Managing Electronic Records

(William Saffady)
Ch.1 Concepts and Issues
Importance of Electronic Record
DONNA SIT TA ARIYANTI
PROGRAM MAGISTER ILMU PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS INDONESIA
2017
Pentingnya arsip elektronik
Faktanya, arsip elektronik adalah sumber yang penting karena hal tersebut mendukung misi
penting untuk suatu bisnis/kegiatan organisasi
Sumber Informasi elektronik digunakan sejak tahun 1960an, untuk tujuan:
Pemprosesan transaksi
Temu kembali yang cepat
Aksesbilitas (dapar diakses jarak jauh)

Pada tahun 1600an pertama diterapkan pada akuntansi dan sistem gaji untuk organisasi bisnis
yang telah terautomasi. Misalnya faktur, pembelian, pembayaran, klaim asuransi, pinjaman.
Arsip personalia/kepegawaian dalam bentuk elektronik yang didalamnya berisi nama pegawai,
alamat, tempat tanggal lahir dan informasi pendukung lainnya.
Personel dalam perawatan/perjagaan/pengadaan pada sistem informasi
elektronik lebih banyak memerlukan tenaga ahli (arsiparis, manajemen, IT), dan
memerlukan ruang arsip khusus.
Sementara biasanya pengorganisasian kantor dilakukan oleh petugas
administrasi yang memiliki tanggung jawab lainnya, sehingga ia memiliki dua
tanggung jawab yaitu sebagai petugas administrasi dan mengarsipkan dokumen,
sehingga dapat mengakibatkan tidak optimal dalam bekerja.
Selama tahun 1960-1970 sistem informasi terkomputerisasi telah menyimpan sejumlah kecil
data yang diambil dari dokumen sumber untuk tujuan tertentu, berguna sebagai temu kembali
informasi untuk referensi.
Pada awalnya tidak banyak informasi yang terekam dalam sumber informasi elektronik, namun
telah berkembang signifikan hingga sekarang.
Arsip elektronik ini tidak berisi detail rincian dari arsip sumbernya, karena hanya diambil yang
terpentingnya saja, untuk mengedepankan akses yang cepat dan terpecaya.
Contohnya:
Database pembelian: syarat, kondisi, jumlah pembayaran, status transaksi
Database kepegawaian : jabatan, riwayat penggajian, latar belakang pendidikan, kinerja, tunjangan,
nama, nomor induk pegawai, alamat.
Arsip elektronik dapat digunakan industri untuk aktivitas bisnis tertentu misalnya data percobaan
laboraturium dalam penelitian, arsip quality control.

Contohnya di organisasi lain dapat berupa arsip mahasiswa di perguruan tingggi, Arsip pasien yang
dikelola di rumah sakit, arsip gambar, lokasi perencanaan oleh pemerintah/swasta yang berkaitan
dengan proyek konstruksi.
Arsip elektronik lainnya pun dapat dikelola, misalnya pada arsip penelitian, observasi dan informasi
yang berkaitan dalam penelitian dalam arsip di laboraturium, misalnya hasil alat-alat ilmiah/medis,
data statistik, rekaman video, gambar, rekaman suara, isntruksi musik yang memerlukan waktu
banyak bahkan tidak mungkin dilakukan untuk mentransmisikannya kedalam bentuk lembaran
kertas, maka hal terbaik adalah mengelola arsip elektronik tersebut.

Dengan berkembangnya sistem informasi online, pengelolaan database, informasi yang ingin
dicari/diakses dapat melalui komputer masing-masing individu, tidak ada batasan jarak.
Maka arsip elektronik semakin mengandung informasi yang unik, mudah dicari, mudah dibaca,
padahal bersumber dari berbagai arsip lembaran/kertas.
Electronic Data Interchange (EDI) dan perdagangan melalui sistem elektronik lainnya telah
meminimalkan arsip kertas dengan mentransmisikan pesanan pembelian dengan berorientasi
menggunkaan komputer atau jaringan antar organisasi, berkembang hingga menggunakan
jaringan internet
Lalu berkembang dengan munculnya ide e-government dalam mengirimkan pajak secara
online, web aplikasi dalam mengakse informasi IMB sehingga memudahkan dari sisi biaya yang
lebih efisien, dan waktu yang cepat.
Terimakasih