Anda di halaman 1dari 19

Protokol

&
Tatacara Pengendalian Majlis Rasmi
Protokol
• Protokol penting dalam kehidupan harian
manusia.

• Ia dapat memastikan agar segala majlis dan


aktiviti berjalan dengan lancar; manusia
berinteraksi dengan baik; dan orang-orang
berkenaan diberi penghormatan dan
pengiktirafan yang sewajarnya.

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Protokol
• Perkataan Protokol berasal dari dua perkataan latin
“protos” yang bermaksud yang pertama dan “kola”
bermaksud pelekat.

• Dengan itu, makna protokol ialah “Pelekat yang


pertama”.

• Ditakrifkan sebagai: Satu susunan keutamaan dalam


pangkat dan status serta prosedur yang betul dalam
pertukaran diplomatik dan upacara - upacara negara.

• Peraturan dalam adat istiadat rasmi yang mementingkan


adab dan ketertipan.
Protokol
• Protokol didefinisikan sebagai peraturan-peraturan yang telah
diterima oleh semua pihak, sama ada dalam hubungan hariannya
dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis yang
rasmi dan yang bukan rasmi.

• Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan


pengurusan dan pengendalian majlis, serta memberi penghormatan
yang sewajarnya kepada seseorang.

• Amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab


berbual, adab makan, adab berpakaian, adab duduk, berdiri adalah
protokol yang kita amalkan setiap hari.

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Pengendalian majlis rasmi
Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam pengendalian
majlis rasmi adalah:

1. Jawatankuasa Majlis rasmi


2. Tempat majlis
3. Senarai jemputan
4. Aturcara majlis
5. Kesesuaian pakaian
6. Kad jemputan
7. Menu untuk jamuan
8. Susunan tempat duduk
9. Juruacara
10.Atur cara pentadbiran
11.Penyambut tetamu
12.Raptai
13.Pasca nilai
Penyediaan senarai jemputan
Bagi sesuatu majlis yang rasmi adalah elok diadakan 5 jenis senarai
jemputan:

• Ringkasan Senarai

• Senarai Nama

• Senarai Keutamaan

• Senarai Kehadiran

• Senarai Hadir

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan senarai jemputan
Senarai-senarai ini akan dapat membantu
Jawatankuasa Pengelola memastikan:

• penyambut tetamu dapat mengenali tetamu-tetamu.

• juruacara dapat memberi ucapan mengikut protokol.

• jawatankuasa protokol dapat menyediakan tempat


duduk mengikut kekananan agar majlis dapat
dijalankan tanpa sebarang masalah dan kecacatan.

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan senarai jemputan
Senarai ringkas disediakan agar dapat diketahui jenis-jenis tetamu
atau kategori tetamu dan bilangannya, kombinasi tetamu dan
peringkat tetamu yang dijemput.

Contoh:

Menteri - menteri - 2 orang


Timbalan Menteri - 2 orang
Ketua Setiausaha Kementerian - 3 orang
Pengarah-pengarah - 20 orang
Pengetua-pengetua - 40 orang

JUMLAH
67 orang

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan senarai jemputan
Kegunaan senarai nama ialah untuk
menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut
kategori.

Jika dalam senarai ringkas dicatatkan 2 orang menteri


maka nama penuh, nama isteri/suami, gelaran,
jawatan atau pangkat, alamat pejabat, nombor telefon
pejabat, alamat rumah, nama dan nombor telefon
setiausaha sulitnya akan dicatatkan.

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan senarai jemputan
Senarai keutamaan ialah senarai tetamu yang telah
disusun mengikut susunan keutamaan.

Senarai kehadiran digunakan untuk mengenalpasti


tetamu yang akan hadir atau tidak hadir.

Senarai hadir ialah senarai yang terakhir dan


mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir.

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Susunan keutamaan
Susunan keutamaan ini meliputi:

- tertib ketibaan tetamu kenamaan.

- susunan bendera

- susunan tempat duduk

- aturcara majlis.

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Susunan tempat duduk

- Dalam majlis rasmi susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan


keutamaan yang diwartakan.

• Susunan tempat duduk bagi majlis perasmian

a) Kekananan bagi tiga orang:

2 1 3

b)Kekananan bagi lima orang:

4 2 1 3 5

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Susunan tempat duduk

- c) Kekananan bagi dua orang:

1 2

d)Kekananan bagi empat orang:

3 1 2 4

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Susunan tempat duduk
Latihan:

Sila anda letakkan 4 orang tetamu berikut


mengikut kekanan mereka dalam petak di
atas.

Menteri, Timbalan Menteri, Pengarah,


Ketua Jabatan
Susunan Bendera
Susunan bendera adalah sama penting seperti
susunan tempat duduk dalam majlis rasmi.

Biasanya dalam sesuatu majlis bendera-bendera


yang terlibat adalah bendera negara, bendera
negeri dan bendera badan/pertubuhan (berkenaan).

Jika majlisnya adalah majlis Peringkat Persekutuan,


maka bendera Negara diberi keutamaan; dan jika
majlis peringkat negeri, bendera negeri diberi
keutamaan.

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Susunan Bendera
Contoh:

Majlis Peringkat Persekutuan.


(bendera Negara diletak di sebelah kanan)

Bendera Bendera
Negeri Negara

Majlis Peringkat Negeri (bendera Negeri diletak di


sebelah kanan)
Bendera Bendera
Negara Negeri

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Peranan Juruacara

Ketepatan masa Sopan tuturkata,


dan butiran majlis bahasa dan
pakaian

5 prinsip
pengacaraan
majlis

Ringkas, tidak
Suara, sebutan
meleret, tepat
dan nada jelas
dan padat

Penyampaian
lengkap, tidak
mengelirukan dan ada
kesinambungan

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan Teks ucapan / Kata Alu-aluan

• Teks ucapan dan Kata Alu-aluan biasanya disediakan oleh


setiausaha majlis berkenaan.

• Untuk mereka menyediakan teks ucapan dan kata alu-aluan


adalah menjadi tanggungjawab jawatankuasa pengelola
untuk memberi maklumat-maklumat mengenai majlis seperti
tujuan majlis; bilangan tetamu; senarai tetamu yang penting;
dan maklumat lain yang berkenaan.

• Jika majlis dianjurkan oleh sesuatu badan/persatuan, perlu


juga memberi maklumat tentang badan/persatuan.

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Etiket sosial
Salah satu aspek dalam etiket sosial adalah tatacara menghadiri majlis. Terdapat
beberapa panduan bagi menghadiri sesuatu majlis rasmi.

Di antaranya adalah:

 Menjawab kad jemputan (hadir atau tidak sebelum tarikh yang dicatatkan)
 Teliti pakaian yang hendak dipakai
 Memastikan kelengkapan diri kemas dan cukup
 Tinjauan tempat majlis, agar tidak lewat sampai
 Ikut arahan penyambut
 Ikut peraturan yang ditetapkan
 Berdiri menghadap tetamu kehormat

Panduan-panduan ini harus diikuti agar majlis yang kita hadiri tidak diganggu
oleh ketidaksediaan kita dan juga agar tetamu-tetamu lain rasa selesa dengan kehadiran
kita.

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI