Anda di halaman 1dari 25

DELOITTE

AUDITORES
ASOCIADOS
PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA
AREA : OFICINA UNIVERSITARIA DE ABASTECIMIENTO
AL : 05 de noviembre del 2017

OBJETIVOS:
1.- Determinar si los bienes fueron adquiridos de acuerdo con las normas internas y
procedimientos vigentes.
2.- Evaluar la existencia y efectividad del sistema de control interno en la oficina
Universitaria de Abastecimiento.
REF. HECHO FECHA DE
PROCEDIMIENTOS
P/T. POR TERMINO
PROCESO DE SELECCIN:
1. Seleccione una muestra de las compras ms representativas, y revise las actas de comit de
compras, y verifique si estn debidamente aprobados y firmadas.

2. Verifique si las compras se efectuaron previa autorizacin del nivel competente.

3. Verifique si las compras efectuadas previamente fueron programadas y presupuestadas.

4. Verifique si las compras se realizaron previo proceso de seleccin y evaluacin de los factores de
calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo.

5. Comprobar que en las bases integradas las especificaciones tcnicas estn acorde con los
requerimientos del rea usuaria.

6. Revise la documentacin sustentatoria relacionadas con las ofertas tcnicas y econmicas, si estas
se evaluaron y otorgaron la buena pro al postor que corresponda.

ADQUISICION:
1. Verifique si se confirma la compra una vez otorgada la buena pro y la suscripcin del contrato.
2. Obtenga los precios de la lista de los proveedores y compare con los precios facturados
consignados en la orden de compra y estos con la lista de precios. asimismo verifique los clculos.
3. Verificar si las ampliaciones del plazo contractual cuentan con el sustento para su aprobacin.
COMUNICACIN DE
ALLAZGO
AO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO
CARTA N 0001-2017-DAA/ UNAMAD- OUA- TAMBOPATA, 20 DE NOVIEMBRE DEL 2017
SEOR:
Ing. Miguel Chvez Pinchi
DIRECCION: psj. 10 de julio AA.HH. Javier Heraud Mz-L Lote- 3
Madre de Dios (Tambopata-Tambopata)
ASUNTO: Comunicacin de Hallazgos
REF: NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos, aprobada por R.C. N A62-95- CG del 22 de Set. Y modificada por
la R.C. N 259-2000-CG del 13 de Dic. 2000
____________________________________________________________________________________________________

Me dirijo a usted, con la relacin al examen especial a la Oficina Universitaria de Abastecimiento en relacin a la adquisicin
de bienes que se practic el 30 Setiembre del 2016 a fin de remitirle en anexo al presente, en 02 folios, los hallazgos
emergentes de la ejecucin del mismo.
Sobre el particular, en concordancia con la normativa de la referencia, agradecer se sirva a remitir a esta
comisin, vuestras aclaraciones y/o comentarios, debidamente documentados, respecto a vuestra participacin en los hechos
que se detallan en el mencionado anexo, en el plazo de 03 das tiles, contados a partir de la fecha de recepcin del
presente.
Es pertinente sealar, que en caso de requerir documentacin para los efectos de presentar sus aclaraciones, la
misma deber ser solicitada a la solicitada a la Administracin de la Oficina Universitaria de Abastecimiento, conforme a lo
dispuesto en la norma de la referencia.
Es de significar que venci el plazo otorgado y de no obtenerse respuesta o ser esta extempornea, tal situacin
constara en el informe resultante de la accin de control, conjuntamente con los hechos materia de observacin.
Estimare remitir vuestra respuesta a la Oficina de DELOITTE AUDITORES ASOCIADOS, AV. Dos de Mayo N 100
Tambopata- Tambopata- Madre de dios, Atencin Comisin de Auditoria.

Puerto Maldonado, 20 de noviembre 2017.


Atentamente,
.
C.P.C.C. Leady Elvira Serrano Sanches
Auditor Encargado
AO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

CARTA N 0002 -2017-DAA/UNAMAD-OUA PUERTO MALDONADO, 20 DE NOVIEMBRE


DEL 2017.
Seor: Ing. Hctor B. lvarez Flores
Direccin: JR. Piura C11- Cercado.
Madre de Dios (Tambopata Tambopata)
ASUNTO: Comunicacin de Hallazgos.
REF: NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos, aprobada por R.C. N.162-95-CG del 22 de
Set. 95 y modificada por la R.C. N 259-2000-CG del 13.Dic. 2000.

Me dirijo a usted, con relacin al Examen Especial que se viene practicando en la Oficina
Universitaria de Abastecimiento, en la adquisicin de Cermicos Porcelanatos y componentes,
para: La aldea Cientfica de Iapari, a fin de remitirle en anexo adjunto al presente, en (002) folios,
los hallazgos emergentes de la ejecucin del mismo.
Sobre el particular, en concordancia con la normativa de la referencia, agradecer se sirva
remitir a esta Comisin, vuestras aclaraciones y/o comentarios, debidamente documentados,
respecto a vuestra participacin en los hechos que se detallan en el mencionado anexo, en el
plazo de 03 das hbiles, contados a partir de la fecha de recepcin del presente.
Es pertinente sealar, que en caso de requerir documentacin para los efectos de presentar
sus aclaraciones, la misma deber ser solicitada a la Administracin de la UNAMAD, conforme a
lo dispuesto en la norma de la referencia.
Es de significar que vencido el plazo otorgado y de no obtenerse respuesta o ser esta
extempornea, tal situacin constara en el Informe resultante de la accin de control,
conjuntamente con los hechos materia de observacin.
Estimare remitir vuestra respuesta a la Oficina DELOITE AUDITORES ASOCIADOS, AV. Dos
de Mayo N100 Tambopata-Madre de Dios, Atencin Comisin de Auditoria.
Puerto Maldonado, 20 de Noviembre del 2017.
Atentamente:

.
C.P.C.C. Cindy Ayquipa Merino
Auditor encargado
ANEXO N 01
RELACION DE FUNCIONARIOS COMPRENDIDOS EN LOS HECHOS
OBSERVADOS:

PERIODO QUE
APELLIDOS Y NOMBRES CARGOS
LABORO

01/02/2015
Especialista- Ingeniero de la Oficina
Hasta la
Ing. Miguel Chvez Pinchi Universitaria de Abastecimiento.
actualidad.

Ingeniero- Director de la Oficina


01/01/2015 al
Universitaria de Abastecimiento (Unidad de
Ing. Hctor B. lvarez Flores 31/03/2017
Adquisiciones)

01/03/2014
Director de la Oficina Universitaria de
Hasta la
Br. Cesar J. Uriona Bustos Abastecimiento (Unidad de Procesos)
actualidad.
APELLIDOS Y PERIODO
CARGO
NOMBRES DE LABOR
Especialista- Ingeniero Civil de la 01/01/2015
Ing. Hctor B. lvarez Oficina Universitaria de al
Flores Abastecimiento. 31/03/2017
Director de la Oficina Universitaria 01/02/2015
M.Sc. Miguel Chvez de Abastecimiento (Unidad de Hasta la
Pinchi Adquisiciones) actualidad.
Director de la Oficina Universitaria 01/03/2014
Bach. Cesar J. Uriona de Abastecimiento (Unidad de Hasta la
Bastos Procesos) actualidad.
SUMILLA:
1 Culminada la calificacin de ofertas, se otorgo el acta de buena pro al postor
que no corresponda, puesto que el comit de seleccin no cumpli con las
bases de contratacin establecidas.

CONDICION:
Del total de la muestra seleccionada se encontr documentos sustentatorios por la adquisicin de
bolsas de cemento, encontrando en la ficha tcnica de calificacin un error al momento de
evaluar a ambos postores.
CRITERIO:
El art. 30 de LCE menciona que la entidad (comit de seleccin) evaluara ofertas conforme a los
criterios de evaluacin previstos en las bases, a fin de determinar la mejor oferta. El art. 55 LCE
menciona el procedimiento de evaluacin y calificacin de ofertas, cumpliendo dichos previstos
de da fe al otorgamiento de la buena pro como dicta el art.58 de la mencionada ley.
CAUSA:
El comit de seleccin de la entidad mencionada no tomo en cuenta correctamente los criterios
de calificacin y evaluacin establecidas en las bases integradas.
EFECTO:
En efecto, debido al mal manejo del mecanismo de evaluacin se dio el consentimiento de la
buena pro al postor que no corresponda.
EVALUACION DE COMENTARIO Y/ O ACLARACIONES

Seor Miguel Chvez Pinchi, presidente de la comisin y especialista de la Oficina Universitaria de


Abastecimiento, mediante carta 008 de fecha 23 de noviembre del 2017, entre otros menciono La intencin
no fue de dar favoritismo a un postor, sino que hubo algunas omisiones por parte de la comisin a la hora de
la evaluacin a ambos postores

Seor Hctor B. lvarez Flores, miembro de la comisin y Director de la Oficina Universitaria De


Abastecimiento (unidad de adquisiciones), mediante carta 009 de fecha 23 de noviembre, entre otros,
menciono Que desconoca totalmente que uno de los postores haba tenido una mala calificacin.

Seor Cesar J. Uriona Bustos, miembro de la comisin y Director de la Oficina Universitaria De


Abastecimiento (unidad de procesos), no contesto la carta enviada por la comisin auditora.
Como resultado de la evaluacin y
aclaraciones o comentarios, se tiene
que los hechos y situaciones materia
de la presente observacin, configura
presunta responsabilidad
administrativa en los siguientes
funcionarios.
Seor Miguel Chvez Pinchi, presidente de la comisin, por no haber efectuado acciones eficaces a tiempo
conducente a la otorgacin de una buena pro al postor correcto, lo cual no est de acuerdo con las funciones
especficas como parte de la comisin, previstas en las bases integradas aprobado mediante DIRECTIVA N 0025-2016-
UNAMAD-R-DIGA-ABAST. Entre otras de organizar, dirigir, supervisar las actividades de la comisin encargada de dicha
adquisicin.

Seor Hctor B. lvarez Flores, miembro de la comisin, por no haber efectuado acciones eficaces al momento
de la calificacin a los postores, lo cual no est de acuerdo con las funciones especficas como parte de la
comisin, previstas en las bases integradas aprobado mediante DIRECTIVA N 0025-2016-UNAMAD-R-DIGA-
ABAST. Entre otras de realizar actividades concernientes a la correcta evaluacin de postores de dicha
adquisicin.

Seor Cesar J. Uriona Bustos, miembro de la comisin, por no haberse dignado en responder sobre sus
acciones asumimos que al momento de la calificacin a los postores, est de acuerdo con las acciones
realizadas por la comisin, previstas en las bases integradas aprobado mediante DIRECTIVA N 0025-2016-
UNAMAD-R-DIGA-ABAST,pero que no fueron cumplidas en su totalidad. Entre otras de realizar actividades
concernientes a la correcta evaluacin de postores de dicha adquisicin.
Sumilla:

2 La incongruencia que existe en los montos consignados en la orden de compra y la


factura correspondiente a la adquisicin de: CERMICOS, PORCELANATOS Y
COMPONENTES PARA LA OBRA: ALDEA CIENTFICA DE IAPARI.

CONDICION: Mediante verificacin documentaria relacionada a la adquisicin de


cermicos, porcelanatos y componentes para la obra de la aldea cientfica de iapari.
Se observ la conformidad de la documentacin completa entregado al equipo auditor,
correspondiente al periodo 25 noviembre al 06 de diciembre del 2016. El cual presenta
una incongruencia entre la orden de compra aprobada y la factura generada en el
proceso.
CRITERIO: La comisin de seleccin no considero las pautas de las base integradas de
la adjudicacin simplificada.
.
CAUSA: El personal de recepcin de la compra, no verifico la informacin por falta de
conocimiento. Y la constante rotacin.
EFECTO: Genero un conflicto en la ejecucin presupuestal
EVALUACION DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES

Seor Ing. Hctor B. lvarez Flores, Especialista Ingeniero Civil - Oficina Universitaria de Abastecimiento.
Mediante carta N0004 de fecha 20 de noviembre del 2017, el Seor Hctor B. Flores no se apersono a la oficina DELOITE
AUDITORES ASOCIADOS, para remitir sus aclaraciones y/o comentarios

Seor: M.Sc. Miguel Chvez Pinchi, Director de la Oficina Universitaria de Abastecimiento (Unidad de
Adquisiciones)
Mediante carta N0005 de fecha 20 de noviembre del 2017, entre otros, menciono La intencin era realizar
una buena adquisicin aplicando la normativa correspondiente, de las cuales al momento del girado de la
orden compra se realiz correctamente ya que ese monto de S/. 123705.30 est en el valor de la adquisicin
de dichos bienes.

Seor Bach. Cesar J. Uriona Bastos Director de la Oficina Universitaria de Abastecimiento (Unidad de Procesos)
Mediante carta N. 0006 de fecha 20 de noviembre del 2017, entre otros, menciono la intencin fue entregar
lo ms pronto posible la adquisicin que se haba realizado, pero siempre tomando en cuenta las bases
integradas del proceso y dems normativas, mi persona vio la orden de compra con el monto estipulado, mas
no la factura.
RESULTADO DE EVALUACIN DE COMENTARIOS Y/O
ACLARACIONES
configura presunta responsabilidad administrativa en los
siguientes funcionarios.

Seor Ing. Hctor B. lvarez Flores, Especialista Ingeniero Civil - Oficina Universitaria de
Abastecimiento. Por no haber presentado sus aclaraciones al comit encargado del
examen, se presume que como presidente del comit designado mediante Resolucin
Directoral N.165.2016-UNAMAD-R/DIGA, no hubo una eficaz direccin y supervisin , lo
cual no est de acuerdo segn las funciones del comit de seleccin, y como tambin en
las bases integradas.

Seor: M.Sc. Miguel Chvez Pinchi, Director de la Oficina Universitaria de Abastecimiento


(Unidad de Adquisiciones), como miembro uno (1) de la comisin, hubo falta de
conocimiento sobre el tema de la facturacin y verificacin respectiva, el cual no est de
acuerdo con las funciones y/o deber como miembro de la comisin.
RESULTADO DE EVALUACIN DE COMENTARIOS Y/O
ACLARACIONES

Seor Bach. Cesar J. Uriona Bastos Director de la Oficina Universitaria de


Abastecimiento (Unidad de Procesos), Por no haber efectuado las acciones necesarias
conducentes a la verificacin de la orden de compra y la factura y no tener un eficaz
control el cual est estipulado dentro de las funciones como miembro dos (2) del comit
mediante Resolucin Directoral N.165.2016-UNAMAD-R/DIGA.
Se determino que la buena pro no se otorgo al
postor que le corresponda

Conclusiones

Se determino que los montos registrados en la


factura y orden de compra no coincida
DIRECTOR DE TOMAR ACCIONES QUE MEJOREN LOS PROCESOS
OFICINA DE DE EVALUACION Y SELECCIN EN FUNCION A LAS
ABASTECIMIENTO BASES INTEGRADAS Y LAS DIRECTIVAS DE LA
(UNIDAD DE OFICINA DE ALAMACENAMOIENTO
PROCESO)
RECOMENDACIONES

DIRECTOR DE
OFICINA DE
REFORZAR LA CAPACITACION EN LOS PROCESOS
ABASTECIMIENTO
DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS EN LO
(UNIDAD DE
QUE RESPECTA A LA CORRECTA COTIZACION
PROCESO)
SEGN DIRECTIVA N-1 00017-2015-UNAMAD R-
DIGA-ABAST
DELOITTE
AUDITORES
ASOCIADOS