ADMINISTRASI

KONTRAK

Aspek Hukum dan Manajemen Kontrak

Ir. Fitri Suryani, MT
Pertemuan 8
 ADMINISTRASI KONTRAK

Setelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi

dokumen kontrak maka langkah berikutnya adalah
mengelola eksekusi kontrak yg terdiri dari aspek teknik dan
administratif

Mengelola Administrasi Kontrak terdiri dari kegiatan :

1. Mengkaji kelengkapan dokumen yang disyaratkan
2. Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan sistem
arsip
3. Pengelolaan pembayaran
4. Change order dan back charge
5. Kaim
 DOKUMEN YANG DISYARATKAN

Diantara dokumen yang penting adl

1. Surat2 tanda jaminan (bond) lelang, kinerja, peralatan, pembayaran, dan
subkontrak
2. Sertifikat Asuransi Builder All Risk, Transit dan Comprehensive General
Liability

1. TANDA JAMINAN
Karena pentingnya faktor waktu dan biaya, maka pemilik ingin
adanya jaminan yg melindungi dari akibat2 y9 terjadi karena
kontraktor tidak melanjutkan pekerjaan/tidak melaksanakan
pembayaran kpd subkontraktor/rekanan

MACAM JAMINAN :
Jaminan LELANG (bid band)
Jaminan KINERJA (performance bond)
Jaminan PEMBAYARAN (payment bond)
Jaminan SUBKONTRAKTOR (subcontractor bond)
 DOKUMEN YANG DISYARATKAN

JAMINAN LELANG (bid bond)

Tujuan jaminan lelang adl untuk melindungi pemilik dari kerugian
keuangan yg terjadi bila pemenang lelang mengundurkan diri
Mekanismenya, peserta lelang diwajibkan menyerahkan tanda
jaminan berupa garansi bank kpd pemillik pd saat menyerahkan
proposal
Tanda jaminan tsb memberikan hak kpd pemilik untuk menarik
sejumlah dana yg ditentukan besarnya atas beban peserta lelang,
bila oleh satu dan lain sebab tidak bersedia menerima pekerjaan yg
telah dimenangkan
Tanda jaminan lelang tsb akan dikembailkan kpd masing2 peserta
jika proses lelang telah diakhiri dengan ditunjuknya pemenang
 DOKUMEN YANG DISYARATKAN

JAMINAN KINERJA (performance (bond)

Tujuan jaminan kinerja adl untuk melindungi pemilik thd
kemungkinan kontraktor tidak dapat memenuhi
kewajiban seperti telah ditentukan dlm kontrak,
mis : menghentikan pekerjaan karena kesulitan keuangan

Dalam kasus ini pemilik berhak menarik dana yg

dijaminkan dari badan atau perusahaan penjamin untuk
membayar pekerjaan yang dilakukan oleh pihak ketiga
atas prakarsa pemilik, melanjutkan pekerjaan yang
ditinggalkan oleh kontraktor
 DOKUMEN YANG DISYARATKAN

JAMINAN PERALATAN
Suatu jaminan atas berfungsinya peralatan yang telah terpasang di
proyek
Jaminan tsb dikenal sbg equipment guaranty yg diterbitkan oleh vendor atau
manufacturer yg meliputi jaminan material & mutu pengerjaan
(workmanship), umumnya berlaku selama 1 thn

Dlm hal ini, kontraktor berkewajiban memperoleh surat pernyataan/

sertifikat jaminan tsb, dan menyerahkan kpd pemilik pd saat proyek
selesai

JAMINAN PEMBAYARAN (payment bond)

Jaminan pembayaran dimaksudkan untuk melindungi subkontraktor
dan rekanan, jika kontraktor tidak melakukan pembayaran pada waktu
dan jumlah yg telah dijanjikan dalam kontrak antara mereka, sedang
barang dan jasa telah diserahkan & dikerjakan sesuai dengan
ketentuan
 DOKUMEN YANG DISYARATKAN

JAMINAN SUBKONTRAKTOR (subcontractor bond)

Dlm hal ini, kontraktor untuk melindungi dirinya dalam
masalah kerugian keuangan yg diakibatkan oleh
subkontraktor yg tidak dapat melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan kontrak yg telah mereka setujui

2. SERTIFIKAT ASURANSI
Dalam penyelenggaraan proyek adanya resiko yg dapat
menimbulkan kerusakan, kecelakaan, dan kerugian thd harta
benda, keselamatan dll, merupakan sumber kerugian.
Oleh sebab itu baik pemilik maupun kontraktor harus
melindungi diri dengan berbagai macam asuransi
 DOKUMEN YANG DISYARATKAN

Asuransi tsb terdiri dari :

Asuransi yg melindungi harta benda dan liability proyek atau pemilik
Asuransi yg melindungi kontraktor dad kehilangan, kerusakan dan
klaim serta liability selama operasi proyek

ASURANSI BUILDER ALL RISK

Asuransi ini bertujuan melindungi dari kemungkinan adanya
kerusakan yg terjadi pada harta milik proyek
Jumlah harga yg dihitung didasarkan atas jumlah biaya total proyek
dikurangi harga milik proyek yg dianggap tidak terkena kerusakan,
mis: harga tanah, desain engineering dll
Umumnya pemilik menentukan pihak kontraktor atau pemilik sendiri
yg akan membeli asuransi in! sedangkan kontraktor membantu segi
administrasi
 DOKUMEN YANG DISYARATKAN

ASURANSI TRANSIT
Asuransi ini bertujuan untuk melindungi resiko kerusakan atau
kehilangan hak milik proyek - sewaktu dalam perjalanan (transit)
Termasuk didalamnya adl asuransi barang atau muatan (cargo
insurance) untuk angkutan lewat laut maupun udara

Proyek perlu mempunyai asuransi transit, yg jumlah harganya sama

dengan harga muatan

Umumnya pemilik membeli asuransi transit sedangkan kontraktor

utama memroses dan mengajukan kpd pemilik bila timbul klaim

Disamping jenis asuransi tsb diatas masih ads asuransi jenis lain yaitu mis
: comprehensive general liability dan automobile liability
 SURAT MENYURAT & SISTEM ARSIP
Suatu catatan dan arsip kontrak
umumnya dikelompokkan
sesuai dgn sistematika
pengelolaan kontrak yaitu :
Masa pembentukan
Masa eksekusi atau
pelaksanaan
Korespondensi, Otorisasi, dan
Laporan Berkala
Dokumentasi Keuangan
MASA PERENCANAAN & PEMBENTUKAN
KONTRAK
Catatan dan arsip gol. ini terdiri dari butir2 :
Perencanaan strategi & Jadwa! kontrak
Prakuaiifikasi peserta lelang
Kerangka acuan & garis baser lingkup
proyek
Rancangan kontrak
RFT atau dokumen lelang
Dokumen proposal peserta lelang
Hasil evaluasi proposal
Catatan2 negosiasi & penentuan
pemenang
Dokumen kontrak sell termasuk
adendum bile ada
Letter of intent
 SURAT MENYURAT & SISTEM ARSIP
MASA EKSEKUSI KONTRAK
Catatan dan arsip yg penting pd
katagori ini adl :
Dokumen evaluasi status kemajuan
pekerjaan
Invoice atau faktur dan catatan2 lain
untuk pembayaran berkala
Pembayaran butir2 reimbursable -
Pengajuan change order
Dokumentasi evaluasi & persetujuan
change order
Pembayaran change order
Dokumentasi pembayaran change
order
Dokumentasi pengajuan serta evaluasi
klaim
Pembayaran 8 sertifikasi asuransi
Proses & hasil atau pertemuan audit
KORESPONDENSI, OTORISASI, &
LAPORAN BERKALA
Mengatur berbagai hal mengenai surat
menyurat, serta format, alamat laporan
berkala kemajuan proyek (mingguan, bulanan
dll) dan sistem penyimpanan arsip
DOKUMENTASI KEUANGAN
KHUSUSNYA DANA PINJAMAN
Dana untuk membiayai proyek
sering kali diperoleh dari pihak luar,
seperti bank atau lembaga
keuangan lain.
Cukup banyak pekerjaan
administrasi yg menyangkut
masalah tsb, seperti prosedur
realisasi s/d pembayaran kembali &
laporan penutupan
 MENGELOLA PEMBAYARAN
Untuk merumuskan suatu cara
pembayaran yg dianggap wajar,
perlu dimengerti keinginan
masing2 pihak yg berbeda yaitu :
Pihak KONTRAKTOR tidak ingin
melakukan pre-financing
pekerjaan yg telah diserahkan
kpdnya sesuai kontrak (tanpa ada
pengaturan khusus mengenai
masalah tsb, seperti bunga dll)
PEMILIK bermaksud membayar
hanya untuk pekerjaan yg telah -
selesai pada waktu ditagih,
artinya membayar sesuai kinerja
DASAR PERHITUNGAN
PEMBAYARAN
Dikenal beberapa cara pembayaran yg
didasarkan atas :
1. Biaya yg sesungguhnya telah
dikeluarkan
2. Kurun waktu tertentu secara
periodik
3. Kemajuan pekerjaan dan kinerja yg
telah dicapai :
4. Metode milestone
5. Metode milestone dan prosentase
penyelesaian
6. Pembayaran berdasarkan perkiraan
pengeluaran bulan yg akan datang
 MENGELOLA PEMBAYARAN
BIAYA SESUNGGUHNYA TELAH
DIKELUARKAN
Pembayaran kpd kontraktor
diperhitungkan berdasarkan
jumlah dana yg telah dikeluarkan
sampai pada waktu tertentu
(biasanya akhir bulan)
KURUN WAKTU TERTENTU :
SECARA PERIODIK
Pembayaran dibagi rata secara
periodik (mingguan, bulanan dll)
KEMAJUAN KINERJA PEKERJAAN
Pada kontrak lump-sum kontraktor
menagih pembayaran kpd pemilik
secara periodik umumnya bulanan
yg didasarkan kpd pekerjaan yg
telah terlaksana atau kinerja
(performance)
Untuk proyek E-MK (Engineering
Manufacturing Kontruksi) sering
digunakan milestone clan
milestone plus persentasi
penyelesaian
 MENGELOLA PEMBAYARAN
RETENSI
Prosedur yg umum pada akhir
pelaksanaan kontrak lump-
sum, dimana pemilik menahan
untuk beberapa waktu
sejumlah uang pembayaran
kepada kontraktor berdasarkan
kemajuan atau prestasi
pekerjaan kontraktor
PEMBAYARAN BERDASARKAN
PERKIRAAN PENGELUARAN BULAN
YG AKAN DATANG
Menurut cara ini, kontraktor
membuat perkiraan pengeluaran
biaya untuk lingkup kerja bulan yang
akan datang dan diajukan kepada
pemilik
Bila ternyata terjadi selisih karena
pengeluaran ternyata dibawah
perkiraan, maka akan
diperhitungkan untuk pengajuan
bulan berikutnya