Anda di halaman 1dari 26

PembuATAN DAFTAR

TEMUAN AUDIT
Pengertian Temuan (Finding) Dalam
Laporan Audit
Bentuk temuan merupakan kertas kerja auditor
yang paling kritis. Temuan merupakan hasil dari
suatu audit. Bentuk temuan mengkonsolidasikan
semua informasi penting yang berhubungan dengan
suatu masalah audit tertentu, misalnya,
pengendalian yang tidak berfungsi/bekerja, salah saji
potensial dalam laporan keuangan atau adanya
ketidakefisienan yang menonjol.
Review Daftar Temuan
A. Elemen-Elemen Temuan
Bentuk temuan yang efektif terdiri dari lima elemen yang umum:
a. Kondisi
Menunjukkan suatu kesimpulan, masalah atau kesempatan yang dicatat
selam review audit. Kondisi ini mengarahkan secara langsung tujuan yang
dikendalikan atau beberapa standar kinerja lainnya. Contoh pernyataan
kondisi:
 Pihak yang mempunyai kewenangan tidak memberikan otorisasi
dokumen ini.
Saat pendokumentasian, kondisi, kerincian dan penjelasan masalah amat
diperlukan. Pertanyaan-pertanyaan yang dapat dikaitkan dengan kondisi
adalah :
• Apakah masalahnya (what is it)?
• Apakah kekurangannya (what is defective)?
• Apakah yang tidak dipenuhi (what is deficient)?
• Apakah yang ada didalam kesalahan tersebut (what is in error)?
• Apakah masalahnya telah diisolasi atau telah menyebar (is the problem
isolated or widespread)?
b. Kriteria
Elemen ini menguraikan standar yang digunakan sebagai pedoman untuk evaluasi.
Dengan kata lain, kriteria menggambarkan kondisi yang ideal. Kriteria dapat menunjuk
suatu kebijakan prosedur atau peraturan pemerintah yang spesifik. Kriteria dapat jadi
hanya berupa logika umum (common sense) atau praktik-praktik bisnis dan aktivitas
organisasi yang hati-hati (prudent).
Jenis-jenis kriteria antara lain:
• Persyaratan tertulis, seperti hukum, peraturan, instruksi, prosedur, pedoman,
pengarahan dan sebagainya.
• Logika umum.
• Pengalaman auditor.
• Pendapat ahli yang independen.
• Praktis usaha yang baik.
• Instruksi tidak tertulis.
• Tujuan keseluruhan dari departemen atau organisasi.
• Standar dan prinsip-prinsip yang berterima umum.
c. Sebab
Pernyataan sebab menerangkan mengapa masalah-masalah yang
diidentifikasikan terjadi. Sebab mungkin merupakan atribut paling kritis dari
pembentukan temuan. Tanpa penentuan mengapa kondisi tersebut terjadi,
situasi tadi tidak dapat diperbaiki dengan semestinya.
Dalam mendokumentasikan sebab, auditor harus mengidentifikasikan
alasan-alasan yang mendasar yang ada didalam masalah tersebut. Penjelasan
dangkal yang gagal untuk mengungkap sebab dasar tidak akan mengarahkan
kondisi yang efektif.
d. Akibat
Pernyataan akibat menggambarkan risiko-risiko tertentu yang muncul
sebagai hasil dari kondisi atau masalah. Pada intinya, akibat adalah menjawab
pertanyan “so what?” (lalu apa?). Pernyataan akibat sering memperbincangkan
potensi kerugian, ketidaktaatan, atau ketidakpuasan pelanggan yang ditimbulkan
oleh masalah tersebut.
Jenis-jenis akibat, antara lain:
1. Kekurangan pelatihan.
2. Kekurangan komunikasi.
3. Ketidakjujuran.
4. Kecerobohan atau kekurang perhatian.
5. Keputusan, prosedur, aturan atau standar yang ada tidak berjalan atau
ketinggalan zaman/usang.
6. Ketidakpahaman atas peraturan-peraturan.
7. Keputusan atau instruksi yang hati-hati untuk menyimpang dari
instruksi.
8. Kekurangan sumber-sumber.
9. Kegagalan untuk menggunakan pertimbangan atas logika yang baik.
10. Ketidakhati-hatian bahwa suatu masalah (kondisi) ada/terjadi.
11. Perhatian atau usaha yang tidak cukup.
12. Kekurangan pengawasan yang efektif atau yang cukup atau kekurangan
review pengawasan.
13. Ketidakmauan untuk berubah.
14. Kekurangan perencanaan.
15. Penyusunan oganisasi atau pendelegasian wewenang yang tidak
sempurna atau tidak efektif.
e. Rekomendasi
Aspek temuan ini menyarankan bagaimana memperbaiki kondisi.
Rekomendasi yang efektif berkaitan secara langsung dengan dan menghilangkan
sebab.
Suatu rekomendasi yang baik menjaga keseimbangan yang layak antara risiko
yang disajikan dan biaya yang mengendalikannya. Sebelum pembuatan
rekomendasi, auditor harus memperhatikan pertanyaan-pertanyaan berikut:
• Apakah rekomendasi memecahkan masalah dan menghilangkan atau
mengurangi risiko?
• Apakah rekomendasi dapat diimplementasikan dalam lingkungan sekarang?
• Apakah rekomendasi merupakan cost effective?
• Apakah rekomendasi tersebut bertindak sebagai penyelesaian sementara atau
suatu pemecahan permanen?
Jenis-Jenis Temuan
a. Temuan Menguntungkan atau Temuan Positif
Adalah temuan yang melebihi kriteria yang digunakan atau mempunyai
dampak positif. Temuan menguntungkan biasanya kurang memerlukan
pengembangan dan penjelasan lebih lanjut dibandingkan temuan kekurangan
atau tidak menguntungkan. Namun, temuan ini harus sama pentingnya sebagai
hasil suatu audit. Pengawas audit harus memutuskan bagaimana menangani
temuan-temuan ini.
Seorang auditor dapat memasukkan temuan menguntugkan/positif dalam
laporan, tergantung atas sifat dan pentingnya temuan tersebut.
b. Temuan yang Bersifat Kekurangan atau Temuan
Negatif
Merupakan dasar bagi auditor untuk menyusun
opini dan rekomendasi. Konsekuensinya, pembuatan
dukungan bagi setiap temuan dengan fakta-fakta yang
meyakinkan, harus secara hati-hati. Hasil langkah-
langkah audit harus mendukung temuan. Ada tiga jenis
temuan yang bersifat kekurangan: Salah saji; Prosedur
atau sistem akuntansi yang buruk; Aktivitas-aktivitas
yang tidak sesuai.
Komunikasi Temuan
Temuan harus dikomunikasikan kepada pihak yang
diaudit untuk mendapatkan tanggapan. Tanggapan ini
dapat menjadikan hasil audit lebih objektif dan tidak
menimbulkan masalah dikemudian hari. Hasil audit ini akan
disetujui kedua belah pihak dan memudahkan penyelesaian
tindak lanjutnya. Komunikasi temuan/laporan ini,
membutuhkan keahlian tersendiri, agar sasaran audit tidak
dikesampingkan dalam pembahasan.
SISTEM PEMBUATAN DAFTAR
TEMUAN
a. Berdasarkan Prioritas Permasalahan (Urgensi)
Pembuatan daftar temuan berdasarkan prioritas permasalahan (urgensi)
dibedakan menjadi dua, yaitu temuan yang disebabkan faktor internal dan
daftar temuan yang disebabkan faktor eksternal. Temuan-temuan yang
disebabkan internal biasanya lebih mudah untuk diselesaikan daripada
temuan-temuan yang disebabkan pihak eksternal. Sama halnya dengan
temuan yang bersifat minor akan lebih mudah diselesaikan daripada temuan
yang bersifat mayor.
Dengan penyusunan daftar temuan berdasarkan prioritas permasalahan,
fokus audit lebih jelas yaitu pada permasalahan yang memiliki tingkat prioritas
yang tinggi. Sedangkan audit untuk isu-isu yang berada pada tingkat prioritas
yang rendah tidak perlu dilakukan secara mendalam. Dengan adanya daftar
temuan berdasarkan prioritas auditor dapat dengan lebih mudah menentukan
kebutuhan informasi berdasarkan prioritas permasalahan yang ditemukan.
b. Berdasarkan Unit Organisasi
Dalam penyusunan daftar temuan berdasarkan organisasi
temuan-temuan auditor dikelompokkan dan didaftar berdasarkan unit
organisasi. Pemeriksaan dilakukan per unit organisasi. Penyusunan
daftar temuan audit berdasarkan unit organisasi mempermudah
auditor dan tim audit dalam mengidentifikasi unit organisasi yang
membutuhkan pemeriksaan lebih mendalam terkait temuan. Selain
itu, penyusunan daftar temuan berdasarkan unit organisasi juga
mempermudah auditor dan tim audit mengidentifikasi unit organisasi
yang akan menjadi fokus audit.
Siklus Pembuatan Daftar Temuan
2. Temuan
positif dan
negatif

3. Klasifikasi
1. temuan:
pemeriksaaan - Prioritas
- Unit organisasi

6. Temuan
disajikan dalam 4. Daftar
laporan hasil temuan
pemeriksaan

5. Komunikasi
dan konfirmasi
dengan
manajemen
Temuan Keuangan
Temuan keuangan yang ditindaklanjuti oleh auditor biasanya merupakan
temuan keuangan yang bersifat kekurangan atau negatif. Temuan keuangan yang
bersifat kekurangan tersebut dapat berupa salah saji, sistem akuntansi yang buruk
atau aktivitas-aktivitas yang tidak sesuai. Temuan keuangan dihasilkan dari audit
terhadap laporan keuangan, dokumen dan catatan akuntansi, dan aktivitas-
aktivitas pada unit keuangan organisasi sektor publik. Audit keuangan meliputi
audit atas laporan keuangan yang bertujuan untuk memberikan keyakinan apakah
laporan keuangan dari organisasi sektor publik telah disajikan secara wajar tentang
posisi keuangan, hasil operasi, dan arus kas sesuai dengan prinsip akuntansi yang
berlaku umum. Auditor menggunakan temuan keuangan sebagai dasar dalam
memberikan opini dan rekomendasi audit keuangan.
Temuan Kinerja
Sama halnya dengan proses audit keuangan, dalam proses audit kinerja
auditor juga mendapatkan temuan-temuan tentang kinerja teraudit yang bersifat
kelebihan (positif) maupun temuan yang bersifat kekurangan (negatif). Temuan
tersebut diperoleh dari serangkaian proses pemeriksaan audit terhadap aktivitas
organisasi, pemanfaatan sumber daya organisasi dan pencapaian tujuan organisasi.

Simanjuntak (2005) mendefinisikan evaluasi kinerja adalah suatu metode


dan proses penilaian pelaksanaan tugas (performance) seseorang atau sekelompok
orang atau unit-unit kerja dalam suatu organisasi sesuai dengan standar kinerja atau
tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu.
Tujuan evaluasi kinerja adalah untuk menjamin pencapaian sasaran atau tujuan
perusahaan. Sedangkan maksud dari evaluasi kinerja (Simanjuntak, 2005) adalah
untuk mengetahui:

• Pencapaian sasaran organisasi

• Pencapaian sasaran unit kerja

• Pencapaian sasaran kelompok

• Pencapaian sasaran individu

Temuan pemeriksaan sebelum dimasukkan kedalam laporan hasil pemeriksaan


harus dikomunikasikan terlebih dahulu dengan pihak manajemen. Komunikasi atas
temuan hasil pemeriksaan dapat dilakukan pada saat pemeriksaan berlangsung
serta dapat dilakukan pada akhir periode pemeriksaan sebagai konfirmasi sebelum
dicantumkan dalam pelaporan hasil audit.
TEKNIK PEMBUATAN
DAFTAR TEMUAN
Pembuatan Daftar Inventarisasi
Masalah
a. Penyusunan Daftar
Temuan tidak serta merta disusun dalam daftar temuan,
melainkan dalam penyusunan daftar temuan ada prosedur yang
harus dilakukan saat menyusun daftar temuan. Berdasarkan kertas
kerja audit, tim audit atau auditor membuat daftar temuan
sementara. Disebut daftar temuan karena daftar tersebut berisi
temuan audit dan masih membutuhkan tanggapan dari manajemen
atau klien sebelum disusun menjadi laporan hasil audit. Daftar
temuan sementara dibuat oleh tim audit atau auditor setelah
pembuatan kertas kerja audit. Kepala Sub Direktorat Audit atau
Kepala Bidang Audit mengirimkan daftar temuan sementara dengan
disertai surat pengantar dan lembar pernyataan persetujuan daftar
temuan sementara kepada klien atau organisasi sektor publik yang
diaudit.
Daftar temuan sementara tersebut ditanggapi secara tertulis
dengan cara mengisi dan menandatangani pada kolom yang telah
disediakan serta mengirim kembali kepada tim audit selambat-
lambatnya tujuh hari kerja dihitung sejak diterimanya surat pengantar
atau dapat mengajukan permohonan perpanjangan waktu.
Penyampaian paling lama tujuh hari kerja. Organisasi sektor publik atau
klien dapat menanggapi dengan cara :

1. Mengisi dan menandatangani lembar pernyataan persetujuan


daftar temuan sementara apabila klien menyetujui seluruh temuan
yang ada dalam daftar temuan sementara.
2. Melampirkan bukti-bukti pendukung, bila organisasi atau klien tidak setuju atas sebagian
atau seluruh isi daftar temuan sementara. Bila organisasi tidak menyetujui sebagian atau
seluruh daftar temuan sementara maka hal tersebut ditindak lanjuti dengan pembahasan
akhir audit antara tim audit dengan klien. Pembahasan akhir dilakukan untuk membahas
tanggapan klien terhadap daftar temuan sementara dan dilaksanakan selambat-
lambatnya tujuh hari kerja sejak daftar temuan sementara diterima. Dalam pembahasan
akhir ini Kasubdit pelaksana audit atau Kabid audit akan mengundang klien. Klien dapat
meminta perubahan waktu pelaksanaan pembahasan akhir. Hasil dari pembahasan akhir
dituangkan dalam risalah pembahasan akhir hasil audit dan ditutup dengan berita acara
hasil audit dan hasil pembahasan akhir, berupa:
• Temuan audit yang disetujui klien
• Temuan audit yang dibatalkan oleh tim audit
• Temuan audit yang dipertahankan tim audit.
Pembahasan akhir daftar temuan sementara ditutup dengan pembuatan berita acara
hasil audit. Bila klien menyetujui seluruh daftar temuan sementara, maka lembar pernyataan
persetujuan daftar temuan sementara dijadikan dasar pembuatan berita acara hasil audit.
Dalam hal klien tidak menanggapi daftar temuan sementara, tidak menghadiri, atau tidak
melaksanakan pembahasan akhir maka klien dianggap menyetujui seluruh daftar temuan
sementara dan dijadikan dasar pembuatan berita acara hasil audit.
b. Berdasarkan Persentasi Matriks
Daftar temuan dapat disajikan dalam bentuk presentasi matriks daftar
temuan. Presentasi merupakan penyampaian pesan berupa ide atau gagasan kepada
khalayak atau sekelompok orang secara langsung (tatap muka). Terdapat beberapa
keuntungan penyajian daftar temuan kepada pihak lain dengan teknik presentasi
matriks, yaitu:
1) Efisien, teknik presentasi dapat menghemat waktu dibandingkan bila pesan
disampaikan dalam bentuk proposal tertulis.
2) Efektif, teknik presentasi memungkinkan umpan balik dengan segera baik secara
verbal maupun nonverbal.
3) Memiliki pengaruh besar. Melalui komunikasi lisan, presenter mempunyai
peluang besar untuk mempengaruhi audiens.
Mengingat banyaknya keuntungan penyajian daftar melalui teknik
presentasi matriks, maka presentasi matriks perlu dipersiapkan dengan matang.
Beberapa hal yang harus dipersiapkan dalam presentasi matriks, yaitu:
1. Pengkajian tujuan presentasi
Pengkajian tujuan dimaksudkan untuk menentukan apa yang
diinginkan presenter dari para audiens. Tujuan harus ditulis dalam
kalimat yang sederhana, jelas, dan singkat yang memenuhi kriteria:
deskriptif, spesifik dan realistis.
2. Menganalisis khalayak atau audiens.
Presenter harus memahami sifat pihak pengambil keputusan
atas gagasan yang disampaikan dalam presentasi matriks tersebut.
3. Pengembangan gagasan utama dalam hal ini adalah daftar temuan
audit
Penyajian daftar temuan dalam bentuk matriks, harus
dikembangkan gagasan utama, hal ini penting seiring dengan
pengembangan awal dalam tujuan dan analisis khalayak. Tujuan ini
selalu terpusat pada khalayak atau pihak yang akan disajikan.
4. Mengembangkan pokok-pokok utama
Setiap pokok utama harus mendukung, menggambarkan atau memperjelas
gagasan pokok dari suatu pesan. Presenter harus menyajikan pokok-pokok kunci
dengan kalimat yang jelas, sederhana dan ringkas mengingat audiens perlu
mengingat dan memahami pokok-pokok kunci gagasan tersebut.
5. Mengkonsultasikan sumber-sumber informasi untuk menambah pengetahuan
dan wawasan penyaji.
6. Pencatatan data secara akurat dan sistematis
Dalam hal ini penyajian matriks daftar temuan disajikan secara akurat dan
sistematis guna memudahkan sumber-sumber pembuktian dan informasi yang
mendasari penyajian datar temuan tersebut.
7. Membuat sketsa presentasi
Sketsa presentasi dibuat dari semua materi yang tersedia dalam bentuk
yang paling berguna untuk menyusun kata-kata saat menyampaikan presentasi.
Penyajian presentasi matriks daftar temuan yang
bagus dan menarik merupakan hal penting bagi tercapainya
tujuan audit. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan
agar presentasi dapat dilakukan dengan bagus dan menarik,
yaitu:

• Pemilihan aplikasi pembuatan presentasi

• Perencanaan materi presentasi

• Penguasaan aspek teknis

• Teknik penyajian presentasi


Teknik Penemuan Akar Masalah
Salah satu teknik penemuan akar masalah adalah dengan menggunakan
diagram Ishikawa. Diagram Ishikawa sering juga disebut sebagai diagram “sebab
akibat” atau diagram “tulang ikan”. Diagram ini adalah sebuah alat grafis yang
digunakan untuk mengeksplorasi dan menampilkan pendapat tentang komponen
inti suatu kondisi didalam organisasi. Diagram ini juga dapat menyusuri sumber-
sumber penyebab atas suatu masalah.
Fungsi utama dari diagram Ishikawa adalah untuk mendapatkan beberapa
sumber kunci yang memberikan kontribusi paling signifikan terhadap masalah yang
diperiksa. Sumber-sumber ini kemudian dipilih untuk proses perbaikan. Diagram ini
juga menggambarkan hubungan antara berbagai faktor yang mungkin
mempengaruhi satu dengan yang lainnya.
Konsep ini memberikan acuan penyebab utama (tulang besar) yang
bersumber dari “4M”, yaitu : materials, machines, manpower, dan methods.
Barulah dari penyebab utama tadi kita pecah lagi menjadi poin-poin spesifik (tulang
kecil).
Berikut langkah-langkah penerapan diagram Ishikawa:
1. Tuliskan sebuah masalah utama yang ingin diteliti ke dalam kotak paling kanan.
2. Seluruh anggota tim diajak untuk mengemukakan dan menemukan semua
sumber permasalahan yang nyata maupun berpotensi muncul.
3. Temukan penyebab-penyebab utama untuk dimasukkan ke dalam “tulang
besar” yang akan dipasangkan ke dalam diagram.
4. Bentuklah beberapa kelompok diskusi yang jumlahnya sesuai dengan jumlah
penyebab utama yang ditemukan pada proses sebelumnya, karena nantinya
setiap kelompok akan menyelidiki lebih detail setiap penyebab utama tersebut.
5. Setiap kelompok mulai mencari faktor-faktor yang menjadi penyebab dari
masalah utama dalam bagiannya, dan nantinya akan diletakkan sebagai “tulang
kecil”.
6. Hal yang perlu diperhatikan dalam diskusi ini adalah setiap variabel yang
ditemukan haruslah spesifik, terukur dan dapat dikendalikan.
7. Pada akhirnya, setiap kelompok mempresentasikan kepada keseluruhan tim
atas hal-hal yang mereka dapatkan dalam diskusi, dan setiap temuan mereka
dimasukkan ke dalam gambar besar dari semua kelompok, sehingga terciptalah
diagram Isikhawa yang utuh.