 9 .. .. .. .. .. kerja tangan kiri
1 1 2
2
3 3 4
4
5 5 6
6
7 7 8
8
9 9 10
10
11 11 12
12
13 13 14
14
15 15 16

Juml
Jumlah ah :

, //.

Tanggal pendataan / pembayaran :

Keterangan :
L : Laki-laki Unit Kerja LKM Mandor Unit Pengelola Keuangan LKM
P : Perempuan
Pk : Pekerja
Tk : Tukang

Md : Mandor / kepala kelompok

( ) ( ) ( )
 Buku Material/Bahan PT.3-17
1. Digunakan untuk mencatat material/bahan yang telah
diterima dan material/bahan yang telah dibayar.
2. Berguna untuk penyiapan RPD, menyiapkan
pembayaran,mengendalikan pengadaan agar sesuai
target, dan mengevaluasi pengadaan bahan.
3. Dibuat olehUnit Kerja Satlak Pamsimas (Tehnik dan
Kesehatan), ditutup setiap bulan mengikuti Buku
Penerimaan dan Pengeluaran.
4. Setiap penutupan harus diperiksa oleh Ketua Satlak dan
TFM
5. Kelengkapan : Nomor bukti yang dicatat dalam Buku
Material/bahan adalah nomor bukti penerimaan barang.
 PT.3-17

BUKU MATERIAL/ BAHAN

Desa/Kecamatan/Kabupaten : .

Jenis Material : Target Volume :

Lembar ke : .... dari
..
Material yang diterima Material yang dibayar
No. No.
No. Tanggal Nama Pemasok Volume Jumlah Sisa Tanggal Volume Kumulatif
Bukti Bukti
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

, .. 20...

Diperiksa : Disetujui : Dibuat oleh :

TFM Koordinator KKM Ketua Satlak PAMSIMAS

() (..) (..)
 Laporan Penggunaan Dana (LPD)
PT.3-19
1. Dibuat oleh Satlak Pamsimas, disetujui oleh Koordinator
KKM dan diketahui oleh Kades/Lurah dan diperiksa oleh
DMC.
2. Dibuat sebelum pencairan tahap II dan tahap III serta
setelah kegiatan selesai 100%.
3. Dibuat jika penggunaan dana telah mencapai lebih dari
90% dan merupakan salah satu persyaratan untuk
mencairkan dana selanjutnya di KPPN/Kas Daerah.
4. Pada saat pengajuan harus dilampiri dengan bukti-bukti
transaksi pembayaran yang didokumentasikan secara
khusus sesuai prinsip pengarsipan yang rapi dan lengkap,
 PT.3-19
LAPORAN PENGGUNAAN DANA (LPD)

Desa/Kelurahan : Kabupaten/Kota :
Kecamatan : Propinsi :

Jumlah Biaya Kumulatif

No. Jenis Kegiatan
Laporan Ini Biaya
1 2 3 4

Jumlah Rp. Rp.

Saldo Kas pada saat ini Rp.
Penggunaan dana APBD/APBN tahap .. = %
, .. 20..
Disetujui oleh : Dibuat oleh :
Koordinator KKM Ketua Satlak PAMSIMAS

(..) (.)
Diperiksa : Diketahui :
Konsultan Kabupaten/Kota Kepala Desa / Lurah

() (..)
 Kelengkapan LPD
1. Merupakan dokumen pertanggungjawaban
Satlak Pamsimas atas penggunaan dana baik
dari APBD maupun APBN.
2. LPD APBD dibuat setelah dana yang berasal
dari APBD digunakan 100% atau akhir
periode (sesuai permintaan dari SKPD).
3. LPD APBN digunakan sebagai dokumen
pencairan tahapan BLM
 Laporan Keuangan Bulanan PT.3-13
1. Merupakan bentuk pertanggungjawaban
kepada masyarakat, ditempelkan di papan
informasi atu di tempat yang strategis.
2. Harus ditandatangani oleh Ketua dan
Bendahara serta diverifikasi oleh TFM
 PT. 3-13
KKM
Laporan Keuangan Bulanan
Periode

Desa :
Kec, Kab/Kota :

A. Saldo Awal tanggal

Bank Rp.
Kas Rp.
Jumlah Rp.

B. Penerimaan di Bank
1. tanggal Rp.
2. tanggal Rp.
3. dan seterusnya Rp.
Jumlah Penerimaan Rp.
C. Jumlah Kas dan Bank (A+B)

D. Digunakan untuk
1. Kegiatan
Belanja :
1. .. Rp
2. .. Rp
3. .. Rp
Jumlah Rp

2. Kegiatan
Belanja :
1. .. Rp
2. .. Rp
3. .. Rp
Jumlah Rp
dst
Jumlah Belanja Kegiatan (1+2) Rp.

E. Sisa penggunaan Dana (C-D) Rp.

F. Saldo kas di Bank Rp

Saldo Kas di Bendahara Rp
Jumlah Saldo Kas Rp.

G. Selisih (E-F) # Rp. 0

# apabila tidak sama dengan 0 (Nol) harus ditelusuri dan diberi penjelasan
Laporan Keuangan Bulanan ini harus ditempel di papan informasi
 LANJUTAN PT. 3 13 LAPORAN KEUANGAN BULANAN

.., Tanggal/Bulan/tahun

Dibuat Oleh: Disetujui Oleh

Satlak PAMSIMAS Koordinator KKM

(..) ()

Diperiksa:
TFM
 KKM
Laporan Sumber dan Penggunaan Dana
Periode

A Saldo Awal -

Sumber Dana
In-Cash APBD APBN In-Kind Lain-lain

B Penerimaan 11,000,000 27,500,000 38,500,000 1,000,000 15,000 78,015,000

C Penggunaan
C.1 Pelatihan 1,000,000 1,000,000
C.2 SAM 25,000,000 1,000,000 26,000,000
C.3 SS 2,000,000 2,000,000
C.4 BOP 500,000 - 500,000
Jumlah 500,000 1,000,000 27,000,000 1,000,000 - 29,500,000

D Saldo (A+B-C) 48,515,000

E Saldo:
E.1 Saldo Kas di Bank 47,015,000
E.2 Saldo Kas di Bendahara 1,500,000
E.3 Saldo non Kas -
Jumlah 48,515,000

F Selisih (D-E)# -
# apabila tidak 0 (nol) harus diberi penjelasan

Kab., tanggal/bulan/tahun

Dibuat oleh
TFM

()
 Pengelolaan Kearsipan/Dokumen
1. Dokumen Proses Kegiatan Pamsimas
2. Dokumen Pengadaan Tingkat Masyarakat.
3. Dokumen Keuangan
4. Dolumen Kegiatan Bidang Higienis dan
Kesehatan.
5. Dolumen Kegiatan peningkatan Kapasitas
6. Dolumen Kegiatan Pembangunan SAM dan
Sanitasi.
7. Foto-foto Kegiatan dan Dokumentasi Kegiatan.
 Dokumen Proses Kegiatan Pamsimas
1. Semua dokumen yang berkaitan dengan
proses Pamsimas, mulai dari sosialisasi sampai
dengan realisasi penyaluran dan pencairan
dana, pelaporan, permasalahan dlsb.
2. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan
kegiatan.
3. Kelengkaapan : RKM, IMAS, Pembentukan LKM,
Akte Notaris/Pencatatan Notaris, Surat Hibah
 Dokumen Pengadaan Tingkat
Masyarakat
1. Semua dokumen yang terkait kegiatan
pengadaan di tingkat masyarakat.
2. Kelengkapan : pembentukan panitia
pengadaan; undangan ke pemasok
(pengumuman lelang); survei harga; daftar
pemasok yang masuk dan hasil penilaian
pemasok; SPK/Kontrak ;dlsb.
 Dokumen Keuangan
1. Semua pencatatan keuangan baik asli
ataupun foto copy yang mencakup seluruh
tahapan mulai dari pengajuan penarikan
dana ke KPPN hingga pengajuan pencairan
dana ke dan dari masyarakat.
2. Penyusunan dokumen ini berdasarkan
penggolongan kegiatan keuangan.
 Kelengkapan Dokumen Keuangan
1. Dokumen Perencanaan Keuangan (RPD)
2. SP2D, SPM dan dokumen pendukungnya.
3. Tanda terima uang maupun bukti transaksi
(nota/faktur, dan kwitansi).
4. Semua Rekening Koran dan Buku Tabungan (minimal
harus dicetak setiap akhir bulan)
5. Catatan Keuangan ( Buku Bank; Buku Penerimaan dan
Pengeluaran, beserta Buku Bantu ).
6. Laporan Keuangan ( Laporan Keuangan Bulanan, dan
LPD)
 Dokumen Kegiatan Higienis dan
Kesehatan
1. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan
kegiatan dan menyangkut : lokasi, pelaku,
sasaran, dan hasilkegiatan.
2. Kelengkapan : a). Semua dokumen pemicuan
perubahan perilaku dengan CLTS, b). Promosi
dan pemasaran STBM, c). Advokasi/pelatihan
STBM (Sanitasi Total Berbasis Masyarakat)
 Dokumen Kegiatan Peningkatan
Kapasitas
1. Penyusunan Dokumen ini berdasarkan jenis
kegiatan pemberdayaan dan peningkatan
kapasitas.
2. Kelengkapan :
a).pengelolaan pelatihan administrasi dan
keuangan,
b). Pelatihan teknik SAM dan Sanitasi, c).
peningkatan kapasitas kelembagaan melalui
pembentukan LKM
Dokumen Kegiatan Pembangunan
SAM dan SS
1. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan
kegiatan di lapangan.
2. Kelengkapan : a). Hasil MPA bidang air
minum dan sanitasi, b). Hasil survei harga
bahan/peralatan/upah, c). Hasil survei dan
pengukuran bangunan prasarana, d).
Gambar rancangan dan pelaksanaan, e).
Rencana anggaran biaya, jadwal pelaksanaan
pekerjaan, f). Revisi pelaksanaan.
 Foto2 Kegiatan dan Dokumentasi
Foto kegiatan pembangunan mulai 0%, 50% dan
100%
 Hal-hal Penting Pengelolaan Keuangan oleh
Satlak Pamsimas
Setiap buku dan laporan harus diberi nama LKM, Judul Buku/Laporan dan
Periode.
Satlak Pamsimas tidak boleh mengeluarkan biaya untuk Konsultan dan
Fasilitator, seluruh aparat pemerintah dan seluruh unsur yang terkait baik
langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan Pamsimas.
Pembayaran kepada pemasok barang/jasa dilakukan sesuai jadwal yang telah
ditetapkan dan disepakati dalam kontrak pengadaan bahan atau kontrak sewa
peralatan. TFM dan DMAC hrus memantau proses kemajuan pengadaan tsb.
Dana Kas Satlak Pamsimas dilarang dipegang/dititipkan kpd pihak manapun
atau disimpan dalam rekening apapun. Dana tsb hanya boleh dipegang
Bendahara sebagai Kas Satlak Pamsimas.
Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus disimpan di
Sekretariat LKM dlm rangka pengajuan pencairan dana. Koordinator LKM dan
Kades/Lurah berhak untuk memeriksa arsip dan pembukuan Satlak Pmsimas
kapan saja, sewaktu-waktu dpt meminta fotocopy bukti pembayaran dlm
rangka tugasnya sebagai pengendali dan pmbina Satlak Program Pamsimas.