PERENCANAAN SDM

PERENCANAAN SDM
1. Proses yang secara sistematik
mengkaji keadaan SDM untuk
memastikan bahwa jumlah SDM
dengan keterampilan yang tepat,
akan tersedia pada saat mereka
dibutuhkan.
PERENCANAAN SDM
2. Upaya utk mengantisipasi
perkembangan bisnis dan tuntutan
lingkungan di masa y.a.d. atas suatu
organisasi dan untuk menyediakan
SDM guna menjalankan bisnis dan
memenuhi tuntutan lingkungan itu.
3. Proses penentuan jenis (kualitas) dan
jumlah (kuantitas) SDM.
 LINGKUNGAN EKSTERNAL
LINGKUNGAN INTERNAL

PERENCANAAN STRATEGIS

PERENCANAAN SDM

PERAMALAN PERAMALAN
PEMBANDINGAN
KEBUTUHAN/ ANTARA
KETERSEDIAAN
PERMINTAAN KEBUTUHAN DAN SB. DAYA
SDM KETERSEDIAAN MANUSIA

KELEBIHAN
PERMINTAAN KEKURANGAN
PEKERJA
= PEKERJA
PENAWARAN
PEMBATASAN REKRUT- REKRUTMEN
MEN, PENGURANGAN JAM
TIDAK ADA KERJA, PENSIUN DINI,
TINDAKAN PEMBERHENTIAN SELEKSI
PROSES PERENCANAAN SDM
1. Melihat implikasi strategis mulai dari
fungsi produksi, finansial, pemasaran
dan SDM
2. Meramalkan kebutuhan dan
ketersediaan SDM di masa y.a.d.
Ada tiga kemungkinan situasi yang
ditemui, yaitu:
Kebutuhan = ketersediaan tidak perlu
ada tindakan apapun.
PROSES PERENCANAAN SDM
Kebutuhan < ketersediaan
- zero growth
- mengurangi jam kerja
- menawarkan pensiun dini
- pemberhentian sementara atau permanen
Kebutuhan > ketersediaan
- penawaran kerja lembur
- mempekerjakan tenaga paruh-waktu
- melakukan subkontrak pekerjaan
- rekrutmen & seleksi SDM baru (tetap).
FAKTOR-FAKTOR YG
MENIMBULKAN PERMINTAAN SDM
1. Faktor eksternal
Perekonomian, teknologi, keadaan sosial-
politik, pesaing
2. Faktor organisasi
Rencana strategis, rencana penjualan &
produksi, anggaran, unit usaha baru
3. Faktor SDM
Pensiun/PHK, kematian, pengunduran
diri, cuti
TEKNIK PERAMALAN SDM

1. Pendapat Pakar
2. Analisis Trend
3. Metoda Analisis Anggaran dan
Perencanaan
4. Analisis Usaha Baru
5. Model Komputer
TEKNIK PERAMALAN SDM
6. Analisis Beban Kerja dan
Analisis TK
7. Indeks Perputaran/Turnover
Index
8. Indeks Stabilitas/Stability Index
9. Analisis Masa Kerja
10.Tingkat Ketidakhadiran.
1. PENDAPAT PAKAR
a. Keputusan informal dan instan
b. Survei formal oleh para pakar
c. Nominal Group Technique (NGT)
d. Teknik Delphi (merupakan Interactive
Survey of Expert)
2. ANALISIS TREND
a. EKSTRAPOLASI
Menggunakan laju pertumbuhan masa lalu untuk
memperkirakan kebutuhan masa depan.
b. INDEKSASI
Metode prakiraan kebutuhan SDM di masa yang
akan datang dengan cara mencocokkan
pertumbuhan SDM dengan 1 indeks. Misal: rasio
pekerja produksi terhadap penjualan.
c. ANALISIS STATISTIK
Menghitung peramalan kebutuhan SDM dengan
metoda statistik.
3. METODE ANALISIS ANGGARAN
DAN PERENCANAAN

Analisis secara rinci atas anggaran dan

rencana jangka panjang atau rencana
strategis, yang memunculkan
kebutuhan untuk merekrut SDM baru.
4. ANALISIS USAHA BARU
Untuk membuka usaha baru (new
venture), melihat berapa kebutuhan
SDM organisasi lain dalam bidang yang
sama dengan usaha kita.
5. MODEL KOMPUTER
Menggunakan alat bantu program-
program perangkat lunak yang siap
pakai yang ada pada komputer.
6. ANALISIS BEBAN KERJA DAN
ANALISIS TENAGA KERJA

Jumlah Target Volume Pekerjaan

Kebutuhan = ---------------------------------- X 1 org
SDM Tkt. Pelaksanaan Std X Waktu

Jumlah Std Waktu X Target Vol. Pek.

Kebutuhan = --------------------------------- X 1 org.
SDM Jangka Waktu yg Ditentukan
Contoh 1a
Sebuah perusahaan bata merah di
Kebumen, target produksinya 12.000
buah bata merah per minggu (6 hari
kerja).
Pelaksanaan standar [SDM per hari] =
100 buah bata merah.
12.000
SDM yg
= ---------- X 1 orang
diperlukan
100 X 6
= 20 orang
Contoh 1b
PT ABC menerima pesanan 1.000 ptg pakaian.
Standar waktu penyelesaian 1 ptg pakaian = 6
jam kerja.
Waktu yg disepakati utk penyelesaian pesanan
adalah 1 bulan (25 hari kerja).
Standar jam kerja = 8 jam kerja/hari.

6 X 1.000
SDM yg
= ------------ X 1 org = 30 org.
diperlukan
25 X 8
7. INDEKS PERPUTARAN
SDM/TURNOVER

Mengamati perputaran SDM pd tahun

tertentu.

SDM yg keluar pd thn N

% penyu-
= --------------------------------- X 100 %
sutan
Rata2 SDM yg ada pd th N

SDM = (100% + % penyusutan) X Rata2.

ideal
Contoh:
Data kepegawaian thn 2003 adalah sbb:
BULAN SDM YG KELUAR SDM YG ADA
Januari - 150 org
Februari - 150 org
Maret 2 org 148 org
April - 148 org
Mei - 149 org
Juni 3 org 146 org
Juli 1 org 150 org
Agustus - 150 org
September 2 org 148 org
Oktober - 148 org
Nopember - 148 org
Desember 1 org 148 org
 SDM yg keluar pd th 2003 = 9 org

1783
SDM rata2 = ------ X 1 org = 148,58 org
12

9
% penyusutan = -------- X 100% = 6,06%
148,58

SDM ideal = (100% + 6,06%) X 148,58

= 157,58 org
= 158 org
8. INDEKS STABILITAS/
STABILITY INDEX
Mengukur tingkat kelangsungan organisasi
dgn cara menghitung jumlah SDM yg
cenderung tetap tinggal di dalam organisasi.

SDM yg masa kerjanya 1 th

Stabilitas = ------------------------------------
SDM yg masa kerjanya < 1 th
Contoh:
Data kepegawaian 5 thn terakhir adalah sbb:
SDM yg masa kerjanya 1 th = 140 org
SDM yg masa kerjanya < 1 th = 10 org

140 14
Stabilitas = ----- = ---
10 1

Artinya, dari 15 org SDM, rata-rata hanya 14

org yg stabil dalam organisasi. Jika organisasi
ingin beroperasi pd tingkat 100%, maka harus
ada cadangan 1 org utk tiap 15 org SDM.
9. ANALISIS MASA KERJA
Mengamati rata-rata masa kerja SDM yg
telah meninggalkan/keluar dari
perusahaan, dengan rumus:

bln rata2 masa kerja SDM yg 1 th

Stabilitas = -------------------------------------------
bln rata2 masa kerja SDM yg< 1 th
Contoh:
Berdasarkan data kepegawaian, ada 150
org SDM dengan masa kerja sbb:
90 org rata2 masa kerjanya 40 bln
30 org rata2 masa kerjanya 7 bln
30 org rata2 masa kerjanya 5 bln
Untuk mengetahui jumlah SDM yang
diperlukan untuk menjaga agar
operasional perusahaan stabil, dilakukan
perhitungan sebagai berikut:
Rata-rata masa kerja SDM yg 1 th = 40 bln
Rata-rata masa kerja SDM yg < 1 th =

(30 X 7) + (30 X 5)
------------------------ X 1 bln = 6 bln
60
40 20
Stabilitas SDM dr masa kerjanya = --- = ---
6 3

Artinya, dari 23 SDM, yg bertahan lama di prsh hanya 20

org. Jika perusahaan ingin tetap stabil operasionalnya dgn
kebutuhan SDM rata2 sebesar 150 org SDM yg hrs ada =

150
------ X 23 org = 172,5 org = 173 org
20
10. TINGKAT KETIDAKHADIRAN
Di sini diamati ketidakhadiran SDM
dengan rumus sbb:
Rata2 jam ketdkhdran per org
% Ketidak-
= ---------------------------------- X 100%
hadiran
jam kerja rata2 per org
Contoh:
SDM 20 org, pd 1 thn terakhir rata2 ketidakhadirannya krn:
- terlambat = 1 jam/org/minggu
- Sakit = 1 hari/org/bulan
- Ijin = 1 hari/org/bulan

Hari kerja adalah Senin s/d Sabtu = 41 jam kerja/minggu (7 jam/

hari; 6 hari/minggu; 4 minggu/bulan)

Perhitungannya sbb:
% Ketidak- (4j+7j+7j) 20 360
hadiran = ---------------- X 100% = ------ X 100% = 10,98%
(41 X 4) 20 3280

Jika untuk operasional diperlukan 20 org SDM yg hrs ada

= (100% + 10,98%) X 20 org = 22,196 org = 23 org