Anda di halaman 1dari 25

ASPEK MANAJEMEN DALAM

EVALUASI PROYEK
Tujuan Studi Aspek Manajemen
Untuk mengetahui apakah pembangunan dan
implementasi bisnis dapat direncanakan,
diorganisasikan, dilaksanakan, dan
dikendalikan, sehingga rencana bisnis dapat
dinyatakan layak, atau sebaliknya.
PERENCANAAN
1. Pendekatan dalam Membuat Perencanaan
a. Pendekatan Atas-Bawah (Top-Down)
b. Pendekatan Bawah-Atas (Bottom-Up).
c. Pendekatan Campuran
d. Pendekatan Kelompok
2. Fungsi-Fungsi Perencanaan
a. Penerjemah Kebijakan Umum
b. Berupa Perkiraan yang Bersifat Ramalan
c. Memastikan suatu Kegiatan
d. Alat Koordinasi
e. Alat/Sarana Pengawasan
3. Macam-macam Perencanaan
a. Sisi Jangka Waktu
- Perencanaan Jangka Panjang
- Perencanaan Jangka Menengah.
- Perencanaan Jangka Pendek.
b. Sisi Tingkatan Manajemen
- Perencanaan Strategis
- Perencanaan Operasional
4. Visi
VISION yang baik memiliki dua komponen utama :

a. CORE IDEOLOGY
Core Ideology mendefinisikan karakter yang bertahan
lama dari suatu organisasi identitas yang konsisten
yang melebihi dari sekedar siklus produk atau siklus
pasar, terobosan teknologi, kecenderungan manajerial,
dan pemimpin individual.
Fungsinya adalah sebagai sumber tuntunan dan inspirasi.
Core ideology juga berfungsi sebagai perekat yang
mengikat organisasi ketika bertumbuh, terdesentralisasi,
terdiversifikasi, ekspansi global, dan mengembangkan
workplace diversity.
Core ideology terdiri dari core value dan core
purpose.
Core Values adalah suatu sistem asas-asas
penuntun organisasi yang bersifat abadi.
Core Purpose adalah alasan keberadaan
organisasi.
Purpose yang baik mencerminkan motivasi ideal
orang-orang dalam organisasi. Purpose tidak Cuma
mendeskripsikan output atau target customers
organisasi, tetapi menangkap jiwa dari organisasi.

b. ENVISIONED FUTURE
Envisioned Future adalah tujuan 10-sampai-30
tahun yang berani dan deskripsi hidup mengenai apa
yang dituju itu.
5. MISSION STATEMENT
a. What Is a Company Mission?
Mission Statement adalah pernyataan mengenai
tujuan perusahaan yang membedakan perusahaan
dari perusahaan-perusahaan lainnya, yang
diidentifikasikan dalam terminology ruang lingkup
operasi produk atau pasar.
Mission statement mendeskripsikan produk,
pasar, dan kawasan teknologi suatu bisnis, yang
juga merefleksikan nilai-nilai dan prioritas dari
manajemen strategis.
b. Perlunya suatu Missi yang Eksplisit
Misi mengandung arah yang spesifik, dan hanya menggariskan sasaran dan
strategis yang luas. Secara sifat, misi adalah pernyataan mengenai sikap,
cara pandang dan orientasi, dan bukanlah sasaran yang terinci dan terukur.
Lalu, apa yang ingin diperoleh dari suatu Misi Perusahaan?
1. Memastikan kebulatan tujuan di dalam organisasi.
2. Memberikan dasar untuk memotivasi penggunaan sumberdaya
organisasi.
3. Mengembangkan basis, atau standar untuk mengalokasikan
sumberdaya organisasi.
4. Menetapkan sifat iklim organisasi, misalnya menyarankan operasi yang
bersifat bisnis.
5. Menjadi titik acuan untuk mengidentifikasikan siapa yang sesuai
dengan tujuan dan arah organisasi dan menghentikan siapa saja yang
tidak dapat berpartisipasi lebih jauh bagi kegiatan organisasi.
6. Memfasilitasikan penerjemahan sasaran dan tujuan pada struktur kerja
yang mencakup penugasan pada bagian-bagian yang diserahi
tanggungjawab dalam organisasi.
7. Menspesifikasi tujuan organisasi dan translasi tujuan ini kepada
sasaransasaran sehingga biaya, waktu dan kinerja dapat diperiksa dan
dikendalikan.
6. Program Kerja
Penyusunan suatu perencanaan jangka pendek dan
penerapannya dalam bentuk program kerja perlu
memperhatikan anggarannya. Untuk membuat program
kerja yang baik, dapat digunakan beberapa teknik.
Teknik-teknik yang sudah umum dipakai, terutama
dalam rangka mengoptimalisasi sumber daya organisasi
yang akan digunakan, antara lain adalah:
a. Teknik Gantt Chart dan Gantt Milestone Chart
Teknik Gantt Chart pertama kali diperkenalkan oleh Henry L.
Gantt. Pada dasarnya pembuatan jadwal dilakukan dengan dua
sumbu, yaitu sumbu horizontal untuk menggambarkan kurun
waktu dan sumbu vertikal untuk menggambarkan jenis kegiatan
dan pelaksanaannya.

b. Teknik PERT dan NwP


Teknik PERT (Program Evaluation and Review Technique)
adalah teknik perencanaan yang dikembangkan oleh konsultan
Booz, Alien, dan Hamilton pada tahun 1958. Dalam teknik PERT,
pembuatannya memiliki tiga dasar yang penting, yaitu:
perencanaan, yang meliputi penjadwalan kerja, penganggaran dan
penggunaan tenaga kerja; pengorganisasian, dan pengendaliannya.
c. Teknik PKT
Teknik PKT (Pola Kerja Terpadu) merupakan teknik pemecahan
masalah yang dilanjutkan dengan perencanaan kerja yang
komprehensif yang akan memberikan kepastian kegiatan dan
tanggung jawab, baik secara individual maupun kelompok dalam
pelaksanaan satu kegiatan. Dengan teknik ini, pelaksanaan
kegiatan akan terkendali secara terpadu mulai dari penetapan
sasaran, persiapan, pelaksanaan serta pengendalian, termasuk
pelaporannya, sehingga dengan demikian tujuan yang diharapkan
akan lebih mudah dicapai.

d. Teknik PIP (Performance Improvement Planning) adalah suatu


teknik perencanaan guna menentukan strategi serta langkah-
langkah kegiatan yang terkoordinasi dalam rangka mencapai
tujuan perusahaan melalui analisis atas kekuatankekuatan
pendorong dan penghambat kinerja perusahaan. Teknik PIP ini
diperkenalkan oleh Dr. Fraud Sherif dan dikembangkan oleh PBB.
Teknik ini merupakan alat perencanaan kerja yang praktis, logis,
realistis, terutama dalam hal memperhitungkan kekuatan
pengharnbat dan pendorong melalui strategi dan kegiatan yang
terkoordinasi.
e. Teknik APP (Analisis Persoalan Potensial) adalah suatu teknik
yang membantu dalam mengamankan suatu rencana atau program
yang telah disusun sedemikian rupa. Sebagaimana diketahui,
bahwa suatu rencana kerja dapat saja berubah karena berbagai
sebab. Masalahnya adalah apakah perubahan yang mungkin terjadi
tersebut sudah diantisipasi.
7. Anggaran
Dalam perencanaan anggaran dikenal ada empat macam sistem, yaitu:
Sistem Anggaran Tradisional.
Sistem anggaran ini disusun berdasarkan jenis pengeluaran-nya,
yaitu : Anggaran Produksi, Anggaran Bahan Baku, Anggaran Tenaga
Kerja, Anggaran Biaya Overhead Pabrik (BOP), Anggaran Variabel,
Anggaran Modal, Anggaran Piutang, Anggaran Kas.
Sistem Anggaran Hasil Karya.
Sistem anggaran ini disusun berdasarkan sasaran yang ingin dicapai
Sistem Anggaran PPBS (Planning Programming Budgeting
Systems). Pada dasarnya, penyusunananggaran dengan sistem ini
bertolak dari rencana dan program kegiatan yang akan dilaksanakan oleh
masing-masing organisasi.
Sistem Anggaran ZBB (Zero Base Budgeting).
Sistem ZBB menghubungkan antara proses perencanaan,
pemrograman, dan penganggaran melalui evaluasi berbagai
program yang telah dan sedang dilaksanakan bersamaan dengan
rencana yang diusulkan. Pengkajian harus dilakukan secara
cermat agar tidak terjadi sisa anggaran, karena berdasarkan sistem
ini sisa anggaran akan hangus pada akhir tahun. Tahun berikutnya
anggaran harus dimulai dari nol.
C. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
1. Langkah Pengorganisasian
Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan organisasi
agar sesuai dengan misi dan visinya.
Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara
logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh
sekelompok orang.
Mengkombinasikan pekerjaan anggota organisasi dengan cara
yang logis dan efisien.
Menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan
anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis.
Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-
langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau
meningkatkan efektivitas.
2. Asas Organisasi
- Departemenisasi
- Pembagian Kerja
- Koordinasi
- Pelimpahan Wewenang
- Rentang Kendali
- Jenjang Organisasi
- Kesatuan Perintah
- Fleksibilitas
3. Struktur Organisasi
Ada empat elemen dalam struktur, yaitu:
Spesialisasi aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas-tugas
perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi
(pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut ke
dalam unit kerja.
Standarisaisi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan
organisasi untuk menuju kelayakdugaan (predictability)
aktivitas-aktivitasnya.
Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan
fungsi-fungsi subunit dalam organisasi. Mekanisme
standarisasi aktivitas akan memudahkan pengkoordinasian
aktivitas, khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola
yang rumit.
Besar unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang
berada dalam suatu kelompok kerja.
4. Faktor Penentu Struktur Organisasi
a. Strategi dan struktur organisasi.
b. Teknologi sebagai penentu struktur.
c. Manusia sebagai penentu struktur.
d. Ukuran dan struktur.

5. Bentuk Organisasi
a. Organisasi Garis. Bentuk organisasi ini merupakan bentuk
yang paling sederhana.
Cirinya:
Jumlah karyawan relatif sedikit.
Organisasi relatif kecil.
Karyawan saling mengenal secara akrab.
Spesialisasi kerja masih relatif rendah.
b. Organisasi Fungsional.
Ciri struktur organisasi fungsional adalah bahwa setiap atasan
mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada setiap
bawahan yang ada sepanjang perintah itu masih ada hubungannya
dengan fungsi yang dimiliki atasan. Dalam praktek, struktur
organisasi ini kadang-kadang menimbulkan kerancuan bagi
bawahan dalam menjalankan perintah.

c. Organisasi Garis dan Staf.


Jika suatu organisasi telah berkembang semakin besar, mungkin
sekali akan timbul berbagai kesulitan bagi seorang pemimpin
untuk mengambil keputusan, sehingga ia merasa perlu meminta
bantuan kepada orang lain yang merasa lebih mampu. Oleh sebab
itu, dibentuklah staf penasihat yang merupakan kumpulan orang-
orang yang ahli dalam bidang
d. Organisasi Gabungan.
Bentuk organisasi gabungan ini pada dasarnya merupakan bentuk
dari kombinasi struktur organisasi yang telah disebutkan
sebelumnya, sehingga bentuk strukturnya dapat berupa gabungan
dari bentuk organisasi garis dan staf, garis dan fungsional,
fungsional dan staf atau kombinasi dari ketiganya. Mengenai
kebaikan dan kelemahan bentuk organisasi campuran atau
gabungan ini akan mengikuti kebaikan dan kelernahan
organisasiorganisasi yang dibawa dalam rangka penggabungan
tersebut.
e. Organisasi Matriks.
Dewasa ini, struktur organisasi matriks sering diterapkan pada
organisasi yang memiliki pekerjaan-pekerjaan relatif besar. Secara
nyata dapat terlihat bahwa dalam menangani suatu proyek yang
cukup besar dengan permasalahannya yang sangat kompleks,
diperlukan upaya penyelesaian yang tepat, baik ditinjau dari segi
waktu, tenaga, maupun biaya yang dibutuhkan. Karena struktur
organisasi yang telah disebutkan sebelumnya dianggap tidak dapat
menyelesaikan berbagai masalah tersebut, maka dibentuklah suatu
struktur organisasi matriks ini, yang pada dasarnya mempunyai
tujuan memadukan berbagai bentuk struktur organisasi yang telah
D. PENGGERAKAN (ACTUATING)
1. Fungsi Penggerakan
Fungsi penggerakan di dalam manajemen yang pokok adalah:
Mempengaruhi seseorang (orang-orang) supaya bersedia
menjadi pengikut.
Melakukan daya tolak pada seseorang (orang-orang).
Membuat seseorang atau orang-orang suka mengerjakan tugas
dengan lebih baik.
Mendapatkan, memelihara dan memupuk kesetiaan pada
pimpinan, tugas dan organisasi tempat mereka bekerja.
Menanamkan, memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab
seseorang atau orang-orang terhadap Tuhannya, negara, dan
masyarakat.
2. Kepemimpinan
a. Kepemimpinan harus melibatkan orang lain. Dengan
kesediaan mereka menerima pengarahan dari pemimpin, maka
para anggota kelompok membantu menentukan status
pemimpin dan memungkinkan terjadinya proses
kepemimpinan.
b. Kepemimpinan melibatkan distribusi yang tidak merata atas
kekuasaan antara pemimpin dan yang dipimpin. Pemimpin
mempunyai wewenang mengarahkan bawahan, tetapi tidak
sebaliknya.
c. Kepemimpinan secara sah dapat memberikan hak kepada
pemimpin tidak saja berupa pengarahan akan tetapi juga
pengaruh. Artinya, pemimpin tidak hanya dapat menyatakan
apa yang harus dikerjakan bawahan akan tetapi juga
mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintah
tersebut.
Kepemimpinan yang efektif tergantung dari landasan manajerial yang
kokoh. Menurut Chapman yang dikutip Dale Timpe, lima landasan
kepemimpinan yang kokoh adalah:
Cara berkomunikasi.
Pemberian motivasi.
Kemampuan memimpin.
Pengambilan keputusan.
Kekuasaan yang positif.
E. PENGENDALIAN (CONTROLLING)
Fungsi pokok pengendalian tersebut adalah:
a. Mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan
dengan melakukan pengendalian secara rutin disertai adanya ketegasan-
ketegasan dalam pengawasan, yakni dengan pemberiansanksi yang
semestinya terhadap penyimpangan yang terjadi.
b. Memperbaiki berbagai penyimpangan yang terjadi. Jika penyimpangan
telah terjadi, hendaknya pengawasan/pengendalian dapat mengusahakan
cara-cara perbaikan.
c. Mendinamisasikan organisasi. Dengan adanya pengawasan diharapkan
sedini mungkin dapat dicegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan,
sehingga setiap unit organisasi selalu dalam keadaan bekerja secara efektif
dan efisien.
d. Mempertebal rasa tanggung jawab. Dengan adanya pengendalian/
pengawasan yang rutin, setiap unit organisasi berikut karyawannya dapat
selalu mengerjakan semua tugas yang diberikan dengan benar sehingga,
kesalahan dalam pelaksanaan tugas akan kecil kemungkinannya untuk
muncul. Jika tindakan yang salah tidak dapat dihindari, laporan tertulis
mengenai penyimpangan itu wajib diberikan. Dengan cara-cara seperti ini,
diharapkan tanggung jawab terhadap pekerjaan makin lama makin tebal.
1. Jenis Pengendalian
a. Metode Pengendalian Pendahuluan
b. Metode Pengendalian Bersamaan (Concurrent Controls)
c. Metode Pengendalian Umpan Balik (Feedback Controls)

2. Sistem Pengendalian yang Efektif


a. Akurat.
b. Tepat waktu.
c. Dipusatkan pada titik pengendalian strategis
d. Ekonomis.
e. Realistis dari sisi organisasi
f. Fleksibel
g. Perspektif dan operasional
h. Diterima oleh anggota organisasi