Documentao e Arquivo

Professor Francisco Carlos

Conceito

Antigo: Depsitos de papis de qualquer espcie,

tendo sempre relao com os direitos das
instituies ou indivduos. Os documentos
estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando no
mais atendiam a esta exigncia, eram transferidos
para museus e bibliotecas (Paes, 1986, p. 4).
Moderno: o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organizado
ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados
e conservados por seus sucessores para efeitos
futuros. (Slon Buck -arquivista dos EUA).
Finalidade principal

Facilitar a consulta aos documentos

pelos usurios (administradores/
pesquisadores), constituindo-se,
portanto, em base do conhecimento da
Histria.
Funes bsicas

Guarda
Conservao
Disponibilizar e
Armazenar adequadamente os
documentos e transmitir com preciso as
informaes contidas nos mesmos.
Classificao do Arquivo Quanto a Idade

Arquivo corrente ou de primeira idade guarda documentos

consultados com freqncia, devido ao seu uso
funcional/administrativo/jurdico (ligado finalidade dos
arquivos). Por isso dizemos que eles possuem valor primrio.

Arquivo intermedirio ou de segunda idade guarda documentos

que no so consultados mais com mais tanta freqncia, e
que aguardam a sua destinao final em depsito de
armazenamento temporrio, ou seja, se sero
permanentemente ou se sero eliminados aps determinado
tempo. Tambm chamado de pr-arquivo, os documentos
ficam alocados geralmente distantes dos escritrios de
trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados,
quando houver necessidade precisam estar acessveis para o
administrador (rgo produtor). Ainda possuem valor primrio.
OBS: O prazo precaucional (precauo) dos conjuntos
documentos dever ser cumprido nos arquivos intermedirios
(pressupe a garantia de direitos).
Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos
propriamente ditos) guarda documentos que devem ser
conservados definitivamente, por terem valor histrico ou
documental (probatrio e informativo) para o Estado e a
sociedade. Tais documentos perderam todo o valor
administrativo (vide esquema mnemnico no 2, abaixo):

Corrente tramita (consulta freqente)

Intermedirio transitoriedade (consulta no-frequente)
Permanente preservados sempre (matria-prima da histria)
Classificao Quanto a Extenso

Arquivos correntes devem estar localizados junto aos

rgos produtores(nos prprios escritrios ou prximo
deles), a fim de facilitar o acesso aos documentos por
eles mesmos (os administradores).
Arquivos intermedirios devem estar em locais
afastados dos rgos que produziram ou receberam os
documentos, devido manuteno ser mais barata.
Arquivos permanentes os pesquisadores so o seu
principal pblico. Por essa razo, devem estar
localizados junto aos centros culturais ou prximos s
universidades, com salas de consultas bem espaosas,
a fim de receber os usurios em locais bem acessveis e
num ambiente mais adequado.
Transferncia e recolhimento
Quando um documento passa do arquivo
corrente para o intermedirio, dizemos que
houve uma transferncia de documentos.

Prazo (aproximado) de guarda dos documentos

nos arquivos
Arquivos correntes (setoriais)1 ano gerais ou
centrais (continuao da idade corrente) 5 a 10
anos- Intermedirios 20 anos permanentes - a
tempo de existncia do documento, e no de
sua guarda)25 ou 30 anos, a contar da data de
sua produo ou do fim de seu trmite.
Valorao dos documentos

Valor primrio (ou imediato, ou administrativo) uso

dos documentos pelo rgo de origem (produtor),
baseando-se nos fins de sua criao.
Valor secundrio (ou permanente, ou de arquivo, ou
mediato) uso dos documentos pelo rgo produtor e
por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles
para os quais eles foram gerados. O documento
utilizado como fonte de pesquisa e informao.

Arquivo corrente valor primrio

Arquivo intermedirio valor primrio
Arquivo permanente valor secundrio
Classificao dos arquivos
Quanto entidade produtora, os arquivos so
classificados em:
Pblicos
Privados

Exemplos de arquivos pblicos:

Arquivo Nacional (Federal);
Arquivo Pblico do Distrito Federal, entre outros.

Exemplos de arquivos privados:

Arquivos pessoais
Arquivos institucionais (de igrejas, instituies de
ensino etc.)
Arquivos comerciais de empresas), entre outros.
Entidades mantenedoras
Toda organizao possui suas prprias
caractersticas. De acordo com elas, os
arquivos gerado podem ser:
Pblicos em mbitos Federal, estadual ou
Municipal.
Institucionais escolas, igrejas,
associaes, entidades sem fins lucrativos;
Comerciais corporaes, firmas;
Familiares ou Pessoais.
Extenso de sua atuao (abrangncia)

Setoriais so os localizados junto aos rgos operacionais,

devido ao grande nmero de consulta aos documentos
armazenados pelos diversos setores; descentralizados. Pelo
fato de os documentos serem muito consultados, tais arquivos
so considerados correntes. Os arquivos setoriais podem
descartar documentos que no possuem valor administrativo e
jurdico para eles, considerados, por isso, documentos de
guarda eventual.

Centrais ou gerais como o prprio nome sugere, esses arquivos

centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem os
documentos oriundos dos vrios setores integrantes de uma
instituio.
Arquivos especais custodiam documentos de formas
fsicas distintas, que merecem tratamento especial
no seu armazenamento, acondicionamento, registro,
controle, conservao, entre outros procedimentos
tcnicos.
Exs.: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos,
mapas, cd-rom etc.

Especializados custodiam documentos procedentes da

Natureza dos documentos
experincia do homem em um campo especfico,
no importando a forma fsica apresentada por eles.
Tais arquivos so conhecidos, indevidamente, como
arquivos tcnicos.
Exs: de engenharia, contbeis, de imprensa, mdicos
ou hospitalares etc.
Gnero
O gnero dos documentos est ligado maneira de represent-los, de acordo com os
seus diversos suportes:
Textuais manuscritos, datilografados ou impressos.

Cartogrficos documentos em formatos e dimenses variveis, ligados s reas de

geografia, engenharia e arquitetura.
Exemplos: mapas, plantas e perfis.

Iconogrficos documentos com imagens estticas.

Exemplos: fotografias (negativos, ampliaes etc.), desenhos, gravuras, litogravuras
(litografias), cartazes, cartes postais, estampas, fiapositivos (slides), partituras.

Filmogrficos documentos com imagens em movimento.

Exemplos: filmes, fitas videomagnticas.

Sonoros documentos com registros fonogrficos.

Exemplos: discos, fitas audiomagnticas.

Microgrficos documentos ligados microfilmagem de documentos

Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartes-janela.

Informtico documentos ligados ao computador.

Exemplos: disquetes, discos rgidos, discos pticos.
Classificao dos documentos
Introduo
Assim como os arquivos, os
documentos tambm possuem
caractersticas diferenciadas.
Baseando-se nelas, podemos
classific-los de acordo com:
O gnero;
A espcie;
A natureza do assunto.
Tipos de arquivamento

Horizontal os documentos so dispostos uns sobre os outros e

arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de
custdia), como tambm em escaninhos (para documentos do
gnero cartogrfico mapas, plantas).
Obs: Os escaninhos so pequenos compartimentos em gavetas.

Vertical os documentos so colocados uns ao lado dos outros

(lateral) ou atrs (frontal), possibilitando uma consulta mais gil,
sem precisar retirar outros documentos. Os documentos so
armazenados, geralmente, em arquivos de ao. Nos arquivos
correntes este tipo de arquivamento o mais utilizado nos dias de
hoje, por ser fcil de ser executado, conservado e atualizado. Alm
disso. So mais econmicos e ocupam menor espao.
Natureza do assunto
Quanto natureza do assunto, os documentos
podem ser caracterizados como:
Ostendivos ou ordinrios qualquer pessoa pode
consultar o documento (a sua divulgao no
prejudica a instituio).
Sigilosos tais documentos so limitados a um
nmero restrito de pessoas. Por essa razo,
devem ser adotadas medidas especiais de
salvaguarda (segurana, proteo) na sua
custdia e disseminao.
Fases bsicas
Produo Os documentos so criados em razo
das atividades especificas de um rgo,
evitando-se, dessa forma, que sejam
elaborados os no-essenciais. Assim, diminui
o volume a ser manusseado, facilitando o
controle da massa documental.
Utilizao Diz respeito ao fluxo documental,
sendo importante conhecer o trmite correto dos
documentos, para se evitar a burocratizao
das atividades.
Destinao de documentos Fase primordial,
pois decide quais os documentos a serem
eliminados ou preservados
Correspondncias
Definio
De acordo com a terminologia arquivstica, correspondncia a
comunicao escrita, recebida (passiva) ou expedida 9ativa),
apresentada sob vrias formas (cartas, ofcios, memorandos, entre
outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular,
ostensiva ou sigilosa.
Protocolo
Vimos no primeiro captulo da presente obra as definies de
protocolo existentes na terminologia arquivstica, as quais
relembramos abaixo:
Denominao atribuda a setores encarregados do recebimento,
registros, distribuio e movimentao dos documentos e curso.
Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao
documento. Livro de registro de documento recebidos e/ou
expedidos.

O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:

Recebimento e classificao;
Registro e movimentao.
Gesto de documentos

Definio
De acordo com o art. 3 da no Lei 8.159/1991, gesto de
documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento em fase corrente e intermediria, viando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
A gesto cobre toda a vida do documento, desde a sua
produo (nascimento) at a sua destinao final (eliminao
ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto,ela abrange
todas as atividades (rotinas) inerentes s idades correntes e
intermediria.
Objetivo
Garantir, de maneira eficaz, a produo, administrao,
manuteno e destinao de documentos (de forma racional,
econmica).
Princpios arquivsticos
Alm do princpio da Provenincia, existem outros
princpios da Arquivologia. Destacaremos, de forma
resumida, os mais importantes, que so:
Princpio da organicidade as relaes administrativas
espelham-se nos conjuntos documentais.
Princpio da unicidade os documentos de arquivo
preservam seu carter nico, em funo de seu contexto
de produo.
Princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica os
fundos devm ser preservados sem disperso, mutilao,
alienao, destruio no-autorizada ou acrscimo
indevido.
Princpio da cumulatividade o arquivo uma formao
progressiva, natural e orgnica.
Princpio do respeito ordem original o arquivo deve
conservar o arranjo dado pela entidade produtora.
Instrumentos de pesquisa
Guia
Serve para orientar os usurios no conhecimento e utilizao
dos fundos integrantes do acervo de um arquivo permanente.
o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa,pois utiliza
uma linguagem simples, capaz de atingir pessoas com os mais
variados interesses. O guia da aos pesquisadores uma viso
de conjunto dos servios arquivsticos.
Inventrio
As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas
divises so identificadas e descritas de forma sucinta
(sumrio) ou pormenorizada (analtico).
O inventrio descreve a composio do fundo ou parte dele. O
sumrio de suma importncia e deve ser o 1 instrumento a
ser criado para os fundos dos arquivos e provados. O analtico
exige pleno conhecimento do tema a ser descrito.
Arranjo
Na organizao de arquivos permanentes,
significa ordenar os documentos em fundos, as
sries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os
itens documentais dentro das sries.
As tarefas de arranjo so de 2 tipos: intelectuais e
fsicas. As primeiras compreendem a anlise
documental no que tange a sua forma, contedo e
origem funcional. As segundas referem-se
arrumao dos papis nos locais adequados, seu
empacotamento, entre outras.
O princpio a provenincia deve ser observado na
organizao dos arquivos correntes, intermedirios
e permanentes (ele considerado a base da
arquivstica).
Fundo
Conjunto de documentos de uma
mesma provenincia.Um fundo pode
ser aberto ou fechado. Fundo aberto
recebe novos documentos, pois a
entidade produtora continua em
atividade. Fundo fechado no pode
receber acrscimo de documentos,
porque a entidade produtora no se
encontra mais em atividade.
Catlogo
Criado segundo um critrio temtico, cronolgico,
onomstico ou geogrfico, descreve unitariamente
os documentos pertencentes a um ou mais fundos,
de forma resumida ou analtica.
Repertrio
Descreve, detalhadamente, documentos previamente
selecionados, pertecente a um ou mais fundos,
segundo um critrio temtico, cronolgico,
onomstico ou geogrfico.
No repertrio h um juzo de valor, determinando a
incluso ou no de documento especfico. Os itens
so descritos minuciosamente, cabendo, como
apoio, a apresentao de parte desse instrumento
pelo critrio cronolgico.
Conservao e restaurao de documentos
Um documento deve ser conservado em local apropriado, com
temperatura e umidade baixas, em um local elevado, e
acondicionado de maneira adequada.
Principais operaes de conservao
Desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao ou reparo,
entre outras.
Desinfestao combate ou inibe as atividades dos insetos. O
mtodo mais eficiente para combat-los a fumigao.
Limpeza fase posterior fumigao. Os documentos devem
ser limpos com um pano macio, um aspirador de p, uma escova
adequada.
Alisamento documentos so passado a ferro.
Restaurao so determinados procedimentos para
recuperar documentos em mau estado fsico de conservao.
feita por especialistas dessa rea (requer muito conhecimento
desses profissionais).
Mtodo de restaurao
Banho de gelatina documento mergulhado em
cola especfica, aumentando a sua durabilidade.
Ficam sujeitos ao ataque dos fundos e dos insetos;
Tecido usa-se pasta de amido;
Silking tecido mais consistente (musseline de
seda), de alto custo;
Laminao folha de papel de seda e outra de
acetato de celulose
Laminao manual acetato de celulose em contato
com a acetona;
- Encapsulao pelculas de polister e fita
adesiva de duplo revestimento
Mtodos de Arquivamento
Diviso
Classes
Os mtodos de arquivamento so divididos em duas
grandes classes:
Bsicos
Padronizados

Bsicos
Podemos dividir os mtodos bsicos em:
Alfabtico (principal elemento a ser considerado em um
documento: nome)
Geogrfico (principal elemento: local ou procedncia)
Numrico (principal elemento: nmero)
Ideogrfico (principal elemento: assunto)
Os mtodos Ideograficos podem ser:
Alfabtico (enciclopdico/dicionrio)
Numrico (duplex/decimal/unitermo ou
indexao coordenada)
Os mtodos numricos podem ser:
Simples; Cronolgico; Dgito-terminal
Sistemas
Os mtodos bsicos e padronizados fazem parte de dois
grandes sistemas.
Direto
Indireto
Sistema direto
O prprio nome sugere: busca direta ao local de guarda
do documento, sem o auxlio de ndice ou quaisquer
outros instrumentos de pesquisa.
Exs: mtodos alfabticos e geogrfico.
Sistema indireto
Para recuperar o documento necessrio recorrer a um
ndice alfabtico remissivo ou a um determinado cdigo.
Exs;Mtodo numrico e variadex
Mtodos bsicos

Alfabtico
o mais simples e prtico, desde que o elemento
principalconsiderado seja o nome (arquivamento de nomes =
onomstico). As fichas ou pastas so colocadas em ordem
alfabtica, seguindo as regras de alfabetao.
Vantagens: Agilidade na recuperao da informao, custo
baixo,sistema direto e de fcil implantao.
Desantagem: Erros mais constantes de arquivamento.
O elemento principal para a recuperao da informao o
local ou procedncia (cidade, estado e pas). A busca ao
documento feita de forma direta.
Vantagens: sistema direto, ordenao alfabtica, fcil de usar.
Desvantagem: Uso de duas classificao: local e nome do
correspondente.
Numrico

Mtodo que pertence ao sistema indireto. A consulta ao

documento ser feita de forma indireta, recorrendo-se, sempre,
a um ndice alfabtico remissivo busca primria da
informao -, a fim de localiz-lo.
Vantagem: erros reduzidos de arquivamento.
Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aos ndices.
Numrico simples: prtico, no requer qualquer planejamento
inicial. A pasta arquivada em ordem numrica. Elabora-se
registro em livro ou fichas, para no acontecer a criao de
duas ou mais pastas com o mesmo nmero. O documento
receber o no da pasta + um no seqencial (ordem de entrada),
facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o
extravio. Pode-se aproveitar o no de uma pasta que venha a
vagar. Tal mtodo aplica-se com freqncia nos arquivos
especiais e especializados.
Numrico cronomgico: mais usado em sistemas de protocolo e
adotado em reparties pblicas, as mais variadas. Numera-se
os documentos e no as pastas. Sero arquivados em ordem
cronolgica e, aps por ordem numrica (data e nmero).
Nesse mtodo, quando se anula um registro, s se aproveita o
no se houver coincidncia de datas. Neste mtodo, cada
documento recebe seu prprio no de registro, formando-se um
processo nico e disposto em rigorosa ordem numrica.
Numrico dgito-terminal: O nmero o elemento principal de
identificao. Usado sobretudo quando h um volume grande
de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento,
possibilitando, assim uma recuperao mais gil da
informao. Estes so divididos em trs grupos, formando
pares, e lidos da direita para a esquerda.
Ex: No do dossi: 983.021 (mtodo numrico simples)
Transformando para o mtodo digito-terminal: 98-30-21, sendo:
21 grupo primrio ou inicial (no da gaveta)
Ideogrfico
Mtodos bsicos ideogrficos (por assunto):

- Dicionrio - Duplex
- Alfabtico - Enciclopdico
- Numrico - Decimal e Unitermo
Variadex
o mtodo alfabtico, acrescentando cores
(excelente auxiliar mnemnico) s letras.
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores
so atribudas em funo da 2 letra do nome
de entrada no arquivo. As guias so coloridas
e as notaes alfabticas.
Soundex
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-se
pela semelhana da pronncia apesar de a
grafia ser diferente.