ADMINISTRACION Y RECUPERACION DE LA CARTERA DE LOS CREDITOS Actividades a realizar:
1. Saludo de Bienvenida 2. Induccin a la plataforma 3. Exposicin del tema semana 1 4. Despedida 1. Conceptos de la administracin de cartera
La administracin de cartera :es un proceso bsico que
representa para la organizacin una herramienta fundamental que apoya el desarrollo y xito econmico. La administracin de la cartera tiene caractersticas especiales, sus procedimientos son especficos y en ellos se deben seguir unas etapas, teniendo en cuenta los elementos que conforman su engranaje.
Exige que la administracin de la cartera sea eficiente y esa
eficiencia se puede lograr mediante una administracin cientfica en donde se integren las funciones del proceso administrativo, la planeacin, la organizacin, la ejecucin, la direccin y el control. Los procesos administrativos que se manejan en el rea de cartera deben ser muy giles con el objetivo de darle al deudor el mejor servicio, acompaado de una pronta respuesta a sus inquietudes.
La recuperacin de los crditos por medio de la cobranza es
esencial para las finanzas de la empresa, es necesario darle la importancia que requiere y ahondar en los esfuerzos, pues las ventas se vern afectadas por la cartera vencida porque las ventas vencidas impiden el despacho de nuevos pedidos o el otorgamiento de nuevos crditos. Es propicio educar al cliente, si se le permite constantemente que pague con atraso, es muy difcil lograr que se ajuste nuevamente a las condiciones pactadas inicialmente. Uno de los factores esenciales en la administracin de la cartera es la planeacin, a travs de ella es posible determinar a dnde se quiere llegar y la manera de lograrlo; en esa etapa se determina con anticipacin qu hacer, cmo hacerlo, cundo hacerlo y quines van a hacerlo.
Aspectos a tener en cuenta cuando se inicia el proceso de
planeacin:
La planeacin es el desarrollo de la toma de una decisin
anticipada. Si se quiere emprender una determinada accin, es necesario antes haber tomado la decisin de lo que se va a hacer y de cmo se va a hacer. Todo plan debe ir orientado al logro de un objetivo especfico, determinando la utilizacin de los recursos necesarios para obtener lo decidido. Los objetivos deben ser claros, precisos y factibles de cumplir. Partiendo de un objetivo general se fijan los objetivos o metas especficos de cada departamento o seccin de la empresa. Hasta donde sea posible, los objetivos deben ser cuantificables. Por ejemplo, aumentar en un 20 % los recaudos de cartera durante un mes determinado, es una meta concreta.
Todas las personas implicadas en el proceso deben ser
consultadas, y sus opiniones, tenidas en cuenta para la fijacin final de los objetivos. El director de cartera debe, por ejemplo, or los conceptos de todos los que integran el equipo de administracin de la cartera. El establecimiento de premisas nos permite suponer las situaciones futuras. Recurdese que la planeacin es, en gran parte, anticiparse al futuro. Si queremos aumentar los recaudos en un 20 % Sern suficientes cuatro cobradores? y como sta, muchas preguntas podramos hacer. A travs de estas premisas es posible suponer las situaciones futuras.
Escogidas las diferentes alternativas se inicia la evaluacin de
cada una de ellas, sopesando los factores que intervienen, as como analizando las consecuencias que cada una de ellas produzca. El corto plazo es un ao, mediano plazo hasta tres aos y el largo plazo ms de tres aos. Es importante tener en cuenta que dentro del concepto de tiempo de la planeacin estn incluidos otros dos elementos, la planeacin estratgica y la planeacin tctica; la primera corresponde al largo plazo y la segunda a un periodo ms corto. 1.2. Proceso administrativo
La administracin cientfica se fundamenta en el
establecimiento de principios administrativos generales entre los altos niveles de una organizacin, que tienen como tarea dirigir el proceso y el funcionamiento de todos los aspectos de la entidad.
El proceso administrativo supone actividades
interrelacionadas de la planificacin, la organizacin, la direccin y el control de las acciones que implican relaciones humanas y de tiempo. 2. Cdigo de tica institucional
El cdigo de tica institucional define los fundamentos y
comportamientos ticos para todos los colaboradores, son parmetros que los empleados deberan aplicar en las relaciones que se establecen con los clientes. 2. Cdigo de tica institucional
El cdigo de tica institucional define los fundamentos y
comportamientos ticos para todos los colaboradores, son parmetros que los empleados deberan aplicar en las relaciones que se establecen con los clientes.
En un cdigo de tica tambin sobresalen las normas que
controlan el lavado de activos 3. Plataforma tecnolgica
La plataforma tecnolgica no es ms que una herramienta que
las entidades financieras utilizan para el manejo de la cartera de crditos; en ella se consolida la base de datos de los deudores y su historial crediticio, esta base de datos se encuentra enlazada con los dems productos y servicios que el cliente est utilizando en la entidad.
Dicha herramienta tecnolgica de trabajo facilita la prestacin
del servicio al cliente, en ella est registrada toda la informacin de su actividad, la trayectoria en la entidad, los productos que utiliza, los recursos que maneja, operaciones de crdito vigentes, los vencimientos, condiciones de aprobacin, los montos y las fechas de vencimiento. 4. Estructura del departamento de cartera
En la mayora de empresas el departamento de crdito y
cartera depende funcional y administrativamente de la gerencia general o de la gerencia financiera, ya que dicha rea est directamente relacionada con el uso, la aplicacin de fondos y el recaudo de recursos. El rea de cartera est dotada de las siguientes reas funcionales:
Atencin al cliente. Cobranza telefnica y escrita.
Localizacin de clientes. Controles estadsticos. Manejo de documentos por cobrar. Cobranza prejudicial. Cobranza judicial y su control. Funciones del departamento de cartera
Enfocan los esfuerzos en que la cartera se recupera dentro de los
plazos establecidos, adems debe realizar las siguientes funciones:
Elaboracin de informes que reflejan los estados de la cartera.
Manejo de las relaciones con las dems reas de la compaa. Realizar la cobranza en las diferentes etapas del crdito. Servicio al cliente en el manejo del crdito, plazos y consecuencias del pago irregular. Elaboracin de informes a las centrales de riesgo. Control de acuerdos de pagos que se pactan con los clientes. Elaborar la programacin de actividades que tengan interrelacin con las dems reas. Traslado oportuno de las obligaciones en mora para su cobro jurdico. Control estadstico de la cartera, tanto vigente como la vencida. Control de las obligaciones al cobro jurdico. Objetivos del departamento de cartera
El departamento de cartera debe tener trazados unos objetivos
claros que le permitan medir la efectividad de su labor, entre sus labores ms importantes estn:
La rotacin de cartera. El monto de recaudos, presupuesto de
cobranza. La racionalizacin de los costos de cobranza. La disminucin de cuentas incobrable Elaboracin de planes y programas de administracin de la cartera
La elaboracin de planes y programas de administracin de la cartera
fundamentalmente se centra en el conjunto de actividades que una entidad financiera debe realizar encaminadas a la recuperacin de los crditos; en las condiciones establecidas se puede evitar el vencimiento de la cartera, la falta de pago oportuno e incluso, la prdida del respectivo crdito.
Adicional, el programa de administracin de cartera debe prepararse
mensualmente con las siguientes caractersticas: Algunas son: Un objetivo general y uno o varios especficos, elementos que establecen determinadas bases de los resultados que se buscan. El programa de administracin de cartera debe ser preparado con la intervencin directa de los funcionarios que lo van a desarrollar, es prudente escuchar las diversas opiniones de cada uno de ellos. Una vez concertado, debe iniciarse su desarrollo y a los directores del rea o al director de oficina les corresponde ejercer los controles que se hayan establecido.