CARTAS COMERCIALES

Caractersticas
La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos
empresas comerciales o bien entre una empresa y un particular, o
viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y, en muchos casos,
confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos
de cartas comerciales.
A diferencia de las cartas personales, las cartas comerciales poseen
un esquema ms rgido, un tono ms objetivo, y deben ir siempre
mecanografiadas.
Las cartas comerciales siguen ciertos requisitos en cuanto a la
presentacin, ya que esta es tan importante como su contenido. Se
suele utilizar papel de tamao DIN A-4 en color blanco y la
distribucin del texto y de los mrgenes debe ser clara.
En general, las cartas comerciales incluyen una introduccin, una
comunicacin y un cierre.
Tipos de cartas comerciales
Los ms importantes son:
de oferta.

de pedido.

de reclamacin.

de solicitud de informacin o de publicidad.

La carta de oferta o venta
Las empresas utilizan frecuentemente las cartas
comerciales con el fin de ofrecer a los posibles
clientes determinados productos o servicios. Estas
cartas reciben el nombre de cartas de oferta. La
oferta va a veces acompaada de descuentos
especiales u otro tipo de ventajas para realizar un
mayor nmero de ventas.
Informacin que aparece
En una carta de oferta, suelen aparecer los siguientes
datos:
Motivo de la oferta. Es conveniente explicar la razn por la
que se realiza la oferta: liquidacin, lanzamiento de
productos, cambio de local, etc.
Caractersticas y precios de los productos. Se debe
presentar el producto, sus caractersticas, su precio y
explicar las ventajas que ofrece.
Duracin de la oferta. En la carta ha de figurar el perodo
de validez, es decir, la fecha de inicio y fin de la oferta
presentada, y si es acumulable a otras o no.
Forma de adquisicin. Se ha de indicar el lugar de
entrega y el modo de pago de los productos.
Modelo
Carta de pedido
Una carta de pedido tiene como objeto solicitar el
envo de algn producto que se pretende adquirir.
En la mayor parte de las ocasiones, estas peticiones
surgen como consecuencia de anteriores cartas de
oferta o de informacin a travs de las cuales las
empresas dan a conocer sus productos. En estos
casos, los clientes tienen la informacin necesaria
sobre los precios y las caractersticas de los
artculos demandados.
Informacin que contiene
Mercanca que se solicita. Es conveniente precisar todo lo necesario sobre
el producto (clase, tamao, precio...) y nombrar los artculos segn la
denominacin de los catlogos o los muestrarios recibidos. Se debe sealar
exactamente el nmero de productos que solicitamos.
Forma y condiciones de pago. Al realizar el pedido, se debe indicar la
forma de pago elegida. La mayora de las empresas establecen las
condiciones de pago ms adecuadas, as como las posibles formas de
financiacin.
Plazo de entrega. Si se desea que la entrega de la mercanca se produzca
en una fecha concreta, hemos de sealarlo en la carta.
Direccin. Debemos incluir la direccin completa a la que ha de efectuarse
el envo.
Forma de transporte. En ocasiones, se especifica cmo se desea que se
realice el transporte de la mercanca que se solicita y quin correr con los
gastos de envo.
 Despus de enviar una carta de pedido generalmente
nos llegar una carta de remisin en la que se
comunica a la persona que ha hecho el pedido que
este ha sido efectuado. En esa carta se alude
normalmente a los detalles del despacho de las
mercancas o de los documentos que se enven.
Tambin es corriente enviar una ltima carta de
recepcin en la que se confirma el recibimiento de las
mercancas solicitadas en un primer momento en
perfectas condiciones, se devuelven documentos
firmados, etc.
Modelo
Carta de reclamacin
Una carta de reclamacin tiene como objeto
exponer una queja y solicitar la solucin que se
considere ms adecuada. Las cartas de
reclamacin son comunicaciones que se envan
dentro de mbitos de compraventa, en las que,
normalmente, los compradores sealan que las
mercancas adquiridas no se corresponden a lo
pedido o a lo cotizado.
Aspectos a cuidar
Redaccin. La carta ha de ser clara y detallada. Se debe sealar
exactamente cul es nuestra queja y aportar todos los argumentos que la
justifiquen.
Tono. Debe ser firme, pero corts; incluso cuando sepamos que tenemos
razones suficientes para reclamar, utilizaremos un lenguaje respetuoso.
Motivos. La mayor parte de las cartas de reclamacin se refiere a alguno
de estos tres aspectos:
Reclamaciones sobre artculos. Se deben a deficiencias de calidad, al envo de
productos distintos de los solicitados o al mal estado o deterioro tras el envo de
alguno de los artculos demandados.
Reclamaciones sobre cantidades. Se producen cuando se observan diferencias
entre las cantidades solicitadas y las recibidas. En estos casos, la cantidad
reclamada debe quedar reflejada claramente, tanto en nmeros como en letras.
Reclamaciones sobre precios. Suelen producirse debido a una suma errnea, al
aumento de precios sin previo aviso, a la incorrecta aplicacin del IVA... Al igual
que en el caso de las reclamaciones sobre cantidades, la cifra debe quedar
reflejada claramente y de forma destacada.
 Tras recibir una carta de reclamacin se suele
contestar con una carta explicativa en la que el
vendedor reconoce o no el error cometido y se
indica una solucin a la misma. Cuando no se
acepte la reclamacin planteada por el remitente
se explicar que en el problema que haya surgido
no est involucrado el vendedor.
Modelo