Program Management Office

(PMO)
Pandu Angklasito
Udiklat Bogor, Juni 2015
 SISTEM TENAGA LISTRIK FUNGSI
UTAMA PENDUKUNG
Perencanaan Keuangan
Pembangkitan Konstruksi Akuntansi
Transmisi & GI Operasi & pemeliharaan Hukum
Distribusi & Pelanggan Niaga Humas
Logistik IT
Organisasi & SDM
Umum
ORGANISASI PLN
KONSTRUKSI JASA PENGUSAHAAN
UIP Litbang Pembangkit
Pusenlis P3B, P3BS
Jasa Manajemen Konstruksi Wilayah
Jasa Sertifikasi Distribusi
Pusharlis
Pusdiklat

ANAK PERUSAHAAN PLN

PLN Enjinering Batu Bara, Bahtera Adi Guna Indonesia Power
Icon PJB
Haleyora Batam ,Tarakan
Menuju keluarga besar PLN
 Program Management
Komponen :
- People
80
Project A
- Process
60
Project C
Project B
- Tools / Technology
40 Project D

20 Project E

Project Management

ORIGINATE INITIATE IMPLEMENT POST-IMPLEMENTATION

Support successful individual

project..........

Komponen : PRE-FLIGHT TAKE-OFF FLIGHT LANDING

- Time
- Cost
- Scope

Proyek : dianalogikan dengan aktivitas penerbangan yang harus melalui 5 tahap kegiatan (metodologi) yaitu :
Persiapan, Perencanaan, Takeoff, Monitoring dan Landing (pendaratan).
Project Manager : dianalogikan dengan Pilot pesawat
Project Management : Pengelolaan project dengan menggunakan kaidah-kaidah baku (metodologi)
Program Management Office : dianalogikan dengan Pengendali Airport (Air Traffic Controller).

10/18/2017 SOP PMO-PMM PLN 7

 PROJECT
Ada awal dan ada akhir
Pencatatan mulai dari inisiasi perencanaan
pengadaan pengujian dokumentasi siap
serah terima untuk dioperasikan
Manajemen BMW (biaya, mutu, waktu)
Manajemen MPP (material, pekerja, pendanaan)
Manajemen RP (resiko, pengadaan)
Penguasaan badan dan jiwa kontrak
Memperhatikan stake holder, pihak2 yang terkait
 MENGAPA PERLU PMO ?
Investasi PLN mengelola kegiatan investasi pembangunan sistem
ketenagalistrikan yang nilainya besar

Kompleksitas Proses Bisnis kegiatan Proyek mulai dari tahap

Proses Pra Proyek, Tahap Implementasi Proyek sampai Tahap Pasca
Bisnis Proyek.

Terbatasnya Kompetensi SDM Proyek dan transfer

Kompetensi
knowledge belum berjalan secara optimal

Belum terciptanya mekanisme knowledge dan skill

Pembinaan transfer kepada pegawai yunior yang akan
melanjutkan estafet kegiatan pengelolaan proyek
Penerapan GCG (Good Corporate Governance) khususnya
aspek Transparansi, Akuntabilitas dan Responsibilitas

Optimasi pengelolaan Triple Constraint dari Project yaitu:

Time, Cost dan Scope

Kemudahan monitoring progres pelaksanaan proyek dan

kelengkapan dokumentasi

Terbentuknya Organizational Professional Assets (OPA) sebagai

media untuk lesson learned
 Proses Pengelolaan Proyek
RUKN
Strategic Management

RUPTL
Pemilihan prioritas proyek
berdasarkan RUKN dan RUPTL
Portfolio Management Seleksi Penentuan proyek yang akan
dilaksanakan berdasarkan
ketersediaan anggaran

Pengelolaan, pengendalian
Program Management Office
PMO dan pengawasan multi
proyek

Project
Management Pengelolaan dan
Office
Proyek Proyek Proyek pelaksanaan Proyek
No Kondisi informasi Proyek Rekomendasi

Standarisasi tata kelola proyek , sistem

pelaporan dan single data
Sistem manajemen pengendalian dan
Top Management sulit memantau progress
1 optimalisasi multi proyek yg didukung
multi proyek
teknologi Web dan Mobile communication
Menngkatkan kompetensi SDM
manajemen proyek

Standarisasi tata kelola proyek dan sistem

Pengelolaan informasi permasalahan multi pelaporan, mulai dari tahap inisiasi , planning,
2
proyek belum optimal execution, monitoring sampai tahap closing dan
archiving

Implementasi PMO berbasis sistem informasi,

3 Penanganan multi proyek belum optimal, sehingga dapat memantau dan men-supervisi
multi proyek secara ter-pusat

Masih adanya lack of communication dan Implementasi PMO yg didukung tools IT , dan
4 belum mengoptimalkan analisis multiple meningkatkan kompetensi SDM manajemen
data proyek proyek
 PLN PMO KONSTRUKSI
Latar belakang PLN PMO Konstruksi
Visi PLN adalah untuk mencapai rasio elektrifikasi di Indonesia hingga 100% (sampai dengan tahun 2012,
rasio ketenagalistrikan adalah 76,16%).
Untuk mencapai visi tersebut, pemerintah Republik Indonesia memberikan mandat kepada PLN untuk
melaksanakan proyek-proyek ketenagalistrikan.

Sumber Pendanaan Proyek

Proyek ketenagalistrikan PLN memiliki sumber dana yang berbeda-beda, yaitu Anggaran PLN (APLN),
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN), Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN).
Masing-masing sumber dana tersebut mempunyai mekanisme yang berbeda dalam pengganggaran,
pencairan, pelaporan, dan cara komunikasi.

Tantangan Pengelolaan Proyek yang Kompleks

Tantangan untuk mendapatkan gambaran yang terkonsolidasi atas seluruh proyek ketenagalistrikan
Tantangan untuk meningkatkan kinerja proyek.
Tantangan untuk berkomunikasi dan memberikan laporan secara efektif bagi para stakeholders
Tantangan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya

Program Management Office (PMO) Menjadi Suatu Keharusan

PMO proyek ketenagalistrikan akan menjadi unit fungsional yang melaksanakan koordinasi terpusat
seluruh proyek investasi ketenagalistrikanPLN tidak hanya di pelaksanaan, tetap sejak inisiasi hingga
penyelesaian.

13
 PLN PMO Kontruksi Tujuan Implementasi
Dengan mengimplementasikan Program Management Office (PMO), diharapkan
agar Manajemen PT PLN (Persero) dapat melakukan pengawasan konstruksi
proyek investasi yang tersebar dengan berbagai sumber dana

1. Memperlihatkan visibilitas status proyek konstruksi investasi

2. Melakukan mitigasi risiko dan resolusi isu yang lebih baik

3. Memberikan tata kelola proyek yang lebih baik dan konsisten

Tujuan implementasi
PMO PT PLN (Persero): 4. Membuat laporan yang standard

5. Meningkatkan komunikasi antar pihak yang terlibat dalam proyek

6. Meningkatkan manajemen portofolio proyek

14
 PLN PMO Konstruksi
5 (lima) area kapabilitas utama

Project
Project
Governance Center of Excellence
VISI KAPABILITAS Talent Pool
Kebijakan dan Pedoman PLN PMO KONSTRUKSI
Organisasi, Peran dan Konsultansi dan Audit
Tanggung Jawab Proyek
Standar Metodologi dan Decision Support for
Proses Executives

Project Oversight
Pelaporan dan Tools Project Academy
Pengawasan dan Pendidikan dan Pelatihan
Pengendalian (Early Project Knowledge Mentoring
Warning System) Management Sertifikasi
Pengelolaan portofolio Pengelolaan Dokumen
proyek
Pengelolaan Pengetahuan
dan Pembelajaran

15
 PLN PMO KONSTRUKSI
Fungsi Organisasi
Pengendali jadual proyek
Pengendali anggaran dan biaya proyek
Tata kelola proyek
Pengendali kontrak dan mutu proyek
Manajemen pengetahuan proyek
Akademi manajemen proyek
Konsultasi dan audit manajemen proyek
Pengelolaan kompetensi SDM manajemen proyek
Komponen Utama PMO

People
Process Standar Kompetensi
Metodologi Manajemen Manajemen Proyek
Proyek

Platform/Technology
Software khusus
Manajemen Proyek
Sarana Komunikasi
Manajemen Lalu Lintas
Dokumen Proyek
 Tingkat Pengelolaan Proyek

Alignment dengan objektivitas perusahaan

Portfolio
Management Optimalisasi keputusan Investasi

Pengaturan hubungan antar proyek

Program
Management Benefit Management

Governance

Konsistensi
Project
Management Proses yang berulang
Proses Pengelolaan Prioritas Multi Proyek

Rejected

Portfolio Project
Management
Project
Select, Project
Project Identify, Prioritize, Project
categorize Balance
Project Project
Project
Input:
Project (Kriteria, Asumsi,
Parameter, dll)
Put On Hold
Proses Pengelolaan Program Multi Proyek

Program Life Cycle

Pre-
Program Delivering Close the
Program G1 Initiation G2 G3 G4 G5
Set Up Benefit Program
Set Up

Program Benefit Management

Benefit Benefit Benefit Benefit Benefit

Program Identification Analysis Planning Realization Transition
Management
Derive Establish Consolidate
Indentify Monitor
Prioritize Benefit Coordinated
Qualify Components
Components Realization Benefit
Business
Benefit
Establish Transfer the
Derive Maintain
Benefit Ongoing
Benefit Metrics Benefit Register
Monitoring Responsibility
Map Benefit Report
Into Benefits
Program Plan

Program Governance
Proses Pengelolaan Proyek

Project
Managemen
t
 Implementasi PMO
Stakeholder Strategic Goals
Direktur Utama

Jajaran Direksi Tim Perencanaan Korporat

Portfolio
Management

Kepala Divisi PMO

Admnistrasi Konstruksi
Program Management
Office

PMM
GM Unit Konstruksi GM Unit Konstruksi Project Management
Methodology
GM Unit Konstruksi GM Unit Konstruksi
 Implementasi PMO
Stakeholder Penetapan sasaran strategis

Direktur Utama Penetapan prioritas proyek

Tm Perencana berdasarkan kriteria pencapaian
Jajaran Direksi Koprporat tujuan dan kemampuan
perusahaan

Kepala Divisi
Administrasi Pengendalian dan supervisi multi proyek ,
Konstruksi serta optimalisasi sumber daya

Melaksanakan proyek selesai

GM Unit Konstruksi GM Unit Konstruksi tepat waktu, serta biaya dan
mutu yg dapat dipertanggung
jawabkan
GM Unit Konstruksi GM Unit Konstruksi
 Contoh Keluaran Dashboard PMO
Company benefit
Stakeholder
Stakeholder benefit

Direktur Utama Project Summary Executive Dashboard

Kepala Satuan Project Schedule
Project Funding
Jajaran Direksi Kinerja
Project Issues
Project Live Visit
Video Conference

PMO dashboard
Kepala Divisi
Administrasi Konstruksi

Project Dashboard

GM Unit Konstruksi GM Unit Konstruksi

GM Unit Konstruksi GM Unit Konstruksi

Executive Dashboard
Executive Dashboard

Issue with status High (2)

Conference with Project Director
Executive Dashboard
 APLIKASI PMO SmartClient

33
Pendataan Proyek
Pendataan proyek ketenagalistrikan dari seluruh divisi terkait dan UIP sampai 15 Jan 2014 dengan
jumlah total sebanyak 1,101 proyek pada berbagai fase
Pra-
Perencan Penyelesa
Inisiasi
aan
Pelaksanaa Pelaksanaan
ian
Operasi Terminasi Total
n

RUPTL 1,958 274 369 668 106 29 28 3,432*

Proyek - 239 233 456 88 39 46 1,101

Budget - 4.9 T 29.5 T 95 T 49.15 T 2.2 T 993 M 181.9 T**

PHLN &
- - 20.7 T 62.6 T 47.4 T 2.2 T 455 M 133.4 T
LOAN
APLN - 4.86 T 7.5 T 22.7 T 1.6 T 41.8 M 538 M 37.4 T
APBN - 54 M 1.3 T 9.7 T 61.5 M - - 11.1 T

Kontrak (#) - 18 56 882 153 26 5 1,142

EPC - 4 14 627 119 26 3 793
Pendukung - 14 43 256 34 - 2 349

Kontrak
- 209 M 2.8 T 116.7 T 59.65 T 1.3 T 280 M 181.1 T**
(Rp)
EPC - 193 M 2T 115 T 59.1 T 1.3 T 225 M 177.9 T
Pendukung
* RUPTL -
yang digunakan adalah 16 M
RUPTL 2012-2021, 869 Mbeberapa RUPTL
ditambah 1.7 T 2009, 2010,
518.4 M 2011 yang proyeknya
dan - 55 M
masih dimonitor di PMO.3.2 T
** Exchange rate thd IDR yang digunakan: USD = 11956; JPY = 116.12; EUR = 16389.89; CHF = 13398.34; NZD = 9933.66

34
 Statistik Data Proyek
Dari 1101 proyek di aplikasi PMO, terdapat 1016 proyek pada fase perencanaan penyelesaian.

Operasi &
PLN IPP
Terminasi

1101

Proyek Fase Perencanaan Penyelesaian = 1016

Persebaran Proyek per Fase

1016

*status per 15 Jan 2014 35

 Pengumpulan Dokumen Proyek
Telah terkumpul sejumlah 1277 dokumen proyek. Diantaranya terdapat 309 dokumen yang
merupakan dokumen dari proyek prioritas. Proyek prioritas adalah proyek yang diprioritaskan
untuk dikumpulkan dokumen proyeknya. Terdapat 52 proyek prioritas.

Jumlah Dokumen Terkumpul & Jumlah Proyek Prioritas

Berdasarkan UIP

*status per 15 Jan 2014 36

 Statistik Kinerja Proyek Setiap UIP
Progress Tren Kinerja Seluruh UIP
Progress Fisik Rencana dan Aktual Seluruh UIP

Deviasi keseluruhan: -22,32%

*berdasarkan data 287 dari 442 Proyek per Desember

2013

Progress Biaya Rencana dan Aktual Seluruh UIP

Deviasi keseluruhan: 2,31%

*berdasarkan data 287 dari 442 Proyek per Desember

2013

37
*status per Des 2013
 Statistik Kinerja Proyek Setiap UIP
Deviasi Kinerja UIP berdasarkan Progress Fisik Rencana dan Aktual

Berdasarkan data deviasi kinerja UIP per Desember 2013,

secara umum UIP melakukan pekerjaan dengan progress
fisik 21.85% telat dari jadwal yang telah direncanakan.
Deviasi rata-
- 21.85 %
rata Untuk beberapa UIP yang angka deviasi-nya di bawah
rata-rata perlu mendapatkan perhatian lebih agar
seluruh UIP pelaksanaan pembangunan proyek dapat lebih cepat,
sesuai dengan yang telah direncanakan
38
*status per Des 2013
 Statistik Isu Proyek
Persebaran Isu Proyek berdasarkan Kategori Isu dan Tipe Proyek
Persebaran Isu Proyek dengan Status Open
Persebaran Isu Proyek dengan Status Open berdasarkan Tipe Proyek dan Kategori
berdasarkan Kategori
Proyek Pembangkit Proyek Gardu Induk
Aspek Legal 443 212 Aspek Legal 29
Aspek Legal 103
Konstruksi 284 22 Penyaluran 22
Pendanaan Proyek 16 Konstruksi 21
Penyaluran 51 15
Pengadaan Proyek 13 Pengadaan Proyek 2

Perencanaan & Desain 44 10 Pasca Konstruksi 1

Gardu Kombi SDM 8
5 Lingkungan 1
Lingkungan 29 Induk nasi
9% 8% Energi Primer 5 Distribusi 1
5
Pengadaan Proyek 23 Trans Bencana 1
misi Penyaluran 3
35% 0 50 100 150 200 250 0 10 20 30 40
Pendanaan Proyek 18
Pemba
Pasca Konstruksi 17 ngkit
48% Proyek Transmisi Proyek Kombinasi
Bencana 11 (Transmisi & GI, atau Pembangkit & Transmisi)

SDM 8 Aspek Legal 230

Aspek Legal 39
Penyaluran 22
Energi Primer 7 Konstruksi 21 Konstruksi 22
Perencanaan & Desain 12
Lingkungan 2
Isu Pasca Konstruksi 5 Lingkungan 12
Bencana 3 Perencanaan & Desain 1
Distribusi 1 Pengadaan Proyek 1
Energi Primer 1 Pasca Konstruksi 1
0 100 200 300 400 500
0 50 100 150 200 250 0 10 20 30 40 50

39
*status per 21 Jan 2014
 Early Warning System
Persebaran Early Warning Alert terhadap Status Proyek
Persebaran Early Warning Alert Persebaran Early Warning Alert
pada Seluruh Proyek pada Setiap UIP

Secara total terdapat:

1550 Early Warning Alert
Legenda:
Kategori Early Warning Alert Deskripsi
Contract Expiration Proyek yang memiliki kontrak-kontrak yang akan atau telah melewati masa berlakunya
Fuel Proyek yang perlu diadakan pengadaan energi primernya (untuk kontrak dengan progress fisik >50%)
Loan Expiration Loan agreement yang akan atau telah melewati masa berlakunya
Phase Fase aktual proyek yang tidak sesuai dengan fase yang telah direncanakan
COD
40 Proyek yang akan atau telah melewati estimasi atau kontraktual COD yang telah direncanakan

*status per 21 Jan 2014

 Suatu metodologi sekaligus organisasi
Definisi yang bertanggung jawab untuk mengelola
multi proyek
Mengelola berbagai proyek secara Efektif &
Tujuan
Efisien

Tepat Waktu, Biaya dan Ruang lingkup

Manfaat serta kualitas

Komponen 10 Proses PMO dan 5 Tahap PMM

10/18/2017 SOP PMO-PMM PLN 41

Preproject In Project Post Project

Selection & Monitoring & Project

Reporting Review Post Project Review
Prioritization
Memonitor & peninjauan Pengawasan pasca
Pemilihan dan
Melaporkan proses project
penentuan prioritas

Tahapan Project
1. Initiation (mendefinisikan) Archiving
2. Planning (menyusun) Mengumpulkan,
Project Registration
3. Execution (implementasi) menata, dan
Pendaftaran
mengatur akses
4. Controlling (mengendalikan)
5. Closing (mengakhiri)

Training
Project Team Mentoring Meningkatkan
Assignment Mendampingi kompetensi
Penunjukan Tim

Tools & Methodologi Maintaining (Memelihara tools dan metodologi)

42
 Proses Pelaksana Keterangan

Inisiator (process owner) mengajukan Kriteria seleksi :

1. Selection & proposal (KKO-KKF, business case),
Strategy Committee melakukan Seleksi Value Risk
Prioritization
Pemilihan dan (RENSIS & Mgmt Risiko) dan Persetujuan ROI Organizational
penentuan prioritas anggaran (Anggaran)
Strategic Match Definitional
Uncertainty
Competitive Techinical
Inisiator memberikan PID (Project ID) Advantage Uncertainty
2. Project PMO Menyetujui dan update pipeline
Registration (Daftar Urutan Proyek) Management Infrastructure
Pendaftaran Info
Competitive
Response
Strategic IT
Architecture
Project Owner membuat project charter
3. Project Team Project Manager menseleksi SDM dan
Assignment formalisasi Project Team yang
Penunjukan ditandatangani oleh steering committee
 Proses Pelaksana Keterangan

4. Monitoring Project Manager membuat progress Standarisasi pelaporan proyek

& Reporting report Monitoring & review pencapaian kinerja
Memonitor & Steering Committee akan menyiapkan
Melaporkan response plan jika diperlukan
PMO menyiapkan Management Report

5. Project Project Manager menyiapkan dokumentasi Monitoring Quality Assurance

Review proyek Penyesuaian terhadap variance
Peninjauan PMO mengevaluasi Penyusunan Project Metric
proses Steering Committee akan menyiapkan Identifikasi Mentoring & Training
response plan jika diperlukan
Project Owner mengidentifikasi dan Memberikan bimbingan kepada project
6. Mentoring mengevaluasi mentoring manager / project team
Pendampingan PMO mengajukan Mentor

PMO menyusun kebutuhan training Meningkatkan skill project manager /

7. Training SDM melaksanakan training yang project team melalui training
Peningkatan dibutuhkan
kompetensi Resource Manager melakukan update SDM
yang telah di Training
 Proses Pelaksana Keterangan
Project Manager dan Project Team Evaluasi realisasi terhadap rencana
8. Post Project menyiapkan dokumen proyek Evaluasi metodologi
Review PMO melaksanakan post project review Evaluasi kinerja tim proyek
Pengawasan pasca dan membuat laporannya Evaluasi Kinerja Produk
project Steering Committee melakukan review Penyusunan lesson learned
terhadap hasil post project review Pengukuran project benefit realization

Project Manager Menyiapkan dokumen Pengumpulan knowledge asset

9. Archiving proyek ke PMO Distribusi informasi
Pengumpulan, PMO mengupdate project Database, Pengaturan akses dokumen
penataan &
Library List dan project pipeline
pengaturan akses

Project Manager bersama dengan PMO Peningkatan facility support

10. Tools & mengevaluasi dan Update Tools serta Mengakomodasi best practice
Methodology Methodology serta melakukan update Sosialisasi metodologi
Maintaining
(memelihara tools
dan metodologi)
 Kritikal Project
TAHAP
1. Tahap Perencanaan
2. Tahap Pengadaan
3. Tahap Pelaksanaan Kontrak
4. Tahap Pengujian
5. Tahap Persiapan Pembayaran

ASPEK
1. Aspek audit
2. Aspek legal
3. Aspek organisasi dan SDM
 Issue Data, Fakta, dan Kronologis
Perencanaan
Rapim, Komite BPO + Support Rapim, Komite

as is, plan, risk &

Inisiasi mitigasi pd saat imp
& post project Keputusan
Kebijakan
Kajian hukum & Ya / Tidak
Keputusan prosedur, teknis dan
finansial
KKO, KKF

Pengadaan Implementasi Operation

BPO + Panitia Proc Tim BPO +
Support Imbangan Support
RKS, HPS (harga
perkiraan
sementara) Adminitrasi as is, plan, risk
project & mitigasi
TOR dan RAB Proses Proc
Pengujian operational
Proses Kontrak Kajian hukum &
Readiness of
Hak & operation & prosedur, teknis
Kewajiban payment & finansial
 Proses Penanganan Perkara Hukum
Laporan Hasil
Pemeriksaan Tim Audit Investigasi Pelanggaran

BPK Siapa yg Disiplin

bertanggung jawab
ITJEN ESDM dan yg ber-wenang o Sanksi
SPI Pidana
Potensi kerugian
o pengadilan

Indikasi
Hire Expert
Penyimpangan

Tata Kelola
Kerugian (B, M, W)
Teknologi
Ketergantungan
dll
Kesimpulan :

PMO PMM merupakan metodologi untuk me-manage single atau

multi proyek secara bersamaan
PMO PMM melaksanakan sistem dokumentasi mulai dari proses
inisiasi, perencanaan, pengadaan, implementasi, pengujian, sampai
dengan siap operasi
PMO PMM merupakan kronologis data dan fakta dari kejadian
single atau multi proyek
Fungsi2 pada peng-organisasian PMO meliputi pengendalian
jadual, anggaran dan biaya, tata kelola proyek, pengendalian
kontrak dan mutu proyek, manajemen pengetahuan proyek,
akademi manajemen proyek, konsultasi dan audit proyek, serta
pengelolaan SDM proyek