Anda di halaman 1dari 6

Tatacara Surat-Menyurat

• Hendakla jelas isinya, iaitu tidak mengelirukan


sesiapa yang membacanya.
• Ditulis oleh kertas rasmi yang dicetak nama dan
alamat organisasi tersebut atau nama penulis
• Memulakan surat dengan ungkapan yang
digunakan adalah berdasarkan tujuan surat ditulis
• Disarankan bahawa surat rasmi kerajaan bermula
dengan ungkapan. ( saya dengan hormatnya
merujuk perkara di atas. Berhubung dengan
perkara di atas..)
• Kata-kata hormat - mulakan dengan
Tuan/Puan dan akhiri dengan ‘saya yang
menuntut perintah’
• Sekiranya pegawai yang menandatangani surat
itu bukan Ketua Jabatan, maka diletakkannya
‘b/p Jawatan Terkanan di Organisasi’
• Surat rasmi haruslah disediakan dalam 3
salinan. Salinan asal dihantar kepada
penerima, salinan kedua dikandungkan dalam
fail yang berkenaan dan salinan ketiga pula
dikandungkan dalam fail timbul (float file)
PROSEDUR PENULISAN SURAT RASMI

• Surat merupakan suatu alat perhubungan dan


komunikasi antara manusia.
• Isi kandungan surat dan gaya menulis surat itu
telah menentukan sama ada surat itu
berbentuk rasmi atau tidak rasmi.
• Surat tidak rasmi merupakan surat yang ditulis
kepada kawan, saudara-mara, ibu bapa atau
perkenalan secara tidak formal.
• Gaya tulis surat tidak formal ini adalah bebas
dan tidak banyak peraturan.
• Pentingnya surat tidak formal ialah isi atau apa
yang ingin dikatakan itu dapat disampaikan
serta difahami oleh penerima surat itu.
• Surat kiriman rasmi pula bersifat formal dan
penulis harus mematuhi ciri-ciri surat kiriman.
• Terdapat juga butiran-butiran yang harus
diikuti supaya surat rasmi tersebut dikatakan
sempurna.
JENIS-JENIS SURAT RASMI
a) Surat panggilan mesyuarat ( Mesyuarat AJK,
Mesyuarat Agung Tergempar)
b) Surat perhubungan/pemberitahuan
c) Surat permohonan mengadakan lawatan
d) Surat memanggil penceramah
e) Surat memohon kerja