La escritura de documentos...

Definir el propsito que se tiene..

Qu quiere usted que haga el documento?

Esta pregunta es muy distinta de preguntar: A qu se refiere el documento?

En nuestro trabajo, escribimos para obtener resultados. Esto significa que es intil
reflexionar acerca del tema del documento. Despus de todo, usted podra escribir
enormes cantidades de documentos acerca de cualquier tema. Slo puede reducir
las opciones identificando el propsito del documento: qu quiere usted que
haga?
Distinga cuidadosamente entre:

lo que usted quiere lograr;

lo que usted quiere que haga el lector;
lo que usted quiere que haga el documento.
Cul es el objetivo que usted tiene?

Qu quiere usted lograr? Qu quiere usted que suceda como resultado de que
sus lectores lean este documento? Probablemente usted no quiere que las cosas
sigan como estn. Por consiguiente, qu cambio busca usted?
Puede ser una ayuda redactar una oracin que comience con las palabras
Quiero ...
o
Quiero que suceda ...
o
Quiero lograr que ...
Qu cambios desea usted?
Aqu estn algunas metas comunes que los autores pretenden alcanzar cuando
redactan un documento. Use esta lista para activar algunas ideas propias.
Qu quiere usted que haga el lector?
Qu quiere que haga el lector para lograr el cambio que usted desea?

Un documento eficiente promueve la accin. Suministra la informacin que

necesitan los lectores para actuar. Si usted puede definir la accin que desea que
realicen los lectores, podr proporcionar mejor las ideas y la informacin que los
ayudarn a actuar.
Recuerde que est buscando la accin que quiere que realicen los lectores, no la
accin que usted pretende llevar a cabo.

Redacte una oracin que comience:

Quiero que, despus de leer este documento, los lectores...

Por qu no escribe la oracin en el cuaderno de notas?

Ofrecemos algunas sugerencias en la pgina siguiente.
Quines son sus interlocutores?

Qu saben ya? Cunto saben?

Cmo comprendern mejor la informacin? La
edad, la posicin en la comunidad, el grado de
educacin o los conocimientos especializados son
todos factores que influyen en la forma en que los
lectores acogen las ideas.
En qu medida lo conocen a usted? Hay
antecedentes de la situacin? Cmo puede influir
usted en la situacin en forma positiva?

Clasifique ahora a sus lectores como primarios,

secundarios y terciarios.
Presentamos aqu una lista de posibles acciones. Vea si puede
encontrar una que sea adecuada para su documento. Por supuesto, tal
vez pueda usted encontrar el enunciado de una accin que se adapte
mejor a sus necesidades.

Quiero que, despus de leer este documento, el lector:

Cul es el propsito del documento?

Usted ha identificado:

lo que quiere lograr;

la accin que quiere que realice el lector;
Ahora puede definir lo que quiere que haga el documento.

Tenga cuidado ahora de distinguir entre lo que tiene que hacer usted para lograr su
propsito y lo que quiere que haga el documento. Quizs tenga que investigar, reflexionar o
analizar mucho para generar la informacin que necesita. Sin embargo, su documento no
puede reflexionar. Slo puede mostrar la configuracin de la informacin que resulta de ese
proceso.
La mayora de los documentos que redactamos en nuestro trabajo hacen una de dos
cosas. Explican en cierta forma o promueven. En esta lista, hemos clasificado una
serie de otros verbos que expresan intencin bajo esas dos categoras amplias. Por
supuesto, no es una lista completa. Usted puede encontrar un verbo que sea ms
adecuado para su documento.
Quiero que este documento ...
 Los lectores primarios:

Su lector primario es el lector que debe leer el documento. Esos lectores

aplicarn el documento de inmediato. Si usted tiene ms de un lector primario,
deben estar unidos por un solo propsito: el propsito del documento.
Quin es su lector primario?
Cuntos lectores primarios tiene usted?
Por qu son todos ellos primarios?
Qu quiere usted que hagan?
Qu tienen que saber para hacerlo?

Los lectores secundarios:

Los lectores secundarios no usarn todo el documento, pero tal vez tengan que
usar parte de l o simplemente saber que usted lo ha escrito.
Los lectores secundarios pueden incluir a:
colegas que tal vez necesiten retomar la cuestin cuando usted se ausente;
su jefe, quien tal vez deba autorizar el documento antes de que usted lo enve;
funcionarios de alto nivel que necesitan conocer una sntesis de las ideas que
usted presenta.
Los lectores terciarios:

Los lectores terciarios son aquellos cuya identidad usted slo puede
conjeturar. Pueden ser personas con las cuales usted nunca se encontrar, que
pueden usar el documento en alguna forma imprevista, quizs en el futuro.
Los lectores terciarios podran incluir a:
funcionarios de alto nivel;
colegas de otros departamentos;
la prensa;
los lectores de un archivo de datos;
integrantes del pblico.
Redactar una oracin que contenga el mensaje

Un documento eficiente transmite un solo mensaje principal.

El mensaje es la idea dominante del documento. Todo lo dems -la otras ideas,
la informacin que las sustenta, cmo est ordenado todo, cmo presenta usted
el material- depende de ese mensaje.
El mensaje no es un ttulo o una explicacin de lo que usted va a hacer en el
documento. Es la cosa ms importante que usted tiene que proponer para
expresar su propsito.
En esta seccin examinaremos cmo crear un mensaje eficiente. Esto implica:
Construir el mensaje
Revisar y mejorar el mensaje
Oraciones temticas
El empleo de oraciones temticas:

La oracin temtica sintetiza un prrafo. Expresa la idea rectora del prrafo y

debe:
ser la primera oracin del prrafo;
expresar una sola cosa;
contener no ms de unas 15 palabras;
decir algo nuevo;
conectarse en forma lgica con las oraciones temticas que la preceden
y la siguen.
El empleo de una oracin temtica le ayuda a decidir qu material poner en el
prrafo. Slo las ideas que apoyan a la oracin temtica tienen un lugar en el
prrafo. Su esquema -si ha escrito uno- es una fuente ya lista de oraciones
temticas.
Persevere en la aplicacin de esta tcnica. No hay nada ms til para mejorar
la calidad de su redaccin.
 El manejo de la extensin del prrafo

Al trabajar en las oraciones temticas, muy pronto podr

controlar los prrafos. Sin embargo, no existe una regla
estricta acerca de la longitud que debe tener cualquier
prrafo. Los prrafos ms breves en general son ms fciles
de comprender que los ms extensos; no obstante, una
secuencia de prrafos muy breves puede hacer que las
ideas parezcan confusas e incoherentes.

stas son algunas pautas generales acerca de la extensin de los prrafos.

Tenga por lo menos tres prrafos en cada pgina.
Haga todo lo posible por variar la extensin de los prrafos en cada
pgina.
Intente incluir entre tres y seis oraciones en la mayora de los prrafos.
Use un prrafo breve para iniciar y sintetizar una seccin.
Para lograr el mximo efecto, puede usar un prrafo que contenga slo
una oracin. No emplee excesivamente esta tcnica: la utilizacin de
muchos prrafos de ese tipo puede dar una impresin de desalio.
La vinculacin de los prrafos
Los prrafos deben tener sentido en cierto orden. Hay dos
formas de asegurarse de que as sea.
Lea en orden las oraciones temticas de los prrafos. Deben
sucederse unas a otras en forma lgica.
Use palabras o frases de enlace para mostrar las conexiones
entre los prrafos. Estas transiciones, como a menudo se las
llama, pueden ser palabras aisladas, frases o, incluso, la
oracin temtica completa. Haga explcitos los vnculos entre
los prrafos. Si usted no indica cmo una idea se relaciona
con otra, el lector puede interpretarlo errneamente.
En la pgina siguiente se muestra una lista de palabras y
frases de enlace comunes.
Palabras y frases de enlace: ejemplos
Use palabras y frases como stas en las oraciones temticas para
mostrar cmo un prrafo se relaciona con otro.
Ejemplos
El prrafo presentado a continuacin necesita con urgencia una oracin temtica.
Su primera oracin intenta expresar la idea principal del prrafo, pero el escritor
ha tratado de decir todo en una sola oracin en lugar de sintetizar el material en
una idea concisa.

En los ltimos cinco aos, han surgido algunas ideas innovadoras en el sector de la salud en
los pases africanos, que intentan superar los problemas asociados con el empleo de
tecnologas de la informacin y la comunicacin y desarrollar proyectos que usarn esas
tecnologas en una forma que les permita prestar atencin de salud en el continente con ms
eficiencia. En algunas de esas iniciativas participan organismos de fuera del continente,
mientras otras estn basadas, controladas e impulsadas desde l. (No obstante, la mayora
de ellas son patrocinadas por fundaciones y organismos de asistencia extranjeros.)

Lea este prrafo y construya una oracin temtica que lo sintetice. Coloque la oracin al
comienzo del prrafo y reconstruya el resto de ste.

No hay una sola respuesta correcta. Sugerimos una solucin en la pgina

siguiente.
Aqu est nuestro intento de oracin temtica para este prrafo.

En frica, han surgido iniciativas que buscan desarrollar

tecnologas de la informacin y la comunicacin en la atencin de
salud.

Ahora podemos volver a escribir el resto del prrafo.

Observe en la pgina siguiente cmo hemos usado oraciones ms largas

dentro del prrafo para ampliar el nico punto expresado en la oracin
temtica. Hemos arreglado la redaccin al final del prrafo y eliminado
los innecesarios parntesis.
Presentamos el prrafo original
y,abajo, la versin revisada:
La utilizacin de palabras fundamentales

Las palabras fundamentales son aquellas que unen al prrafo y ayudan al lector a
relacionar un prrafo con el siguiente. Algunas palabras sern el ncleo de lo que usted
quiere decir; no tema repetirlas.

Tenga cuidado de usar palabras diferentes para expresar la misma cosa. El lector tal vez
no entienda lo que usted est haciendo y crea que est hablando de ideas distintas.

Distinga entre las palabras fundamentales y otras menos importantes. Repita las
palabras fundamentales para reiterar el punto que quiere expresar; encuentre opciones
para las palabras no importantes que pueden volverse irritantes si se las usa en exceso.
En este fragmento, el escritor ha usado con inteligencia una pequea cantidad de palabras claves para unir las
ideas de los distintos prrafos. Puede usted adivinar cules son las palabras fundamentales?
Por supuesto, las palabras fundamentales son:

indgenas;
tradicionales;
tecnologa
conocimientos;
siembra "en hoyo" y comunidad
indgena de Chanqun.
El diseo del prrafo

En los documentos modernos, los prrafos por lo general se

ven como un bloque: la primera lnea no tiene sangra. (Por
ejemplo, no sangramos nuestros prrafos en este manual.)

Por supuesto, usted puede sangrar los subprrafos para

mostrar la estructura de sus ideas. Tambin podra considerar
la posibilidad de numerar los subprrafos.
Ejemplo:

Examine este prrafo y vea cmo podra usted usar subprrafos para hacer ms
claro el sentido. Tambin mejorara el prrafo con una oracin temtica.

En el caso de casi todas las semillas, un adecuado secado al sol precede al

almacenamiento. Esto destruye los huevos depositados en las semillas por las
plagas. Las leguminosas como el frijol mung y el frijol negro se almacenan en
canastas hechas de palma cerradas en forma hermtica. El sorgo se almacena en
canastas, entre capas de hojas del rbol de lila de Persia y ceniza. La parte
superior se cubre con estircol de bovino y barro. Las variedades de semillas con
una cubierta dura -por ejemplo, el mijo cola de zorro- se dejan destapadas al
aire libre, sin ningn tratamiento especfico. La cubierta externa es
impenetrable para los insectos. Las variedades como inigeri y el crtamo se
dejan tambin sin tapar, en recipientes de arcilla.
Presentamos ahora nuestra solucin. Observe la oracin temtica nueva y el
empleo del sangrado para hacer los subprrafos ms claros y fciles de
leer. La numeracin vuelve aun ms sencilla la lectura.

Los agricultores almacenan las semillas en diversas formas. En casi todos los
casos, un adecuado secado al sol precede al almacenamiento. Esto
destruye los huevos depositados sobre las semillas por los insectos.

1. Las leguminosas como el frijol mung y el frijol negro se almacenan en

canastas hermticas hechas con hojas de palma.

2. El sorgo se almacena en canastas, entre capas de hojas del rbol lila de

Persia y ceniza. La parte superior se cubre con estircol de bovino y
barro.

3. Las variedades de semillas con una cubierta dura por ejemplo, el mijo cola
de zorro se dejan destapadas al aire libre, sin ningn tratamiento
especfico. La cubierta exterior es impenetrable para los insectos. Las
variedades como nigeri y el crtamo tambin se dejan destapadas, en
recipientes de arcilla.
CONSTRUIR PRRAFOS EFICIENTES

Los prrafos reflejan la forma de su pensamiento. Un prrafo

destaca una idea fundamental que usted quiere transmitir y
agrupa las oraciones para apoyarla.

Use un prrafo nuevo para cada idea nueva. Cada vez que usted
avanza un paso, dice algo nuevo o cambia de direccin, debe
iniciar un prrafo nuevo.
Usted puede editar los prrafos en diversas formas, como las
indicadas a continuacin:

El empleo de oraciones temticas

El manejo de la extensin del prrafo
La vinculacin de los prrafos entre s
La utilizacin de palabras fundamentales
El diseo del prrafo
El empleo de listas con "bullets"
 Cmo mejorar las oraciones?

Las oraciones sirven para expresar ideas.

Las mejores oraciones son enrgicas y directas. El lector puede

comprenderlas con facilidad, sin tener que releerlas. Las oraciones pueden
resultar difciles de leer por dos razones principales.

La oracin es demasiado larga. Si usted emplea demasiadas

palabras para expresar una idea, el lector se perder. Trate de que la
extensin media de las oraciones sea de 25-30 palabras.
La oracin est mal construida. Las oraciones estn constituidas por
frases: grupos de palabras que expresan un solo elemento de
significado. Si el lector tiene que retener simultneamente en su mente
demasiadas frases, habr confusin. Si las frases se vuelven
enmaraadas o exageradamente complicadas, la lectura resultar ms
difcil.
Como norma general, trate de expresar una sola
idea en cada oracin. Si tiene que poner dos o
ms ideas en una oracin, piense con cuidado
cmo lo har.
 Hay tres clases de oraciones:

Oraciones simples
Oraciones compuestas coordinadas
Oraciones compuestas subordinadas

Conocer los mtodos de construccin de estas oraciones le ayudar a

redactarlas adecuadamente.

Oraciones simples:

Una oracin simple expresa una sola idea. Por ejemplo:

Las plantas medicinales no estn incluidas en la encuesta.
Observe que una oracin simple puede ser bastante larga, aun cuando slo
exprese una idea.

Por ejemplo:
El Centro de Custodios Indgenas ayudar a desarrollar una base de datos de la
ciencia tradicional acerca de las especies tradicionales amenazadas en este
ecosistema semidesrtico situado en los lmites de Canad y los Estados Unidos
Oraciones compuestas coordinadas:

Las oraciones compuestas coordinadas estn constituidas por dos oraciones

simples unidas mediante una conjuncin. Por ejemplo:

Los cientficos indgenas tienen preocupaciones similares a las de los cientficos

occidentales, pero su enfoque es diferente

Conjunciones:

Las conjunciones unen palabras, ideas u oraciones. stas son las ms

comunes:
y, o, pero, ni, antes, despus, hasta, cuando si bien, como, ya que, por
lo tanto, de tal modo que, porque que, aunque, hasta, si, con el fin de,
a menos que, ni, en tanto que, mientras, siempre que, mas.
Oraciones compuestas subordinadas:

En las oraciones compuestas subordinadas, a la idea de la

oracin principal se agregan otras ideas subordinadas. Estas
ltimas oraciones no pueden sobrevivir como tales por s solas.
Las ideas subordinadas suelen estar separadas de la oracin
principal por comas. Por ejemplo:

Cuando comenz el proyecto, el objetivo principal del equipo

era encontrar la fuente de contaminacin en la cuenca
hidrogrfica.

Estos organismos internacionales tambin son nuevos en esta

rea de investigacin, si bien tienen una larga tradicin de
servicio.

Cuando desarrollamos la propuesta, nos reunimos con

varios organismos del sector privado, cada uno de los cuales
expres inters en patrocinar nuestro trabajo.
 Una norma til es restringir las oraciones compuestas
subordinadas a un mximo de tres ideas: una sola
idea principal y dos ideas subordinadas (como en el
ltimo ejemplo).

Cuatro formas de fortalecer las oraciones dbiles:

Se pueden fortalecer las oraciones dbiles usando cuatro procedimientos

principales:

Dividir las oraciones largas

Separar las oraciones "mltiples"
Reducir la extensin de las oraciones
Usar sujetos y verbos fuertes

Intente primero mejorar slo aquellas oraciones que son demasiado

largas o complicadas.
Dividir las oraciones largas:

La forma ms rpida y sencilla de mejorar una oracin larga es dividirla en

partes.
Una oracin simple contiene una sola idea. Dos oraciones simples unidas por
una conjuncin se convierten en una oracin compuesta. Si la oracin es
demasiado larga, busque la conjuncin y, quitando la conjuncin, divida la
oracin en dos.
Las conjunciones unen palabras, ideas u oraciones. stas son las ms comunes:

y, o, pero, ni, antes, despus, hasta, cuando

a pesar de que, como, ya que, por lo tanto, de tal modo que, porque
que, aunque, hasta, si, con el fin de, a menos que
ni, en tanto que, mientras, siempre que, mas
Ejemplos:

Presentamos algunas oraciones largas que usted puede hacer ms breves

dividindolas en el lugar donde se encuentran las conjunciones.

1. Los gobiernos deben combatir la exportacin ilegal de sustancias

qumicas peligrosas y prohibidas, incluidos los productos agroqumicos, y
deben apoyar la negociacin de un instrumento internacional
jurdicamente obligatorio con el fin de aplicar procedimientos para las
sustancias qumicas y plaguicidas peligrosos en el comercio internacional.

2. Varios miembros mostraron inters en la realizacin de talleres, pero se

hizo hincapi en que los miembros o las instituciones en las cuales
trabajan no deben presentarse como candidatos para premios a talleres.

3. En las contrahuellas de las terrazas, la diversidad de las plantas en las

elevaciones ms altas y medias disminuye al aumentar la elevacin, a
pesar de que en las altitudes ms bajas la diversidad en la elevacin
media era menor que en las otras dos elevaciones.
Recuerde que nunca hay una sola solucin correcta.
En estos casos, el propsito es concentrarse en las
conjunciones. Las conjunciones en las oraciones de
los ejemplos son:

1. y
2. pero
3. a pesar de que
stas son las soluciones
que sugerimos.
Separar las oraciones mltiples:

Las oraciones "mltiples" (o yuxtapuestas) son oraciones que estn unidas

sin una conjuncin. Por supuesto, usted podra agregar una conjuncin.
Otra posibilidad es separarlas con un punto para que las oraciones sean
breves.
Trate de volver a redactar estos pasajes para crear oraciones
gramaticalmente correctas.

1. No todas las empresas electrnicas son igualmente aptas para el este de

frica, por ejemplo, las compras por catlogo podran ser poco prcticas
a causa del costo de enviar las mercancas al exterior.

2. Se evaluaron las diversas respuestas y se escogieron dos proyectos como

estudios de casos, uno de ellos es un organismo nacional y el otro un
organismo regional que slo presta servicios en pases de habla hispana.

3. Los innovadores detectan las tendencias con rapidez, sin embargo la

mayora de la poblacin tiende a esperar la aceptacin masiva de un
producto o servicio antes de adoptarlo.
En cada caso hemos creado oraciones nuevas. Los puntos nuevos se colocan
en:
1. por ejemplo 2. [la coma] 3. sin embargo
En la pgina siguiente se muestran nuestras soluciones.
Reducir la extensin de las oraciones:

Toda oracin que tenga ms de unas 30 palabras, probablemente sea

demasiado larga. Una oracin demasiado larga por lo general contiene no
slo demasiado palabras sino tambin demasiadas ideas.
Algunas oraciones (normalmente llamadas oraciones compuestas
subordinadas) estn constituidas por una idea principal y elementos
adicionales que, por s solos, no podran subsistir como oraciones.
Desde el punto de vista gramatical, estos elementos adicionales
son por lo general proposiciones subordinadas, que se definen
como proposiciones (contienen un verbo conjugado) que no
funcionan por s solas como oraciones.
En general se pueden acortar esas oraciones compuestas
quitando una o ms proposiciones subordinadas y colocndolas en
otra parte.
Veamos algunos ejemplos de oraciones con proposiciones
subordinadas
Ejemplos:

En estos ejemplos, hemos resaltado las proposiciones subordinadas. Observe que no

pueden funcionar solas como oraciones y por eso se las clasifica como
subordinadas.

1. Si se desea que tengan xito los telecentros en las zonas rurales, deben
adaptarse a las distintas formas en que las personas del lugar desarrollan
habilidades nuevas y las aplican a la prctica.

2. Dado que las empresas transnacionales efectan actividades de

bioexploracin en esas reas, se espera que el proyecto tambin desempee
una funcin en la recuperacin del control indgena sobre los recursos colectivos.

3. El mercurio en su forma orgnica -metilmercurio- puede ser absorbido por la fauna

acutica, con concentraciones crecientes a medida que asciende en la
cadena alimentaria hasta los peces y, por ltimo, los seres humanos.

Ves si puede usted reconstruir estas oraciones para mejorarlas. No hay una respuesta
correcta nica. Trate de asegurarse de que ninguna de las oraciones supere las 25
palabras.
En las soluciones que presentamos, hemos separado las proposiciones
subordinadas para convertirlas en oraciones independientes.
Probablemente usted hizo algo similar. Observe cmo necesita mostrar
la conexin de una oracin nueva con la siguiente. Hemos hecho esto
usando las siguientes palabras o frases:

1. para ello 2. por consiguiente 3. su

Usar sujetos y verbos fuertes:

En cada oracin existe una relacin entre un sujeto y un verbo. El sujeto es la

persona o cosa a la que se refiere la oracin. El verbo expresa lo que el sujeto
hace o es. En espaol, normalmente se omite el sujeto cuando est implcito en
la terminacin del verbo y no puede haber confusin acerca de su identidad:
Llegaremos maana (sujeto: nosotros); Han decidido permanecer en el hotel
(sujeto: ellos, los turistas mencionados antes).
En cuanto al orden, en espaol gozamos de gran libertad al construir una
oracin, pero debemos recordar que es preciso respetar el orden lgico y la
armona de la construccin. El sujeto puede preceder al verbo o seguirlo, lo
cual permite variar el estilo. El verbo puede estar al comienzo o en el medio de
la oracin, pero rara vez al final de sta.

Ejemplos:

La cosecha fue estupenda.

El prximo mes llegarn las semillas de las variedades mejoradas.
A pesar de esas ventajas, la propuesta no fue aceptada.
Ejemplos:

En estas oraciones, el sujeto y el verbo (que hemos destacado) no son

fuertes. Puede usted volver a escribir las oraciones incluyendo sujetos
y verbos ms fuertes?
1. [Sujeto tcito: nosotros] Efectuaremos [verbo] un estudio de los
patrones de cultivo itinerante.

2. Se considera [verbo] probable que esta tecnologa podr ser utilizada

dentro de dos aos [el verbo adopta la forma pasiva con "se"].

3. Para mantener un medio ambiente productivo y sustentable, es [verbo]

esencial la conservacin de la biodiversidad de las especies vegetales y
animales por los agricultores locales [sujeto].
En estas oraciones, hemos sustituido los sujetos y verbos dbiles por otros ms fuertes. Tambin
hemos trasladado (en la nmero 3) la idea principal al comienzo de la oracin.
 Cmo escoger las palabras?

El espaol nos ofrece muchas opciones para escoger las palabras. Es una lengua
romnica, derivada del latn, que a lo largo de su evolucin ha absorbido
palabras de muchos otros idiomas, como el griego, el vascuence, el rabe, el
francs, el italiano y otras lenguas europeas, adems de las lenguas indgenas
habladas en Amrica antes de la conquista espaola.

El espaol se habla no slo en Espaa sino tambin en toda Amrica Latina,

algunas islas del Caribe y Filipinas, adems de ciertas comunidades sefardes de
las costas del Mediterrneo. El resultado de esta amplia extensin geogrfica es
que existe una gran variedad de hablas, formas de la lengua espaola
peculiares de un pas, zona o regin. A pesar de que todos hablan espaol, no
hablan (ni escriben) de igual manera un argentino, un espaol y un mexicano,
ni tampoco un sevillano y un madrileo. El habla tambin vara segn el grado
de instruccin o el nivel socioeconmico de los individuos: no hablan igual un
agricultor y un ingeniero agrnomo.
Usted debe tener en cuenta todo eso al escoger las palabras que usar en
su documento: las palabras empleadas deben tener un sentido claro,
inequvoco, para los lectores a quienes est destinado el documento.
Escoger la palabra mejor es una parte importante de la redaccin en
espaol. Hay cinco procedimientos que le ayudarn a elegir sabiamente:

Usar un espaol llano, de uso corriente

Convertir los verbos pasivos en activos o usar la voz pasiva impersonal
(con "se") cuando no es necesario especificar el sujeto
Emplear verbos especficos, claros y enrgicos
Eliminar las palabras innecesarias
Evitar las repeticiones excesivas
El espaol llano: pautas esenciales

La mayora de quienes promueven el empleo del espaol llano ofrecen estas

pautas esenciales. Recuerde que no son reglas. Le ayudarn a escoger la
palabra adecuada, pero no pueden decirle qu palabra usar. La eleccin final
siempre ser suya.
La longitud media de las oraciones debe ser de 25-30 palabras.
Use slo las palabras que es ms probable que entienda el lector.
Prefiera los verbos activos a los pasivos o use la voz pasiva con "se".
Emplee los verbos ms especficos, claros y enrgicos que encuentre.
Use slo la cantidad de palabras que necesita.
Diga lo que quiere expresar. Sea enrgico y evite las frases hechas y las
expresiones gastadas.
Use los signos de puntuacin con correccin y sencillez.

Para ms informacin sobre la redaccin en espaol, vea la obra de G. Martn

Vivaldi, Curso de redaccin, Madrid: Paraninfo, 1995.
Convertir los verbos pasivos en activos

Los verbos pueden ser activos o pasivos. Un verbo activo expresa lo que el
sujeto hace (o es). Un verbo pasivo expresa lo que el sujeto sufre o recibe.
Esta oracin est en voz activa porque incluye un verbo activo:

Los agricultores cultivan las especies tradicionales en las tierras marginales.

sta es una oracin en voz pasiva porque incluye un verbo pasivo:

Las especies tradicionales son cultivadas por los agricultores en las tierras
marginales.

En espaol existe tambin la llamada oracin pasiva con "se", donde no se

especifica el sujeto:

Se cultivan las especies tradicionales en las tierras marginales.

Las oraciones activas por lo general son ms vigorosas, ms breves, ms
dinmicas y ms fciles de leer que las pasivas.
Un verbo es activo cuando el sujeto realiza la accin.
Publicaremos [nosotros, sujeto tcito] prximamente un catlogo que ilustra las
diversas variedades criollas.

Un verbo es pasivo cuando el sujeto recibe la accin.

Prximamente se publicar un catlogo que ilustra las diversas variedades criollas.
Un catlogo que ilustra las diversas variedades criollas ser publicado
prximamente.

Los verbos pasivos siempre se construyen con una forma conjugada del verbo ser y un
participio pasado (terminado en -ado, -ido, o irregular). Su uso en espaol no es tan
frecuente como en otras lenguas. A continuacin damos algunos ejemplos.
Los verbos pasivos no son incorrectos, pero el espaol tiene
preferencia por la voz activa. La voz pasiva se emplea cuando se
desconoce el sujeto, ste no es importante o no es preciso mencionarlo y,
en esos casos, se prefiere la pasiva con "se".
Los verbos pasivos pueden dar un tono ms objetivo o diplomtico al
documento. Tal vez usted desee usarlos si:

no desea "aparecer" personalmente en el documento;

no sabe quin o qu hizo algo;
prefiere no especificar quin fue responsable de una accin.

No piense que debe ser rgidamente consecuente en el empleo de los

verbos activos o pasivos. No es incorrecto usar ambos.
Djese guiar por lo que quiere decir y use el verbo que expresa el
significado con ms claridad. Tenga cuidado de que el empleo de
demasiados verbos pasivos no haga que su documento resulte tedioso y
sin vida.
Como norma general, use pocos verbos pasivos y ms verbos activos.
Los verbos pasivos en los documentos cientficos

Existe una tradicin de usar verbos pasivos en los documentos cientficos y

acadmicos porque se dice que dan ms objetividad. Por ejemplo, muchos
cientficos se sentiran incmodos escribiendo:
Efectuamos un programa de investigacin en la zona. Documentamos las
especies locales y preparamos una base de datos detallada.
Preferiran ms bien decir:
Se efectu un programa de investigacin. Se document la informacin
acerca de las especies locales y se prepar una base de datos detallada.
No obstante, muchos editores de publicaciones cientficas prefieren ahora que
los autores asuman la autora (y la responsabilidad) de su trabajo y, por
consiguiente, insisten en que se usen las formas activas y personales de los
verbos (efectuamos, documentamos, detect, observ).
De todos modos, no aplique esto con demasiada rigidez. El empleo de verbos
pasivos a lo largo de todo un documento puede generar un estilo asfixiante y
casi ilegible. Puede usar en el mismo texto verbos activos y pasivos.
El equipo efectu un programa de investigacin en la zona. Se documentaron
los datos acerca de las especies locales y se los reuni en una base de datos.
Ejemplos:

Para convertir en activo un verbo pasivo, pregntese: Quin realiza la

accin? Ponga al "actor" al comienzo de la oracin como sujeto. Ahora
pregntese: Qu hace el "actor"? Ponga el verbo directamente despus
del sujeto y construya el resto de la oracin. Por ejemplo:
Todas las solicitudes son examinadas por el Comit de Seleccin.
Quin realiza la accin?
El Comit de Seleccin.
Qu hace el "actor"?
El Comit de Seleccin examina todas las solicitudes
Lea las siguientes oraciones y considere los cambios que podra introducir
en las oraciones.

1. Los resultados deben ser divulgados por los organismos mundiales

de financiamiento.

2. Se mejoran los mtodos de cultivo mediante el empleo del

instrumento nuevo.

3. Las propuestas deben ser presentadas a la Secretara.

4. La desyerba tradicionalmente es realizada por las mujeres.

Le presentamos aqu nuestras respuestas. Hemos incluido las oraciones originales
y destacado los verbos pasivos.

1. Los resultados deben ser divulgados por los organismos mundiales de

financiamiento.
Los organismos mundiales de financiamiento deben divulgar los resultados.

2. Se mejoran los mtodos de cultivo mediante el empleo del nuevo

instrumento.
El empleo del nuevo instrumento mejora los mtodos de cultivo.

3. Las propuestas deben ser presentadas a la Secretara.

Presente las propuestas a la Secretara.

4. La desyerba tradicionalmente es realizada por las mujeres.

Las mujeres tradicionalmente realizan la desyerba.
Usar verbos especficos, claros y enrgicos:

Los verbos son las palabras ms importantes que usamos. El verbo es el

ncleo de toda oracin. De hecho, las oraciones no pueden existir sin
verbos. Los verbos especficos, claros y enrgicos darn vivacidad al
documento porque los verbos expresan lo que sucede.

Con mucha frecuencia, la accin en las oraciones no es expresada por un

verbo sino por un sustantivo. Esto reduce la energa de las ideas y vuelve al
documento opaco y sin vida. El trmino tcnico para este procedimiento es
sustantivacin, palabra que es en s misma un ejemplo del tipo de sustantivo
letal del que hablamos.
Presentamos aqu algunos ejemplos de sustantivacin. El sustantivo est en
negritas.

El comit dar consideracin inmediata a la solicitud.

Los agricultores efectan la renovacin estacional del suelo.
El equipo ha realizado una evaluacin del xito del proyecto.
Los cientficos realizarn un anlisis de las muestras.
Veamos ahora los ejemplos presentados antes. Observe cmo en cada caso la
accin fundamental en la oracin es expresada por un sustantivo (en negritas).
Como la oracin necesita un verbo, el autor introduce un verbo dbil, que agrega
poco significado.

Tenemos que transformar el sustantivo en un verbo. La oracin tendr entonces

un verbo especfico, claro y fuerte como ncleo y adquirir vida.

El comit dar consideracin inmediata a la solicitud. El comit

considerar de inmediato la solicitud.
Los agricultores efectan la renovacin estacional del suelo. Los
agricultores renuevan el suelo en cada estacin.
El equipo ha realizado una evaluacin del xito del proyecto. El equipo ha
evaluado el xito del proyecto.
Los cientficos harn un anlisis de las muestras. Los cientficos
analizarn las muestras.
Presentamos ahora otras oraciones donde la accin fundamental es
expresada por un sustantivo (en negritas). Esto obliga a incluir un
verbo dbil, con poco significado (en cursivas).

Puede usted volver a escribir las oraciones y convertir el sustantivo en un

verbo?
1. El equipo realiz mediciones de las concentraciones de mercurio
presentes en los peces del ro.

2. Es necesaria una evaluacin continua del desarrollo del proyecto.

3. No siempre es clara la distincin entre los alimentos cultivados y los

silvestres.

4. Se lograr la documentacin de los conocimientos populares en un lapso

de seis meses.

5. Se requiere de inmediato una discusin acerca de los problemas que se

abordarn.
Soluciones:

stas son las soluciones que proponemos.

1. El equipo realiz mediciones de las concentraciones de mercurio

presentes en los peces del ro. El equipo midi las concentraciones de
mercurio presentes en los peces del ro.

2. Es necesaria una evaluacin continua del desarrollo del proyecto Se debe

evaluar continuamente cmo se desarrolla el proyecto.

3. No siempre es clara la distincin entre los alimentos cultivados y los

silvestres. No siempre podemos distinguir con claridad los alimentos
cultivados de los silvestres.
4. Se lograr la documentacin de los conocimientos populares en un
lapso de seis meses. El equipo documentar los conocimientos populares
en un lapso de seis meses.

5. Se requiere de inmediato una discusin de los problemas que se

abordarn. Debemos discutir de inmediato cules problemas se
abordarn.
Eliminar las palabras innecesarias:

La mayora de nosotros usamos ms palabras de las que necesitamos.

A veces, los autores usan palabras innecesarias porque:

las palabras suenan bien;

no han reflexionado exactamente sobre qu quieren decir; o
tienen ese hbito.

El primer borrador que usted prepar probablemente incluya algunas

palabras y frases innecesarias. Elimnelas en la etapa de edicin. Deje slo
las palabras que necesita.
Es necesaria esta palabra?
Cmo puede usted determinar si una palabra es necesaria? Sencillamente, elimnela.
Ahora, necesita usted un grupo de palabras para decir lo mismo? Si es as,
probablemente la palabra sea necesaria. Si no es as, encuentre una palabra ms
sencilla para decir lo mismo.
Eliminar las palabras innecesarias: tcnicas sencillas

Imagnese que dice lo que ha escrito. Cmo suena? Cmo podra

sonarle al lector? Cmo podra decir lo mismo en forma ms sencilla?
Escriba lo que dice. (En muy poco tiempo, tal vez descubra que hay
programas de computadora activados por la voz que le permiten hacer
esto.)
Sea sincero. No se esfuerce demasiado por ser corts. Los buenos
modales son muy tiles al escribir, pero demasiada cortesa fcilmente
suena poco sincera. En particular, no disfrace los hechos desagradables con
un lenguaje bello.
No use "andamiaje". Evite referirse al hecho de que est escribiendo:
Escribo para..., Hasta ahora hemos examinado..., En este punto pasamos a
concentrarnos en...
Evite las palabras que implican cantidades. Si debe usar palabras
de este tipo, use nmeros para mostrar lo que quiere decir. Es mejor
expresar lo que pretende con claridad que usar: varios, numerosos,
cuantiosos, excesivos, insuficientes, masivo, enorme, grande, diminuto,
pequeo, mnimo, un aumento significativo (excepto cuando se usa en un
sentido estadstico estricto), en gran medida...

Evite los clichs. En la pgina siguiente le mostraremos lo que

queremos decir.
Los clichs
El significado original de "clich" es "placa de imprenta que contiene la totalidad de
una frase, que usan los impresores para ganar tiempo al armar una pgina". En la
actualidad significa tambin palabra o frase tantas veces repetidas que su valor
expresivo se desgasta y se convierte en un lugar comn. Por desgracia, en espaol
tambin son frecuentes los clichs derivados de palabras de otras lenguas, en
particular el ingls, que, adems de aportar poco al estilo son muchas veces trminos
no aceptados en espaol o tienen en nuestra lengua un significado distinto al que
pretende darles el autor.
Las oraciones siguientes contienen ms palabras de las necesarias. Puede usted
recortarlas de tal modo que slo emplee las palabras que necesite?

1. La restriccin del tiempo no permiti realizar entrevistas tan detalladas

como nos hubieran gustado con respecto a ciertos proyectos que parecan
particularmente innovadores.

2. Es preciso observar que casi siempre hay un elemento de subestimacin de la

cantidad de personas afectadas por accidentes industriales, en especial en
aquellos casos en que los individuos no sufren lesiones visibles o
inmediatas.

3. En el momento en que estamos formulando pautas para las comunidades en

relacin con el desarrollo de proyectos de telecentros, es una ocasin
propicia para proporcionar algunas indicaciones de lo que queremos decir
con las palabras que estamos usando.
A continuacin le presentamos nuestras soluciones. Tenga en cuenta de
que no existe una respuesta correcta nica.

1. La restriccin del tiempo no permiti realizar entrevistas tan

detalladas como nos hubieran gustado con respecto a ciertos
proyectos que parecan particularmente innovadores.
El tiempo restringido no nos permiti entrevistar a equipos de algunos
proyectos que considerbamos particularmente innovadores.

2. Es preciso observar que casi siempre hay un elemento de subestimacin

de la cantidad de personas afectadas por accidentes industriales, en
especial en aquellos casos en que los individuos no sufren lesiones
visibles o inmediatas.
Casi siempre se subtestima la cantidad registrada de personas afectadas
por accidentes industriales, en especial cuando las personas no han
sufrido lesiones evidentes o inmediatas.
3. En el momento en que estamos formulando pautas para la comunidad en
relacin con el desarrollo de proyectos de telecentros, es una ocasin
propicia para proporcionar algunas indicaciones de lo que queremos decir
con las palabras que estamos usando.

Cuando formulamos las pautas para la comunidad concernientes al

desarrollo de proyectos de telecentros, debemos proporcionar algunas
definiciones fundamentales.
Evitar las repeticiones excesivas:

Cuando se repite mucho una palabra o idea, se da la impresin de pobreza

de vocabulario o debilidad del estilo. Es preciso entonces evitar las
repeticiones excesivas. Las palabras repetidas, en particular cuando estn
demasiado prximas, pueden ser sustituidas por otras de significado similar
(sinnimos), como en los ejemplos siguientes:

cercano prximo, vecino

para con el fin de, con el propsito de
aproximadamente alrededor de, unos
realizar efectuar, llevar a cabo
Otras repeticiones pueden evitarse suprimiendo la palabra repetida y dando
otro giro a la frase:
Normalmente los agricultores siembran las variedades de maz en febrero.
Las variedades preferidas son las variedades criollas. Normalmente los
agricultores siembran en febrero las variedades de maz, preferentemente
criollas.

El equipo realizar un estudio de las condiciones de cultivo en la zona. El

estudio abarcar los factores socioculturales que influyen en la produccin
agrcola. El equipo realizar un estudio de las condiciones de cultivo en la
zona, incluyendo los factores socioculturales que influyen en la produccin
agrcola.
Todo esto no implica que sea necesario evitar las repeticiones a toda costa. Por
ejemplo, en un artculo cientfico hay trminos tcnicos que no pueden ser
sustituidos porque se corre el riesgo de caer en imprecisiones o crear confusin.
En otros casos, la repeticin de palabras (y de ideas) es deliberada y sirve para
poner de relieve lo que se quiere decir, como en el ejemplo siguiente:
Todos estn interesados en la realizacin del proyecto: los agricultores se
interesan en el aumento del rendimiento de sus cultivos; los investigadores
estn interesados en los resultados que se obtendrn con la prctica
recomendada; el Ministerio de Agricultura tiene inters en el incremento de la
productividad generado por la adopcin de la prctica.
En sntesis, es conveniente evitar las repeticiones
excesivas, pero recuerde que, cuando la supresin o
sustitucin de las palabras o ideas repetidas puede crear
ambigedad o confusin o restar fuerza al estilo, es
preferible dejarlas. Slo trate de que su documento no
resulte demasiado latoso y pesado para el lecto
Ejercicio:

Escribir su Obituario. Puede hacer uso del

prrafo narrativo, descriptivo expositivo-
argumentativo. Asimismo, les recuerdo hacer
uso de la Oracin Temtica.

No excederse de 400 palabras.