MANUAL DE

INSTRUCCIONES
IMPORTANTE
El sistema es creado con el propsito de mantener la empresa o institucin bajo el control
del mismo, archivando toda informacin sobre produccin diaria, entradas o compras,
salidas o ventas, inventario general de materia prima y de insumos, inventario general de
maquinaria, control de pedidos, entre otros.
Es muy importante destacar que el sistema aun no es llevado a su totalidad y
culminacin (es decir, es habilitado a ser modificado) ya que la institucin cuenta con
muchos productos diferentes y da a da se van creando nuevos.
El sistema es modificable en su totalidad y puede ser insertado en cualquiera de los
dispositivos que se desee para su manejo, para ello se deber seguir una serie de pasos,
ya que no slo el sistema de Excel debe ser extrado del equipo base sino tambin los
archivos enlazados a l, como lo son la base de datos y otros documentos vinculados.

A continuacin
 PRODUCCIN DIARIA

ENTRADA / COMPRAS

Es la hoja principal del sistema,

en ella se encuentran botones ENTRADA INSUMOS
direccionando al rea que
desee ubicar.
SALIDA / VENTAS

PROMOCIONES

Todos los botones estn

EXISTENCIA FINAL
vinculados con un libro, una
hoja o incluso un archivo
aparte al sistema.
CONTROL DE PEDIDOS
En el mismo se pueden
agregar mas botones y editar
los existentes.
BOTONES
Cada rea del sistema contiene un botn diferente que cumplen funciones como volver al
men principal, guardar y cargar.

Botn como su nombre lo indica, es utilizado para regresar al men.

Botn tiene un vnculo directo a la base de datos, donde hay que seguir
una serie de pasos que ser explicada con mas detalles a continuacin.

Botn ubicado slo en el rea de INVENTARIO BASE, ste es de mucha

importancia ya que est programado para borrar toda la informacin de cada rea y
hacer los clculos necesarios para el da a da de acuerdo a la informacin descargada;
es por ello que no debe ser presionado antes de haber guardado cada rea cargada.
 PRODUCCIN DIARIA

En esta rea se deber cargar como su nombre lo indica, la produccin realizada cada
da. Cmo?

De la siguiente manera:
 Colocar la produccin
en las celdas
correspondientes

Las celdas en verdes son productos de

poca utilidad.
El cuadro a la derecha son frmulas, las
cuales no deben ser modificados, a
menos que sea necesario.
En la celda PAQUETES se descarga la
informacin slo en los cuadros de
abajo, no arriba ya que no cuadrar con
las formulas creadas.
 ENTRADA / COMPRAS

Se utiliza para registrar toda la mercanca que entra a la empresa, Cmo?

Ya lo ver a continuacin:
 Colocar la cantidad
de piezas y kilos
entrantes

El rea se encuentra establecido por el

mes actual, el cual se cambia de manera
manual, el nombre del mes de forma
vertical y las fechas correspondientes en
la parte superior a cantidad y kilos.
El cuadro del lado izquierdo no debe ser
modificado a menos que sea necesario
ya que tiene una serie de frmulas.
 ENTRADA INSUMOS

Actualmente no se encuentra con las formulas correctas, ya que varan mucho los
insumos que entran a la institucin; se utiliza de la misma manera que el rea anterior de
ENTRADAS / COMPRAS, una vez creadas ya las formulas correspondientes.
 SALIDA / VENTAS

Se descargaran todas las ventas con factura al igual que las ventas sin facturar para que
se realice el correspondiente clculo de inventario.
En las celdas superiores con los nombres de los distribuidores podrn ser modificados,
como tambin los nombres de ventas personales.
Se colocarn en las celas, los nombres de distribuidores, cantidades de productos y
precios, el sistema se encargar de hacer los clculos correspondientes.
Dentro de esta rea se encuentra un cuadro a la derecha donde indica la totalidad de
venta en cantidades de productos y precios.

A continuacin un ejemplo de la nombrada rea SALIDA / VENTAS

 Colocar la cantidad
de bandejas y precio
en las celdas
correspondientes
 PROMOCIONES

Es utilizado para guardar todos aquellos productos que no son facturados ni vendidos, es
decir; como su nombre lo indica promociones sin costo alguno de ganancia, tambin son
registrados los cambios o devoluciones realizados a ciertos clientes, guardndolo de una
manera diferente a la habitual en la base de datos ya que contiene una carpeta individual
para la misma, ser explicado mas adelante.
A continuacin veremos un ejemplo del rea actual.
 Colocar la cantidad
de bandejas y al lado
el nombre o
descripcin de la
promocin
 Inventario BASE

Esta rea no tiene frmulas, ya que las cargas se realizan de manera manual, es
utilizado cuando se realiza chequeo de inventario o modificacin del mismo.
Se encuentran de manera resumida, toda la totalidad de piezas en general, bandejas
producidas, insumos existentes y otros productos.
Se guardar la informacin de INVENTARIO BASE cada vez que se realice la verificacin
de toda la mercanca y ser guardado con la fecha correspondiente de la misma.
 EXISTENCIA FINAL

Al igual que INVENTARIO BASE, se encuentras todos los productos e insumos en

general, a diferencia que ac si se encuentras todas las frmulas correspondientes, por
lo tanto no deber ser modificado a menos que sea necesario.

A continuacin de manera mas detallada como deber utilizarse cada botn

 Cada rea debe guardarse de forma separada ya que todos los botones estn vinculados
de manera individual.
Si un rea no es llenada de informacin no es necesario guardarla.
Al presionar el botn GUARDAR ser redirigido a una base de datos de Microsoft Access,
de la siguiente manera:
Presionamos
GUARDAR
 Luego
Nos lleva a esta carpeta de seleccionar
Access, la cual es nuestra el botn
base de datos. EXCEL

En la parte izquierda se
encuentran carpetas
registradas por mes, la cual
deber crearse de manera
manual al terminar cada vez.

Presionamos en la parte
superior el botn DATOS
EXTERNOS
 Presionamos el
botn EXAMINAR
 Seleccionamos
ESCRITORIO del
lado izquierdo,
seguido
presionamos la
carpeta SISTEMA
 Luego de Seleccionar la
carpeta, nos aparecer el
siguiente cuadro, donde
ubicaremos el rea que
queremos guardar, en este
caso guardaremos
PRODUCCIN DIARIA,
seleccionamos y
presionamos SIGUIENTE >
tres veces
 Hasta llegar a este cuadro,
donde seleccionaremos SIN
CLAVE PRINCIPAL, luego
SIGUIENTE >
 En este cuadro
colocaremos la fecha
correspondiente al da de
produccin de la siguiente
manera ejemplo: 16/09/2016
Luego presiona FINALIZAR
y CERRAR en el otro
cuadro.
 El archivo que acabamos
de guardar se encuentra en
objetos no asignados,
donde debemos modificarlo
borrando los campos en
blanco y pasando el
archivo al mes
correspondiente, en este
caso al mes de
SEPTIEMBRE
 Abrimos el archivo y
nos aparece la siguiente
informacin, para
ajustar las celdas a las
palabras, le damos dos
clic al campo haciendo
seleccin en toda la
columna.
 Todos los botones llevan a un vinculo
igual que el explicado anteriormente,
una vez guardada cada rea de trabajo,
se deber dirigir a INVENTARIO BASE, y
presionar el botn CARGAR, para que el
sistema realice de manera automtica
todos los clculos correspondientes.
NOTA
El botn CARGAR, es una macro creada para sumar la produccin diaria de bandejas a
INVENTARIO FINAL, restando las piezas utilizadas, as como tambin restando las
VENTAS y PROMOCIONES de bandejas, sumando la materia prima que llegue a la
empresa, restando las etiquetas y bolsas utilizadas de acuerdo a la produccin; por
ltimo se encarga de borrar todas las celdas llenadas ese da para que al da siguiente se
encuentre en blanco para ser nuevamente cargado de informacin.
Si necesita cambiar la macro porque hay alguna modificacin, deber seguir una serie de
pasos para que ninguna funcin o frmula deje de funcionar.
Para crear los vnculos de igual manera se deber hacer cuidadosamente para no daar
ninguna frmula, ya que el sistema se mantiene sin contrasea para que pueda ser
modificado por el usuario.
El INVENTARIO BASE es el nico que puede ser modificado sin ningn problema ya que
NO contiene frmulas, esto solo si es necesario por algn chequeo de inventario o algo
que amerite modificar esta rea.
FIN