KEMENTERIAN

KETENAGAKERJAAN RI
 Membuat satu kerangka panduan bagi
penyelenggara pelatihan dalam :

Pengumpulan dan analisis data yang relevan

Pemantauan pencapaian target
Mengembangkan dan mengkaji Kebijakan dan
Prosedur serta pengendalian dokumen
Melakukan Tinjauan Internal
Melakukan Tinjauan Managemen

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
 Sebuah proses yang mengatur bagaimana produksi (layanan)
harus dilakukan dan apa standar yang digunakan
Sebuah proses yang menjamin kepada pelanggan bahwa
produk (layanan) akan memenuhi standar secara konsisten
(Ellis Roger)
Pencegahan masalah melalui kegiatan yang direncanakan dan
sistematis (Oakland John S)
Melakukan hal yang benar dengan benar

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Tiga komponen dalam jaminan mutu :

Pengumpulan, analisis dan pemantauan/

monitoring data
Tinjauan Internal
Tinjauan Manajemen

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
 Proses pengumpulan data digunakan untuk memantau, mengukur dan
evaluasi pencapaian target dalam rencana strategis
Prosedur untuk mengumpulkan, menyusun dan menganalisis data
secara sistematis harus dapat diandalkan untuk menjamin kehandalan
dan akurasi
Prosedur untuk merilis data yang telah dianalisis kepada tim
manajemen dan para pemangku kepentingan pada waktu yang tepat
untuk memperbaiki dan meningkatkan sistem dan proses
Tim manajemen memantau pencapaian target dalam rencana strategis,
rencana kerja bagian/seksi dan rencana kerja kejuruan dua kali setahun
pada Rapat Tinjauan Manajemen dan Perencanaan Strategis
Proses untuk menganalisis data trend dan target dan untuk membantu
tim manajemen mengambil tindakan yang tepat dalam mengatasi
kesenjangan

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Tinjauan internal merupakan pengawasan
manajerial yang fungsinya untuk mengukur
dan mengevaluasi sistem pengendalian

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
 Pimpinan lembaga pelatihan kerja menyusun jadwal
tahunan untuk tinjauan internal
Dalam jangka waktu setahun itu semua bagian/
kegiatan harus pernah diaudit
Unit/ kegiatan yang diaudit tidak boleh diaudit oleh
seseorang dari kalangan unit/kegiatan itu
Tiap auditor haruslah seseorang yang telah mendapat
pelatihan dalam hal ketrampilan mengaudit
Tiap auditor, sebelum melaksanakan audit, sebaiknya
menyiapkan sebuah checklist
Tiap ketidaksesuaian yang ditemukan dalam
pelaksanaan audit harus dibuatkan laporan
KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Pimpinan unit atau kegiatan yang diaudit harus menanggapi
laporan ketidaksesuaian itu dan menentukan tindakan
koreksi yang perlu dilakukan
Apabila pimpinan unit atau kegiatan yang diaudit tidak dapat
menentukan sendiri, maka masalah tindakan koreksinya
diangkat ke atas, ke rapat pimpinan antar unit
Jika tindakan koreksi dan kerangka waktu penyelesaiannya
telah disepakati, pimpinan lembaga pelatihan kerja harus
mengusahakan adanya audit terhadap hasil tindakan koreksi
tersebut
Jadwal, pelaksanaan, laporan, verifikasi audit dibuatkan
rangkumannya dan didokumentasikan
KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Tinjauan Manajemen adalah bagian dari
tanggungjawab manajemen untuk meninjau
Sistem Manajemen Mutu

Tinjauan sebagai salah satu dari PDCA

(Plan, Do, Check, Action) dimaksudkan
untuk kegiatan pemantauan pelaksanaan
sistem manajemen mutu

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
 Pimpinan lembaga menentukan jadwal rapat tinjauan
manajemen
Pimpinan lembaga mengundang untuk pihak-pihak
yang terkait untuk menghadiri rapat tinjauan
manajemen
Masukan untuk rapat tinjauan manajemen adalah hasil
tinjauan internal, umpan balik dari pelanggan, kinerja
proses dan kesesuaian produk/jasa terkait status dari
tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari
tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang
dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, serta
rekomendasi untuk peningkatan mutu

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Laporan hasil rapat tinjauan manajemen
disusun dan disetujui oleh pimpinan lembaga
Laporan hasil rapat tinjauan manajemen
didokumentasikan

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
 Arah strategis lembaga
Dinamika pasar kerja
Hasil tinjauan internal terakhir
Umpan balik pelanggan
Status tindakan pencegahan dan koreksi
Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu
Proses kerja dan kesesuain produk/ jasa
Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem
manajemen mutu
Saran-saran untuk perbaikan

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Memberi panduan bagi penyelenggara
pelatihan dalam memulai peningkatan dan
perbaikan berkelanjutan terhadap kebijakan,
sistem, proses dan prosedur nya untuk
menerapkan tata kelola yang baik sehingga
dapat memberikan layanan berkualitas bagi
para peserta
Menyusun proses yang dapat memberi
panduan bagi penyelenggara pelatihan dalam
mengembangkan Rencana Perbaikan
Berkelanjutan

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Tiga tahap dalam perbaikan berkelanjutan :

Rencana perbaikan
Implementasi rencana
Meninjau rencana perbaikan

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan :
Pengembangan teknologi, layanan pendukung pelatihan,
pengembangan dan peningkatan fasilitas dan SDM
Memberikan kontribusi terhadap kenyamanan dan
pengembangan proses pelatihan secara menyeluruh
Mengoptimalkan sumber daya dalam rencana perbaikan
Meningkatkan kualitas kebijakan, sistem, proses dan
prosedur berdasarkan tinjauan internal dan tinjauan
manajemen
Prosedur untuk meninjau dan mengevaluasi efektivitas
perbaikan
KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Mengumpulkan dan menyusun data yang
diperlukan
Melakukan rapat penyusunan rencana perbaikan
berkelanjutan
Menyiapkan dan menyetujui rencana Perbaikan
Berkelanjutan
Memonitor rencana perbaikan berkelanjutan
Mengkomunikasikan dengan pemangku
kepentingan terkait
Meninjau Rencana Perbaikan Berkelanjutan
KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Smart System dalam menentukan Rencana Tindakan
Perbaikan :
WHAT = Tindakan perbaikan apa yang perlu dilakukan?
WHERE = Di bagian mana tindakan perbaikan tersebut perlu dilakukan?
WHO = Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan
perbaikan tersebut?
WHY = Mengapa tindakan perbaikan tersebut harus dilakukan?
WHEN = Kapan atau berapa lama tindakan perbaikan tersebut harus
selesai dilakukan?
HOW = Bagaimana cara melakukan tindakan perbaikan tersebut?
HOW MUCH = Berapa biaya yang diperlukan untuk melakukan tindakan
perbaikan tersebut?

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
 Memilih proses yang akan diperbaiki dengan sasaran
tertentu
Menyusun dan menetapkan Tim untuk melakukan
perbaikan tersebut.
Menyusun bagan Alir dari proses yang akan diperbaiki
Menemukan penyimpangan dan permasalahan yang ada
pada proses
Menemukan akar penyebab dari permasalahan tersebut
Menyarankan perbaikan-perbaikan
Melakukan perbaikan sebagai pilot project
Mengukur tingkat keberhasilannya
Melakukan perbaikan.

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
 Peninjauan rencana perbaikan dilakukan melalui
mekanisme rapat tinjauan manajemen
Tinjauan manajemen dilakukan secara periodic sesuai
kebutuh oleh Tim Manajemen dan staf terkait untuk
mengevaluasi kemajuan di berbagai bidang di lembaga
pelatihan kerja
Jika diperlukan, proses tinjauan manajemen akan
dimodifikasi agar sesuai dengan kebutuhan

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI
Aktivitas - 5 :
Pengumpulan, analisis dan pemantauan/monitoring data
Apa, di mana, bagaimana, kapan dan siapa yang mengumpulkan serta
menganalisis data?
Apa, bagaimana dan mengapa data harus dimonitor?
Apa yang Anda lakukan dengan data yang telah dianalisis?
Tinjauan Internal
Proses tinjauan internal seperti apa yang harus dilaksanakan?
Mengapa perlu melakukan tinjauan Internal?
Tinjauan Manajemen
Apa yang dimaksud dengan Tinjauan Manajemen?
Data apa yang perlu ditinjau dan dicermati?

(Lihat Tamplate 5)

KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN RI