Mengelola Proyek

Bab 14

Rillo Aritama
Hendra
PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi antara

proyek-proyek sistem informasi. Di hampir setiap
organisasi, proyek sistem informasi perlu banyak
lebih banyak waktu dan uang untuk melaksanakan
daripada yang diantisipasi atau sistem selesai tidak
bekerja dengan benar.
PROYEK MACET DAN KEGAGALAN
SISTEM
Anggaran yang sangat berlebih
Penguluran waktu yang tidak diharapkan
Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah diantisipasi
SASARAN MANAJEMEN PROYEK

Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait

untuk mencapai tertentu tujuan bisnis. Proyek
sistem informasi termasuk pengembangan sistem
informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau
upgrade atau penggantian teknologi informasi
perusahaan (TI) infrastruktur.
Memilih Proyek

Perusahaan biasanya menghadapi berbagai proyek

yang berbeda untuk memecahkan berbagai masalah
dan meningkatkan kinerja. Terdapat jauh lebih
banyak ide proyek sistem daripada surnber dayanya.
Perusahaan harus untuk memilih dari kelompok ini
proyek-proyek yang menjanjikan manfaat terbesar
bagi bisnisnya.
MENGAITKAN PROYEK SISTEM DENGAN
RENCANA BISNIS
organisasi perlu mengembangkan rencana sistem
informasi yang mendukung rencana bisnis mereka
secara keseluruhan dan di mana sistem strategis
yang dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat
atas.
analisis portofolio

menggunakan analisis portofolio, manajemen dapat

menentukan campuran yang optimal dari investasi
risiko dan imbalan untuk perusahaan mereka,
menyeimbangkan proyek high-hadiah berisiko
dengan yang lebih rendah-hadiah yang lebih aman.
BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI

Manfaat berwujud (tangible benefit) dapat diukur

dan diberikan nilai uang.
Manfaat tak berwujud (intangible benefit) seperti
layanan konsumen yang lebih efisien atau
pengambilan keputusan yang lebih baik, tidak
dapat diukur langsung tetapi dapat menghasilkan
keuntungan yang dalam jangka panjangnya dapat
diukur.
MODEL PENENTUAN HARGA OPSI NYATA

menggunakan konsep pilihan valuasi dipinjam dari

industri keuangan. Sebuah pilihan pada dasarnya
adalah benar, tapi bukan kewajiban, untuk
bertindak beberapa waktu ke depan.
MENGELOLA RESIKO PROYEK

DIMENSI RISIKO PROYEK

Ukuran proyek.
Struktur proyek.
Pengalaman dengan teknologi.
MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP
IMPLEMENTASI

Implementasi (implementation) adalah semua aktivitas

organisasional yang yang berhubungan dengan penggunaan,
manajemen, dan rutinitas dari sebuah inovasi, misalnya
sistem informasi baru

Pengguna dan spesialis sistem informasi cendurung

komunikasi antara perancang dan pengguna (user-designer
communication gap).
 Agen perubahan berkomunikasi dengan pengguna,
menghunungkan berbagai pihak yang yang
berkepentingan yang saling bersaing, dan
memastikan bahwa penyesuaian organusasional
terhadap perubahan tersebut sempurna.
Peran Pengguna Akhir

Implementasi sistem secara umum lebih baik jika

keterlibatan penggunanya tinggi dan dukungan
manajemennya juga tinggi. Partisipasi dalam
perancangan dab operasi dari sistem informasi
membawa hasil positif
Dukungan dan Komitmen
Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan
dukungan dan komitmen manajemen pada berbagai
tingkatan, ini akan cenderung di mana positif baik oleh
pengguna maupun oleh staf layanan informasi teknis.

Tantangan Manajemen Perubahan untuk Rekayasa

Ulang Proses Bisnis, Aplikasi perusahaan, serta Merger dan
Akuisisi

Merger dan akuisisi sangat dipengaruhi oleh karakteristik

organisasional fari perusahaan yang melakukannya, dan
juga infrastruktur TI-nya
MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO

Mengelola kerumitan Teknis

Perangkat Perencanaan dan Pengendalian
Formal
Diagram Gantt
diagram PERT (PERT chart)
 Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan
Mengatasi Penolakan dari Pengguna

Proyek dengan struktur yg relatif kecil dan

memiliki banyak kebutuhan yang tidak terdefinisi
harus melibatkan pengguna secara penuh dalam
semua tahapannya
 Perangkat integrasi eksternal (external
integration tools) memuat cara-cara
menghubungkan pekerjaan tim implementasi
kepada para pengguna dalam semua tingkat
organisasional. Sebagai contoh, para pengguna
dapat menjadi anggota aktif dalam tim proyek,
memainkan peran kepemimpinan, dan
bertanggung jawab atas instalasi dan pelatihan.
 Kontraimplementasi (counterimplemetation)
adalah strategi untuk menghalangi implementasi
sistem informasi atau inovasi dalam sebuah
organisasi.

Pengguna akan lebih mau bekerja sama apabila

masalah organisasionalnya diselesaikan sebelum
sistem barunya diperkenalkan.
MERANCANG UNTUK PERUSAHAAN

Ergonomi (ergonomics) mengacu pada interaksi antara

orang dengan mesin dalam suatu lingkungan kerja.

Salah satu cara dalam menangani permasalahan manusia

dan organisasi adalah dengan memadukan pelaksanaan
desain sosioteknis (sociotechnical design) ke proyek
sistem informasi
 ALAT BANTU PERANGKAT LUNAK
MANAJEMEN PROYEK
perangkat lunak manajemen portofolio proyek
(project portfolio management software) akan
membantu mengelola portofolio proyek dan
ketergantungan antara mereka. Perangkat lunak
manajemen portofolio proyek membantu para
manajer untuk membandingkan proposal dan
proyek terhadap anggaran dan level kapasitas
sumber daya untuk menentukan bauran yang
optimal dan mengurutkan proyek yang terbaik
mencapai tujuan strategis organisasi.