PARTE I - CONTEXTUALIZAO

ARQUIVO - Significado

Raiz ARCH => fundao, poder, comando, palcio

do governo;
Verbo ARCHEION => local de guarda, depsito;
Substantivo ARCHIVES => documentos originais.
(SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE,
1998)
 ORIGEM

Antigidade Civilizao Grega, aprox. scs. II ou III a.C;

Bblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e
444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos
arquivos reais da Babilnia, onde se guardavam os
documentos"

Idade Moderna - viso exclusivista de guarda dos

documentos, enquanto instrumentos da administrao, para uso
restrito do governo (final do sculo XVIII)

Sculo XX, os arquivos abriram-se administrao, aos

cidados e aos pesquisadores de diferentes reas.
 Gesto documental

O que ?
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente (BRASIL,
1991).
 PARTE II - FUNDAMENTAO
(BELLOTO, 1991) Comparao entre Arquivo e Biblioteca

VARIVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA

Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais, Impressos manuscritos, audiovisuais,
exemplar nico mltiplos exemplares
Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela Coleo; documentos unidos pelo
origem contedo
Produtor Mquina administrativa Atividade humana individual ou
coletiva
Fins da produo Administrativos; jurdicos; funcionais; Culturais; cientficos; tcnicos;
legais artsticos; educativos
Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar
Entrada dos Passagem natural [ou compra] de fonte Compra, doao, permuta de fontes
documentos geradora nica mltiplas

Processamento tcnico Registro; arranjo; descrio: guias, Tombamento; classificao;

catlogos, etc. catalogao: fichrios [ou
computador]

Pblico Administrador e pesquisador Grande pblico e pesquisador

 PRNCIPIOS DE ARQUIVO

1 RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENINCIA

Observa a origem da documentao
2 TERRITORIALIDADE

Observa a localizao geogrfica da documentao

3 TEORIA DAS 3 IDADES
Consiste no Ciclo de vida documental:
Documentos Correntes: consulta freqente
Documentos Intermedirios: consulta no freqente, aguardando
eliminao ou recolhimento permanente
Documentos Permanentes: possuem valor probatrio, histrico e
informativo; preservado em definitivo
 CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
(PAES, 2002)
QUANTO S ENTIDADES MANTENEDORAS
Pblicos: Federal / Estadual / Municipal
Institucionais: Institutos educacionais / Entidades
Religiosas / Sociedades, Associaes, Fundaes,
Ongs
Comerciais (Privados): Empresas / Corporaes /
Companhias
Familiais ou Pessoais
 CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

2. QUANTO AO ESTGIO DA EVOLUO

Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta
freqente, produzidos ou recebidos, conservados
prximo e de fcil acesso
Segunda Idade ou Intermedirio: documentos no
consultados com freqncia, mas que podem ser
utilizados; no precisam ser conservados prximo; tm
carter de permanncia transitria
Terceira Idade ou Permanente: documentos
conservados em razo de valor histrico, probatrio ou
informativo para o passado; tm carter definitivo
 CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

3. QUANTO EXTENSO DA ATUAO

Operacionais: documentos cujos processos de
trabalho ainda no se concluram (arqs. Correntes)
Setoriais: atrelados aos rgos operacionais (arqs.
Correntes/Intermedirios)
Centrais ou Gerais: locais para destinao final dos
documentos correntes/intermedirios (arqs.
Permanentes)
 CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

4. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Especial: guarda dos documentos segundo o formato
fsico ou suporte
Especializado: guarda dos documentos segundo uma
especialidade, independente do formato ou suporte
 CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS

QUANTO EXTENSO DA ATUAO

ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO
o arquivo onde se acondiciona os documentos
aps a fase de maior operao e utilizao

descentralizado: encontra-se prximo

a estao de trabalho com
moderado indice de utilizao

Os documentos ficam armazenados em

pastas ou caixas
 CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS

QUANTO EXTENSO DA ATUAO

ARQUIVO CENTRAL
Local onde so armazenados os documentos
procedentes dos Arquivos Operacionais e
Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a ltima
etapa do ciclo de arquivamento
Acondicionamento: Caixas
Evita duplicidade de documentos
Mantm a padronizao
Rene assuntos correlatos
 CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS

QUANTO S ATIVIDADES
SETORIAL
Receber, registrar e controlar a tramitao e
a expedio dos documentos de acordo com
as normas e procedimentos estabelecidos p/
o gerenciamento corporativo dos documentos.
Organizar e manter os documentos nos
padres estabelecidos
Selecionar os documentos para transferi-los
ao Arquivo Central, de acordo com os prazos
de guarda fixados.
 CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS

QUANTO S ATIVIDADES
CENTRAL

- Administrar e atualizar a TTD

- Manter a padronizao estabelecida
- Receber a documentao proveniente dos
Arquivos operacionais e setoriais
- Preservar a memria da empresa
- Preparar os documentos p/: microfilmagem e
digitalizao
 CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS

QUANTO S ATIVIDADES
CENTRAL

- Atender as pesquisas
- Realizar emprstimos
- Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais
 CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS

QUANTO S ATIVIDADES
CENTRAL

- Providenciar requisitos tcnicos para a preservao

dos documentos na rea de armazenamento, no que
se refere a sua localizao, iluminao, climatizao
e defesa contra insetos...
- Elaborar e manter os manuais de procedimentos
dos documentos distribuidos nos Arquivos das
Unidades
- Divulgar as atividades do Arquivo
PARTE III PROCESSAMENTO DA
INFORMAO ARQUIVISTICA
O que toda Organizao produz
independente de seu tamanho ou tipo de
negcio?

Documentos

Informaes

Conhecimento
 DOCUMENTOS TM SUA
HISTRIA

Encontramos o registro de idias ou acontecimentos

em pedras, mrmores, marfim, metal...
Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...
Com o avano tecnolgico surgem outros materiais:
fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...

Todas as pessoas possuem documentos

... uma questo de memria
 Etapas da gerao de informaes e documentos
01 02 03 04 05

DOCUMENTO
DOCUMENTO
NO INDEXADO FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS
DOCUMENTO

FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
Gaveto
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV

JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA

06
DOCUMENTO

FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV

JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS 07
DDDDDDDHFAA

08
ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
LFJLASFLSSVV

JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA

DESCARTE

.processo de trabalho do dia-a-dia

.quando executamos nossas atividades
SITUAO ENCONTRADA NAS EMPRESAS
PELA AUSNCIA DE ORGANIZAO DOS
DOCUMENTOS
 GESTO DOCUMENTAL

PARA QU?

planejar e desenvolver atividades, considerando o

capital informacional prvio;
tomar decises poltico-administrativas ou pessoais
baseadas em dados acumulados;
atender s necessidades legais e tcnicas;
evitar a repetio completa ou parcial de atividades,
economizando recursos materiais e humanos;
recuperar a histria.
 GESTO DOCUMENTAL
Vantagens:

racionalizao do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperao rpida e precisa;
o impedimento do acrscimo indiscriminado do
volume de documentos;
a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;
 GESTO DOCUMENTAL

Vantagens:

o controle do trmite de processos desde

sua gerao at a sua destinao final;
a facilidade de transferncia ou eliminao dos
documentos;
a preservao e conservao dos documentos;
preparo da documentao para a guarda definitiva
ou para a transferncia.
 ARRUMAO X ORGANIZAO

Arrumao: metodologia individual no precisa de

Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos so
menores

Organizao: metodologia corporativa necessita de

um Projeto/Plano de ao; as etapas de trabalho so
programadas; os custos imediatos so maiores; os
resultados so satisfatrios e garantidos; possibilita a
perpetuao do sistema de documentao
 PARTE IV MTODO DE
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Mtodos: alfabtico
numrico
alfa-numrico
geogrfico
assunto
e por cores

metodologia que relaciona cores s atividades

desenvolvidas no Setor, permitindo o
gerenciamento visual dos documentos.
 MTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Alfabtico: utilizado p/ nomes de pessoas,
empresas. um mtodo de acesso direto
Numrico: um mtodo de acesso indireto que se
baseia em atribuir cdigos numricos aos
documentos
Alfa-numrico: utiliza a combinao de nmeros e
letras
Geogrfico: utilizado p/ pesquisas por reas
geogrficas
Assunto: o mtodo que indexa o documento por
assunto (problema: interpretao)
 MTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS

Regras de alfabetao
Joo Barbosa Pedro lvares Cabral
Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares
Sobrenomes iguais:
Anibal Teixeira Marilda Teixeira
Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda
Artigos e preposies a, o, d, da, um
Pedro de Almeida Ricardo dAndrade
Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d
 MTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS

Regras de alfabetao

Sobrenomes com grau de parentesco:

Antnio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto
Almeida Filho, Antnio Ribeiro Neto, Paulo
Empresas :
Embratel A Colegial Universidade Federal do Maranho
Colegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranho
 MTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS

Regras de alfabetao
Documentos geogrficos principal elemento a ser
considerado a procedncia ou o local:
- Nome do estado, cidade e correspondente as pastas
so guardadas em ordem alfabtica pela cidade.

. Correspondncia com outros pases:

- pas, capital e do nome do correspondente as demais
cidades sero albfabetadas em ordem alfabtica, aps as
respectivas capitais dos pases a que se referem.
 MTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS

Documentos geogrficos
- Nome do estado, cidade e correspondente

Estado Cidade Correspondente

Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Lusa
Amazonas Itacoatiara Santos, Antnio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, Jos de
So Paulo So Paulo Corra Gilson
So Paulo Lorena Silva, Alberto

guias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades

 MTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS
DOCUMENTOS

Correspondncia com outros pases:

- pas, capital e nome do correspondente

Pas Cidade Correspondente

Frana Paris (capital) Silva, Aurlio
Frana Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, Jos
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Porto Ferreira, Antnio

guias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades

 ATIVIDADE
Nomes Pessoais Nomes de Empresas
Wadenilson Gonalves Santos Companhia Vale do Rio Doce
Zaira Cardoso Nunes Viso Turismo
Jos de Maria de Oliveira A Trs Irmos
Laine da Silva The Library of Congress
Mrcio Santos Jnior Para Sempre Mveis Ltda.
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitria Albuquerque
Vitor Albuquerque
 ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS

ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

1. os documentos devem ser ordenados um a um
(utilizando o mtodo adequado - Alfa / Num / Cronolog.)

2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou

suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura

3. so presos com grampos plsticos.

4. a identificao do assunto ser no visor das pastas

suspensas

5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificao de

informaes nas pastas e envelopes: setor, obra,
processo, assunto, volume, periodo....
 ORGANIZAO DOS
DOCUMENTOS
ARQUIVO CENTRAL
1. os documentos devem ser ordenados um a um

2. podem ser acondicionados em: pastas

intercaladoras, pastas suspensas, envelopes,
guias separadoras ou capas duras

3. so presos com grampos plsticos.

4. preencher o formulrio p/ o cadastramento em soft

de gerenciamento de documentos

5. acondicionar os documentos em caixas-arquivo

6. preencher o visor para identificao da caixa-

arquivo
 ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Arquivos Correntes / Intermedirios
Padro Pasta Intercaladora Projeo tira de insero

Padro Pasta Suspensa

 ACONDICIONAMENTO

Fichas guias

Silva
AL
A
 ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Arquivo Central
Padronizao do Arquivamento

EMPRESA
0010
 ACONDICIONAMENTO

Etiqueta com o nome e cor

Etiqueta de legenda do setor
ACONDICIONAMENTO
 ACONDICIONAMENTO
Data

Pasta intercaladora com a cor da atividade

Etiqueta com a cor do setor

Etiqueta com a cor do tipo do

documento
ARQUIVAMENTO
PADRONIZAO
ARQUIVAMENTO
PADRONIZAO
ARQUIVAMENTO
PADRONIZAO
 PARTE V COMO ORGANIZAR A
MASSA DOCUMENTAL ?

1. Diagnstico
2. Racionalizao Levantamento e
Formao da TTD por rea
por Espcie Documenta
por Temporalidade
por Referncia legal
Aprovao da TTD e
Triagem dos documentos

3. Metodologia para Organizao dos documentos

4. Informatizao
 DIAGNSTICO
1
Inicio

Conhecer 2 5 Planejamento
No

Atividade
Pegunta Ao

Sim
Gesto
Cultura 3
Ao
6
Ao

4 7
Ao Pegunta No

Sim

8
Inicio

Informao Gesto Tecnologia

do
Documento Conhecimento
Mdias
 DIAGNSTICO
OBJETIVO:
- mapear, avaliar e descrever o cenrio
- levantar e analisar dados referente ao sistema de
gerenciamento de documentos possibilitanto a
elaborao do Plano de Ao o que, como, onde,
quando, quanto tempo, quem e quanto custa.

RELATRIO:
Visa retratar a situao atual de armazenamento,
organizao e recuperao de informaes, analisando
a situao atual, suas perdas e solues emergentes e a
longo prazo.
 DIAGNSTICO

PARA QUE SERVE?

- tomar medidas corretivas de uma situao critica
- conhecer os problemas e as possiveis medidas
p/resolv-los
- solucionar problemas que se traduzem em desperdicios
- conhecer fatores que favorecem e limitam a
implantao do
sistema de gerenciamento dos documentos
- maximar o custo-beneficio do capital aplicado
- desenvolver o Plano de Ao Corretiva
 DICAS PARA O DIAGNSTICO
ELABORAO:
Exige: percepo, bom senso, experincia
tcnica, criatividade; deve ser desenvolvido por
mais de uma pessoa

Coleta de dados:
- Observao
- Entrevista ou questionrio sobre: volume,
forma de armazenamento, organizao,
recuperao/acessibilidade, como
descarta, o que pode ser melhorado...etc
 Diagnstico - Modelo
VOLUME DE DOCUMENTOS
Constatao Perdas

Volume de documentos gerados ao longo Ausncia da TTD gera insegurana no

dos anos versus responsabilidade juridica
de sua guarda.
Existncia de documentos obsoletos e em
duplicidade
Ausncia de instrumento para regular a
guarda e o descarte dos documentos , que
possibilite melhor administrao do acervo Processo de busca do documento
descarte dos documentos, criando a
sistemtica de guarda indevida ou
de expurgos errneos.
Na utilizao de outros espaos para
guarda de documentos e mobilirio
saturado
comprometido.

AO CORRETIVA:

Elaborao da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados

Temporalis
Aplicao da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda
vencidos.
Disponibilizao da TTD para todas as Unidades da Empresa
 Diagnstico - Modelo
ORGANIZAO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE
Constatao Perdas

Metodologia individualizada e Particularizao no processo de
despadronizada. arquivamento gerando dificuldade de
acesso ao documento.
Ausncia de automao do processo de
recuperao documental

Os Arquivos encontram-se arrumados e

no organizados.

AO CORRETIVA

Criao de padres corporativos para a organizao dos documentos.

Utilizao de Aplicativo para o gerenciamento das informaes.

 PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO-ARQUIVO CENTRAL

ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM

1 Organizao do Acervo Organizao dos grupos CC

do Arquivo Central documentais

1.1 Elaborao da Tabela Determinao dos prazos Dar consistncia legal ao Atravs de consultas a CC
de Temporalidade legais para guarda e arquivamento dos legislao
Documental descarte do acervo documentos com
documental anuncia do Cliente

Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/anlise
documental CC/
Coamo
2. Emisso da Tabela
3. Aprovao da Tabela Eliminar os
Descarte dos documentos Eliminar as no documentos obsoletos
4. Triagem da obsoletos conformidades
documentao
 PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO

ETAPA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM

2 Padronizao Padronizao e O fornecimento de Atravs de CC
Organizao dos organizao dos informao dever implementao de
documentos documentos para atender ao padro metodologia
formao de um sistema estabelecida
de recuperao e
armazenamento eficientes
3 Informatizao do Transcrio da informao Permite a economia de Atravs da CC
acervo organizada e validada em tempo, espao, e otimiza estruturao de
mdia eletrnica as atividades da empresa Aplicativo para
somado ao fator cadastramento de
segurana documentos
4 Cadastramento dos Formao de Base de Para permitir os itens de Alimentando e CC
dados Dados para cadastramento validao, indexao, auditando a Base
da informao pesquisa, entre outros implantada
5 Manuais de Descrio dos Manuteno do Sistema Descrevendo a CC
procedimentos/Politica Procedimentos referentes estabelecido metodologia utilizada
Documental Corporativa aos processos, atividades, para a estruturao do
etc do funcionamento do servio de
Arquivo e sua realao com documentao
a Empresa
 POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE
RACIONALIZAO DE DOCUMENTOS ?
ALA DOS ALA DOS
OBCECADOS GUARDADORES
DESCARTANTES OBCECADOS

Ganhar trofeu por jogar Fazer cpias para no

papel fora perder o controle
POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE
RACIONALIZAO DE DOCUMENTOS ?

- Reduo da massa documental

- Racionalizar custos (reduzir custos)
- Melhor armazenamento (espao fisico +
mobilirio)
- Melhor organizao, permite a informatizao
- Possibilita pesquisa rpida
- Evita extravio de documentos
- Garanti a preservao dos documentos de valor
- Aproveitamento dos recursos humanos,
tecnolgicos, etc.
 PARTE VI - TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL

O QUE ?

um instrumento que define critrios de seleo

de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional
de todas as potencialidades que um acervo
arquivstico apresenta, enquanto fonte de
informaes administrativas, gerenciais ou
histricas que compem a trajetria da
Organizao.
 TTD ELABORAO

1. Passo: Coleta de Informaes

Preencher a Ficha de Anlise Documental:
- registrar informaes sobre cada documento
- referenciar os prazos legais ou de validade

Detalhar as informaes sobre cada documento

atravs:
- entrevistas e levantamento do acervo documental
 TTD ELABORAO

2. Passo: Consolidao das Informaes

O Documento analisado nos aspectos legais,
fiscais, tributrios etc;
Registrado na Ficha de Anlise Temporal;
Formao da TTD (digitada para apreciao e
validao)
 TTD ELABORAO

3. Passo: Aprovao
Apresentao do primeiro formato da TTD;
Reunio para discusso e aprovao por rea;
Reunio para homologao com assinatura pelo
Gerente, pelo Diretor...
Guardar uma cpia assinada.
 TTD ELABORAO

4. Passo: Formatao final

Registro em formato de tabela ou informatizado dos
Documentos Gerados nas diversas reas da empresa:
- Pessoal, Contbil, Administrativa etc.
Descrio / Definio dos Documentos:
- Por empresa/instituio, se for pessoa jurdica;
- Por setor/departamento;
- Por tipo, etc.
Referncia da Legislao:
- Tributria, fiscal, trabalhista etc.
 TTD - ELABORAO

5. e 6. Passos: Manualizao e Treinamento

Estabelecer Procedimentos para:
Utilizao (Usurio):
- Consulta, Descarte, Segurana etc;
Atualizao da TTD (Equipe multidisciplinar):
- Manuteno;
- Formatao
 TTD - Aplicao

A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE
 TTD - UFMA
Universidade Federal do Maranho
Resoluo n 05/90- CA
Aprova a Tabela de Temporalidade dos
documentos da Universidade Federal do
Maranho.

O Reitor da Universidade Federal do Maranho, na qualidade de

PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAO, no uso de suas
atribuies estatutrias.
Considerando o que consta do Processo n 004692/90 e o que decidiu este
Conselho em sesso realizada no dia 24 de agosto de 1990;
RESOLVE:
Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade
Federal do Maranho, constante do Anexo da presente Resoluo e que dela faz
parte integrante.
D-se cincia. Publique-se. Cumpra-se.
So Lus, 23 de outubro de 1990.
Prof. JERNIMO PINHEIRO
Presidente
 TTD - UFPB
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA
COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB

Aprovada pela Resoluo 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho

Universitrio CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se
resoluo 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ/Arquivo Nacional.

A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para

complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de
1998 a 2000.

Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitrio da

UFPB.
 Entendendo o Ciclo de Vida Documental
Arranjo / Recolhimento
Descrio Processo de
Classificao
(aplicao da
P TTD)
C

AVAL

Transferncia
Controle:
-Entrada;
-Sada; Fase Corrente / Intermediria
Gesto de Documentos
-Eliminao
Fase Permanente Manuteno e
Guarda de Documentos
 PARTE VII - PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
A ESCOLHA DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:
cadastar documentos
armazenados nos Arquivos
gerenciar informaes de
texto e de imagens

criar, editar, distribuir informaes via

rede, disco magntico ou Cd
atualizar e compartilhar informaes
desenvolver pesquisa direcionada e
controlada
 PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

O que um sistema eletrnico

de gesto de documentos?

um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

caractersticos do sistema de gesto de documentos
arquivsticos processado eletronicamente e aplicvel em
ambientes eletrnicos digitais ou em ambientes hbridos,
isto , documentos eletrnicos e convencionais ao mesmo
tempo.
 GERENCIAMENTO ELETRNICO DE
DOCUMENTOS GED

O GED a somatria das

tecnologias e produtos que
objetivam gerenciar
informaes - em forma de
voz, texto ou imagem de
maneira eletrnica.

O sistema de GED no s gerenciamento de

arquivos. Ele implementa categorizao de
documentos, tabelas de temporalidade, aes de
disposio e controla nveis de segurana.
GERENCIAMENTO ELETRNICO
DE DOCUMENTOS - GED
GED no s escanear, atravs da
Digitalizao

Consiste:
1. Preparao dos documentos
2. Indexao
3. Digitalizao
4. Exportao das imagens e ndices
 GED X GDE

GESTO DE DOCUMENTOS GED Gesto

Eletrnica de
Documentos
Gesto Eletrnica de Arquivos (IDEAL)

Gesto
Tradicional de
Arquivo
Todos os Arquivos Eletrnicos Gesto de
suportes, (somente documentos em Documentos
inclusive papel meio eletrnico) Eletrnicos

MANUAL AUTOMATIZADO
 PARTE VIII - NORMAS E
LEGISLAO ARQUIVSTICA
NORMAS
ISAD (G) Norma Geral Internacional de
Descrio Arquivstica
Serve para elaborao dos isntrumentos de pesquisa
ISAAR (CPF) Norma Internacional de Controle
de Autoridade para Corporaes, Pessoas e
Famlias

Serve para elaborao das entrada (cabealhos) das

descries dos isntrumentos de pesquisa
 NORMAS E LEGISLAO
ARQUIVSTICA
LEGISLAO

LEI 8.159/1991
mbito Federal
DECRETO 4.553/2000

LEI 8.264/2005 mbito Estadual

Estes documentos regulam as disposies

sobre arquivo nas esferas federal e estadual
 CONCLUSO
Qual o resultado do uso da Gesto de
Documentos?
Reduzir desperdcios, custos de armazenamento e
custos correlatos (de 30 a 40%)
Reduzir custo de homem/hora na busca da
informao/documento
Melhorar a imagem das instituio junto aos seus
clientes internos e externos
Incentivar a participao dos geradores de
informaes na busca de melhorias
Melhorar o ambiente fsico e condies de
trabalho.