Anda di halaman 1dari 40

+

Audit Internal dan Rapat


Tinjauan Manajemen
Training of Trainer
+
KONSEP DAN TAHAPAN
AUDIT INTERNAL
+
AUDIT

PENGERTIAN: kegiatan mengumpulkan informasi


faktual dan signifikan melalui interaksi secara sistematis,
objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas
penggalian nilai atau manfaat dengan cara
membandingkan antar standar yang telah disepakati
bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di
lapangan

TUJUAN: Membantu manajemen dalam upaya


meningkatkan mutu / kinerja organisasi dalam mencapai
visi, misi, dan tujuan organisasi
+
AUDIT

EKSTERNAL: Penilaian yang dilakukan oleh pihak di


luar organisasi menggunakan standar tertentu

INTERNAL: Penilaian yang dilakukan di dalam suatu


organisasi oleh auditor internal yang juga adalah
karyawan yang bekerja pada organisasi tersebut, untuk
kepentingan internal organisasi tersebut
+
AUDIT

KRITERIA AUDIT: dapat berupa standar, prosedur,


indikator dan target kinerja

BUKTI AUDIT: fakta yang ada di lapangan (rekaman,


pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan)

TEMUAN AUDIT: hasil evaluasi bukti audit yang


dikumpulkan terhadap kriteria audit dengan
membandingkan bukti audit dengan kriteria audit
+
PRINSIP AUDIT INTERNAL

KODE ETIK DASAR PROFESIONALISME: dapat dipercaya,


integritas, dapat menjaga kerahasiaan, dan berpendirian

PENYAJIAN OBJEKTIF: melaporkan secara benar dan akurat

PROFESIONAL: kesungguhan dan ketepatan penilaian

INDEPENDEN: tidak berpihak dan menghindari konflik


kepentingan

PENDEKATAN BERDASARKAN BUKTI: menggunakan


metode yang rasional dan terjaga konsistensinya
+
ESENSI AUDIT INTERNAL

PROSES INTERAKTIF: komunikasi timbal balik antara


auditor dan auditee

KEGIATAN SISTEMATIS: direncanakan,


dikoordinasikan, dilaksanakan, dan dikendalikan secara
efisien. Auditor harus mengendalikan keseluruhan
kegiatan audit agar sesuai dengan rencana audit dan
didokumentasikan dengan baik

AZAS MANFAAT: untuk melakukan perbaikan dalam


penyediaan pelayanan
+
ESENSI AUDIT INTERNAL

OBJEKTIF: melihat fakta berdasarkan bukti, bukan


asumsi

BERPIJAK PADA FAKTA: diperoleh dari bukti nyata di


lapangan

MELIBATKAN PROSES
ANALISIS/EVALUASI/PENGUJIAN: bukti audit
dicocokkan dengan kriteria audit untuk menilai
kesesuaian terhadap kriteria yang digunakan
+
ESENSI AUDIT INTERNAL

BERMUARA PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

DILAKSANAKAN BERDASARKAN
STANDAR/KRITERIA TERTENTU: sebelumnya
ditetapkan standar/ kriteria yang akan digunakan

MERUPAKAN KEGIATAN BERULANG

MENGHASILKAN LAPORAN: seluruh kegiatan harus


didokumentasikan dan dilaporkan kepada kepala FKTP
+
TUJUAN AUDIT INTERNAL

Prioritas
permasalahan yang dihadapi oleh organisasi
dalam memberikan pelayanan ke masyarakat
Rencana pengembangan pelayanan
Persyaratansuatu sistem manajemen yang digunakan
sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko dalam kegiatan organisasi
+
TUJUAN AUDIT INTERNAL
Dasar Penetapan Tujuan Audit Contoh Tujuan Audit Internal
Permasalahan prioritas yang Menganalisis banyak terjadinya
dihadapi organisasi komplain pasien pada pelayanan
farmasi
Rencana pengembangan pelayanan Mengidentifikasi peluang inovasi
pelayanan laboratorium
Persyaratan suatu sistem Mengetahuai kesesuaian proses
manajemen yang diacu pelayanan lobaratorium dengan
standar pelayanan laboratorium
Persyaratan regulasi atau Mengetahui kesesuaian sumber
persyaratan kontrak daya farmasi dengan Peraturan
Menteri Kesehatan No 75 tahun
2014 tentang Puskesmas
Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi kinerja laboratorium
mitra yang bekerja sama dengan
puskesmas
Potensi risiko kegiatan pelayanan Mengidentifikasi potensi risiko
pelayanan imunisasi
+
AKTIVITAS AUDIT INTERNAL

MEMASTIKAN, MENILAI, MEREKOMENDASI

Dilakukan dengan cara:


Telaah Dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dari auditee
Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
+
AKTIVITAS AUDIT INTERNAL

Pemeriksaan silang
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey
Menganalisis data
+
AUDITOR INTERNAL

ATRIBUT
Etis
Terbuka
Diplomatis
Suka memperhatikan
Cepat mengerti
Luwes
Tangguh
Tegas
Percaya diri
+
AUDITOR INTERNAL

FUNGSI: melakukan audit internal

TUGAS:
Memahami standar/kriteria dan instrumen yang akan
digunakan
Menyusun rencana audit kepada unit kerja yang akan di
audit, melakukan audit sesuai dengan jadwal, mengukur
tingkat kesesuaian fakta terhadap standar/kriteria audit secara
objektif, menyepakati tindak lanjut dengan auditee,
menyampaikan hasil audit internal kepada Kepala Puskesmas
+
AUDITOR INTERNAL

KOMPETENSI:
Memahami prosedur, metoda, dan perangkat audit
Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
Mengumpulkan informasi (wawancara, mendengarkan,
telusur dokumen)
Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
+
AUDITOR INTERNAL

Menyimpulkan tingkat kesesuaian bukti-bukti objektif


dengan kriteria yang digunakan
Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
Memahami teknik sampling dan menentukan jumlah sample
Mencatat aktivitas audit dalam dokumen kerja
Menyiapkan laporan
Komunikasi
Menjaga kerahasiaan informasi
+
TAHAPAN AUDIT INTERNAL

TAHAP 1: PENYUSUNAN RENCANA AUDIT


Menentukan unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit,
jadwal audit, dan menyiapkan instrumen audit

TAHAP 2: TAHAP PENGUMPULAN DATA


Dengan menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasarkan standar tertentu, seperti standar akreditasi,
standar/pedoman program, standar pelayanan minimal,
standar/indikator kinerja
+
TAHAPAN AUDIT INTERNAL

TAHAP 3:
TAHAP ANALISIS DATA AUDIT,
PERUMUSAN MASALAH, PRIORITAS MASALAH
DAN RENCANA TINDAK LANJUT AUDIT
Hasil pengumpulan data dibenturkan dengan standar/kriteria,
diperoleh temuan berupa ketidaksesuaian. Temuan dibahas dengan
auditee dengan kegiatan dan batas waktu penyelesaian yang
disepakati bersama

TAHAP4:TAHAP PELAPORAN DAN DISEMINASI


HASIL AUDIT
Dilaporkan kepada Kepala FKTP dan disampaikan kepada
unit yang di audit
+
MENYUSUN RENCANA
AUDIT INTERNAL
+
Rencana Program Audit

Tujuan audit
Lingkup audit
Objek audit
Alokasi waktu
Metode audit
Persiapan audit
Jadwal program audit satu tahun
+
TEKNIK AUDIT DAN
PENGUMPULAN DATA
+
1. Mewawancarai Auditee

Di awal kegiatan, auditor menjelaskan:


peran auditor,
tujuan audit,
lingkup audit,
meminta pendapat auditee tentang permasalahan utama yang
dihadapi,
waktu pelaksanaan audit,
siapa saja yang akan ditemui selama proses audit, dan
bagaimana menyampaikan hasil temuan dan mendiskusikan
temuan dan tindak lanjut, serta pelaporan audit
hasil temuan dan rekomendasi serta tindak lanjut
+
1. Mewawancarai Auditee

Auditor mempersiapkan wawancara:


Tujuan wawancara (disampaikan kepada auditee)
Informasi yang ingin diperoleh
Waktu dan tempat wawancara
Topik wawancara
Instrumen wawancara
Alat untuk mencatat/merekam kegiatan wawancara
+
1. Mewawancarai Auditee

Yang harus diperhatikan auditor ketika wawancara:


Tidak memandang rendah auditee
Menunjukkan sikap ramah, kepedulian
Mengupayakan kontak mata
Berikan senyuman, jika perlu anggukkan kepala tanda
mengerti
Menghindari kata-kata yang menyakiti
Tidak terpancing untuk berargumentasi
Jelaskan ulang pertanyaan jika auditee tidak paham
Bersikap sabar
+
1. Mewawancarai Auditee

Bisa membedakan antara fakta dan pendapat dari auditee


Menghindari sikap atau komentar yang menunjukkan
ketidaksetujuan atau ketidakpercayaan
Mengarahkan pembicaraan
Hindari sikap menginterogasi
Akhiri wawancara dengan ucapan terima kasih,
menyampaikan tentang kesediaan auditee untuk diwawancara
lagi jika masih ada yang belum jelas, buat kesimpulan
tentang hasil wawancara yang disetujui bersama
+
2. Mengamati Proses Pelaksanaan
Kegiatan
Melakukan
pengamatan di unit kerja dengan
menggunakan instrumen yang telah disusun

Menanyakan kepada auditee proses kerja di unit tersebut

Mengamati proses pelaksanaan kegiatan


+
3. Meminta Penjelasan Kepada
Auditee
Auditor dapat meminta auditee untuk menjelaskan lebih
rinci

4. Meminta Peragaan oleh Auditee


Auditormeminta auditee memeragakan kegiatan yang
semestinya dilakukan
+
5. Memeriksa dan Menelaah
Dokumen
Dokumen yang diperiksa:
DOKUMEN REGULASI: kebijakan, pedoman, panduan,
SOP
DOKUMEN YANG BERUPA REKAM PELAKSANAAN
KEGIATAN

Auditor
meminta auditee untuk dapat mengakses
dokumen tersebut
+
6. Memeriksa dengan
Menggunakan Instrumen Daftar Tilik
Dapatdisiapkan daftar tilik mengacu pada SOP yang
digunakan

7. Mencari Bukti - Bukti

Diperoleh dari hasil wawancara, pengamatan, peragaan,


telusur kegiatan, maupun telusur dokumen/rekam kegiatan
yang diyakini kebenarannya
+
8. Melakukan Pemeriksaan Silang

Untuk melakukan verifikasi, dapat dilakukan pemeriksaan


silang dengan mewawancarai atau melakukan telusur
dokumen pihak atau unit terkait

9. Mencari Informasi dari Pihak Luar

Jikadiperlukan dapat dilakukan upaya untuk memperoleh


informasi lintas sektor, dari kader, bahkan pasien atau
sasaran program UKM
+
10. Menganalisis Data dan
Informasi
Datadan informasi yang dikumpulkan dianalisis dengan
dibandingkan dengan standar/kriteria yang digunakan

11. Menarik Kesimpulan

Menyatakan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan


standar/kriteria yang digunakan untuk audit
+
ANALISIS DATA
+
ANALISIS DATA

Dilakukan dengan membandingkan fakta yang diperoleh


dengan kriteria audit

Biladitemukan kesenjangan, auditor dan auditee


melakukan analisis lebih lanjut (pohon masalah/diagram
tulang ikan) untuk mengetahui penyebab timbul
kesenjangan dan menyusun rencana tindak lanjut

Pada kegiatan audit ulang perlu dibandingkan hasil audit


terbaru dengan sebelumnya
+
MENYUSUN LAPORAN
AUDIT
+
MENYUSUN LAPORAN AUDIT

Hasil
audit internal harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas dan unit dan diaudit pada saat Rapat Tinjauan
Manajemen (RTM)

Laporan audit berisi:


Latar belakang dilakukan audit
Tujuan audit
Lingkup audit
Objek audit
Standar/kriteria yang digunakan untuk melakukan audit
+
MENYUSUN LAPORAN AUDIT

Auditor
Proses audit
Hasil dan analisis hasil audit
Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang
disepakati oleh auditee
+
TINDAK LANJUT AUDIT
INTERNAL
+
TINDAK LANJUT AUDIT
INTERNAL
Auditeemempelajari laporan audit untuk menyusun
rencana perbaikan

Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas

Saatpelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat


melakukan monitoring dan memberikan arahan jika
diperlukan

Hasil
perbaikan wajib dilaporkan oleh auditee kepada
pucuk pimpinan dengan tembusan kepada auditor internal