Anda di halaman 1dari 22

Pencatatan dan Pelaporan

Logistik Rumah Sakit


Topik yang Akan Dibahas

1. Bagaimana siklus logistik di Rumah Sakit?


2. Apa definisi pencatatan?
3. Apa definisi pelaporan?
4. Apa tujuan pencatatan dan pelaporan?
5. Bagaimana alur dan tahapan pencatatan dan pelaporan
logistik Rumah Sakit?
6. Bagaimana jenis dan fungsi pencatatan dan pelaporan
logistik Rumah Sakit?
7. Bagaimana proses pencatatan dan pelaporan di Rumah
Sakit A.W. Sjahranie Samarinda?
Siklus logistik
Pada logistik rumah sakit dikenal dengan istilah
siklus logistik yang dapat digambarkan sebagai
berikut : (kusumanto 2000)
Perencanaan
kebutuhan

penghapusa pengganggaran
n
pengendalia
n

pendistribusia pengadaan
n

penyimpana
n
Menurut Soenoesoebrata (2001), ada beberapa faktor
yang mempengaruhi sistem kontrol atau sistem
pengawasan dan pengendalian, misalnya :
1. Penggarisan struktur organisasi
2. Kebijakan
3. Sumber daya manusia
4. Prosedur
5. Perencanaan
6. Pencatatan
7. Pelaporan
8. Pengawasan interen
Pencatatan

Pencatatan adalah merupakan salah satu dari upaya


pengendalian terhadap suatu kegiatan.
Pelaporan

Pelaporan adalah serangkaian kegiatan yang


sebenarnya tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan
pencatatan. Sebab dengan catatan yang baik, maka
akan memudahkan seseorang untuk membuat laporan
tentang kondisi dari Logistik Rumah Sakit.
Tujuan Pencatatan dan Pelaporan

Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah tersedianya


data mengenai jenis dan jumlah penerimaan
persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data
mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan
mutasi obat.
Alur dan Tahapan Pencatatan Pelaporan
Logistik Rumah Sakit
1. Pencatatan Penerimaan
a. Formulir rencana penerimaan
kolom formulir terdiri dari :
nomor urut , nomor kontrak, nomor catalog,jumlah barang,
rencana tanggal masuk, tanggal kontrak surat pemesanan,
nama barang, kolom keterangan.
b. Buku harian penerimaan barang
Kolom atau hal-hal yang terdapat dalam buku harian
penerimaan barang
nomor urut, nomor dukumen atau tanda bukti penerimaan,
tanggal barang, nomor catalog, jumlah brang, nomor dan
tanggal serah terima
Continue..
2. Pencatatan penyimpanan
a. Kartu persediaan obat atau barang
Hal-hal yang dimuat dalam kartu stock adalah sebagai berikut :
Nama barang, nomor kode barang, satuan dan ukuran
barang, harga barang, batasan pemesanan ulang, dll

Manfaat yang diperoleh dengan adanya kartu stock :


1. Untuk mengetahui dengan cepat posisi persediaan obat di gudang
2. Sebagai sarana pengendalian persediaan
3. Sumber masukan untuk pembuatan prencanaan pengadaan
4. Pertanggung jawaban petugas dan bahan pembuatan pelaporan
5. Alat control kepala instalasi farmasi
Continue..

3. Pencatatan kartu stok induk


Kartu stok induk dipergunakan untuk mencatat
mutasi obat seperti penerimaan, pengeluaran,
hilang, rusak atau kadaluarsa.

Fungsi Kartu Stok Induk, anatara lain :


Mencatat data mutasi satu jenis obat berasal dari semua anggaran
Alat kendali kepala instalasi gudang kabupaten/kota terhadap
keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan
Alat bantu untuk penyimpanan laporan, perencanaan pengadaan
dan distribusi serta pengendalian persediaan
Continue..
4. Pencatatan dan pengeluaran
a. Buku Harian Pengeluaran Barang
Dokumen yang memuat catatan semua pengeluaran baik tentang data obat,
maupun dokumen catatan obat tersebut.
Kolom kolom atau hal hal yang perlu ada dalam buku :
Nomor urut
Nama barang
Kode/spesifikasi
Jumlah barang
Kepada (inti penting/dikeluarkan untuk siapa)
Bila diisi dengan baik akan menampilkan data tanggal pengiriman, dikirim
kepada, nama dan jumlah obat.

b. Bukti Mutasi
Merupakan bukti pengeluaran barang/obat dari gudang ke unit layanan/user.
Kolom terdiri dari :
Nomor urut
Kode barang/spesifikasi
Nama barang
Unit satuan (KG, liter, box, dan lain lain)
Jumlah permintaan dan jumlah pengiriman barang (penting)
Continue...
5. Pelaporan
a. Laporan Mutasi Barang
Laporan berkala mengenai mutasi barang dilakukan pertriwulan,
persemester (6 bulan sekali), pertahun yang memuat jumlah penerimaan,
pengeluaran dan sisa persediaan barang barang di gudang (dikenal dengan
laporan stok opname)
Kolom / hal hal yang perlu ada pada dokumen laporan mutasi barang :
Nomor urut
Nama obat
Persediaan awal
Jumlah pengeluaran
Satuan unit
Jumlah penerimaan
Sisa

b. Monitoring dinamika inventory

c. Kompilasi monitoring dinamika inventory


Jenis dan Fungsi Pencatatan Logistik Rumah Sakit

Pencatatan dilakukan hampir di semua lini


kegiatan, mulai dari bendahara keuangan yang selalu
atau setiap terjadi transaksi selalu dicatat didalam
sebuah buku. Begitu pula ketika tiba pada akhir
bulan untuk mengetahui saldo akhir dari anggaran
yang telah dibelanjakan, maka dibuat suatu
rekapitulasi dalam bentuk laporan bulanan, sebagai
salah satu bentuk akuntabilitas.
Continue...

Maka fungsi dari pencatatan ini adalah untuk


pengendalian terhadap berjalannya siklus logistik di
Rumah Sakit. Dari pencatatan yang tertib akan dengan
mudah diketahui hal hal yang berkaitan dengan logistik
yang dibutuhkan oleh Rumah Sakit. Begitu juga
dengan pencatatan yang tertib akan dapat diketahui
jumlah kekayaan atau aset dalam bentuk barang bergerak
dan barang tidak bergerak, termasuk barang persediaan.
Oleh karena itu, diharuskan bagi seseorang yang
ditunjuk untuk mengelola logistik, untuk membuat
pencatatan yang telah diatur sesuai dengan ketentuan.
Jenis dan Fungsi Pelaporan Logistik Rumah Sakit

Jenis Pelaporan :
1. Pelaporan Intern Rumah Sakit
Yaitu laporan yang dibuat sebagai
masukan untuk menyusun konsep
Rancangan Dasar Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit
2. Pelaporan Ekstern Rumah Sakit
Yaitu pelaporan yang wajib dibuat
oleh rumah sakit sesuai dengan
peraturan yang berlaku, ditunjukkan
kepada Departemen Kesehatan RI,
Kanwil Depkes RI (sekarang , Dinkes
Provinsi, Dinkes Kabupaten/kota
Continue...

Indikasi laporan intern adalah :


1) Sensus harian, meliputi
2) Prosentase pemakaian tempat
tidur
3) Kegiatan persalinan
4) Kegiatan pembedahan dan
tindakan medis lainnya
5) Kegiatan rawat jalan penunjang
Continue...
Indikasi Pelaporan Ekstern :
Pelaporan yang dibuat sesuai kebutuhan Depkes RI, meliputi
:
1) Data Kegiatan Rumah Sakit (RL 1)
2) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL 2a)
3) Data Keadaan Morbiditas penyakit Khusus Pasien Rawat Inap
(RL 2a1)
4) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan (RL 2b)
5) Data Keadaan Morbiditas Penyakit Khusus Pasien Rawat
Jalan (RL 2b1)
6) Data individual Morbiditas Pasien Rawat Inap
7) Data Inventaris Rumah Sakit (RL3)
8) Data Keadaan ketenagaan RS (RL 4)
9) Data individual Ketenagaan RS (RL 4a)
10) Data Peralatan Rumah Sakit (RL 5)
Sejarah Singkat RSUD A.W Sjahranie
Samarinda
Rumah sakit ini awalnya dibangun untuk
menjaga kesehatan warga Belanda dan kaum Pribumi
secara terbatas, maka pada tahun 1933 dibangunlah
sebuah rumah sakit.
Pada tanggal 13 Nopember 1976, Gubernur
Kalimantan Timur (Bpk. Brigjend.Purn. Abdul Wahab
Sjahranie) meresmikan pelayanan rawat jalan, dan
sejak tanggal tersebut pelayanan rawat jalan terbagi 2
yaitu di RSU Selili dan RSU baru (RSU Segiri).
Continue...

Pada tanggal 22 Februari 1986 diresmikan


dengan nama Rumah Sakit Umum Abdul Wahab
Sjahranie untuk mengenang jasa-jasa Brigjend. Purn.
Abdul Wahab Sjahranie. RSUD
A.W.Sjahranie diresmikan menjadi Rumah Sakit
Kelas B dengan SK Menkes No:
1161/Menkes/SK/XII/1993, ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 15 Desember 1993.
Pencatatan dan Pelaporan di RSUD A.W
Sjahranie Samarinda
Pencatatan
Saat perbekalan farmasi datang dari gudang farmasi,
pencatatan dilakukan di kartu stok dan buku penerimaan.
Sedangkan saat perbekalan farmasi keluar untuk melayani
resep maka dicatat di kartu stok. Kegiatan pencatatan yaitu
melakukan pncatatan di kartu stok sesuai dengan jumlah
perbekalan farmasi yang masuk dan keluar.
Pencatatan dilakukan saat ada barang masuk dan keluar,
seperti obat-obatan, alkes, dan BMHP. Saat barang masuk
dicatat dalam buku penerimaan obat & alkes, sedangkan
saat barang keluar dicatat di kartu stock.
Setelah barang datang dan di cek lengkap maka petugas
farmasi akan melalukan pencatatan pada buku penerimaan
obat dan menulis di kartu stok. Melakukan pencatatan di
kartu stok sesuai dengan jumlah perbekalan farmasi yang
masuk dan keluar.

Continue...

Pelaporan
Di depo farmasi rawat jalan juga harus
mengumpulkan laporan ke Instalasi Farmasi Rumah
Sakit setiap bulannya. Laporan yang dikumpulkan
antara lain :
Laporan stok obat
Laporan obat yang mendekati E.D (Expire Date)
Laporan obat narkotik dan psikotropik
Laporan obat generik
Laporan obat kosong
TERIMAKASIH

Anda mungkin juga menyukai