LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

PELAYANAN PRIMA BIDANG

MUTASI DAN PENGADAAN
PEGAWAI BERBASIS APLIKASI

OLEH : HAIDA, S.Pt

NO.SIS : 28/PIM III/ A.IX/2017
 DESKRIPSI PROYEK
PERUBAHAN
Kondisi Sebelum Proyek Perubahan
1. Belum terciptanya pelayanan prima
administrasi kepegawaian bidang
mutasi dan pengadaan pegawai yang
baik, cepat dan akurat.
2. Belum tersedianya Data primer/pokok
Sistem Informasi Manajemen Pegawai
(SIMPEG).
3. Belum tersedianya Sistem aplikasi
Pengelolaan dan penataan administrasi
pegawai bidang mutasi dan pengadaan
pegawai.
4. Terwujudnya tata naskah kepegawaian
bidang mutasi dan pengadaan pegawai
yang baik.
Kondisi Setelah Proyek Perubahan
1. Terciptanya pelayanan prima
administrasi kepegawaian bidang mutasi
dan pengadaan pegawai yang baik,
cepat dan akurat.
2. Tersedianya Data primer/pokok Sistem
Informasi Manajemen Pegawai
(SIMPEG).
3. Tersedianya Sistem aplikasi Pengelolaan
dan penataan administrasi pegawai
bidang mutasi dan pengadaan pegawai.
4. Terwujudnya tata naskah kepegawaian
bidang mutasi dan pengadaan pegawai
yang baik.
Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017
 DISKRIPSI PROYEK
PERUBAHAN
Kondisi Setelah Proyek Perubahan DICAPAI DENGAN

1. Terciptanya pelayanan prima

administrasi kepegawaian bidang mutasi
dan pengadaan pegawai yang baik,
cepat dan akurat.
5
2. Tersedianya Data primer/pokok Sistem
Informasi Manajemen Pegawai
MILESTON
(SIMPEG).
3. Tersedianya Sistem aplikasi Pengelolaan
dan penataan administrasi pegawai
E 24
bidang mutasi dan pengadaan pegawai.
4. Terwujudnya tata naskah kepegawaian
KEGIATAN
bidang mutasi dan pengadaan pegawai
yang baik. TERCAPAI
100 %
Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017
MILESTONE
1
MELAKSANAKAN KOORDINASI
DAN KONSULTASI DENGAN
STAKEHOLDER INTERNAL DAN
EKSTERNAL

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 1
Kegiatan 1
Melakukan Konsultasi Dengan Mentor
Hasil : Terciptanya Kesepakatan Dengan Mentor.
Bukti Fisik : Resume konsultasi, Dokumentasi
Kegiatan 2
Koordinasi dengan Stakeholders Internal dan Eksternal Badan
Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Hasil : Adanya dukungan dari stakeholder internal.
Bukti Fisik : Surat Dukungan, Dokumentasi
Kegiatan 3
Penjelasan Rencana Proyek Perubahan Untuk Membangun
Persamaan Pemahaman Internal BKPSDM
Hasil : Adanya komitmen bersama stakeholders tentang
dukungan terhadap implementasi proyek perubahan.
Bukti Fisik : Surat Undangan, Daftar Hadir, Dokumentasi
Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017
MILESTONE 1
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 1

Penandatanganan Resume Konsultasi

Oleh Mentor (1)

Penandatanganan Resume Konsultasi

Oleh Mentor (2)

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 1
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 2

Penanda Tanganan Surat Dukungan Oleh Bupati Penanda Tanganan Surat Dukungan Oleh
Buton Selatan Sekretaris Daerah Buton Selatan

Penanda Tanganan Surat Dukungan Oleh Kepala BKPSDM dan Sekretaris BKPSDM
Kabupaten Buton Selatan

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 1
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 3

Kegiatan Rapat Penjelasan Rencana

Proyek Perubahan Untuk Membangun
Persamaan Pemahaman (1)

Kegiatan Rapat Penjelasan Rencana

Proyek Perubahan Untuk Membangun
Persamaan Pemahaman (2)

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE
2
TERBENTUKNYA TIM EFEKTIF

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 2
Kegiatan 1
Rapat Perumusan Calon Tim Efektif
Hasil : Terlaksananya rapat pembentukan Tim
efektif yang menghasilkan beberapa
keputusan berupa pembagian tugas.
Bukti Fisik : Undangan Rapat, Notulen Rapat,
Daftar Hadir, Dokumentasi

Kegiatan 2
Pengetikan, Pengajuan SK dan Surat Tugas Tim Efektif
Hasil : Ditandatanganinya SK dan Surat Tugas Tim efektif
oleh Kepala BKPSDM Kab. Buton Selatan.
Bukti Fisik : SK Tim Efektif, Surat Tugas Tim Efektif,
Dokumentasi

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 2
Kegiatan 3
Penyusunan Jadwal Kerja TIM Efektif
Hasil : Tersusunnya Jadwal Kerja TIM Efektif.
Bukti Fisik : Jadwal Kerja Tim Efektif,
Dokumentasi
Kegiatan 4
Sosialisasi Proyek Perubahan Internal BKPSDM
Hasil : Tersosialisasinya Detail Proyek Perubahan.
Bukti Fisik : Surat Undangan, Daftar Hadir, Dokumentasi

Kegiatan 5
Pembuatan Dokumen Kepegawaian
Hasil : Tersusunnya Dokumen Kepegawaian.
Bukti Fisik : Format Dokumen Kepegawaian, Dokumentasi

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 2
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 1

Suasana Rapat Pembentukan Calon Tim Efektif

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 2
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 2

Proses Penyusunan SK dan Surat

Tugas Tim Efektif

Proses Pengajuan dan

Penandatanganan SK dan Surat
Tugas Tim Efektif oleh Kepala
BKPSDM Kab. Buton Selatan

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 2
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 3

Suasana Pembuatan Jadwal Kerja

Tim Efektif (1)

Suasana Pembuatan Jadwal Kerja

Tim Efektif (2)

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 2
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 4

Dokumentasi Kegiatan Rapat

Sosialisasi Proyek Perubahan
Internal BKPSDM (1)

Dokumentasi Kegiatan Rapat

Sosialisasi Proyek Perubahan
Internal BKPSDM (2)

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 2
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 5

Dokumentasi Kegiatan Penyusunan

Dokumen Kepegawaian (2)

Dokumentasi Kegiatan Penyusunan

Dokumen Kepegawaian (2)

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE
3
TERSEDIANYA APLIKASI
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
BIDANG MUTASI DAN PENGADAAN
PEGAWAI

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 3
Kegiatan 1
Konsultasi Dengan Pihak Konsultan IT
Hasil : Tercapainya Kesepakatan dengan pihak
konsultan IT
Bukti Fisik : Pernyataan Kesepakatan Dengan Pihak
Konsultan IT, Dokumentasi

Kegiatan 2
Melaksanakan Rapat Tim Kerja Aplikasi
Hasil : Terlaksananya rapat tim Aplikasi untuk pelaksanaan
Sosialisasi.
Bukti Fisik : Undangan Rapat, Notulensi, Daftar Hadir,
Dokumentasi

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 3
Kegiatan 3
Menyusun Design Model Aplikasi oleh TIM
Hasil : Terciptanya design model Aplikasi
Bukti Fisik : Gambar Rancangan Model Aplikasi,
Dokumentasi
Kegiatan 4
Membuat Rancang Modul dan Konten Format Aplikasi
Hasil : Terciptanya Rancangan Modul dan Konten Aplikasi.
Bukti Fisik : File Rancangan Modul dan Konten, Dokumentasi

Kegiatan 5
Melaksanakan Uji Coba Awal Aplikasi
Hasil : Sudah Terbentuknya Prototype Aplikasi.
Bukti Fisik : Petunjuk Penggunaan Awal Aplikasi,
Dokumentasi
Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017
MILESTONE 3
BUKTI DOKUMENTASI BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 1 Kegiatan 2

Dokumentasi Konsultasi
Dokumentasi Rapat Kerja TIM
Dengan
Aplikasi
Pihak Konsultan IT

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 3
BUKTI DOKUMENTASI BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 3 Kegiatan 4

Proses Penyusunan Design

Model Aplikasi

Dokumentasi Penyusunan
Rancang Modul dan Konten
Aplikasi

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 3
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 5

Dokumentasi Proses Penggunaan Awal Aplikasi

Oleh Konsultan IT

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE
4
TERSEDIANYA SOP PENGELOLAAN
DATA MUTASI PEGAWAI

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 4
Kegiatan 1
Menyusun Draft SOP
Hasil : Tersedianya Draft SOP.
Bukti Fisik : Print Out Draft SOP, Dokumentasi
Kegiatan 2
Mengajukan draft SOP kepada Kepala BKPSDM
Hasil : Tersedianya Draft SOP yang telah disposisi.
Bukti Fisik : Lembar Disposisi Draft SOP, Dokumentasi
Kegiatan 3
Penandatanganan SOP oleh Kepala BKPSDM
Hasil : Tersedianya SOP yang telah ditandatangani.
Bukti Fisik : SOP, Dokumentasi

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 4
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 1

Dokumentasi Proses Penyusunan

Draft SOP (1)

Dokumentasi Proses Penyusunan

Draft SOP (2)

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 4
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 2

Dokumentasi Proses
Penandatanganan Disposisi Draft
SOP

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 4
BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 3

Dokumentasi Proses
Penandatanganan SOP Oleh
Kepala BKPSDM (1)

Dokumentasi Proses
Penandatanganan SOP Oleh
Kepala BKPSDM (2)

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE
5
PELAYANAN ADMINISTRASI
PEGAWAI NEGERI SIPIL BERBASIS
APLIKASI

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 5
Kegiatan 1
Mengumpulkan Data Kolektif Mutasi
(Penempatan dan Magang)
Hasil : Tersedianya data mutasi pegawai
(Penempatan dan Magang).
Bukti Fisik : Print Out Kolektif Penempatan dan
Magang, Dokumentasi
Kegiatan 2
Pengelompokan Data Kolektif
Hasil : Terkelempoknya data kolektif sesuai kelompoknya.
Bukti Fisik : Kelompok Data Kolektif, Dokumentasi

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 5
Kegiatan 3
Menyiapkan Operator
Hasil : Terwujudnya Kesiapan Operator.
Bukti Fisik : Dokumentasi

Kegiatan 4
Menginput Data Kedalam Aplikasi
Hasil : Terinputnya Data Kedalam Aplikasi.
Bukti Fisik : Dokumentasi Cara Penggunaan Aplikasi,
Dokumentasi
Kegiatan 5
Print Out Data Terinput
Hasil : Terinputnya Data Kedalam Aplikasi.
Bukti Fisik : Print Out Data, Dokumentasi

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 5
Kegiatan 6
Penyerahan SK Kepada Pegawai Yang
Bersangkutan
Hasil : Diserahkannya SK.
Bukti Fisik : Dokumentasi
Kegiatan 7
Synkronisasi Data Pegawai Pada Pusat Data BKPSDM
Hasil : Pemutakhiran Data Pegawai.
Bukti Fisik : Data Pegawai Mutasi, Dokumentasi

Kegiatan 8
Pembuatan Laporan Proyek Perubahan
Hasil : Laporan Proyek Perubahan.
Bukti Fisik : Dokumen Laporan, Dokumentasi

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 5
BUKTI DOKUMENTASI BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 1 Kegiatan 2

Dokumentasi Proses
Dokumentasi Pengelompokan
Pengumpulan Data Kolektif
Data Kolektif Mutasi
Mutasi

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 5
BUKTI DOKUMENTASI BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 3 Kegiatan 4

Dokumentasi Persiapan Dokumentasi Penginputan Data

Operator Penginputan Data Kedalam Aplikasi

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 5
BUKTI DOKUMENTASI BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 5 Kegiatan 6

Dokumentasi Penyerahan SK
Pada Pegawai Bersangkutan

Dokumentasi Proses Print Out Data

Yang Telah Diinput

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

MILESTONE 5
BUKTI DOKUMENTASI BUKTI DOKUMENTASI
Kegiatan 7 Kegiatan 8

Dokumentasi Proses Dokumentasi Pembuatan

Synkronisasi Data Mutasi Dokumen Laporan

Diklat PIM III Angkatan IX Tahun 2017

TERIMA KASIH