Administracin Octava edicin

Stephen P. Robbins
Mary Coulter

Captulo
Fundamentos de
7 la planeacin

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 71

 GUA DE APRENDIZAJE
Qu es planeacin?
Defina planeacin.
Explique qu diferencia existe entre planeacin formal y
planeacin informal.
Por qu planean los gerentes?
Describa los propsitos de la planeacin.
Comente las conclusiones de los estudios sobre la
relacin entre planeacin y desempeo.
Cmo planean los gerentes?
Defina metas y planes.
Describa los tipos de metas organizacionales que se
pueden tener.
Explique la importancia de conocer las metas
planeadas y las metas reales de una organizacin.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 72
 GUA DE APRENDIZAJE
Cmo planean los gerentes? (cont.)
Describa los diferentes tipos de planes.
Fijacin de metas y preparacin de planes
Explique cmo funciona la fijacin de metas tradicional.
Explique el concepto de cadena de medios y fines.
Describa el enfoque de administracin por objetivos
(APO).
Enumere los pasos que contiene un programa tpico de
administracin por objetivos.
Explique las ventajas y desventajas de los programas de
administracin por objetivos.
Seale las caractersticas de las metas bien diseadas.
Explique las etapas para la fijacin de metas.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 73
 GUA DE APRENDIZAJE

Fijacin de metas y preparacin de planes

(cont.)
Seale los factores de contingencia que afectan
a los planes.
Describa los enfoques de la planeacin.
Temas contemporneos de la planeacin
Explique las crticas a la planeacin y mencione
si son vlidas.
Mencione cmo pueden planear los gerentes de
manera efectiva en el entorno dinmico de hoy.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 74

 Qu es planeacin?
Planeacin
Actividad administrativa primaria que
involucra:
Definicin de las metas de la organizacin
Establecimiento de una estrategia general para
alcanzar las metas
Desarrollo de un conjunto de planes para integrar
y coordinar el trabajo de la organizacin.
Tipos de planeacin
Informal: no est por escrito; enfocada al corto
plazo; especfica para una unidad organizacional.
Formal: est por escrito, es especfica, enfocada al
largo plazo; involucra metas compartidas por la
organizacin.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 75
 Por qu planean los gerentes?
Propsitos de la planeacin
Ofrece una direccin
Reduce la incertidumbre
Minimiza el desperdicio y el exceso
Establece estndares de control

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 76

 Planeacin y desempeo
Relacin entre la planeacin y el desempeo
La planeacin formal es asociada con:
Altaganancias y utilidades de activos.
Resultados financieros positivos.

La calidad de la planeacin y la implementacin

aporta ms al desempeo que el grado de
planeacin.
El entorno puede reducir el impacto de la
planeacin en el desempeo.
La planeacin formal debe ser usada por aos
antes de que empiece a incidir en el desempeo.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 77

 Cmo planean los gerentes?
Elementos de la planeacin
Metas (tambin llamadas objetivos)
Resultados deseados para los individuos, grupos
u organizaciones enteras
Ofrece criterios de direccin y evaluacin del
desempeo

Planes
Documentos que plantean cmo deben ser
alcanzadas las metas
Describen cmo deben ser asignados los recursos
y establecen el programa de actividades

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 78

 Tipos de metas
Metas financieras
Estn relacionadas con el desempeo financiero
de la organizacin.
Metas estratgicas
Estn relacionadas con el desempeo de la
empresa, en relacin con factores del entorno
(por ejemplo, competidores)
Metas fijadas vs Metas reales
Declaraciones oficiales redactadas de la
organizacin (destinadas a uso pblico),
que pueden ser irrelevantes para sus metas
reales (lo que sucede efectivamente en la
organizacin)
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 79
 Tipos de planes
Planes estratgicos
Aplican para toda la organizacin.
Establecen las metas generales de la
organizacin.
Tratan de posicionar a la organizacin en su
contexto.
Abarcan periodos de tiempo largos.
Planes operacionales
Especifcan la forma como deben ser alcanzadas
las metas generales.
Cubren periodos de tiempo cortos.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 710

 Tipos de planes (cont.)
Planes a largo plazo
Planes cuyo horizonte temporal rebasa
los tres aos
Planes a corto plazo
Planes que abarcan un ao o menos
Planes especficos
Planes claramente definidos que no dejan margen
para interpretaciones
Planes direccionales
Planes flexibles que establecen lineamientos
generales, ofrecen un enfoque y permiten
discrecin en la implementacin.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 711
 Tipos de planes (cont.)
Plan nico
Plan diseado especficamente para satisfacer
las necesidades de una situacin nica.

Planes permanentes
Planes continuos que encauzan las actividades
que se realizan en forma reiterada.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 712

 Mtodos para fijar metas
Fijacin de metas tradicional
Metas generales que se definen en la organizacin.
Las metas generales se subdividen en metas
parciales para cada nivel de la organizacin.
Asume que la direccin las conoce mejor debido
a que puede ver el marco general.
Las metas se destinan a dirigir, guiar y limitar
desde el nivel ms alto de la organizacin.
Las metas pierden claridad y enfoque en la medida
en que gerentes de primera lnea tratan de
interpretarlas y definirlas para sus reas de
responsabilidad.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 713
 Mtodos para fijar metas (cont.)

Mantenimiento de la jerarqua de las metas

Cadenas de fines y medios
Red integrada de metas, que resulta de establecer
una jerarqua de las metas organizacionales
claramente definida.
El logro de las metas de primera lnea es el medio
por el cual se pueden alcanzar las metas de nivel
ms alto (fines).

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 714

 Mtodos para fijar metas (cont.)

Administracin por objetivos (APO)

Metas de desempeo especfico que son
determinadas de forma conjunta por los empleados
y los gerentes.
El progreso del logro de estas metas es revisado
peridicamente.
Las recompensas se basan en la consecucin de las
metas.
Elementos clave de la APO:
Metas explcitas, toma de decisiones
participativa, plazo explcito y
retroalimentacin del desempeo
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 715
 Funciona la APO?
Razones para el xito de la APO
El compromiso y el involucramiento de la
direccin
Problemas potenciales con los programas de
APO
No es tan efectiva en entornos dinmicos que
requieren un reestablecimiento constante de las
metas.
Una sobreatencin sobre los logros individuales
puede crear problemas con el equipo de trabajo.
Permitir que los programas de APO se conviertan
en un trabajo anual.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 716

 Caractersticas de las metas bien diseadas
Escritas en trminos de Desafiantes pero
resultados, no de acciones alcanzables
Se enfocan en los fines, Las metas bajas no
no en los medios. motivan.
Mensurables y Las metas difciles
cuantificables motivan, si son
alcanzables.
Definen especficamente
cmo deben ser medidos Establecidas por escrito
los resultados y qu tanto Enfoca, define y hace
se espera de los mismos. tangibles las metas.
Claras con respecto al plazo Comunicadas a todos
Qu tanto tiempo se Coloca a todos en la
requiere antes de medir sus misma pgina.
resultados.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 717
 Pasos para la fijacin de metas
1. Revisar la misin de la organizacin.
1. Las metas reflejan la misin?
2. Evaluar los recursos disponibles.
1. Los recursos son suficientes para alcanzar
la misin?
3. Determinar las metas individualmente
o con otros.
1. Las metas son especficas, medibles y oportunas?
4. Asentar por escrito las metas y comunicarlas.
1. Estn todos en la misma pgina?
5. Revisar los resultados y si las metas son
alcanzadas.
1. Qu cambios son necesarios hacer en la misin,
recursos y metas?
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 718
 Desarrollo de planes
Factores contingentes en la planeacin de los
gerentes
Nivel de los gerentes en la organizacin
Planes estratgicos en los niveles altos
Planes operativos en los niveles bajos
Grado de incertidumbre en el entorno
Entorno estable: planes especficos
Entorno dinmico: planes especficos, pero flexibles
Magnitud de los compromisos futuros
Los planes actuales afectan los compromisos
futuros, por lo que deben extenderse lo suficiente
para cumplir con lo establecido.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 719

 Enfoques para planear
Establecer un departamento formal de
planeacin
Un grupo de especialistas en planeacin que ayuden
a los gerentes a estructurar planes organizacionales.
La planeacin es una funcin de la administracin,
nunca debe convertirse en la nica responsabilidad
de quienes planean.
Involucrar a los miembros de la organizacin en
el proceso
Los planes son desarrollados por miembros de
las unidades organizacionales de varios niveles
y despus coordinados por otras unidades a travs
de la organizacin.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 720

Problemas contemporneos en la planeacin
Crticas a la planeacin
La planeacin puede producir rigidez.
Los planes no pueden ser desarrollados para
entornos dinmicos.
Los planes formales no pueden sustituir la intuicin
y la creatividad.
La planeacin enfoca la atencin de los gerentes
en la competencia de hoy, no en la supervivencia del
maana.
La planeacin formal refuerza el xito,
lo que puede llevar al fracaso.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 721

Problemas contemporneos en la planeacin
(cont.)
Planeacin efectiva en entornos dinmicos
Desarrollar planes especficos pero flexibles.
Entender que la planeacin es un proceso continuo.
Cambiar los planes cuando las condiciones lo
requieran.
La persistencia en la planeacin, eventualmente da
resultados.
Hacer ms plana la jerarqua organizacional para
adoptar el desarrollo de las habilidades de planeacin
en todos los niveles de la organizacin.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 722