Anda di halaman 1dari 56

MANAJEMEN

/PENGELOLAAN
OBAT DI RUMAH
SAKIT
PENDAHULUAN
Proses pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan
yang menyangkut aspek perencanaan/seleksi, pengadaan,
pendistribusian dan penggunaan obat dengan memanfaatkan
sumber-sumber yang tersedia seperti tenaga, dana, sarana dan
perangkat lunak dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
oleh organisasi.
SIKLUS PENGELOLAAN OBAT
Perencanaan

Penganggaran

Pengadaan

Penerimaan dan penyimpanan

Penyaluran (Distribusi)

Pemeliharaan

Penghapusan

Pengawasan: Dilakukan pada seluruh tahap


PERENCA
NAAN

EVALUASI PENGADAAN

PELAPO
PENERIMAAN
RAN

PENGELOLAAN PERBEKALAN
FARMASI

PENGHA PENYIMPAN
PUSAN AN

PENGENDALI PENDISTRIB
AN USIAN
PEMBERIAN
OBAT
PENGERTIAN MANAJEMEN LOGISTIK DAN
MANAJEMEN LOGISTIK FARMASI

Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai


kegiatan yang dilakukan orang lain. Hakekan pemahaman
manajemen adalah penggerakan orang lain agar secara bersama-
sama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Logistik adalah ilmu dan seni serta proses mengenai perencanaan
dan penentuan kebutuha, pengadaan, penyimpanan, penyaluran,
pemeliharaan dan pengendalian serta penghapusan material/alat-
alat
Tujuan dari manajemen logistik adalah agarv tersedianya bahan
logistik setiap saat dibutuhkan meliputi jenis dan jumlahnya,
spesifikasi dan kualitasnya serta waktu yang efisien.
Manajem logistik farmasi dalam melaksanakan fungsinya tidak
terlepas dari fungsi-fungsi manajemen logistik yang merupakan
rangkaian kegiatan pengelolaan obat menyangkut perencanaan
obat, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, penerimaan,
pendistribusian, penghapusan serta pengendalian .
Proses pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang
menyangkut aspek perencanaan/seleksi, pengadaan, pendistribusian dan
penggunaan obat dengan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia
seperti tenaga, dana, sarana dan perangkat lunak dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan oleh organisasi.
SIKLUS PENGELOLAAN OBAT
Perencanaan

Penganggaran

Pengadaan

Penerimaan dan penyimpanan

Penyaluran (Distribusi)

Pemeliharaan

Penghapusan

Pengawasan: Dilakukan pada seluruh tahap


PERMASALAHAN DALAM PENGELOLAAN OBAT: SELEKSI
Membeli terlalu banyak jenis obat

Membeli obat mahal yang tidak diperlukan

Membeli obat yang tidak tepat jenis dan jumlah


PERMASALAHAN DALAM PENG. OBAT: PENGADAAN
Pemasok tidak dapat diandalkan

Perhatian terhadap masalah mutu tidak memadai

Dana tidak cukup


PERMASALAHAN DALAM PENGELOLAAN OBAT:
DISTRIBUSI
Informasi tidak tepat, tidak akurat

Kondisi penyimpanan yang buruk

Pengelolaan stok yang tidak tepat

Pengaturan transportasi yang tidak tepat


PERMASALAHAN DALAM PENGG. OBAT: PENGGUNAAN
Pengamanan dan etiket yang jelek.

Pelayanan yang tidak hati-hati.

Preskripsi yang tidak rasional.

Kepatuhan pasien yang tidak memadai.


SUMBER PERMASALAHAN
1. Organisasi
2. Sistem informasi
3. Tenaga
4. Fasilitas dan peralatan
5. Dana
PERENCANAAN PENGADAAN
OBAT
PENGERTIAN
Perencanan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan menentukan
jumlah obat dalam rangka pengadaan
PERENCANAAN
Menentukan jenis obat Tersedia Formularium RS:
apa yang diperlukan - sbg pedoman penggunaan obat
untuk periode yang - sbg dasar perencanaan
akan datang
pengadaan
- selalu di evaluasi oleh Komite
Farmasi & Terapi

Menentukan berapa Menggunakan:


obat yang harus dibeli - manajemen persediaan dan
- metode persediaan
TUJUAN
Untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai kebutuhan

Menghindari terjadinya kekosongan obat

Meningkatkan penggunaan obat secara rasional

Meningkatkan efisiensi penggunaan obat


KEGIATAN
1. Seleksi/perkiraan kebutuhan
- Memilih obat yang akan dibeli

- Menentukan jumlah obat yang akan dibeli

2. Penyesuaian jumlah kebutuhan dengan


alokasi dana
A. PEMILIHAN OBAT YANG AKAN DIBELI
1. Pemilihan jenis Obat
2. Kriteria pemilihan jenis obat
3. Proses Pemilihan jenis Obat
4. Memilih bentuk obat
ADVANTAGE OF LIMITED LIST DRUG
Cost:
Supply: Lower prices more competition
Easier procurement, storage, and distribution
Patient Use:
Lower stock
Better quality assurance Focus education effort
Easier dispensing Reduces confusion and increased adherence
to treatment
Prescribing :
Improved drug availability
Training more focus and more easier
More experience with fewer drug
No irrational treatment alternative available
Focused drug information
Better recognition of ADR
AD.1 PEMILIHAN JENIS OBAT
Pemilihan jenis obat pada umumnya didasarkan pada daftar obat yang
harus tersedia di masing-masing fasilitas kesehatan
Untuk perencanaan sektor pemerintah pemilihan jenis obat harus
didasarkan kepada daftar obat esensial nasional (DOEN) yang
dikeluarkan oleh DEPKES
Untuk Rumah sakit, pemilihan jenis obat didasarkan kepada
kesepakatan bersama komite medik yang disusun dalam formularium
Rumah Sakit.
KRITERIA PEMILIHAN OBAT
Idealnya pemilihan obat didasarkan kepada pola penyakit di wilayah
kerja, karakteristik pasien yang dilayani dan tenaga kesehatan yang
melayani pasien.
Informasi yang perlu diperhatikan dalam memilih obat antara lain:
- Obat/daftar obat yang tersedia
- Masalah logistik
- Harga Obat
- Pola penggunaan obat
PROSES PEMILIHAN OBAT
Ada dua cara untuk proses pemilihan obat :
1. Memakai jasa konsultan farmakologi
2. Membentuk komite pemilihan obat yang terdiri dari dokter, apoteker,
perawat, petugas administrasi ( Mis: di RS ; Komite farmasi dan terapi)
MEMILIH BENTUK OBAT
Dipilih bentuk obat yang bisa dipakai dengan biaya sekecil mungkin.

Contoh : Amoksisilin sirup, harganya lebih mahal dibandingkan amoksisilin


tablet. Untuk mendapatkan obat yang lebih banyak, digunakan amoksisilin
sirup.
MENENTUKAN JUMLAH OBAT
Untuk menentukan jumlah obat diperlukan data dan informasi yang akurat,
lengkap dan dapat dipercaya
Sejalan dengan pendekatan ini, pencatatan, pelaporan dan pengolahan data
obat yang berkaitan dengan perencanaan diarahkan untuk mendukung
metode perhitungan harga obat.
MENENTUKAN JUMLAH OBAT (LANJ)
Perkiraan kebutuhan obat adalah perkiraan jumlah obat yang akan dikonsumsi
setiap tahun, dengan kata lain estimasi pemakaian obat yang nyata.
Perkiraan ini dpat didasarkan atas estimasi pemakaian harian, mingguan, bulanan
atau tahunan. Akan tetapi, untuk pengangran, biasanya dipakai estimasi tahunan.
Jumlah obat yang dipesan adalah estimasi pemakaian satu tahun dengan
memperhitungkan:
1. Sisa stok
2. Stok pengaman
3. Leadtime (waktu tunggu)
METODE MENYUSUN PERKIRAAN KEBUTUHAN OBAT
1. Metode konsumsi
2. Metode epidemiologi
METODE
KONSUMSI
METODE KONSUMSI
Didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.
Langkah penghitungan rencana kebutuhan obat menurut pola
konsumsi adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan dan pengolahan data
2. Analisa data untuk informasi dan evaluasi
3. Perhitungan perkiraan kebutuhan obat
4. Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.
AD.1 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
1. Alokasi dana 7. Obat hilang/rusak, kadaluwarsa
2. Daftar obat 8. Kekosongan obat
3. Stok Awal 9. Pemakaian rata-rata bergeraK
tahunan
4. Penerimaan
10. Leadtime
5. Pengeluaran
11. Stok pengaman (buffer stock)
6. Sisa Stok
12. Perkembangan pola kunjungan
PERHITUNGAN PERKIRAAN KEBUTUHAN
Ada SEMBILAN langkah dalam memperhitungkan kebutuhan obat menurut
metoda konsumsi.
Berikut cara perhitungan kebutuhan tahunan :
LANGKAH 1. MENGHITUNG PEMAKAIAN NYATA PERTAHUN

Pemakaian nnyata pertahun adalah jumlah obat yang dikeluarkan dengan


kecukupan untuk jangka waktu tertentu. Data bisa didapatkan dari laporan
bulanan atau dari kartu stok
Rumus: Pemakaian nyata pertahun (a) = (Stok awal + Jumlah pemasukan dlm 1
tahun) (sisa stok + jml obat hilang/rusak/daluwarsa)
LANGKAH 2: MENGHITUNG PEMAKAIAN RATA-RATA 1
BULAN

Pemakaian rata-rata perbulan (b) = pemakaian nyata: jumlah bulan


(b) = a:n
Contoh: Tablet amoksisilin tahun 2007 sampai dipakai sebanyak 10.000 tablet,
hanya cukup untuk 10 bulan, Maka pemakaian rata-rata perbulan
=10.000:10= 1000 tablet
LANGKAH 3. MENGHITUNG KEKURANGAN OBAT
Kekurangan obat adalah jumlah obat yang diperlukan saat terjadi kekosongan
obat.
Kekurangan obat= (Waktu kekosongan obat) X (pemakaian rata- rata)

c = n1Xb
Contoh : Antalgin tablet: 1000 tablet hanya cukup untuk 10 bulan berati waktu
kkosong adalah 2 bulan, maka jumlah kekosongan obat = 2x100=200
LANGKAH 4. MENGHITUNG KEBUTUHAN OBAT
SESUNGGUHNYA(RIIL)

Kebutuhan obat sesungguhnya = (Pemakaian nyata) + (Kekurangan obat)

d = a +c

Contoh : Pemakaian nyata antalgin = 1000 tablet, kekurangan obat = 200 tablet
Maka kebutuhan obat sesungguhnya = 1000+200 = 1200
LANGKAH 5. MENGHITUNG KEBUTUHAN OBAT
TAHUN YANG AKAN DATANG
Kebutuhan Obat tahun yang akan datang adalah ramalan
kebutuhan obat yang sudah mempertimbangkan peningkatan
jumlah pelanggan yang akan dilayani. Data ini bisa diperoleh dari
data peningkatan jumlah penduduk atau trend kunjungan
beberapa tahun.
Misalnya trend peningkatan kunjungan pertahun diperkirankan
15%, maka untuk tahun yang akan datang kebutuhan obat adalah
kebutuhan riil + 15%
e = d +d15%
LANGKAH 6. MENGHITUNG KEBUTUHAN LEADTIME
Leadtime adalah waktu yang dibutuhkan sejak rencana diajukan sampai
dengan obat diterima
Kebutuhan obat waktu tunggu = Pemakaian rata-rata perbulan x waktu
tunggu (bulan)
(f) = bXn2
LANGKAH 7. MENENTUKAN STOK PENGAMAN
(BUFFER STOCK)
Adalah jumlah obat yang diperlukan untuk menghindari terjadinya
kekosongan obat.
Nilai stok pengaman (g) didapat dari pengalaman dan dari laporan dinamika
logistik
CARA MENENTUKAN BUFFER STOCK: BERDASARKAN
LEAD TIME
Waktu Tunggu (Bulan) Buffer Stock (minggu
pemakaian)
1 2
2 4
3 5
4 6
6 8
8 9
12 12
CARA PENENTUAN BUFFER STOCK:
BERDASARKAN SISTEM VEN
Obat golongan V, Buffer stocknya 20% stok kerja

Obat golongan E, buffer stocknya 10 % stok Kerja

Obat golongan N, Buffer stocknya 0-5% stok kerja


LANGKAH 8: MENGHITUNG JUMLAH OBAT YANG AKAN
DIPROGRAMKAN DITAHUN YANG AKAN DATANG

H = e+f+g
LANGKAH 9. MENGHITUNG JUMLAH OBAT YANG AKAN
DIANGGARKAN

i = Kebutuhan obat yang diprogramkan sisa stok


LANGKAH 10: PENYESUAIAN ANGGARAN
Metoda analisis penyesuaian anggaran :

- Analisis ABC

- Analisis VENN
METODE
EPIDEMIOLOGI
LANGKAH-LANGKAH POKOK
Perencanaan dengan metode epidemiologi didasarkan pada data jumlah kunjungan,
frekwensi penyakit, dan standar pengobatan yang ada. Langkah-langkah pokok
metode ini:
1. Pengumpulan dan pengolahan data
a. Menentukan jumlah penduduk yang dilayani
b. Menentukan julah kunjungan kasus yang akan dilayani
2. Menyediakan standar/pedoman oengobatan yang digunakan untuk perencanaan
3. Menghitung perkiraan kebutuhan obat
4. Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
LANGKAH 1: PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
A. Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani; Data perkiraan realistik
dari jumlah penduduk yang akan dlayani sangat penting untuk
memperkirakan jumlah obat yang ajan di rencanakan. Data ini bisa
diperoleh dari Badan Pusat Statistik
B. Menentukan jumlah kasus berdasarkan frekwensi penyakit; Data ini
merupakan bagian yang agak sulit diperoleh, karena sistem pencatatan
dan pelaporan yang belum baik. Data tersebut minim al dapat diperoleh
dari :
- Bagian rekam medik Rumah sakit
- Survey
LANGKAH 2. STANDAR PENGOBATAN
Standar pengobatan diperlukan untuk menentukan jumlah kebutuhan obat.
Penyusunan standar pengobatan sangat berperan penting dalam mendukung
penggunaan obat secara rasional.
Standar pengobatan harus mencakup data:
1. Kode ICD (International Clafification of disease) dan nama penyakit
2. Nama obat, kekuatan dan bentuk sediaan
3. Dosis rata-rata
4. Jumlah dosis per hari
5. Lama pemberian
6. Jumlah obat yang d[perlukan per episode
LANGKAH 3. MENGHITUNG PERKIRAAN KEBUTUHAN
OBAT
3.a. Perhitungan jumlah kebutuhan setiap obat
3.b. Menghitung jumlah kebutuhan obat yang akan datang
3.c. Menghitung jumlah kebutuhan obat yang diprogramkan
3.d. Menghitung julah obat yang harus diadakan tahun angaran
yang akan datang
3.e. Menghitung jumlah obat yang dibutuhkan per kemasan.
3.f. Menyesuaikan pengadaan dengan dana yang tersedia
3.A. MENGHITUNG JUMLAH KEBUTUHAN OBAT
SETIAP TAHUN
I. Menghitung jumlah masing-masing obat yang diperlukan per penyakit :

Caranya dengan mengalikan jumlah kunjungan kasus dengan dosis per episode

Contoh:Penyakit diare akut (ICD 009.2) Pengobatan sbb: Anak-anak : Oralit 200 ml 3X1 bungkus selama 5 hari

Maka kebutuhan obatnya adalah :

untuk satu episode pengobatan diperlukan 15 bungkus oralit. Jumlah kunjungan kasus = 18.000 maka jumlah kebutuhan adalah
18.000X15 = 270.000 bungkus

II. Mengelompokkan dan menjumlahkan masing-masing obat

Contoh : Tetrasiklin 250 mg digunakan pada 5 kasus penyakit. Berdasarkan penghitungan kebutuhan pada butir I diperoleh obat untuk :

- Kolera : 3000 kapsul

- Disentri : 5000 kapsul

- Amubiasis: 1000 kapsul

- Infeksi saluran kemoh: 1000 kapsul

- Penyakit kulit: 500 kapsul

Maka jumlah total tetrasiklin yang dibutuhkan adalah : 11.500 kapsul


3.B. MENGHITUNG JUMLAH KEBUTUHAN OBAT YANG
AKAN DATANG

Data yang harus dikumpulkan adalah


- Data peningkatan kunjungan

- Kemungkinan hilang, rusak atau kadaluwarsa


3.C. MEGHITUNG KEBUTUHAN OBAT YANG
DIPROGRAMKAN UNTUK TH YAD

Data yang harus dipertimbangkan adalah :


- Lead time

- Stok pengaman
3.D. MENGHITUNG JUMLAH OBAT YANG HARUS
DIADAKAN TH YAD

Adalah kebutuhan obat yang diprogramkan sisa stok


KELEBIHAN METODE KONSUMSI
Data konsumsi akurat, merupakan metode yang paling mudah

Tidak memerlukan data epidemiologi maupun standar pengobatan

Bila data konsumsi lengkap, pola peresepan tidak berubah, dan kebutuhan
relatif stabil, maka kemungkinan kelebihan dan kekurangan obat sangat kecil
KEKURANGAN METODE KONSUMSI
Data konsumsi data obat dan data jumlah kontak pasien yang dapat
diandalkan mungkin sulit diperoleh
Tidak dapat dijadikan dasar untuk mengkaji pola penggunaan obat dan
rasionalitas penggunaan obat
Tidak dapat diandalkan bila kekurangan stok lebih dari 3 bulan , obat berlebih
atau kehilangan.
KELEBIHAN METODE EPIDEMIOLOGI
Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran

Dapat digunakan untuk program-program baru

Standar pengobatan dapat digunakan untuk memperbaiki pola penggunaan


obat
KEKURANGAN METODE EPIDEMIOLOGI
Membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil
Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan ada
penyakit yang tidak dilaporkan
Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan yang lengkap
Pola penyakit dan pola peresepan tidak selalu sama
Dapat vterjadi kekurangan obat bila ada wabah atau kebutuhan
insidentil
Jenis obat yang di adakan terlalu banyak