CONTINOUS

QUALITY
IMPROVEMENT
(CQI) dlm SPMI
Siti Utami SKM, M.Kes
 Bahasan
• Pengertian
• Pentingnya CQI
• Perbedaan dg metode lain
• Aktivitas CQI
• Struktur Perbaikan Kualitas
• Pendekatan Ilmiah
• Proses Perbaikan
• Identifikasi kebutuhan
• Pembelajaran
• Strategi
PENDAHULUAN
• Proses peningkatan kualitas merupakan kebutuhan
mendasar dalam Sistem Penyelenggaraan Institusi,
meliputi semua aspek, shg perlu revolusi budaya dan
sistem nilai dlm organisasi  TQM
• Perlu perbaikan yang terus menerus seumur hidup
organisasi
• TQM memiliki 4 prinsip utama :
- Continuous Quality Improvement (CQI) ,
Perbaikan Berkelanjutan
Pengertian (1)
• Continous Quality Improvement merupakan sebuah
pendekatan pada manajemen mutu yang merevolusi
usaha penjaminan mutu secara tradisional, dengan
menekankan pada organisasi dan sistem, lebih
memfokuskan diri pada proses, dan mempromosikan
kebutuhan akan data yang objektif untuk
menganalisa dan meningkatkan mutu proses secara
terus menerus .
Pengertian (2)

CQI memperbaiki efektivitas proses, dan

membantu perkembangan lingkungan kerja
yang kondusif.

CQI merupakan filsafat manajemen yang ber

pendapat bahwa segala sesuatu itu bisa
ditingkatkan
Pengertian (3)

• Pada awalnya, ia diterapkan dalam dunia

industri, lalu berkembang ke sektor jasa, dan
kemudian merambah institusi pendidikan.
• Sektor industri dan jasa antara lain adalah
pelayanan gizi , termasuk penyelenggaraan
makanan Institusi dan komersial
Pentingnya CQI
• Konsep Kualitas selalu ber ubah2, tidak menetap
sehingga konsep memperbaiki secara terus menerus
perlu dimunculkan
• Merupakan salah satu filsafat manajemen yang
berpendapat bahwa “segala sesuatu bisa ditingkatkan”
• CQI harus diterapkan pada proses dan orang yang
melaksanakan
• Manajer bukan hanya memecahkan masalah, namun
wajib mencari penyebab
Perbedaan dg metode lama (1)
• Alasan : Fokus pada sistem, dan terus menerus ,
dan tidak berakhir
• Pendekatan: Metode Ilmiah
• Respon terhadap kesalahan : Pembelajaran,
keterbukaan dan bertanggung jawab
memperbaiki
• Pengambilan keputusan : Tujuan jangka panjang,
strategik
Perbedaan dg metode lama (2)

• Peranan manjerial : mengubah status quo dan

melakukan perubahan
• Wewenang : Customer driven , melalui visi dan
pemberdayaan
• Fokus : Hasil melalui kemampuan sistem dan
alat
• Pengendalian : melalui cara statistik – varian
• Alat : adalah seorang manajer dan dilakukan
oleh staf
AKTIVITAS CQI
ASUMSI : Sesuatu rusak apabila menyimpang dari target
yang diinginkan oleh pelanggan.
1. Komunilkasi
2. Memperbaiki masalah yang nyata
3. Memandang ke hulu
4. Mendokumentasikan kemajuan dan masalah
5. Memantau perubahan
Komunikasi
• Merupakan aktivitas yang penting dalam perbaikan
berkesinambungan
• Komunikasi antar anggota tim yang terlibat , serta
komunkasi antar tim
• Bermanfaat untuk meninformasikan sebelum, selama,
sesudah usaha perbaikan
• Semua orang yang terlibat dan terkena pengaruh harus
mengetahui apa yang terjadi, mengapa dan bagaimana
pengeruhnya thd mereka
Perbaikan masalah yang Nyata

• Masalah yang diperbaiki harus jelas dan nyata

• Perlu pengamatan/penelitian , untuk
mengidentifikasi penyebab, dan mecari cara
melakukan intervensi atau mengatasinya
• Perlu menggunakan metode ilmiah
• Menggunakan proses PDSA
Memandang ke Hulu

• Artinya mencari penyebab / akar

penyebab terjadinya masalah, bukan
hanya sign/symptom
• Antara sebab dan masalah, serta
symptom harus dipisahkan .
• Dapat digunakan diagram sebab akibat
Mendokumentasikan Kemajuan dan Masalah

Dokumentasi terhadap masalah dan

perbaikannya penting untuk di dokumentasi,
agar bila kelak dikemudaian hari
mengahdapi masalah yang sama ,
penyebab yang sama atau sign symptom
yang sama , mudah memperbaiki
MEMANTAU PERUBAHAN

• Memantau secara objektif terhadap kinerja

suatu proses, setelah dilakukan perbaikan
sangat penting .
• Kemungkinan perbaikan masalah yang
dilakukan tidak efektif dan efisien , sehingga
perlu dilakukan modifikasi
• Kemungkinan perbaikan masalah yang
dilakukan menyebabkan masalah yang
berikutnya.
STRUKTUR
PERBAIKAN
KUALITAS
Langkah Perbaikan ( Joseph Juran, 2003)

• Membentuk Dewan Kualitas

• Menyusun Pernyataan dg kualitas
• Membangun Infra Struktur
Dewan Kualitas

• Dewan kualitas bertanggung jawab atas

perbaikan berkelanjutan
• Mengadakan perbaikan kualitas tahunan
• Mengkoordinasikan antar unit2 yang terkait,
serta sektor2 lain
• Melembagakan perbaikan kualitas tahunan
• Melibatkan pengambil keputusan dari level top
manajer dan eksekutif yang lebih tinggi
Menyusun Pernyataan
• Perlu disusun pernyataan – pernyataan terkait dengan
perbaikan kualitas, yang disetujuai oleh pihak top
manajer dan yang terkait
• Perlu disosialisasikan dan publikasikan agar setiap
anggota dewan dan karyawan lainnya memahami serta
memikirkan dan dapat melaksanakan keterlibatannya.
• Meliputi : Rumusan, bench mark, SD , ukuran kualitas,
Membangun Infrastruktur

• Dewan kualitas merupakan basis usaha

kualitas organisasi
• Infrastruktur terkait dibutuhkan agar
perbaikan berkelanjutan terwujud
• Perlu usulan kepada unit terkait agar
dapat ditetapkan infra strukur yang
dibutuhkan
• Infrastruktur memiliki konsekuensi thd
dana
PENDEKATAN
ILMIAH
• Pendekatan Ilmiah merupakan perbedaan fundamental
yang membedakan TQM dg metde lain
• Pendekatan Ilamiah merupakan pengambilan keputusan
yang didasrkan pada DATA, mencari sumber
PENYEBAB,
• Menggunakan indikator kinerja yang handal
• Perlu 4 langkah :
- mengumpulkan data
- mengidentifikasi sumber penyebab
- menggunakan data yang relevan untuk rencana
pemecahan masalah
- Merencanakan dan melakukan perubahan
Identifikasi
Kebutuhan
Latar belakang
• Organisasi memiliki sumber daya yang terbatas
• Perlu dilakukan pengamatan secara seksama dan teliti
bagian mana dan apa aspek yang memerlukan
perbaikan
• Menetukan waktu, serta sumber daya yang perlu
dicurahkan
• Ada 4 strategi :
- menetapkan multi voting
- mengidentifikasi kebutuhan pelanggan
- mempelajari penggunaan waktu
- melokkalisasi masalah
PROSES
PERBAIKAN DAN
PENGENDALIAN
Latar belakang
• Proses ini dibentuk oleh 4 struktur : input, output,
transformasi, customer value internal dan eksternal.
• Manajer bertanggung jawab mengendalikan dan
memperbaiki input sebagai dasar perbaikan output
• Ada 4 tahap proses perbaikan
- penetapan standar  digunakan untuk
komunikasi visi
- pengukuran  pengukuran kinerja
- studi  menganalisa data dg metode statistik
- tindakan  melakukan koreksi berdasarkan
pengetahuan
PEMBELAJARAN
DAN PERBAIKAN
BERKELANJUTAN
Latar belakang

• Pembelajaran merupakan elemen penting

dalam CQI
• Memberikan dasar rasional untuk
bertindak
• Memberikan dasar ketrampilan dalam
melaksanakan pekerjaan
• Perlu diciptakan sistem untuk
pembelajaran
Pertimbangan Sistem perbaikan

1. Pendidikan
2. Teladan manajer
3. Tanggung Jawab yang jelas
4. Perbaikan adalah strategi penting
5. Identifikasi dan prioritas tindakan
6. Metode sistimatis untuk perbaikan
7. Pelatihan
8. Review th perbaikan
9. Identifikasi hambatan
10. Mekanisme membagi pembelajaran
11. Pembelajaran sistematis PDSA
1. Pendidikan

• Bila anggota organisasi sepakat dengan

perbaikan, tentu perlu upaya meningkatkan
pengetahuan dan pemahaman tentang
perbaikan
• Perlu pengetahuan tentang konsep-konsep
perbaikan
• Perlu adanya rencana untuk penyelenggaraan
pendidikan, mulai dari pendidikan manajemen
2. Teladan Manajer

• Penugasan kepada anggota organisasi untuk

mempelajari perbaikan , akan berhasil apabial
manajer memberikan contoh dalam berperilaku.
• Praktik dan contoh yang salah akan
menciptakan kondisi dimana CQI tidak dapat
diciptakan
3. Tanggung jawab yang jelas

• Setiap anggota harus memahami diskripsi kerja

yang lama, serta diskripsi kerja yang harus
diperbaiki.
• Pernyataan tangguna jawab karyawan terhadap
pemakai output yang dihasilkan harus jelas,
serta perubahan – perubahannya.
• Pernyataan tanggung jawab harus jelas
mendukung subsitem/ bagian apa.
4. Strategi yang penting

• Perencanaan perbaikan harus dinyatakan

strategik meliputi perbaikan kualitas sistem,
proses dan produk atau jasa
• Setiap anggota organisasi faham akan strategi
ini
• Setiap anggota organisasi akan ber sungguh –
sungguh dalam menjalankan perbaiakn dalam
bidannya masing2
5. Identifikasi prioritas

• Perbaikan yang dipilih adalah yang

memilki dampak potensial terhadap
customer value dan tercapainya tujuan
organisasi, serta signifikan.

• Perlu bimbingan manajemen dalam

menentukan prioritas
6. Metode Sistematis

• Anggota organisasi harus faham dan

memandang perlu pembelajaran tentang
metode baru untuk perbaikan .
• Anggota organisasi/tim perlu penjelasan,
pemahaman, serta pelaksanaan petunjuk
bagaimana melaksanakan perbaikan tersebut
• Mekanisme yang baru perlu melibatkan
karyawan
7. Pelatihan
• Pelatihan diarahkan kepada perbaikan2/perubahan2
ketrampilampilan.
• Pelatihan di pastikan wajib dilakukan dalam
penggunaan peralatan-peralatan baru .
• Pelatihan diperlukan bila terdapat pelayanan- pelayanan
yang diperbaiki
• Kegiatan ini dapat di delegasikan , namun keterlibatan
top manajer sangat penting, sebagai teladan
8. Review th Perbaikan
• Review dilakukan terhadap bukan hanya pada hasil,
namun pada proses :
- mengetahui bahwa karyawan mengetahui
kinerjanya
- manajer harus mengubah peranan dari menilai
hasil menjadi partisipasi
- karyawan diyakinkan bersama manajer akan
dapat memperbaiki kinerja jangka panjang
9. Identifikasi hambatan

• Review tarhadap proses sekaligus

mengidentifikasi kebijakan dan praktik
organisasi yang menghambat perbaikan.

• Identifikasi hambatan akan ditemukan bial

karyawan percaya manajer terbuka dan tidak
akan ada punishment, namun terjadi diskusi
perbaikan.
Mekanisme membagi
1. Cara sharing learning,
Berbagi cara dan pengalaman diantara anggota
organisasi.
Perlu adanya keterbukaan diantara anggota untuk
saling berbagi
2. Cara Center of Expertise
Pertemuan untuk melaporkan hasil kerja tim,
mempublikasikan, mendiskusikan
Pembelajaran Sistematis
• Adalah metode ilmiah yang dianut CQI
• Metode ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi
• Shewart, Deming  siklus pembelajaran dan perbaikan
- PDSA
Plan
Do
Study
Action
Strategi Perbaikan
Latar belakang

• Tidak ada cara tunggal yang digunakan

untuk perbaikan.

• Namun ada Strategi Standar :

Strategi Standar Perbaikan

1. Mendiskripsikan proses yang ada

2. Membakukan proses
3. Menghilangkan kesalahan dalam proses
4. Merampingkan proses
5. Mengurangi sumber2 terjadinya variasi
6. Menerapkan pengendalian secara statistik
7. Memperbaiki rancangan
TERIMA KASIH
Selamat belajar