Anda di halaman 1dari 45

Developing Productive

Communication Skills

www.rajapresentasi.com 1
Daftar Isi Materi

1. Tiga Pilar Komunikasi : Verbal, Vokal, Visual


2. Prinsip Dasar dalam Berkomunikasi
3. Trilogi Komunikasi yang Efektif
4. Tujuh Prinsip Komunikasi yang Produktif
5. Mengembangkan Active Listening Skills
6. Strategi Mendengarkan Umpan Balik dan Kritik

www.rajapresentasi.com 2
Rangkaian Keberhasilan

Nilai,
kepercayaan.
dan pikiran kita

Self-fulfilling
prophecy
Apa yang kita (Pencapaian
ucapkan dan keberhasilan
lakukan sesuai
keinginan kita)

Hasil

www.rajapresentasi.com 3
Kita berkomunikasi untuk
Memperoleh informasi
Memberikan motivasi
Membuat janji
Memberi nasihat
Menjual
Mengucapkan selamat
Menipu
Dll

www.rajapresentasi.com 4
Verbal, vokal dan visual

Verbal :
Pesan yang kita
kirimkan

Vokal :
Komunikasi Suara yang kita
sampaikan

Visual :
Bahasa tubuh kita

www.rajapresentasi.com 5
Penelitian menyatakan 70%
kesalahan di dunia kerja adalah
hasil dari komunikasi yang buruk..

www.rajapresentasi.com 6
Penyebab Sulitnya Komunikasi:

Kurangnya informasi dan pengetahuan


Tidak menjelaskan prioritas atau tujuan dengan
jelas
Tidak mendengarkan
Tidak memahami secara penuh dan gagal dalam
bertanya

www.rajapresentasi.com 7
Penyebab Sulitnya Komunikasi :

Tidak memahami apa yang diperlukan orang


lain
Tidak berfikir jernih, terlalu cepat mengambil
kesimpulan
Bad mood
Gagal mencari alternatif

www.rajapresentasi.com 8
Kegagalan Komunikasi dapat
menyebabkan ..

Hilangnya bisnis
Kesalahan, pemborosan
Penurunan produktivitas
Lemahnya koordinasi dan kooperasi
Merusak citra perseorangan atau perusahaan
Frustasi, permusuhan

www.rajapresentasi.com 9
Kegagalan Komunikasi dapat
menyebabkan ..

Ketidakpuasan terhadap orang lain


Penurunan semangat juang
Hilangnya semangat kelompok
Tingginya pergantian karyawan
Konflik dan perbedaan pendapat
Jatuhnya kepercayaan dan harga diri
Hilangnya persahabatan

www.rajapresentasi.com 10
Beberapa Filter Komunikasi

Memberikan judgement yang terburu-buru


Prejudice
Kurangnya perhatian
Stereotype
Lemahnya kemampuan mendengarkan
Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan kepercayaan
kita

www.rajapresentasi.com 11
Prinsip Dasar Komunikasi

Apapun yang kita lakukan adalah komunikasi

Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkali


menentukan hasil komunikasi

Cara kita menyampaikan pesan selalu


berpengaruh terhadap bagaimana pesan itu
diterima dan dipahami

www.rajapresentasi.com 12
Prinsip Dasar Komunikasi
Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang
diterima, bukan pesan yang ingin disampaikan

Komunikasi merupakan jalan dua arah kita


harus memberikan sebaik yang kita terima

www.rajapresentasi.com 13
Trilogi Komunikasi

Mutual
respect

Menerima Memberikan
informasi informasi
dengan baik dengan baik

www.rajapresentasi.com 14
Memberikan Informasi dengan Baik
Enam C dalam memberikan
informasi dengan baik

Clear Concise Correct

Complete Courteous Concrete

www.rajapresentasi.com 15
Memberikan Informasi dengan baik
Apakah anda telah menggunakan kata-kata yang
familiar, kalimat yang singkat?
Clear Apakah anda hanya mengeluarkan satu pendapat
dalam setiap kalimat?
Apakah anda telah menggunakan bahasa yang
mudah dipahami oleh pendengar?

Apakah anda telah menyentuh inti dari pesan


tersebut?
Concise Apakah anda telah berkata secukupnya, dan
tidak bertele-tele?
Apakah anda telah menghindari kata-kata dan
frase basa-basi yang tidak ada gunanya?
www.rajapresentasi.com 16
Memberikan Informasi dengan Baik
Apakah anda telah memberikan seluruh fakta?
Apakah anda telah mencakup hal-hal yang
essensial?
Complete
Apakah anda telah menjawab seluruh
pertanyaannya?
Apakah anda telah merencanakan apa yang akan
anda katakan?

Apakah anda telah menggunakan kata-kata positif


dan sopan?
Courteous Apakah anda telah menggunakan kata-kata Saya
mengerti, silakan, dan terima kasih dalam
pembicaraan anda?
Apakah Anda merasa senang mendengarkan apa
yang anda telah katakan?
www.rajapresentasi.com 17
Memberikan Informasi dengan Baik
Apakah anda telah mengecek kebenaran seluruh
fakta?
Correct Apakah anda telah mengeja nama pendengar
dengan benar?
Apakah anda telah membuktikan semua bilangan
dan jumlah?

Apakah anda telah memberikan contoh detil yang


konkrit mengenai apa yang dibutuhkan oleh
Concrete pendengar?
Apakah anda telah memberikan ilustrasi dan
metafora yang membuat penjelasan Anda menjadi
lebih konkrit?

www.rajapresentasi.com 18
Memberikan Informasi dengan Baik
Ketika memberikan informasi

Gunakan kata-kata yang tepat, mengesankan dan


nyata
Dukung kata-kata anda dengan bantuan secara visual
Berikan ilustrasi yang mudah dipahami
Gunakan bahasa yang digunakan orang lain

www.rajapresentasi.com 19
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif

1. Perhalus kata-kata kamu atau ubah menjadi Saya untuk


menghindari suara yang seolah menekan
Sebagai ganti dari : Kamu harus., katakan
Dapatkah anda. atau Dapatkah anda untuk .

2. Fokus pada solusi, bukan pada masalah


Sebagai ganti dari Kita kehabisan susu., katakan
Saya akan berbelaja untuk membeli susu.

www.rajapresentasi.com 20
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif
3. Ganti kata-kata Tidak Bisa menjadi Bisa
Sebagai ganti dari Kita tidak dapat melakukan hal itu
sampai minggu depan, katakan Kita dapat melakukan
hal itu minggu depan.

4. Mengambil tanggung jawab jangan menyalahkan


Sebagai ganti dari Ini bukan kesalahan saya, katakan
Ini yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan hal itu.

www.rajapresentasi.com 21
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif

5. Katakan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak


anda inginkan

Sebagai ganti dari Jangan menyetir terlalu cepat,


katakan Menyetirlah dengan hati-hati

6. Fokus ke depan, bukan ke masa lalu

Sebagai ganti dari Saya telah memberitahu kamu


sebelumnya untuk tidak katakan Mulai sekarang dan
seterusnya.

www.rajapresentasi.com 22
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif
7. Bagi informasi daripada berdebat atau menuduh

Sebagai ganti dari Bukan, anda salah, katakan Saya


melihatnya seperti ini.

www.rajapresentasi.com 23
Komunikasi yang Asertive

Membuat pernyataan yang jujur, jelas,


Secara verbal, singkat, dan langsung
orang-orang
Menggunakan pernyataanSaya : Saya
yang asertif :
senang, Saya hargai, Saya pikir
Membedakan antara fakta dan
pendapat
Menanyakan, jangan bercerita
Menawarkan usulan yang baik, bukan
menasehati dan memerintah

www.rajapresentasi.com 24
Komunikasi yang Asertive
Memberikan kritik yang membangun, tidak
Secara verbal, mencela, tidak berasumsi, dan tidak
orang-orang mengharuskan
yang asertif : Mengajukan pertanyaan untuk mengetahui
nasehat dan perasaan orang lain
Menghargai hak-hak orang lain seperti
menghargai hak-haknya sendiri
Saling membangun respek jika ada
perbedaan pendapat

www.rajapresentasi.com 25
Komunikasi yang Asertive
Membuat kontak mata yang sesuai
Secara Non
Verbal, orang- Duduk atau berdiri dengan mantap dan
orang yang tegak lurus dengan nyaman
asertif:
Mengisyaratkan secara terbuka untuk
mendukung komentar mereka
Berbicara dengan jelas, mantap, dan
nada suara yang tegas

www.rajapresentasi.com 26
Komunikasi yang Asertive

Secara Non Mempertahankan keterbukaan, tegas,


Verbal, orang- ekspresi wajah yang relaks, tersenyum
orang yang apabila senang, mengerutkan dahi jika
asertif : marah
Berkata dengan tegas, dengan ritme
yang teratur, serta menekankan kata
kunci yang ingin mendapat perhatian

www.rajapresentasi.com 27
Atur bahasa tubuh anda
Gunakan bahasa tubuh dan sikap yang terbuka

Pusatkan perhatian anda secara penuh terhadap orang


lain

Sedikit condong ke depan untuk memperlihatkan


ketertarikan; sedikit maju ke depan untuk menerapkan
penekanan,dan sedikit ke belakang untuk menurunkan
penekanan.

www.rajapresentasi.com 28
Atur bahasa tubuh anda

Jagalah kontak mata dengan tepat selama mendengarkan


untuk membesarkan hati pembicara; tingkatkan kontak mata
untuk memperlihatkan penekanan; dan turunkan untuk
melembutkan penekanan

Respon secara tepat dengan mendasarkan respon anda


pada apa yang baru saja dikatakan orang lain

Santailah dan tetap mencoba untuk santai dan membuka


komunikasi dengan lebih mudah.

www.rajapresentasi.com 29
Kumpulkan Informasi yang baik
dengan EARs anda

E explore dengan mengajukan pertanyaan

A affirm/nyatakan kalau anda mendengarkan

R refleksikan kalo anda memahaminya

S silence/diam, lebih banyak mendengarkan

www.rajapresentasi.com 30
Pertanyaan Eksploratif
Pertanyaan terbuka memberikan banyak
Pertanyaan
informasi karena memberikan kesempatan
terbuka
kepada individu untuk menjelaskan hal
terpenting

Probing questions digunakan untuk


Probing
Questions mengelaborasi secara lebih detil isu yang
tengah didiskusikan

www.rajapresentasi.com 31
Pertanyaan Tertutup vs Terbuka

Apa yang terjadi? Apa penyebab hal itu ?

Apakah perjalan anda lancar? Apa yang anda siapkan untuk


menyelesaikan perjalanan anda?

Apakah anda menyukai Dalam hal apa menurut anda bahwa


kandidatnya? kandidat ini sesuai dengan yang
kita inginkan?

Apakah meeting anda berjalan Apa yang terjadi dalam meeting?


dengan baik?

www.rajapresentasi.com 32
Beberapa Probing Questions
Apakah Anda dapat lebih spesifik?

Apakah Anda dapat memberikan contohnya


kepada saya?

Apa yang terjadi kemudian?

Menurut Anda, apakah yang menjadi


penyebabnya?

Apakah Anda dapat memberitahukan kepada saya


secara detail?

www.rajapresentasi.com 33
Active Listening

Memberikan perhatian penuh terhadap


Active pembicara sebagai usaha yang sesungguhnya
Listening untuk memahami pokok-pokok penting dari
pembicara.

Termasuk memberikan perhatian penuh


kepada mereka dan gunakan kata-kata
pendorong seperti Ya, Aha, dan Mmm.

Hal ini juga termasuk pernyataan secara non-


verbal seperti mengangguk, tersenyum, dan
bahasa tubuh lainnya.

www.rajapresentasi.com 34
5 Active Listening Skills
Paraphrasing meanings: Terjemahkan apa yang
pembicara katakan dengan kata-kata anda sendiri

Reflecting feelings: ketika seseorang mengekspresikan


emosi atau perasaan atau terlihat emosional (tersinggung,
marah, bersemangat), sampaikan empati anda dan
besarkan hati pembicara untuk melanjutkannya.

Reflecting facts: simpulkan secara singkat isi yang telah


disampaikan pembicara

www.rajapresentasi.com 35
5 Active Listening Skills
Synthesizing: padukan beberapa pemikiran dari
pembicara menjadi satu tema atau pemikiran.

Imagining out loud: bayangkan seolah-olah anda berada


pada posisi pembicara

www.rajapresentasi.com 36
Untuk mendengarkan lebih efektif..
Perhatikan penampilan fisik bahasa tubuh yang tepat akan
membantu kita untuk fokus kepada pembicara dan mendorong
pembicara untuk memberikan lebih banyak informasi kepada
kita

Perhatikan sisi mental ikuti arah pikiran pembicara,


dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai; dengarkan
dulu, baru melakukan penilaian

Teliti pengucapan secara verbal makna, kejelasan, teliti


lebih lanjut, rangkum pemahaman anda

www.rajapresentasi.com 37
Kebiasan buruk dari pendengar yang tidak baik

Menyela

Terlalu cepat mengambil kesimpulan

Menyelesaikan kalimat orang lain

Selalu (dan sering dengan tiba-tiba) mengubah pokok


pembicaraan

Kurang memperhatikan bahasa tubuh

Tidak merespon apa yang orang lain telah katakan

Tidak mengajukan pertanyaan dan memberikan feedback

www.rajapresentasi.com 38
Kebiasaan baik dari pendengar yang efektif

Melihat ke arah pembicara untuk mengamati bahasa tubuh dan


mengambil nuansa pembicaraan

Mengajukan pertanyaan

Memberikan waktu kepada pembicara untuk mengeluarkan


pemikirannya

Membiarkan orang-orang menyelesaikan apa yang mereka


katakan sebelum memberikan opini

Tetap santai, tenang dan mengendalikan emosi

www.rajapresentasi.com 39
Apabila menerima/mendengarkan feedback
(umpan balik atau kritik)

Dengarkan, jangan melawan

Menerima Tetap tenang dan atur nafas


feedback Biarkan bahasa tubuh anda
memperlihatkan penerimaan anda

Ajukan pertanyaan untuk memastikan


bahwa anda telah memahaminya

Jangan terlalu sensitif, melindungi diri


sendiri atau angkuh

www.rajapresentasi.com 40
Apabila menerima/mendengarkan feedback
(umpan balik atau kritik)

Apakah orang yang memberikan feedback


mengetahui tentang apa yang mereka
Menerima katakan?
feedback
Informasi lain apa yang anda miliki yang
dapat mendukung feedback tersebut?

Jika anda merasa perlu mengabaikannya,


apakah anda memiliki bukti-bukti yang
bertentangan dengan feedback tersebut?

www.rajapresentasi.com 41
Ketika menerima/mendengarkan kritikan

Pastikan bahwa citra diri anda tetap positif.

Selami maksud pengritik anda sehingga anda akan mengetahui


bagaimana sebaiknya menghadapi informasi tersebut

Filter kritik yang ada. Kesampingkah emosi dan temukan faktanya.


Kemudian anda dapat merespon dengan informasi yang berguna.

Ajukan pertanyaan sampai anda mengerti apa yang pembicara coba


katakan kepada anda

Jangan menyela. Dengarkan agar anda mengerti.

Fokus ke depan: apa yang dapat anda lakukan untuk memperbaikinya?

www.rajapresentasi.com 42
Kami juga menyediakan jasa in-house
training. Jika perusahaan atau kantor Anda
ingin menyelenggarakan in-house training
untuk topik yang sedang Anda review ini,
silakan hubungi kami pada alamat :
kontak@rajapresentasi.com atau telp.
0817 482 3235

www.rajapresentasi.com 43
Composed by : Yodhia Antariksa, Msc in HR

Dimohon untuk tidak mengcopy, menggandakan, dan


mendistribusikan file presentasi ini melalui email atau

Selesai piranti digital lainnya tanpa ijin dari rajapresentasi.com


Mari kita saling berikhtiar membangun kejujuran.

Jika Anda berminat menggunakan slide ini untuk


kepentingan training di organisasi Anda, silakan terlebih
dahulu baca aturan pemakaiannya di Menu TANYA
JAWAB pada situs www.rajapresentasi.com

www.rajapresentasi.com 44
Recommended Further Readings:

1. Kris Cole, Crystal Clear Communication : Skills for Understanding


and Being Understood, Synergy Books International

2. David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management


Skills, Harpers Collins Publisher

www.rajapresentasi.com 45