AUDITORIA

AUDITORIA

Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de

auditoria y evaluarla objetivamente para determinar la extensin en la cual se
cumplen los criterios de auditoria. ISO 9000:2005
 TIPOS DE AUDITORIA

Auditoria de primera parte (interna): Una auditoria realizada por

la organizacin a sus propios sistemas y procedimientos

Auditoria de segunda parte: Una auditoria realizada por la

organizacin a sus proveedores y contratistas

Auditora de tercera parte (externa): Realizada por un

organismo independiente a la organizacin

.
Principios de auditora (ISO
19011: 2002)
PARA AUDITORES

CONDUCTA TICA

PRESENTACIN ECUNIME

DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL

Principios de auditora (ISO
19011: 2002)
PARA AUDITORIA

INDEPENDENCIA

ENFOQUE BASADO EN EVIDENCIAS

 FASES DE LA AUDITORA

Programa Hallazgos

CRITERIOS DE
PROGRA PREPARACI EJECUCI SEGUIMIE INFORME Y
INFORMACI REPORTE
MACIN N N NTO ACCIONES
N DE
ENTRADA

Plan/itinerario,
Lista de Conformidades/ No
verificacin conformidades
CRITERIOS O INFORMACIN DE ENTRADA BSICA PARA
LA PROGRAMACIN DE AUDITORAS INTERNAS

ISO 9001:2008
Estado e importancia de reas y procesos

ISO 14001:2004
Importancia ambiental de las operaciones implicada

OHSAS 18001:2007
Resultados de Valoraciones de riesgo de
las actividades
 PROGRAMACIN DE AUDITORIAS

PROGRAMA DE AUDITORA: Conjunto de una o ms auditoras

planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas haca un
propsito especfico. (ISO 19011:20012, NUMERAL 3.11

PLAN DE AUDITORA: Descripcin de las actividades y de los detalles

acordados de una auditora
CONTENIDO DE UN PROGRAMA O PLAN DE AUDITORA

Segn el caso:
Objetivo: Para que
Alcance: Tcnico, a que; Geogrfico, en donde.
Criterio: Contra que
Justificacin: Por que
Equipo Auditor: Lder y Coauditores + Experte
PROGRAMA DE AUDITORA
 PROGRAMA DE AUDITORA

Objetivos del programa de auditora

Se fundamentan en:

Prioridades de la gerencia
Intenciones comerciales
Requisitos del Sistema de Gestin
Requisitos regulatorios, contractuales y legales, aplicables al producto de la organizacin, sus riesgos y
peligros.
La necesidad de la evaluacin de proveedores
Los requisitos de los clientes
Necesidades de otras partes interesadas
 CRITERIOS DE AUDITORA

INCLUYENDO:

Normas aplicables
Polticas
Procedimientos
Regulaciones
Legislacin
Requisitos
Requisitos contractuales
Cdigos de conducta
 LDER DEL EQUIPO

RESPONSABILIDADES:

Toma final de decisiones

Preparacin del plan de auditora
Asignacin de las funciones del equipo
Dar instrucciones al equipo
Revisar los Documentos de trabajo
Representar al equipo durante las reuniones de apertura y cierre
Reportar las No conformidades crticas
Reportar las desviaciones mayores
Entregar el informe de auditora
 MIEMBROS DEL EQUIPO

RESPONSABILIDADES:

Revisar toda la informacin relevante

Preparar los documentos de trabajo
Cumplir con los requisitos de la auditora
Llevar a cabo las tareas asignadas
Reportar deficiencias y hallazgos de la auditora al lder del equipo
Cooperar y soportar al lder del equipo
 MIEMBROS DEL EQUIPO

ESTOS DEBEN:

Ejecutar las actividades dentro del marco del alcance de la auditora

Comunicar los requisitos de la auditora
Colectar evidencia objetiva
Documentar las No conformidades
Reportar los hallazgos al auditado
Verificar que las acciones correctivas tomadas dan respuesta a las No
conformidades
Mantener y salvaguardar todos los documentos de la auditora
PREPARACIN DE LA AUDITORA
PREPARACIN DE LA AUDITORA

Revisin Documental:

Documentos:
Documentos y registros relevantes del sistema
Reportes de auditoras Previas

Propsito:
Familiarizar a los auditores con los procesos a ser
auditados
Trazar un plan de auditora
Desarrollar una lista de verificacin
 PROPSITO DEL PLAN DE AUDITORIA

1. Asegurar el cumplimiento de los Objetivos y el alcance

de la auditora
2. Asegurar que los recursos necesarios para la auditora
estn disponibles
3. Asegurar que el sistema de Gestin se audite
eficazmente
4. Establecer acuerdos entre el equipo auditor y los
auditados, previamente al desarrollo de la auditora.

5. EJEMPLOS: Comparar con informacin, como lista de

verificacin
PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO
 LISTA DE VERIFICACIN DE LA AUDITORA

VENTAJAS:
Ayuda a la preparacin
Indica la duracin de la auditora
Ayuda a planear que todos los puntos planeados sean cubiertos

DESVENTAJAS:
Puede limitar la iniciativa y el anlisis
reas importantes pueden ser omitidas
 PREPARACIN DE LA LISTA DE VERIFICACIN

CONSIDERAR:

El plan de auditora o itinerario

Los procesos que se estn llevando a cabo, enfocndose en los ms
crticos
Los procedimientos relevantes
Los documentos en uso
Registros
Otros
 FORMATO DE LISTA DE VERIFICACIN

Requisitos Pregunta/Tema Cumplimiento Comentario/Ob

/Aspecto de actividad (Si/ servaciones
No/No aplica)
ISO 14001: 6.1.2 Verificar gestin del
cambio e identificacin
de aspectos ambientales
REALIZACIN DE LA AUDITORA
 AGENDA DE LA REUNIN DE APERTURA

Saludo y presentacin del equipo y asistentes

Confirmacin de objetivo (s), alcance y criterio(s) de auditora
Confirmacin Itinerario y cualquier cambio de ltima hora
Mtodos de auditora: evidencia, hallazgos y reporte de resultados parciales y
definitivos.
Confirmacin de canales de comunicacin formal
 EVIDENCIA DE AUDITORA

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

informacin que son pertinentes para los criterios de
auditora y que son verificables
 EL PROCESO DE LA EVIDENCIA

INFORMACIN Fuentes de Informacin

Recopilacin por muestreo y
verificacin

EVIDENCIA DE AUDITORA Evaluacin frente a los

criterios de auditora

Revisin

HALLAZGO DE AUDITORA Conclusiones de

Auditora
EJECUCIN
 Bsqueda y recoleccin de informacin

La auditora en sitio consiste en buscar recolectar informacin de los procesos y

actividades de la organizacin. Esto se hace a travs de entrevistas, lecturas,
observaciones y anlisis:

Las fuentes de informacin son:

Entrevistas con empleados y personas

Revisin de documentos
Anlisis de registros
Observacin de actividades
Bases de datos informticas
 TCNICA DE ENTREVISTA

Considerar:

Las entrevistas deberan realizarse durante las horas normales de trabajo y,

cuando sea prctico, en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada.
Se debera hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a
entrevistar antes y durante la entrevista.
Puede iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo
Deberan evitarse preguntas que predispongan las respuestas (es decir,
preguntas inductivas).
Los resultados de la entrevista deberan ser resumidos y revisados con la
persona entrevistada.
Se debera agradecer a las personas entrevistadas su participacin y
cooperacin
 TCNICA DE ENTREVISTA

PROCURE COMENZAR SUS PREGUNTAS CON LAS SIGUIENTES PALABRAS:

QU
CUNDO
CMO
POR QU
QUIN
DNDE

A ESTO SE LE CONOCE COMO PREGUNTAS ABIERTAS

 EJECUCIN

TCNICA DE ENTREVISTA:

Use la lista de verificacin como gua

Entreviste las personas adecuadas: recurra a los antiguos, a los nuevos
y a los intermedios dentro de una margen
Comience por identificar al lder del proceso y/o al responsable de la
actividad
Asegrese que las preguntas que va a hacer, corresponden al proceso
que pretende auditar. Evite los tecnicismos.
Verifique las respuestas
Tome nota de la evidencia de cumplimiento y de no cumplimiento.
 EJECUCIN

TCNICA DE ENTREVISTA:

Salude
Verifique el cargo y nombre de la persona
Observe el entorno
Sea corts al preguntar
Escuche cuidadosamente.
Mantngase dentro del alcance de la auditora
Utilice preguntas abiertas
 EJECUCIN

TCNICA DE ENTREVISTA:

Procure hablar en el lenguaje del auditado

Solicite descripcin y explicacin de las situaciones
No salte de un tema a otro y muestre siempre inters en los
comentarios y/o respuestas.
Use preguntas silenciosas
Infrmele al auditado de las evidencias encontradas
Agradezca siempre
Felicite si aplica
REVISIN DE HALLAZGOS, REUNIN DE CIERRE
 HALLAZGO DE AUDITORA

CONFORMIDAD
NO CONFORMIDAD
OBSERVACIN
HALLAZGO OPORTUNIDAD DE
MEJORA
 REVISIN DE AUDITORA

Observaciones
Solicitud de (SACs)

Clasificacin de (SACs)
Junta de Hallazgos Definici
revisin de la n de los
de los auditora hallazgos
auditores
 NO CONFORMIDAD

Puede ser una FALLA EN:

El cumplimiento de una norma

La implementacin de un proceso, procedimiento, instructivo, formato
u otro requisito establecido
Tambin la NC puede ser debida a la presencia de un riesgo inminente
para la calidad del servicio o del producto; para el medio ambiente, etc

NC MENOR
UNA FALLA MENOS SEVERA EN UN PROCESO, PROCEDIMIENTO U
OPERACIN DEL SISTEMA
 SAC MAYOR

LEVANTADA CUANDO HAY:

Ausencia o incumplimiento total de un proceso o procedimiento

crtico para la calidad del producto, o en la operacin eficaz del
Sistema
Una NO CONFORMIDAD MENOR que no ha sido
direccionada/tratada dentro del tiempo especificado y/o de manera
eficaz para resolver el problema y cada una de las causas que lo
originaron
Un nmero significativo de NO CONFORMIDADES MENORES contra
un elemento particular del sistema o proceso
El riesgo inminente, demostrable, contra la calidad de un producto o
servicios
 REDACCIN DE LA NO CONFORMIDAD

Una NO CONFORMIDAD debe contener:

Una visin general del hallazgo, describiendo lo mejor posible la

deficiencia y citando ejemplos de la evidencia de auditora
verificada, debidamente identificada y documentada,
Un resumen del requisito que se ha incumplido
EJEMPLO DE UNA REDACCIN DE LA NO CONFORMIDAD

Se evidenci que para la auditora interna llevada a cabo del 30 de

Mayo al 03 de Junio de 2016. la alta direccin fue auditada por quien
tiene la responsabilidad de informarla sobre el estado del sistema de
gestin ambiental, contraviniendo la norma ISO 4001:2004, CLSULA
4.5.5 donde dice que el auditor no debe auditar su propio trabajo y
que la seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras
deben asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso de
auditora, respectivamente.
 SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA (SAC)

Es un formato utilizado para:

Reportar No Conformidades
Clasificar No Conformidades
Registrar la aceptacin de las No Conformidades
Registrar la aceptacin del auditor de las acciones correctivas
tomadas.
 Agenda de reunin de cierre

Registrar la asistencia
Ratificar objetivo(s), alcance y criterio(s), incluyendo exclusiones 8
Resumen de los aspectos positivos dentro del sistema, si procede
Explicar las SACs
Recordar utilizacin de muestreo aleatorio
Informar las observaciones
Explicar el informe y seguimiento
Agradecer al auditado
 Reporte de Auditora Interna

Deber incluir:

Proceso(s) auditado(s)
Los objetivos, alcance y exclusiones, acordaos previamente
El(los) criterio(s) de la auditora contra los cuales se condujo la
auditora
Equipo auditor
Fecha(s) y lugar(es) donde se condujo la auditora
La evidencia consultada
Los hallazgos de auditora
Declaracin de confidencialidad
 REGISTROS DE AUDITORA

Programa de auditoras
Plan de auditora/Itinerario
Lista de chequeo/Verificacin
Informe de resultados de la auditora, incluyendo la evidencia de
cumplimiento verificada
Solicitudes de accin correctiva/No Conformidades
Observaciones
Oportunidades de mejora
Competencia y experiencia de los auditores
gracias