REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA

ANTONIO JOS DE SUCRE
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL
PRCTICA PROFESIONAL

TUTOR ACADMICO: MSc. Ing . Ivn Turmero AUTORA: Mireya Soler

TUTOR INDUSTRIAL: Ing. Rafael Flores

CIUDAD GUAYANA, NOVIEMBRE 2013

 INTRODUCCIN
EL PROBLEMA
LA EMPRESA
DISEO METODOLGICO
SITUACIN ACTUAL
ANLISIS Y RESULTADOS
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
El siguiente proyecto busca diagnosticar y generar
propuestas en cuanto al proceso que se lleva a cabo en el
rea de Archivo Tcnico de la Subgerencia del Departamento
de Mantenimiento, en la empresa FIBRANOVA C.A, quienes
detectaron la necesidad de organizar y establecer un
procedimiento de consulta y prstamo de documentos, el cual
es de suma importancia para el rea, puesto que tiene como
objetivo principal satisfacer de manera eficaz, oportuna y con
servicio de calidad las necesidades de informacin de sus
usuarios.
Masisa Venezuela es una empresa dedicada a la produccin
maderera en Latinoamrica reconociendo el desarrollo
sustentable como el marco de sus operaciones, optimizando el
uso de los recursos humanos, materiales y econmicos. Todas
las actividades realizadas por la empresa son planificadas y
coordinadas con el esfuerzo de todas las reas, elaborando
productos de calidad, asegurando el liderazgo de Masisa en el
mercado tanto interno como externo.
La empresa Masisa Venezuela es un conjunto de cuatro
empresas (Terranova, Andinos, Oxinova y FIBRANOVA) que se
formaron para crear una sola corporacin llamada Grupo Masisa
Venezuela.
 Llevar diseo, desempeo y
sustentabilidad para la creacin de cada
mueble y espacio interior en
Latinoamrica.

Conquistar la preferencia de los clientes

siendo la marca ms innovadora,
sustentable y confiable de la industria de
tableros de fibra y partculas de madera,
maximizando la creacin de valor
econmico, social y ambiental.
La Subgerencia de Mantenimiento e Ingeniera cuenta con un
rea de Archivo Tcnico, ubicado en el edificio administrativo II,
donde se encuentran almacenados documentos de equipos,
manuales de procedimientos referentes al proceso productivo de
planta y planos tanto de estructuras como de maquinarias.

Actualmente, esa rea no cuenta con una persona encargada, lo

que dificulta el acceso a dichos documentos y la efectividad de
trabajo al momento de ubicar informacin para el mantenimiento
preventivo, predictivo o correctivo de equipos. Por otra parte, el
procedimiento de consulta y prstamo de material del rea
archivo tcnico no se encuentra establecido y por ende, no existe
una metodologa para ambos casos.

Por tal motivo, surge la necesidad apremiante de proponer la

estandarizacin de las instrucciones y normas que regirn las
actividades que debe cumplir el rea en su proceso de gestin y
control de documentos.
Proponer mejoras al plan de gestin y
control de documentos en el rea Archivo
Tcnico de FIBRANOVA C.A.
1. Diagnosticar las operaciones que se realizan
en las diferentes reas de la empresa.
2. Crear normas e instrucciones internas en el
rea, en cuanto al resguardo, prstamo,
consulta y atencin al usuario.
3. Elaborar una metodologa que permita
controlar y mantener la organizacin e
identificacin del archivo.
4. Elaborar un plan de mejora continua, que
coadyuve a la gestin y control de
documentos.
5. Elaborar una base de datos de los archivos
existentes.
 Descriptiva

Evaluativa Proyectiva

Esta investigacin implica un

diseo de campo, ya que se
tiene contacto directo con las
personas involucradas en el
Aplicada De Campo
proyecto orientado a
proporcionar respuestas o
soluciones a problemas
planteados en una determinada
realidad de carcter
organizacional.
 Archivos digitales
Manuales de maquinaria de Planos de maquinaria y
todas las lneas de estructuras.
produccin. Manuales de maquinaria
Planos de maquinaria y de todas las lneas de
estructuras produccin.
Bitcoras de proyectos Bitcoras de proyectos
generados despus de la generados despus de la
planta matriz planta matriz.

Los pasos para la mejora de procedimiento de atencin al usuario,

consulta, prstamo de documentos y organizacin de estos se presentan
de manera estructurada siguiendo los objetivos y al plan de trabajo
establecido para la realizacin de los mismos, por lo que se hace de
acuerdo a lo siguiente:
 Se procede a conocer las distintas operaciones que se
realizan en la empresa para organizar los documentos,
ya sea por proceso o proveedor, a travs de entrevistas
1 realizadas al personal.

Se realizan entrevistas al personal para conocer sobre

la facilidad de acceso al rea, el procedimiento que
seguan y a quien acudan para el prstamo de los
2 documentos.

Se realiza el diagrama de flujo del procedimiento actual

para atencin al usuario, consulta y prstamo de
3 archivos, para as tener una mejor visualizacin de este
y hacer la inclusin de la mejora propuesta del mismo.
 Se realiza el diagrama de flujo del procedimiento actual para atencin
al usuario, consulta y prstamo de archivos, para as tener una mejor
4 visualizacin de este y hacer la inclusin de la mejora propuesta del
mismo.

Para solventar la situacin que presenta actualmente la empresa

FIBRANOVA C.A en el rea Archivo Tcnico, se aplicar la
5 metodologa de los siete pasos para la mejora continua.

Se efecta el inventario de las carpetas en el rea archivo tcnico,

para as saber que documentos se encuentran resguardados, si
existen duplicados y que archivos se pueden eliminar. Con esto se
6 realiza la base de datos, que posteriormente ayudar a visualizar de
manera ms rpida la localizacin de las carpetas y la forma en la
que estn organizadas.
El rea Archivo Tcnico cuenta con un proceso
general de control y gestin de documentos, del cual
se desglosan subprocesos que son los siguientes:
resguardo, prstamo, consulta y atencin al usuario.

La mayora de los procesos que se realizan en esta

rea no se ejecutan como corresponde, debido a la
falta de documentacin que permita abordar sus
actividades con una misma metodologa.

El orden y clasificacin de las carpetas no est

estructurado y la codificacin no es homognea,
debido a que muchos documentos se han extraviado,
son requeridos por los usuarios y no son devueltos
por los mismos, en algunos casos hay duplicidad de
archivos y as mismo se pudo notar la presencia de
documentos que no deberan estar almacenados en el
rea por pertenecer al departamento administrativo.
 FORTALEZAS
1-Recursos econmicos.
2-Posibilidad de inicio de proyectos de
digitalizacin de series documentales.
OPORTUNIDADES
1-Sistemas informticos avanzados.
2-Cultura de la calidad.
3-Mayor inters en el archivo.
4-Mejoramiento continuo del proceso.
DEBILIDADES
1-Falta de organizacin.
2-Falta de apoyo de las diferentes
reas.
3-Falta de personal especializado.
4-Infraestructura limitada.
AMENAZAS
1-Prdida de informacin.
2-Exigencia del medio con relacin a la
fluidez de la informacin.
3-Exigua participacin por parte del
personal en la consulta del archivo y
su disfrute.
 Mtodos
Existe un descontrol Mano de Obra
en la consulta y
prstamo de No hay una persona
documentos, esto se encargada del rea,
genera por no tener por ende hay
normativas y tardanza para
Medio Ambiente procedimientos atender al usuario.
establecidos.
Espacio insuficiente
para almacenar el
gran nmero de Mquinas o Equipos
carpetas existentes. En cuanto a la copiadora Materiales
de planos, pocos son los
usuarios que conocen las Las carpetas no
funciones de esta, por se encuentran
ende la misma tiende a bien distribuidas
fallar y genera retrasos al en el rea debido
momento de necesitar un al poco espacio
plano para algn
mantenimiento.
 FO
-Realizar accin orientada a actualizar el
control de documentos del rea.
-Mejorar la comunicacin con usuarios y
personal que requieran de los servicios del
archivo.
FA
-Realizar comunicados continuamente y
llamados a los usuarios y personal para que
cumplan los procedimientos de consulta y
prstamo de documentos.
DO
-Promover el uso de herramientas de
gestin adecuadas al desarrollo del rea.
-Implementar documentos que establezcan
normativas y procedimientos.
-Agilizar el cambio de instalacin para
contar con una infraestructura y equipos de
computacin acordes al crecimiento del
rea.
DA
-Preparar programas de capacitacin y
motivacin personal.
-Concentrar los esfuerzos en el
mejoramiento continuo del proceso y en la
satisfaccin de los usuarios.
1ero Seleccionar oportunidad de
mejora:

Se realiz el diagrama de
caracterizacin, el cual tiene como
objetivo funcional gestionar y
resguardar la documentacin tcnica,
as como garantizar la organizacin y
conservacin de estos, mediante la
recepcin, consulta y prstamo de
documentos, a fin de satisfacer las
necesidades de informacin de los
proyectos asociados al
mantenimiento preventivo, predictivo,
correcto y a las mejoras de
estructuras y planta.
 2do Clarificar, cuantificar y dividir:

%
CAUSAS FRECUENCIA %Fa
Fr
9 120

Frecuencia Acumulada
8

Frecuencia Relativa
100
7
Ausencia de 6 80
normas y 8 32 32 5
60
4
procedimientos 3 40
Ausencia de 2
20
1
personal 6 24 56 0 0

Otras
Mala distribucin del

Suciedad en estantes
Falta control de entrada de
Ausencia de normas y

Ausencia de personal
encargado

procedimientos

encargado

espacio
Mala

documentos
distribucin del 5 20 76
espacio
Falta control de
entrada de 3 12 88
documentos
Otras 2 8 96
Suciedad en
1 4 100
estantes
TOTAL 25
3ero Anlisis de causas:

Ausencia de normas y procedimientos

Falta de planificacin
Poca capacidad de mantener el orden por
parte de los usuarios

Mala distribucin de las carpetas

Estantera inadecuada
Sealizacin inexistente en los estantes
Falta de organizacin
Manejo inadecuado de las carpetas
Falta de personal encargado

Tamao insuficiente del almacn

Poco espacio de almacenamiento
Distribucin incorrecta del espacio
 4to Establecer nivel exigido:
Para toda empresa lo ms
importante o su fin es satisfacer las
expectativas de sus usuarios. Por
lo tanto para lograrlo debe
funcionar de la siguiente manera:
Atender de manera eficiente y rpida a los
usuarios.
Los estantes deben estar identificados.
rea ordenada y limpia.
Existencia de una unidad de control de
inventario.
Contar con normas y procedimientos
formales.
Los usuarios del archivo tcnico deben
estar comprometidos con este.
Existencia de una base de datos.
Inclusin de base de datos en el sistema
SAP.
5to Generar y programar soluciones:

Hacer un inventario de todas las carpetas existentes en el archivo

tcnico.
Crear las normas necesarias para mantener el adecuado
funcionamiento del rea.
Realizar una ampliacin del rea de archivo tcnico.
Determinar en base a las carpetas que se encuentran sin ubicacin
fija de estantes, las necesidades reales de espacio y de estanteras
para almacenar adecuadamente las mismas.
Para las estanteras y carpetas disear e imprimir etiquetas
autoadhesivas que permitan identificarlas.
Destruir planos con revisiones anteriores a las actuales.
Digitalizacin de las carpetas e inclusin en el sistema SAP.
Elaboracin de formularios para el control de prstamos de
documentos.
Colocar una persona encargada del rea.
6to Verificar soluciones:

Por cuestin de tiempo para solventar el

problema descrito se llev a cabo el plan de
accin en el siguiente orden:

Se hizo un inventario de todas las

carpetas existentes en el archivo tcnico.
Se crearon las normas necesarias para
mantener el adecuado funcionamiento del
rea.
Se colocaron las etiquetas autoadhesivas
en los estantes y carpetas para poder
identificarlas.
Se elaboraron formularios para el control
de prstamos de documentos.
7mo Establecer acciones de garanta:

La subgerencia de mantenimiento e ingeniera debe hacerle

seguimiento al mtodo de trabajo para constatar:

El personal este cumpliendo a cabalidad con sus funciones.

Se respeten las normas establecidas para mantener el orden
del rea.
El hacer llegar de buena manera la implantacin del nuevo
mtodo de trabajo a los usuarios, ya que en muchos casos
estos no son aceptados y asimilados de manera rpida y
efectiva.
Que los usuarios pongan en prctica a la brevedad posible la
implantacin del nuevo mtodo de trabajo, ya que esto
implicara adaptarse y adiestrarse en el mismo.
Visualizar si los resultados obtenidos con los cambios
efectuados son los esperados por la empresa y si garantizan
la mejora continua del rea.
No existe un control sobre los prstamos de documentos,
debido a esto se propone la elaboracin de un formulario
para el Control de Prstamos de Documentos. Con la
elaboracin del formulario, se registrar y se controlar los
prstamos, con el fin de determinar la ubicacin del
documento, el tiempo establecido de permanencia fuera del
rea de Archivo Tcnico y el responsable de su respectivo
prstamo.
Normas

1. El rea de Archivo Tcnico, debe recibir,

resguardar, permitir consulta y prstamo
de los documentos tcnicos
correspondientes a la gestin interna y/o
externa de la empresa FIBRANOVA C.A.
2. El usuario debe solicitar al encargado la
reproduccin del documento que
necesite.
3. El rea debe permanecer limpia y en
orden.
4. No ingresar al rea con bebidas y/o
comidas.
5. No despegar las etiquetas de las carpetas.
Instrucciones

Recepcin de documentos

El personal del rea de Archivo Tcnico, deber cotejar todos los

documentos que ingresen, para verificar el destino y los datos de origen del
proveedor que la remite y asunto correspondiente.

El rea de Archivo Tcnico codifica el documento y anexa a la base de datos.

Conservacin de documentos

Se abrirn tantas carpetas como sean necesarias, para no forzar su capacidad.

Se utilizarn el material de oficina idneo para garantizar la perdurabilidad de

los documentos.
Instrucciones
Conservacin de documentos
Recepcin de documentos
Se abrirn tantas carpetas como
El personal del rea de
sean necesarias, para no forzar
Archivo Tcnico, deber
su capacidad.
cotejar todos los documentos
que ingresen, para verificar el
Se utilizarn el material de oficina
destino y los datos de origen
idneo para garantizar la
del proveedor que la remite y
perdurabilidad de los
asunto correspondiente.
documentos.
El rea de Archivo Tcnico
codifica el documento y
anexa a la base de datos.
Consulta y prstamo de documentos

1. Los usuarios deben regresar las carpetas prestadas al rea de Archivo

Tcnico. El tiempo de prstamo no debe ser superior a cinco (5) das hbiles.
En caso de necesitar ms tiempo la carpeta, el usuario puede renovar el
prstamo hasta por cinco (5) das hbiles ms. Vencido el plazo, el rea de
Archivo Tcnico deber hacer exigible la devolucin inmediata.

2. El encargado verificar que la carpeta consultada no muestre seales de

haber sufrido alteracin alguna, mediante revisin. Una vez revisada la
carpeta devuelta por el usuario, se encuentra que el documento sufri una
prdida o alteracin, se reportar por escrito al jefe del departamento sobre
esta situacin, a fin de que realice las acciones pertinentes.

3. Si el usuario no regresa la carpeta, le ser enviado un correo notificndole

que debe regresar el documento, en ltima instancia sern publicados los
morosos en los muros informativos.
Actualmente existen una cantidad de
documentos, que no estn
digitalizados, y otros duplicados dentro
del archivo, por lo que se elabor una
base de datos que permite registrar la
totalidad de las carpetas fsicas que se
resguardan en la sala, a fin de
automatizar el rea de Archivo Tcnico.

Con esta base de datos se pudo

conocer la cantidad de carpetas
existentes y faltantes a la vez, de
acuerdo a un listado previo y a las
solicitudes que han realizado los
usuarios.
 Con la elaboracin del Diagrama Causa - Efecto, fue viable conocer las
posibles causas que inciden de manera directa en el desempeo de la
consulta y prstamo de documentos que se lleva a cabo en el rea de
Archivo Tcnico, tomando como las ms relevantes el mtodo, la mano de
obra, las maquinas o equipos, el medio ambiente y los materiales.

A travs de la Matriz FODA se obtuvo un diagnstico preciso de la situacin

actual del rea de Archivo Tcnico, lo que permiti disear estrategias para
tomar decisiones afines de objetivos y metas planteadas.

Se realizaron procedimientos y normativas que estipulan como de

realizarse la consulta de documentos, los formularios a llenar, la cantidad
de das hbiles para el prstamo de carpetas, el orden en que debe
permanecer la sala y el compromiso del personal para conservar el buen
manejo del rea de Archivo Tcnico o en su defecto el mejoramiento
continuo del servicio.
 Al elaborar el diagrama de flujo de proceso actual, ayud a determinar
ms claramente los cursos de accin a seguir y el personal involucrado.
Al mismo tiempo, que ofrece un nivel de detalle mayor que un
procedimiento general.

Se realiz un anlisis de los siete pasos de mejora continua en

cuanto al procedimiento que se lleva a cabo en el rea de Archivo
Tcnico, con esto se logra transmitir de forma sencilla y explcita,
la forma en que se vienen desempeando las actividades en la sala.

Se elabor una base de datos con motivo de conocer la cantidad de

carpetas existentes en la sala e identificar su contenido, de esta manera
se facilita la bsqueda de documentos.

Es inminente la implementacin del plan de mejora de gestin y control de

documentos para evitar:

La prdida de informacin que se genera cada da.

La demora en encontrar la informacin necesaria de los equipos, al
momento de cumplir con las paradas programadas o resolver alguna falla.
 Implementar las estrategias recomendadas en la Matriz FODA,
comenzando en el corto plazo con las FA, con la finalidad de reducir los
problemas y por ende aumentar la eficacia, la eficiencia y la satisfaccin
del trabajo.

Implementar los Procedimientos y normativas, de forma que se

estandarice la rutina del trabajo empleado por el rea de
Archivo Tcnico.

Distribuir el Procedimiento de consulta y prstamo de documentos a todo el

personal directamente relacionado al mantenimiento preventivo, predictivo,
correctivo y a las modificaciones estructurales y de planta, involucrados con el
proceso que lleva a cabo en el rea de Archivo Tcnico, de este modo
minimizar la Incertidumbre existente sobre la metodologa de trabajo aplicada.

Colocar una computadora en el rea de Archivo Tcnico que contenga la

base de datos de las carpetas en fsico resguardadas en la sala para
automatizar la bsqueda de las carpetas.
 Realizar revisiones peridicas a las documentaciones del rea
(Planos, Manuales, Formularios, entre otros), para mantener el
mejoramiento continuo caracterstico del control y gestin de
documentos.

Asignar un encargado del rea de Archivo Tcnico, de esta manera

se agiliza la bsqueda de carpetas y se mantiene el orden de ellas en
la sala.

Considerar la adquisicin de software para el control de documentos y

de mobiliario que permita un mejor aprovechamiento del rea existente
o en su defecto agilizar el cambio de instalacin para una mejor
distribucin del rea y de esta manera permita almacenar ms
documentos.