Anda di halaman 1dari 14

Surat Menyurat

[MPU 3031 PENGURUSAN KOKUM]

Eva Elvitah Jaukim


Lim Sheau Shya
Mathilda Eisey Richap
Definisi Surat Rasmi
• Sejenis alat komunikasi bertulis secara sehala
bagi menyampaikan suatu pesanan atau
maklumat dari satu pihak kepada pihak yang
lain.
• Surat juga merupakan satu rekod atau bukti
sesuatu komunikasi yang sudah disampaikan
kepada pihak lain.
Tujuan
1. Memberi kefahaman dan menambah
pengetahuan mengenai peraturan membuat
surat, mengirim surat dan menerima surat.

2. Sebagai satu alat komunikasi supaya informasi


yang hendak disampaikan tidak disalah tafsir.

3. Menjimatkan masa dan tenaga untuk bertemu


secara langsung dengan pihak yang ditujukan.
Jenis-jenis Surat Rasmi
• Surat panggilan mesyuarat ( Mesyuarat AJK,
Mesyuarat Agung Tergempar)
• Surat perhubungan/pemberitahuan
• Surat permohonan mengadakan lawatan
• Surat memanggil penceramah
• Surat memohon kerja
Tatacara Surat Rasmi Kerajaan
• Hendaklah jelas isinya, iaitu tidak mengelirukan
sesiapa yang membacanya.
• Ditulis oleh kertas rasmi yang dicetak nama dan
alamat organisasi tersebut atau nama penulis
• Memulakan surat dengan ungkapan yang
digunakan adalah berdasarkan tujuan surat ditulis
• Disarankan bahawa surat rasmi kerajaan bermula
dengan ungkapan. ( saya dengan hormatnya
merujuk perkara di atas. Berhubung dengan
perkara di atas..)
• Kata-kata hormat - mulakan dengan Tuan/Puan
dan akhiri dengan ‘saya yang menuntut
perintah’
• Sekiranya pegawai yang menandatangani surat
itu bukan Ketua Jabatan, maka diletakkannya
‘b/p Jawatan Terkanan di Organisasi’
• Surat rasmi haruslah disediakan dalam 3
salinan. Salinan asal dihantar kepada penerima,
salinan kedua dikandungkan dalam fail yang
berkenaan dan salinan ketiga pula
dikandungkan dalam fail timbul (float file)
Prosedur Penulisan Surat Rasmi
• Surat merupakan suatu alat perhubungan dan
komunikasi antara manusia.
• Isi kandungan surat dan gaya menulis surat itu
telah menentukan sama ada surat itu
berbentuk rasmi atau tidak rasmi.
• Surat tidak rasmi merupakan surat yang ditulis
kepada kawan, saudara-mara, ibu bapa atau
perkenalan secara tidak formal.
• Gaya tulis surat tidak formal ini adalah bebas
dan tidak banyak peraturan.
• Pentingnya surat tidak formal ialah isi atau apa
yang ingin dikatakan itu dapat disampaikan
serta difahami oleh penerima surat itu.
• Surat kiriman rasmi pula bersifat formal dan
penulis harus mematuhi ciri-ciri surat kiriman.
• Terdapat juga butiran-butiran yang harus
diikuti supaya surat rasmi tersebut dikatakan
sempurna.
Format Surat
Rasmi
Melayani Surat Yang Diterima
• Setiap surat yang diterima memerlukan perhatian yang segera.

• Memberi balasan dalam masa yang singkat.

• Bahagian pendaftaran fail perlu memasukkan surat yang


diterima ke dalam fail kemudian edarkan.

• Menyampaikan surat dengan segera kepada pegawai yang


berkenan.

• Ketua Jabatan perlu bertanggungjawab.


Refleksi
• Sebagai seorang guru, kita hendaklah
mempunyai pengetahuan asas tentang surat
menyurat.
• Mengetahui jenis-jenis surat rasmi.
• Dapat mempraktikkan pengetahuan ini pada
masa akan datang.
• Memudahkan pengendalian dalam surat
menyurat.
Rujukan
• Tam Yeow Kwai. (2010). Pengurusan ko
kurikulum. Selangor: Kumpulan Budiman
Sdn. Bhd