2. Apa definisi pencatatan? 3. Apa definisi pelaporan? 4. Apa tujuan pencatatan dan pelaporan? 5. Bagaimana alur dan tahapan pencatatan dan pelaporan logistik Rumah Sakit? 6. Bagaimana jenis dan fungsi pencatatan dan pelaporan logistik Rumah Sakit? 7. Bagaimana proses pencatatan dan pelaporan di Rumah Sakit A.W. Sjahranie Samarinda? Siklus logistik Pada logistik rumah sakit dikenal dengan istilah siklus logistik yang dapat digambarkan sebagai berikut : (kusumanto 2000) Perencanaan kebutuhan
penghapusa pengganggaran n pengendalia n
pendistribusia pengadaan n
penyimpana n Menurut Soenoesoebrata (2001), ada beberapa faktor yang mempengaruhi sistem kontrol atau sistem pengawasan dan pengendalian, misalnya : 1. Penggarisan struktur organisasi 2. Kebijakan 3. Sumber daya manusia 4. Prosedur 5. Perencanaan 6. Pencatatan 7. Pelaporan 8. Pengawasan interen Pencatatan
Pencatatan adalah merupakan salah satu dari upaya
pengendalian terhadap suatu kegiatan. Pelaporan
Pelaporan adalah serangkaian kegiatan yang
sebenarnya tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan pencatatan. Sebab dengan catatan yang baik, maka akan memudahkan seseorang untuk membuat laporan tentang kondisi dari Logistik Rumah Sakit. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan
Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah tersedianya
data mengenai jenis dan jumlah penerimaan persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat. Alur dan Tahapan Pencatatan Pelaporan Logistik Rumah Sakit 1. Pencatatan Penerimaan a. Formulir rencana penerimaan kolom formulir terdiri dari : nomor urut , nomor kontrak, nomor catalog,jumlah barang, rencana tanggal masuk, tanggal kontrak surat pemesanan, nama barang, kolom keterangan. b. Buku harian penerimaan barang Kolom atau hal-hal yang terdapat dalam buku harian penerimaan barang nomor urut, nomor dukumen atau tanda bukti penerimaan, tanggal barang, nomor catalog, jumlah brang, nomor dan tanggal serah terima Continue.. 2. Pencatatan penyimpanan a. Kartu persediaan obat atau barang Hal-hal yang dimuat dalam kartu stock adalah sebagai berikut : Nama barang, nomor kode barang, satuan dan ukuran barang, harga barang, batasan pemesanan ulang, dll
Manfaat yang diperoleh dengan adanya kartu stock :
1. Untuk mengetahui dengan cepat posisi persediaan obat di gudang 2. Sebagai sarana pengendalian persediaan 3. Sumber masukan untuk pembuatan prencanaan pengadaan 4. Pertanggung jawaban petugas dan bahan pembuatan pelaporan 5. Alat control kepala instalasi farmasi Continue..
3. Pencatatan kartu stok induk
Kartu stok induk dipergunakan untuk mencatat mutasi obat seperti penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa.
Fungsi Kartu Stok Induk, anatara lain :
Mencatat data mutasi satu jenis obat berasal dari semua anggaran Alat kendali kepala instalasi gudang kabupaten/kota terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan Alat bantu untuk penyimpanan laporan, perencanaan pengadaan dan distribusi serta pengendalian persediaan Continue.. 4. Pencatatan dan pengeluaran a. Buku Harian Pengeluaran Barang Dokumen yang memuat catatan semua pengeluaran baik tentang data obat, maupun dokumen catatan obat tersebut. Kolom kolom atau hal hal yang perlu ada dalam buku : Nomor urut Nama barang Kode/spesifikasi Jumlah barang Kepada (inti penting/dikeluarkan untuk siapa) Bila diisi dengan baik akan menampilkan data tanggal pengiriman, dikirim kepada, nama dan jumlah obat.
b. Bukti Mutasi Merupakan bukti pengeluaran barang/obat dari gudang ke unit layanan/user. Kolom terdiri dari : Nomor urut Kode barang/spesifikasi Nama barang Unit satuan (KG, liter, box, dan lain lain) Jumlah permintaan dan jumlah pengiriman barang (penting) Continue... 5. Pelaporan a. Laporan Mutasi Barang Laporan berkala mengenai mutasi barang dilakukan pertriwulan, persemester (6 bulan sekali), pertahun yang memuat jumlah penerimaan, pengeluaran dan sisa persediaan barang barang di gudang (dikenal dengan laporan stok opname) Kolom / hal hal yang perlu ada pada dokumen laporan mutasi barang : Nomor urut Nama obat Persediaan awal Jumlah pengeluaran Satuan unit Jumlah penerimaan Sisa
b. Monitoring dinamika inventory
c. Kompilasi monitoring dinamika inventory
Jenis dan Fungsi Pencatatan Logistik Rumah Sakit
Pencatatan dilakukan hampir di semua lini
kegiatan, mulai dari bendahara keuangan yang selalu atau setiap terjadi transaksi selalu dicatat didalam sebuah buku. Begitu pula ketika tiba pada akhir bulan untuk mengetahui saldo akhir dari anggaran yang telah dibelanjakan, maka dibuat suatu rekapitulasi dalam bentuk laporan bulanan, sebagai salah satu bentuk akuntabilitas. Continue...
Maka fungsi dari pencatatan ini adalah untuk
pengendalian terhadap berjalannya siklus logistik di Rumah Sakit. Dari pencatatan yang tertib akan dengan mudah diketahui hal hal yang berkaitan dengan logistik yang dibutuhkan oleh Rumah Sakit. Begitu juga dengan pencatatan yang tertib akan dapat diketahui jumlah kekayaan atau aset dalam bentuk barang bergerak dan barang tidak bergerak, termasuk barang persediaan. Oleh karena itu, diharuskan bagi seseorang yang ditunjuk untuk mengelola logistik, untuk membuat pencatatan yang telah diatur sesuai dengan ketentuan. Jenis dan Fungsi Pelaporan Logistik Rumah Sakit
Jenis Pelaporan : 1. Pelaporan Intern Rumah Sakit Yaitu laporan yang dibuat sebagai masukan untuk menyusun konsep Rancangan Dasar Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit 2. Pelaporan Ekstern Rumah Sakit Yaitu pelaporan yang wajib dibuat oleh rumah sakit sesuai dengan peraturan yang berlaku, ditunjukkan kepada Departemen Kesehatan RI, Kanwil Depkes RI (sekarang , Dinkes Provinsi, Dinkes Kabupaten/kota Continue...
Indikasi laporan intern adalah :
1) Sensus harian, meliputi 2) Prosentase pemakaian tempat tidur 3) Kegiatan persalinan 4) Kegiatan pembedahan dan tindakan medis lainnya 5) Kegiatan rawat jalan penunjang Continue... Indikasi Pelaporan Ekstern : Pelaporan yang dibuat sesuai kebutuhan Depkes RI, meliputi : 1) Data Kegiatan Rumah Sakit (RL 1) 2) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL 2a) 3) Data Keadaan Morbiditas penyakit Khusus Pasien Rawat Inap (RL 2a1) 4) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan (RL 2b) 5) Data Keadaan Morbiditas Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan (RL 2b1) 6) Data individual Morbiditas Pasien Rawat Inap 7) Data Inventaris Rumah Sakit (RL3) 8) Data Keadaan ketenagaan RS (RL 4) 9) Data individual Ketenagaan RS (RL 4a) 10) Data Peralatan Rumah Sakit (RL 5) Sejarah Singkat RSUD A.W Sjahranie Samarinda Rumah sakit ini awalnya dibangun untuk menjaga kesehatan warga Belanda dan kaum Pribumi secara terbatas, maka pada tahun 1933 dibangunlah sebuah rumah sakit. Pada tanggal 13 Nopember 1976, Gubernur Kalimantan Timur (Bpk. Brigjend.Purn. Abdul Wahab Sjahranie) meresmikan pelayanan rawat jalan, dan sejak tanggal tersebut pelayanan rawat jalan terbagi 2 yaitu di RSU Selili dan RSU baru (RSU Segiri). Continue...
Pada tanggal 22 Februari 1986 diresmikan
dengan nama Rumah Sakit Umum Abdul Wahab Sjahranie untuk mengenang jasa-jasa Brigjend. Purn. Abdul Wahab Sjahranie. RSUD A.W.Sjahranie diresmikan menjadi Rumah Sakit Kelas B dengan SK Menkes No: 1161/Menkes/SK/XII/1993, ditetapkan di Jakarta pada tanggal 15 Desember 1993. Pencatatan dan Pelaporan di RSUD A.W Sjahranie Samarinda Pencatatan Saat perbekalan farmasi datang dari gudang farmasi, pencatatan dilakukan di kartu stok dan buku penerimaan. Sedangkan saat perbekalan farmasi keluar untuk melayani resep maka dicatat di kartu stok. Kegiatan pencatatan yaitu melakukan pncatatan di kartu stok sesuai dengan jumlah perbekalan farmasi yang masuk dan keluar. Pencatatan dilakukan saat ada barang masuk dan keluar, seperti obat-obatan, alkes, dan BMHP. Saat barang masuk dicatat dalam buku penerimaan obat & alkes, sedangkan saat barang keluar dicatat di kartu stock. Setelah barang datang dan di cek lengkap maka petugas farmasi akan melalukan pencatatan pada buku penerimaan obat dan menulis di kartu stok. Melakukan pencatatan di kartu stok sesuai dengan jumlah perbekalan farmasi yang masuk dan keluar.
Continue...
Pelaporan Di depo farmasi rawat jalan juga harus mengumpulkan laporan ke Instalasi Farmasi Rumah Sakit setiap bulannya. Laporan yang dikumpulkan antara lain : Laporan stok obat Laporan obat yang mendekati E.D (Expire Date) Laporan obat narkotik dan psikotropik Laporan obat generik Laporan obat kosong TERIMAKASIH
