Cuestionarios
Representan un recurso eficaz para
captar la información de la
organización en todos sus ámbitos
y niveles; con el propósito no sólo
de recopilar datos, sino percibir el
medio ambiente, la cultura
organizacional predominante y el
nivel de calidad del trabajo de su
personal.
El nivel de desagregación de las
preguntas se las plantea por área y
rubro específico, posibilitando la
selección de las variables que en
cada caso necesita una
organización, de acuerdo con su
naturaleza, giro, objetivo y grado de
evolución alcanzado.
ELEMENTOS DE DISEÑO

Para el diseño de cuestionarios se toma en cuenta

los aspectos conceptuales asociados con la
metodología de un estudio de auditoría
administrativa, y los aspectos prácticos de la
experiencia profesional, para que su cobertura sea
viable y genere un nivel integrado de respuesta.
ELEMENTOS DE DISEÑO

1. Realizar un recuento de documentación descriptiva, archivos,

estudios y datos estadísticos existentes para ubicar el contexto de
análisis en la determinación de las preguntas.

2. Llevar a cabo una observación directa que valide el orden y la

secuencia a seguir.

3. Someter las propuestas del cuestionario a un proceso de control y

evaluación conocidos como prueba previa.
La captación de datos (vía entrevista dirigida) deberá considerar las tres
categorías de respuesta comunes a las preguntas:

- Cuando una pregunta, según las instrucciones, no se debe aplicar por

el área de adscripción o por el puesto del entrevistado.

- Cuando se hizo la pregunta, pero el entrevistado no quiso o no supo la

respuesta.

- Cuando no se hace la pregunta porque el entrevistador no lo estimó

conveniente.
Para la construcción del cuestionario, se deben precisar campos de distribución
básicos, como:

- Espacio para los datos de registro de la entrevista: ubicación de los

entrevistados, información del área, responsable de la aplicación, fecha y
duración de la aplicación.

- Instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa.

- Preguntas o ítems.

- Espacio para respuestas, mismo que debe facilitar tanto la lectura como la
respuesta.

- Espacio para consignar las observaciones generales.

CRITERIOS DE APOYO

Para verificar que la información obtenida por

medio de los cuestionarios sea veraz y confiable es
conveniente tomar en cuenta la forma, el fondo y la
estrategia para estructurar las preguntas. A
continuación, se presentan los criterios que deben
observarse en cada caso.
CRITERIOS DE APOYO

1. FORMA

Para crear un clima propicio e infundir confianza en la persona

entrevistada, es necesario que el responsable se presente y explique
el objetivo que se persigue con él, aclarando cualquier duda y
contestando a las preguntas de su interlocutor. Una vez establecida
la comunicación, se empieza a captar la información con preguntas
introductorias que atraigan la atención del entrevistado; éstas deben
ser claras y amables, y propiciar el acercamiento.
CRITERIOS DE APOYO

1. FORMA
Después, se formularán preguntas relacionadas con el tema central de
la entrevista. Este tipo de cuestionamiento debe incluir interrogantes
filtro para ubicar el contexto de los puntos clave y del entrevistado.
Asimismo, deben preverse posibles "saltos de pregunta", en función del
conocimiento y manejo del tema, a fin de garantizar la continuidad de la
entrevista. Por último, es recomendable utilizar preguntas accesibles y
cada vez menos incisivas, con lo que se puede mantener de principio a
fin la atmósfera de cordialidad entre las partes.
CRITERIOS DE APOYO

2. FONDO

La integración del cuestionario tiene que contemplar la posición

del entrevistado dentro de la estructura organizacional, ya que la
naturaleza de las respuestas varía conforme el nivel de
responsabilidad o grado de dominio de los temas que se analizan.
CRITERIOS DE APOYO

2. FONDO
Por lo que toca al tratamiento de los temas a través de las preguntas, si
bien debe apegarse a la secuencia acceso-profundidad-acceso, como ya
se planteó, el contexto de los temas debe ser tan versátil como para
captar la información sustantiva en forma progresiva, sin que para ello se
incluyan preguntas vagas o imprecisas. Además, quien aplique el
cuestionario debe permanecer concentrado en las actitudes y la forma en
que se responden las preguntas, en particular si alguna de ellas se vincula
con algún aspecto que implica responsabilidad económica o por su
alcance impacta el proceso decisional.
CRITERIOS DE APOYO

3. ESTRATEGIA
Las acciones emprendidas para abordar la información recabada deben
partir del proceso de auditoría, específicamente de la propuesta técnica.
Además, su implementación práctica debe realizarse mediante tres
vertientes:
3. ESTRATEGIA
• Es necesario observar una secuencia lógica y consecuente con la realidad, de
Composici acuerdo con las unidades administrativas existentes, tanto sustantivas como
ón adjetivas, asesoras, la relación con órganos desconcentrados o descentralizados,
organizaci relaciones funcionales, matriciales y de coordinación.
onal

• Se considera, debido a que su funcionamiento se basa en sus competencias

centrales, las cuales muchas veces se enmarcan en sus procesos clave o
Procesos estratégicos. Asimismo, se debe prestar atención al nivel técnico y de
estratégic conocimiento de sus integrantes.
os

• Define el comportamiento y la cultura organizacional que impera, lo que incide en

la espontaneidad o prejuicio para responder un cuestionario, en particular si no se
Tipo de toman las precauciones necesarias al entrevistar las "áreas difíciles”.
liderazgo
CLASIFICACIÓN

La elaboración del cuestionario remite a la forma en

que se estructuran las preguntas; por ello es
necesario exponer las características de éstas y su
clasificación.
CLASIFICACIÓN

• Las alternativas de respuesta se limitan a dos o tres

posibilidades. Este tipo de preguntas permite registrar,
PREGUNTA interpretar, codificar y analizar con mucha facilidad, sin
CERRADA que requieran de un alto entrenamiento para el
SIMPLE entrevistador. Sin embargo, este formato no proporciona
información detallada, ya que es necesario que el
entrevistado opte por decisiones polarizadas. Ejemplo:

Pregunta Respuesta
Sí No
CLASIFICACIÓN

• En este esquema se maneja un mayor número de

PREGUNTA alternativas, lo que permite más posibilidades de
CERRADA
CON respuesta. También es fácil de codificar y analizar. Su
RESPUESTAS principal desventaja radica en estar seguro de presentar (y
MÚLTIPLES de obtener) las categorías de respuesta más adecuadas
para el objeto de la auditoría. Ejemplo:

Pregunta Respuesta
Ventas
Compras
Contabilidad
Administración General
CLASIFICACIÓN
• En esta alternativa el número de respuestas posibles es infinito,
por lo que demanda mayor experiencia del entrevistador para
PREGUNTA centrar la respuesta. También permite un contacto más estrecho
ABIERTA entre el entrevistado y el entrevistador, así como un mayor
grado de motivación. Sin embargo, presenta dificultades para
clasificar la categoría de las respuestas debido al número de
posibilidades. Ejemplo:

Pregunta Respuesta
CLASIFICACIÓN

PREGUNTAS
CERRADAS Y • Se manejan primero las preguntas cerradas, estructuradas
ABIERTAS O lógicamente, para llevar después al entrevistado a campos más
DE CÓDIGO restringidos que le permitan difundir su opinión de manera
MÚLTIPLE específica. Ejemplo:

Pregunta Respuesta
¿? De acuerdo
Indeciso
En desacuerdo
¿Por qué? ___________________
___________________
CONTENIDO DE CUESTIONARIOS

Información general de la organización

Este apartado se destina a establecer el marco de
referencia de la organización que se analiza, lo
que permitirá su plena Identificación y ubicación, lo
cual resulta fundamental para determinar el
objetivo, alcance y las estrategias Idóneas. Los
datos que Integran este apartado son:
CONTENIDO DE CUESTIONARIOS

Información general de la organización

 Nombre o razón social.  Organigrama.

 Giro.
 Objetivo o atribución.
 Registro federal de causantes.
 Ordenamiento(s) jurídico(s) de
creación.
 Modificaciones.
 Domicilio (s) oficina central y
representaciones.
 Teléfono.
 Fax.
 Correo electrónico.
 Información del área.
CONTENIDO DE CUESTIONARIOS

Una vez identificada la organización, se deben captar los datos

del área que se audita, lo que posibilitará la precisión del nivel
de análisis y asignación de responsabilidades y recursos para
llevarla a cabo. Los datos necesarios son:

 Nombre del área.  Naturaleza (tipo de estudio).

 Clave del área.  Personal asignado al área.
 Fecha.  Fase.
 Área de adscripción.  Recursos.
 Objetivo(s).  Instrucciones particulares.
 Responsable(s).
CONTENIDO DE CUESTIONARIOS
Áreas de aplicación
Por etapa del proceso administrativo
- Planeación

 Visión.  Políticas.
 Misión.  Procedimientos.
 Objetivos.  Programas.
 Metas.  Enfoques.
 Estrategias.  Niveles.
 Procesos  Horizontes.
CONTENIDO DE CUESTIONARIOS
Áreas de aplicación
Por etapa del proceso administrativo
- Organización

 Estructura organizacional.  Cambio organizacional.

 División y distribución de  Estudios administrativos.
funciones.  Instrumentos técnicos de apoyo.
 Cultura organizacional.
 Recursos humanos.
CONTENIDO DE CUESTIONARIOS
Áreas de aplicación
Por etapa del proceso administrativo
- Dirección

 Liderazgo.  Manejo del estrés, el conflicto y

 Comunicación. la crisis.
 Motivación.  Tecnología de la información.
 Grupos y equipos de  Toma de decisiones.
trabajo  Creatividad e innovación.
CONTENIDO DE CUESTIONARIOS
Áreas de aplicación
Por etapa del proceso administrativo
- Control

 Naturaleza.  Áreas de aplicación.

 Sistemas.  Herramientas.
 Niveles.  Calidad.
 Proceso.
CONTENIDO DE CUESTIONARIOS
Áreas de aplicación
Por elemento específico
 Adquisiciones.
 Almacenes e inventarios.
 Asesoría externa.
 Asesoría interna.
 Coordinación.
 Distribución del espacio.
 Exportaciones.
 Globalización.
 Importaciones.
 Informática.
 Investigación y desarrollo.
 Marketing.
 Operaciones.
 Proveedores.
 Proyectos.
 Recursos financieros
 y contabilidad.
 Servicio a clientes.
 Servicios generales.
 Sistemas.
BIBLIOGRAFÍA

Benjamín, F. (2013). Auditoría Administrativa: Evaluación y diagnóstico

empresarial. México: Pearson.