PENGURUSAN PEROLEHAN

DAN PEMBAYARAN
KUMPULAN WANG SEKOLAH

Disampaikan oleh:

SDR. ISMAIL BIN UDOH

INSTITUT AMINUDDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Dikemaskini: Mei, 2007

1
 (i) Kandungan Perisian
1. Pengenalan
2. Objektif Kursus/.Ceramah
3. Bidang Utama, Takrif Umum dan Tanggungjawab
4. Undang Undang dan Arahan yang berkuatkuasa
5. Prosedur Perolehan (Perihal)
6. Objektif Pengurusan Perolehan Kerajaan
7. Dasar-dasar Perolehan Kerajaan
8. Kaedah dan tatacara Perolehan Kerajaan.
9. Bidang-bidang Perolehan
10. Peraturan umum dalam pengurusan perolehan
kumpulan wang sekolah
11. Proses pembayaran bagi perolehan Kumpulan
Wang Sekolah
2
 1. OBJEKTIF SESSI
i) Menerapkan kefahaman kepada peserta kursus
memahami dasar ,sistem dan peraturan pengurusan
perolehan kerajaan dan mematuhi arahan-arahan
perolehan yang berkuatkuasa

ii) Meningkat kompetansi peserta kursus dalam proses

merancang, mengawal, melaksanakan perolehan
mengikut sistem dan menjelaskan bil-bil tuntutan
perolehan

iii) Meningkat akauntabiliti pengurus terhadap pengurusan

perolehan sekolah.

3
 PENGURUSAN PEROLEHAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

2. (i) BIDANG-BIDANG UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN

PENGURUSAN
BELANJAWAN

PENGURUSAN
PENGURUSAN TERIMAAN
PERAKAUNAN HASIL

PENGURUSAN KEWANGAN

PENGURUSAN PENGURUSAN
BAYARAN PEROLEHAN
PENGURUSAN
HARTA/ASET

4
3.(ii) TAKRIF UMUM
PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN

PENGURUSAN PEROLEHAN adalah suatu

pengurusan dimana agensi yang ingin
mendapatkan sesuatu keperluannya
menguruskan dengan mengambilkira dan
menyelesaikan persoalanan keperluan
mengikut dasar-dasar dan tatacara/
peraturan perolehan kerajaan yang
ditetapkan.

5
 3.(iii) TANGGUNGJAWAB PENGURUS DALAM
PENGURUSAN PEROLEHAN SEKOLAH
A. TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH DAN PEGAWAI YANG
DIBERIKUASA:

i) Menentukan satu sistem perolehan yang teratur dan sempurna

ii) Memastikan pengurusan perbelanjaan dibuat dengan cekap dan

berkesan

iii) Memastikan Pengurusan Perolehan mematuhi kehendak Undang-

Undang dan peraturan yang sedia ada

iv) Mengelakan daripada dikenakan tindakan surcaj akibat dan

kelemahan dalam urusan perolehan

Perkara 6.1 TTPKPS

6
4. UNDANG UNDANG DAN PERATURAN
PERATURAN YANG BERKUATKUASA
YBMK TELAH MENBUAT KETETAPAN KAEDAH PEROLEHAN DENGAN
MENGELUARKAN:
ARAHAN-ARAHAN PERBENDAHARAAN AP 166 HINGGA AP 300

. PINDAAN DAN PENETAPAN DASAR/TATACARA TERTENTU DIPERJELASKAN MELALUI

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN (SPP), PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP)
DAN PEKELILING KONTRAK PERBENDAHARAAN (PKP)

AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957(DISEMAK TAHUN 1972)

AKTA PENDIDIKAN 1996 (PERATURAN AKAUN DAN AUDIT) 2002

PEKELILING-PEKELILING PERBENDAHARAAN

SURAT-SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN

PEKELILING/SURAT PEKELILING KEMENTERIAN PELAJARAN / BAHAGIAN

KEWANGAN/ JABATAN PENDIDIKAN

TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN SEKOLAH

7
 5. PROSEDUR PEROLEHAN
BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA

5.1 PERIHAL AM
a) Kuasa Am Perbendaharaan (A.P. 166.1)
PERBENDAHARAAN adalah pihak berkuasa
pusat bagi perolehan(bekalan, Perkhidmatan dan Kerja)
kerajaan samaada di Malaysia atau di luar negara dalam
pengawalan, penguatkuasaan, penyeliaan, penyelarasan,
penggunaan, pembahagian, penyimpanan, pemindahan
antara Jabatan dan pelupusan barang-barang

8
b) Kuasa Khusus Perbendaharaan (A.P. 166.2)
i) Menentu kriteria, syarat-syarat pendaftaran dan men
daftarkan individu, firma atau syarikat bagi membolehkan
mereka berurusniaga dengan kerajaan.

ii) Membeli atau memperolehi dengan cara yang paling

menguntungkan, sama ada melalui tender/sebutharga atau
lain-lain.

iii) Membuat kontrak bagi perolehan Jabatan dengan

mengenakan terma-terma dan syarat-syarat yang paling
menguntungkan dan berfaedah.

9
iv) memiliki, memegang, mengurus, mengendali,
menyiap, memasang, mentauliah, ,mengangkut,
membaiki, menyenggara dan menjaga barang-barang
dan memperolehi harta alih dan tak alih atau
kelengkapan yang perlu bagi maksud itu.

v) Menjual, menukar, memberi pinjam, mengarah atau

memberikuasa pemindahan antara jabatan atau cara
pelupusan lain mengikut had, terma dan syarat yang
perlu.

vi) Mengeluarkan arahan kepada Jabatan bagi

pengawalan, penyeliaan dan penyelarasan yang sepatut
nya mengenai perolehan, penyimpanan, pembahagian,
penggunaan, pemindahan antara Jabatan dan pelupusan
barang-barang dan arahan itu hendaklah dipatuhi oleh
semua Jabatan.
10
vii) Menjalankan pemeriksaan keatas Jabatan mengenai
perolehan, penyimpanan, pembahagian, penggunaan,
pemindahan antara jabatan dan pelupusan

viii) Mengambil tindakan termasuk menggantung atau

membatalkan pendaftaran keatas individu, firma, syarikat
dan pertubuhan serta perunding yang didapati oleh
Perbendaharaan telah bersalah kerana keingkaran dalam
melaksanakan sesuatu kontrak atau prestasi tidak
memuaskan daripada memasuki tender atau
menyebutharga atau memberi perkhidmatan kepada
kerajaan bagi sesuatu tempuh yang berpatutan.

11
5.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM

a) Pegawai Pengawal
bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab
membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan
penyeliaan, penyenggaraan dan pengawalan am barang-
barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau
diopegang oleh Jabatan yang perbelanjaan dikawal
olehnya.

12
b) Pegawai Awam
bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggung
jawab membayar balik jika berlaku kerugian
berhubung dengan barang-barang awam, kerja
dan perkhidmatan yang diterima dibawah
kawalannya atau dalam simpanannya.

13
5.3 KAJIAN PASARAN DALAM PEROLEHAN

Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang

menguruskan perolehan membuat kajian pasaran
yang berpatutan bahawa barang yang akan dibeli
itu adalah yang paling sesuai dan menguntung
kan. Andaian ini dibuat setelah mengambilkira
kualiti, harga, kegunaan barang itu dan faktor-
faktor lain yang berkaitan
A.P 169.1
14
5.4 KEUTAMAAN KEPADA BARANG
BUATAN TEMPATAN (AP 169.2)
Bahan/Barangan/Perkhidmatan tempatan hendak
lah digunakan sepenuhnya oleh agensi dalam
perolehan masing-masing. Perolehan melalui
impot hanya akan dipertimbangkan setelah
dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara
tempatan.

15
 6. OBJEKTIF PENGURUSAN
PEROLEHAN KERAJAAN
1. Best Value For Money
2. Kualiti yang terjamin
3. Kuantiti yang berterusan
4. Alat untuk mencapai Dasar Kerajaan
5. Galakan pertumbuhan industri tempatan
6. Pengurusan Stor yang cekap dan berkesan
7. Pemindahan Teknologi
8. Menjimatkan pertukaran wang asing.

16
 7. DASAR PEROLEHAN KERAJAAN
Peraturan tender yang saksama
Memenuhi kehendak Dasar Ekonomi Baru dengan
memupuk penglibatan Bumiputra
Meningkatkan pelaburan asing dan menggalakkan
pemindahan teknologinya dan latihan
Mengutamakan Syarikat Bumiputra
Berdaftar dengan Kementerian Kewangan
Utamakan barangan tempatan mengutamakan
pembekal tempatan

17
 8. KAEDAH-KAEDAH DAN TATACARA PENGURUSAN
PEROLEHAN KERAJAAN
i) Perolehan melalui Panjar Wang Runcit
ii) Perolehan melalui Kontrak Pusat
iii) Perolehan melalui Pembelian Terus (Pembelian runcit)
iv) Perolehan melalui sebut harga
v) Perolehan secara gotong royong
vi) Perolehan melalui tender
vii) Perolehan Darurat
viii) Perolehan melalui rundingan terus
ix) Perolehan melalui perlanjutan/perubahan kontrak
x) Perolehan (kerja) melalui Jabatan Teknik (JKR/ JPS)
xi) Perolehan melalui khidmat perunding
xii) Perolehan melalui penggunaan kontrak Jabatan lain
(A.P. 178.2)

18
8.(i) PEROLEHAN MELALUI PANJAR WANG RUNCIT
A.P. 3(D)

Perolehan untuk kegunaan segera

Harga tidak melebihi RM100.00 ( Nilai

Perolehan daripada PWR boleh dilebihi jika
didapati praktik dan munasabah)

. Tiada dokumen pembelian diperlukan.

(Cukup dengan bukti resit pembelian)
19
 8.(ii) PEROLEHAN BARANG-BARANG GUNASAMA
MELALUI KONTRAK PUSAT PERBENDAHARAAN
(A.P 178.1)

Arahan dikeluarkan melalui Pekeliling Kontrak Perb.

Perlu merujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan
Pesanan Tempatan digunakan sebagai dokumen pembelian
Item dalam Kontrak Pusat:
Bahan Bacaan/Alat Tulis dan Surih
Alat Kelengkapamn Pejabat dan kediaman
Alat kawalan kebombaan dan kawalan keselamatan
Alat Pandang Dengar, Semboyan, dan Penyiaran
Pakaian dan Peralatan Jahitan
Makanan dan Minuman Bahan Api, kimia industri dan cat.
Baja dan alat pertanian dan ternakan

20
8(iii) PEROLEHAN MELALUI PEMBELIAN
TERUS (PEMBELIAN RUNCIT) AP 173.1
Pembelian runcit boleh dibuat oleh Ketua Jabatan
yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan
tidak melebihi RM50,000.00 bagi satu jenis item
atau kelas jenis item yang berkaitan.

Pesanan boleh dibuat terus dengan syarikat

pilihan yang diketahui sentiasa mengenakan harga
berpatutan

SPP 2/1999

21
 8.(iv) PEROLEHAN MELALUI SEBUTHARGA
(A.P. 170)
1. Jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM
50,000.00 dan tidak melebihi RM200,000.00
..(SPP 2/2001)
2. Pelawaan dibuat kepada sekurang-kurangnya
lima(5) pembekal/kontraktor berdaftar dengan
Kem. Kew. Dibawah kod bidang berkenaan.

3. Perolehan Bekalan bernilai lebih RM50,000.00

hingga RM100,000.00 sebutharga dri 5 (lima)
pembekal bertaraf Bumiputra berdaftar dengan
Kem. Kew.

4. Dokumen Lampiran (Q).. Digunakan 22

 8.(iv) PEROLEHAN MELALUI SEBUTHARGA
(A.P. 170) (sambungan)
5. Kaedah pemberitahuan sebutharga sama ada melalui pos
atau serahan tangan. Kaedah yang seragam bagi semua
penyebutharga hendaklah dikenalpasti bagi mematuhi
perinsip kesaksamaan dan adil.

6. Pamerkan pemberitahuan ditempat awam

7. Tempuh pemberitahuan sebutharga hendaklah sekurang-

kurangnya 7 (tujuh) hari dipamerkan pada papan
kenyataan awam.

8. Sebutharga hendaklah disampaikan, diterima, dibuka dan

dijadualkan mengikut AP 195, 196, dan 197

23
 8.(IV) PEROLEHAN MELALUI SEBUTHARGA
(A.P. 170.3) (sambungan)
9. Keputusan Jawatankuasa Sebutharga

Keputusan sebutharga hendaklah dibuat oleh satu

Jawatankuasa mengandungi 3 orang ahli Jawatankuasa
dipengurusikan oleh Pemegang Waran atau pegawai
yang dilantik oleh Pegawai Pengawal.

Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menerima tawaran

yang paling baik dari segi harga dan kua;liti mengikut
keperluan Jabatan dan penentuan sebut harga.

Satu rekod lengkap mengenai pertimbangan keputusan

hendaklah disimpan oleh Urusetia untuk tujuan
pengauditan.

24
8.(v) PEROLEHAN SECARA GOTONG ROYONG

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bi. 10/2000

(tambahan Pertama kepada SPP bil.8/1995
Kementerian Kewangan bersetuju menaikkan had
maksima projek yang boleh dilaksanakan secara gotong
royong kepada RM100,000.00 diseluruh negara dan
menetapkan kadar upah (elaun sagu hati) kepada peserta-
peserta gotong royong sebanyak 15% daripada nilai projek
untuk dibahagikan sama rata dikalangan peserta gotong
royong

25
 8. (vi) PEROLEHAN MELALUI TENDER
(A.P. 171)

i) Perolehan melebihi RM200,000.00 setahun bagi satu

jenis item atau kelas jenis item dipelawa secara
tender terbuka
.(SPP 2/2001)

ii) Publisiti Tender hendak dibuat supaya penender

yang bona fide berpeluang menyertai.

iii) Mengiklankan Tender dalam sekurang- kurangnya

satu(1) akhbar tempatan Bahasa Malaysia

26
 8 (vii) PEROLEHAN DARURAT (A.P. 173.2)
Pembelian Darurat bermaksud pembelian yang perlu dibuat
segera atau serta-merta dimana kelewatan perolehan akan
menyebabkan kemudharatan atau menjejaskan
perkhidmatan awam demi kpentingan awam.

Perolehan dihadkan kepada kuantiti barangan yang

mencukupi bagi menampung keperluan darurat

Pengecualian Arahan Perbendaahraan (A.P. 170, 171 dan

172) dibenarkan dalam keadaan darurat

Laporan Pembelian Darurat dikemukakan kepada Pegawai

Pengawal dalam tempuh satu bulan dari tarikh pembelian
untuk dihantar kepada KSUP untuk tujuan siasatan.
27
8(viii) PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS
Perolehan yang dibuat secara langsung dengan
mana-mana kontraktor/pembekal setelah mendapat
kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia
Surat Pekelilking Perbendaharaan bil. 8/2004

Bil. Nilai Perolehan Taraf pembekal/syarikat

1. Sehingga RM10,000 .00 Daripada mana-mana
setahun bagi setiap jenis pembekal/syarikat
item

2. Melebihi RM10,000.00 Daripada Pembekal/Syarikat

hingga RM50,000 setahun Bumiputra yang berdaftar
bagi setiap jenis item dengan Kem. Kewangan

28
8 (ix) PEROLEHAN MELALUI PERLANJUTAN/PERUBAHAN
KONTRAK (A.P. 201.1 DAN AP 202)
Perolehan bekalan dan perkhidmatan perlanjutan dan
perubahan kontrak boleh ditimbang dan diluluskan oleh
Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga
dengan syarat berikut:

. Kontrak masih berkuatkuasa

. Tidak melibatkan kenaikan harga
. Perlanjutan hanya untuk sekali sahaj dan tempuh
maksimum sehingga dua (2) tahun)
. Tambahan kuantiti tidak boleh melebihi 50% dari
kontrak asal tertakluk kepada maksimum RM 5.0
juta dan kontrak asal tidak melebihi RM15.0 juta

29
 8 (ix) PEROLEHAN MELALUI PERLANJUTAN/PERUBAHAN
KONTRAK
(A.P. 201.1 DAN AP 202) (sambungan)
Difinisi Arahan Perubahan Kerja
sesuatu perubahan daripada kontrak kerja bermaksud sebarang
penyimpangan daripada perjanjian kontrak berkaitan dengan plan,
spesifikasi dan atau senarai kuantiti sama ada dipinda, ditambah atau
dikurangkan

Setiap perubahan daripada kontrak kerja hendaklah memenuhi kriteria:

a) Tempuh kontrak masih berjalan semasa Arahan Perubahan Kerja

dikeluarkan.

b) Perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal.

c) Bagi kerja tambahan, pelaksanaannya hendaklah ditapak bina kontrak.

30
8(x) PEROLEHAN MELALUI JABATAN TEKNIK(A.P. 182)
1. Semua Jabatan Bukan Teknik hendaklah merujuk kepada
semua Jabatan Teknik bagi perolehan kerja yang
melibatkan perubahan struktur bangunan ataupun kerja
eletrik

2. Sekiranya Jabatan Teknik tidak berkemampuan,

perolehan melalui Perkhidmatan Perunding hendaklah
dilaksanakan dimana sesalinan as built drawing
hendaklah dikemukakan kepada Jabatan teknik

3. Bagi kerja-kerja yang melibatkan bangunan kerajaan

kelulusan Bahagian Bangunan-Bangunan Kerajaan
hendaklah diperolehi terlebih dahulu

4. Kerja-kerja penyenggaraan dan membaiki kerosakan

kecil yang tidak melibatkan struktur bangunan dan kerja
kerja letrik dan bernilai tidak melebihi RM50,000.00 bagi
satu kali pembaikan boleh diurus sendiri oleh Jabatan
tanpa merujuk kepada Jabatan Teknik. 31
 PEROLEHAN MELALUI JABATAN TEKNIK(A.P. 182)
(sambungan)

Pengecualian dari Tatacara yang ditetapkan boleh

diberikan oleh Ketua Setiausaha Perbendahraan
atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang
berkenaan

32
 9. BIDANG-BIDANG PEROLEHAN
A) KERJA
Melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil termasuk makanikal dan
eletrikal

B) BEKALAN
Bekalan bahan-bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan
kelengkapan pejabat

C PERKHIDMATAN
i) PERUNDING
Semua jenis kajian spt. Kajian ekonomi, penswastaan,
pengurusan, pembangunan fizikal, kerja kerja ukur
ii) BUKAN PERUNDING
Meliputi perkhidmatan seperti penegndalkian kursus dan
latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan
pembersihan dan pengurusan bangunan.

33
 C. PEROLEHAN PERABUT DAN KELENGKAPAN PEJABAT

Pembelian Kelengkapan dan Peralatan Pejabat mestilah memperolehi

kelulusan terlebih dahulu daripada MAMPU mengenai kesesuaian
kelengkapan dan peralatan yang diperlukan sebelum membeli mesin
dan peralatan pejabat yang khusus dan mahal(ia itu item tersebut tidak
terdapat dalam Kontrak Pusat Perbendaharaan dan kos nya melebihi
RM 10,000.00. Bidang kuasa arahan tidak meliputi:

a) perolehan peralatan komputer

b) perolehan alat pendingin udara.

Automasi sistem perakaunan, MAMPU mesti meminta nasihat Akauntan

Negara sebelum membuat syor kpd. Jab yang memohon.

34
 PENGURUSAN PEROLEHAN KUMPULAN WANG SEKOLAH
10. PERATURAN UMUM DALAM PENGURUSAN
PEROLEHAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

A. PERANCANGAN
i) Peruntukan kewangan yang mencukupi
ii) Kepastian Kuantiti
iii) Peranan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan
dan Akaun
iv) Permohonan Kelulusan Ketua PTJ.
v) Mematuhi Pekeliling Pengurusan Perolehan-
Pembelian harta modal yang berkuatkuasa

35
 PENGURUSAN PEROLEHAN KUMPULAN WANG SEKOLAH
6. PERATURAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
6.1 HAD PEROLEHAN MENGIKUT PEKELILING PERBENDAHARAAN BAGI
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN
HAD NILAI PEROLEHAN CARA PEROLEHAN PEMBEKAL

SEHINGGA RM10,000.00 PEMBELIAN TERUS MANA-MANA

SETAHUN BAGI SETIAP JENIS PEMBEKAL/SYARIKAT
ITEM SPP 8/2004

MELEBIHI RM10,000.00 HINGGA PEMBELIAN TERUS PEMBEKAL/SYARIKAT

RM50,000 SETAHUN BAGI BUMIPUTRA DIDALAM DAEDAH
SETIAP JENIS ITEM BERKENAAN YANG BERDAFTAR
DENGAN KEM. KEW. DALAM
BIDANG YANG BERKAITAN
SPP 8/2004

MELEBIHI RM50,000.00 HINGGA SEBUT HARGA LIMA (5) SYARIKAT/PEMBEKAL

RM100,000.00 SETAHUN BAGI
SETIAP JENIS ITEM
MELEBIHI RM100,000.00 HINGGA
200,000.00 SETAHUN BAGI
SETIAP JENIS ITEM
BERTARAF BUMIPUTRA YANG
BERDAFTAR DENGAN KEM.
KEWANGAN
SPP 2/2001 DAN AP 170.1
SEBUT HARGA
LIMA (5) PEMBEKAL/SYARIKAT
YANG BERDAFTAR DENGAN
36
KEM. KEWANGAN
 6.1 HAD PEROLEHAN MENGIKUT PEKELILING PERBENDAHAN
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN
HAD NILAI PEROLEHAN CARA PEROLEHAN PEMBEKAL

MELEBIHI RM100,000.00 SEBUT HARGA LIMA (5) PEMBEKAL/SYARIKAT

HINGGA RM200,000.00 YANG BERDAFTAR DENGAN
SETAHUN BAGI SETIAP JENIS KEMENTERIAN KEWANGAN
ITEM SPP 2/2001 DAN AP 170.1

MELEBIHI RM200,000.00 LIMA (5) PEMBEKAL/SYARIKAT

SETAHUN TENDER TERBUKA
YANG BERDADFTAR DENGAN
KEM. KEWANGAN
SPP 2/2001 DAN AP 170.1

37
 6.2 HAD PEROLEHAN MENGIKUT PEKELILING PERBENDAHARAAN
BAGI PEROLEHAN KERJA-KERJA KECIL
HAD BAGI SETIAP JENIS CARA PEMBELIAN PEMBEKAL
BARANGAN
SEHINGGA RM20,000.00 LANTIKAN TERUS KONTRAKTUR KELAS F YANG
BERDAFTAR DENGAN PKK
DIBAWAH KEPALA DAN
SUBKEPALA YANG BERKENAAN
SPP 2/1999

RM20,000.00 -RM100,000.00 SECARA PUSINGAN / UNDIAN /

SEBUT HARGA KONTRAKTOR KELAS F
PEROLEHAN KERJA-KERJA DIDAERAH/ DAERAH TERDEKAT
KECIL/ PEMBAIKAN YANG YANG BERDAFTAR DENGASN
TIDAK MENGUBAH STRUKTUR PKK DIBAWAH KEPALA YANG
DAN TIDAK MEMPUNYAI BERKAITAN
JADUAL KADAR KERJA
KELULUSAN KEJURUTERAAN SPP 2/2001
AWAM

RM20,000.00-RM200,000.00 SEBUT HARGA KONTRAKTUR DIDAERAH

PEROLEHAN KERJA-KERJA TERDEKAT YANG BERDAFTAR
KECIL YANG TIDAK DENGAN PKK DALAM KELAS,
MENGUBAH STRUKTUR DAN KEPALA DAN SUB KEPALA
YANG TIDAK MEMPUNYAI YANG BERKAITAN
JADUAL KADAR KERJA
38
KEJURUTERAAN AWAM
 PENGURUSAN PEROLEHAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

HAD BAGI SETIAP CARA PEROLEHAN PEMBEKAL

JENIS BARANGAN

BAGI KERJA-KERJA
BARU/KERJA-KERJA
PENYENGGARAAN,
PEMBAIKAN, UBAH SUAI
DAN NAIK TARAF YANG
,ELIBATKAN PERUBAHAN
STRUKTUR ASAL SERTA
KERJA-KERJA
ELETRIKAL DAN
MAKANIKAL HENDAKLAH
MERUJUK KEPADA
JABATAN TEKNIKAL
SELARAS DENGAN AP
182

39
 B) HAD PEROLEHAN KUMPULAN WANG
SEKOLAH DAN PERMOHONAN KELULUSAN

Pengurus Sekolah adalah dikehendaki

mendapat kelulusan daripada Ketua Pusat
Tanggungjawab (PTJ) masing-masing
terlebih dahulu sekiranya perolehan yang
hendak dibuat melebihi RM 10,000.00
hingga RM50,000.00 setahun bagi setiap
jenis item. Ini bertujuan bagi memastikan
sekolah mematuhi prosedur perolehan
yang sedang berkuatkuasa
40
 C. PERATURAN DAN TATACARA
i) PESANAN SEKOLAH

Semua perolehan hendaklah dibuat dengan menggunakan

Pesanan Sekolah(DKS 005) kecuali Perolehan tersebut
dilakukan melalui Panjar Wang Runcit Sekolah.
TTPKPS 6.4.1 (a)

Disediakan dalam tiga salinan dan ditandatangani oleh

Pengurus Sekolah atau Pegawai yang diberikuasa
TTPKPS 6.4.1 (b)

41
 D. SEBUTHARGA PEROLEHAN
i) Pengurus Sekolah hendaklah merujuk kepada
Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan;
Pengarah JPJ/Tim.Pengarah/Ketua Sektor yang
bertanggungjawab dalam hal perolehan PPG/PPD
atau yang setaraf dalam usaha membuat pelawaan
sebutharga jika pembelian merupakan perolehan
bekalan/ perkhidmatan melebihi RM50,000.00
setahun bagi setiap item

42
ii) Bagi perolehan kerja-kerja kecil pelawaan
sebut harga hendaklah dibuat apabila nilai
melebihi RM20,000.00

iii) Sekolah hendaklah membuat pelawaan

kepada lima (5) pembekal mengikut format
yang ditetapkan dalam TTPKPS. Jika bilangan
sebutharga yang dikehendaki tidak boleh
didapati Jawatankausa Sebutharga Perolehan
hendaklah berpuashati bahawa bilangan
pembekal yang ada kurang daripada lima (5)
pembekal

43
iv) JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUT HARGA
PEROLEHAN mestilah dianggotai sekurang-
kurangnya dua (2) orang pegawai yang mana
dipengerusikan oleh Pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Professional

v) JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUTHARGA

PEROLEHAN hendaklah membuka setiap sebut
harga dan diberi nombor siri serta menanda
tangani ringkas sebutharga itu oleh setiap ahli
JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUTHARGA
PEROLEHAN

44
E. KEPUTUSAN JAWATANKUASA SEBUT HARGA PEROLEHAN

i) Keputusan sebut harga hendaklah dibuat oleh Jawatan

kuasa Sebutharga Perolehan yang telah dilantik.

ii) Penerimaan tawaran berdasarkan kepada tawaran yang

paling baik dari segi harga dan kualiti mengikut
keperluan sekolah

iii) Jika tawaran yang terendah tidak disetujuterima, sebab-

sebab penolakan tawaran hendaklah dinyatakan dalam
keputusan sebutharga. Satu rekod yang lengkap
mengenai pertimbangan hendaklah disimpan.

45
 F. TENDER TERBUKA

Tender Terbuka dibuat bagi perolehan/

perkhidmatan yang melebihi nilai
RM200,000.00 setahun bagi setiap jenis
item.

Tender Terbuka ini akan dikendalikan

oleh Bahagian Pembangunan dan
Perolehan KPM

46
11. PROSES PEMBAYARAN BAGI PEROLEHAN
KUMPULAN WANG SEKOLAH

i) Pengurus Sekolah hendaklah mempastikan

bahawa Salinan Asal Pesanan Sekolah
besertakan inbois Pembekal dikembalikan
kepada sekolah untuk proses pembayaran

ii) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan

bahawa perakuan mengenai mutu dipenuhi oleh
pembekal dengan menurunkan tandatangan dan

47
iii) Pengurus hendaklah menyemak bekalan dan
perkhidmatan yang diterima bersama-sama dengan
Nota Serahan/Bil/Inbois dan menyemak dengan
Pesanan Sekolah

iv) Semua Inbois/bil yang diterima beserta

Pesanan Sekolah yang dikembalikan hendak lah
dicop tarikh terima dandirekodkan dalam Buku
Daftar Bil.

v) Pesanan Sekolah (salinan asal) yang sempurna

beserta kan dengan inbois hendaklah dibayar dalam
tempun 15 hari ianya diterima.

vI Bekalan yang diterima hendaklah direkodkan dalam

Daftar Stok yang berkenaan

48
 11. RUJUKAN.
1. Arahan Perbendaharaan
Bahagian III Prosedur Perolehan Bekalan,
Perkhidmatan dan Kerja

2. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakauanan

Sekolah Edisi Keempat tahun 2005; Bahagian
Kewangan KPM

3. Nota Syarahan Sistem Perolehan Kerajaan

A/PPK/NOR 11 31/3/99

49
BAHAGIAN II: PENGURUSAN BAYARAN

DISAMPAIKAN OLEH:

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

50
 KANDUNGAN PERISIAN CERAMAH:
1. Pengenalan
2. Undang-undang dan peraturan yang
berkuatkuasa
3. Peranan dan tanggungjawab

51
 2. PENGURUSAN BAYARAN
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
BERKUATKUASA

PERLEMBAGAAN MALAYSIA

AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957 (DISEMAK 1972)

ARAHAN PERBENDAHARAAN

PEKELILING /SURAT-SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN

SURAT-SURAT PEKELILING JABATAN AKAUNTAN NEGARA SURAT

PEKELILING KEMENTERIAN PELAJARAN

AKTA PELAJARAN 1996 (PERATURAN AKUAN DAN AUDIT)2002

TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

KUMPULAN WANG SEKOLAH

52
 TAFSIRAN TANGGUNGJAWAB MENGIKUT
UNDANG UNDANG
DIDALAM PENGURUSAN BAYARAN

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL DAN

PEGAWAI YANG DIWAKILKAN (A.P 92)

a) (i) Pegawai Pengawal bagi sesuatu Maksud Perbelanjaan

atau sesuatu akaun amanah adalah bertanggungjawab
atas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan
berkenaan dengan Maksud Perbelanjaan atau akaun
amanah itu

(ii) Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan laporan

perbelanjaan berkala kepada Perbendaharaan mengikut
format dan kekerapan yang ditentukan oleh
Perbendaharaan. Laporan tersebut hendaklah
ditandtangani oleh Pegawai Pengawal sendiri.

53
 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR
a) PEGAWAI PEMBAYAR adalah seorang pegawai yang
sebenarnya membelanjakan wang awam

b) Pegawai Pembayar yang bertanggung jawab hendaklah

sebelum membayar berpuashati bahawa:

i) Bayaran tidak akan menyebabkan lebihan atas amaun

yang diperuntukan bagi pecahan kepala atau akaun mana
bayaran itu kena dipertanggungkan.

ii) Perakuan ditandatanagni oleh pegawai yang berhak

dan bahawa prima facie pertanggungan itu adalah betul

54
 KAEDAH BAYARAN
1. Melalui Panjar Wang Runcit
2. Melalui cek bayaran
3. Kaedah AP 96(a)
4. Bayaran melalui Pemindahan telegraph/Draf
5. Bayaran melalui baucer jernal
6. Bayaran melalui sistem pukal
7. Bayaran melalui Panjar 1/12 atau 3/12

55
 INSTRUMEN DIDALAM PROSES PEMBAYARAN
1. KUASA:
Penurunan kuasa secara bertulis bagi
meluluskan bayaran :

# Bayaran yang bernilai kurang RM10,000.00

# Bayaran yang bernilai lebih RM10,000.00

SESALINAN REKOD PENURUNAN KUASA

HENDAKLAH DIPANJANGKAN KEPADA :
PERBENDAHARAAN
JABATAN PELAJARAN NEGERI
BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH NEGERI

56
2. Takrif daripada Arahan Perbendaharaan
i) Arahan Perbendaharaan 93
a) Awasan sebelum membayar bil.
. Bayaran tidak akan menyebabkan lebihan atas amaun yang
diperuntukan bagi maksud perbelanjaan, program, aktiviti
kepada mana bayaran itu kena dipertanggungkan

. Perakuan ditandatatangani oleh pegawai yang berhak dan

bahawa prima facie pertanggungan itu adalah betul

b) Pegawai yang memperakui baucer untuk dibayar

hendaklah juga menurunkan tandatangan
ringkasnya diruang yang diperuntukan khas.

57
ii) Arahan Perbendaharaan 97
Pembayaran dengan cek berpalang kecuali yang
dibuat daripada PWR dan bayaran bagi gaji dan elaun
dan rekupmen PWR.

iii) Arahan Perbendaharaan 97(d)

Pembayaran bagi pembelian dari PWR (Kumpulan
Wang Sekolah) tidak melebihi dari RM 100.00. Arahan
ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya
dibayar daripada wang runcit jika praktik dan berfaedah

iv) Arahan Perbendaharaan 98

a) Satu Daftar Bayaran hendaklah diselenggarakan
b) Pemeriksaan Daftar Bayaran dibuat sebulan sekali
oleh Ketua Pejabat atau Wakilnya

58
(iv) Arahan Perbendaharaan 99a)
Semua Baucer hendaklah disokong dengan butiran
penuh (mengenai tiap perkhidmatan, bekalan atau
kerja) untuk memboolehkan ianya disemak tanpa
merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada
yang dikembarkan padanya. Bayaran bagi kontrak,
nombor kontrak mesti dinyatakan.

v) Arahan Perbendaharaan 101

Perwakilan kuasa menandatangani baucer boleh
buat oleh seseorang Pegawai Pengawal atau
Pemegang Waran bagi memperakui baucer.

59
 (vi) ARAHAN PERBENDAHARAAN 102
PERAKUAN PEGAWAI PENGAWAL ATAU WAKILNYA YANG DIBERIKUASA
a) Tandatangan seseorang Pegawai Pengawal atau wakilnya yang diberikuasa adalah
memperakui tentang betulnya setiap butir dalam baucer itu. Pegawai yang
memperakui adalah bertanggungjawab bahawa:

(i) perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurnanya

(ii) harga yang dikenakan adalah sama ada mengikut kontrak atau skala yang
diluluskan, atau patut dan menasabah mengikut kadar tempatan semasa

(iii) kebenaran telah didapati sebagaimana yang dinyatakan

(iv) penghitungan dan pengiraan adalah betul

(v) Penerima yang dinamakan adalah pihak yang berhak menerimanya

(vi) Bayaran itu adalah pertanggungan yang sepatutnya kepada program dan aktiviti
atau projek atau akaun yang dinayatakan

(vii) Wang mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain.

60
2. DOKUMEN:
2.1 Dokumen Utama:
a) Baucer bayaran
b) Dokumen Sokongan Utama Pesananan
Tempatan/dan Sijil-Sijil Pendaftaran dng. Kem. Kew.
2.2 Dokumen Sokongan Bil Tuntutan Pembekal
2.3 Dokumen Penyampaian/Serahan (Delivery Order)
2.4 Daftar Bil.
2.5 Cek

3. PENGAKAUNAN
Buku Tunai dan Lejar-Lejar

61
FLOW CHART SISTEM PROSES DOKUMEN BAYARAN

62
FLOW CHART SISTEM PROSES DOKUMEN BAYARAN

63
 INSTRUMEN DALAM SISTEM KAWALAN
PENGURUSAN PEMBAYARAN

a) Tafsiran dari Arahan Perbendaharaan

1. Pegawai Pengawal adalah dikehandaki mengawal perbelanjaan
berkenaan dengan sesuatu perkhidmatan yang diperuntukan dalam
kepala dibawah kawalannya supaya tidak melebihi daripada
peruntukan yang ditetapkan
A.P. 54

2. Pegawai Pengawal hendaklah mengawasi perjalanan perbelanjaan.

Semua kerja-kerja, pembelian dan lain-lain aktiviti dimana
perbelanjaan nya telah diluluskan hendaklah dijalankan dengan
segera dalam tempuh yang dianggarkan. Tiada apa-apa tambahan
harga boleh dilakukan semata-semata kerana hendak
menyempurkan pada atau sebelum akhir tahu kewangan berkenaan.

A.P. 57

64
3. Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab diatas betulnya
semua perbelanjajan yang dilakukan
A.P. 92(a)

4. Seorang pegawai yang membenarkan atau mengarahkan

sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa yang sepatutnya akan
dipertanggung jawabkan sendiri bagi jumlah yang dibelanja
kan itu.
A.P. 92 (b)

5. Tandatangan Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberikuasa

adalah memperakui tentang betulnya tiap-tiap butiran dalam
baucer bayaran. Beliau adalah bertanggungjawab diatas
kebetulan dan ketepatan bekalan perkhidmatan yang telah
diterima

A.P. 102(a)

65
6. Pegawai Pengawal hendaklah meminta semua bil/invois
disampaikan tidak lewat daripada bulan berikutan
dengan bulan bekalan/perkhidmatan diterima.

Mereka juga hendaklah memastikan bahawa bil/invois

itu dibayar tidak lewat dari ______ dari tarikh ianya
disampaikan dengan sempurnanya

Jika ini tidak boleh dilaksanakan, pembekal hendfaklah

diberitahu sebab-sebab kelewatan dan tarikh bila
bayaran munkin dilakukan.

A.P. 103(a)
7. Ketua Jabatan hendaklah menyelenggarakan satu daftar bil

A.P. 103

66
B. Kawalan Melalui Penyeliaan

67
c) Kawalan melalui pengauditan
i) Semakan/Pemeriksaan Mengejut

68
2. Pengauditan Dalaman

69
3. Penyesuain Bank/ Laporan

70
LAMPIRAN-LAMPIRAN

71
 RUJUKAN
1. Arahan Perbendaharaan
2. Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Sekolah Edisi Keempat
Tahun 2005, Bahagian Kewangan,
Kem.Pelajaran Malaysia.

72
 PENUTUPAN:
UCAPAN TERIMA KASIH DARI:

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
GENTING HIGHLANDS

73