APLICACIÓN DE MICROSOFT PROJECT A LA ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS

Se presenta una de las mejores herramientas de gestión de proyectos: Microsoft

Project 2003. Estudiaremos y analizaremos tanto sus beneficios como sus
limitaciones. Además mostraremos como introducir la información a MS Project y
también como obtener e interpretar correctamente los informes dados por el
programa, de manera que podamos refinar y realizar los cambios necesarios en
el proyecto, a fin de poder cumplir los objetivos de éste de acuerdo a lo planeado.
Por razones de espacio el estudio se limitará en general a la creación y
programación de las tareas del proyecto, así como la información general sobre
éste.
APLICACIÓN DE MICROSOFT PROJECT A LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

La administración de proyectos: es un conjunto completo, actualizado y práctico de

métodos, procedimientos, sistemas y herramientas necesarios para iniciar, planear, ejecutar,
controlar y cerrar proyectos. Hoy día la tendencia mundial es administrar profesionalmente los
proyectos. Entre algunas de estas herramientas de gestión de proyectos tenemos a Microsoft
Project. De hecho la administración de proyectos formal a final de cuentas resulta menos costosa
que la tradicional. De igual manera es más efectivo administrar nuestros proyectos con orden y
rendición de cuentas, que improvisar soluciones sobre la marcha, además que en este enfoque
informal se desarrolla a destiempo el alcance del proyecto, generando trabajos, costos
innecesarios y entregas tardías, entre otras. Es claro que, aunque pudiéramos tener la mejor
herramienta de administración de proyectos que existiera a nivel mundial, nunca podrá ésta
sustituir nuestro buen juicio. Sin embargo, la herramienta puede y nos debe facilitar mucha
información.
APLICACIÓN DE MICROSOFT PROJECT A LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

¿Qué es Microsoft Project?

MS Project es una herramienta eficaz que ayuda a

organizar y a controlar las diversas peculiaridades
de un proyecto. Como es un miembro de la familia
de los programas de escritorio de Microsoft Office
su apariencia es muy similar a la de MS Word,
Excel y Accex. Por lo tanto usted se sentirá
familiarizado con muchos de los elementos de la
interfaz de la ventana de Project.
 Microsoft Project nos facilita entre otras alternativas:
 Poder realizar todo un seguimiento de toda la información de los requerimientos del trabajo,
costos, la duración y los recursos para el proyecto.
 Visualizar el plan del proyecto en un formato estándar.
 Observar la programación y recursos de manera apropiada y consistente.
 Comunicar la información a los recursos y otros participantes.
 Usted indica algunos datos y MS Project hace el resto, por ejemplo si usted le da la duración de
una tarea MS Project calculará las fechas de comienzo y de fin de la misma de forma
automática.
 Además si cambia algún factor, MS Project recalculará la programación para que pueda ver el
efecto del cambio de manera instantánea.
 Mantiene un equilibrio entre el ámbito, los recursos y el tiempo (ver si los recursos asignados
disponen de suficiente tiempo para realizar tareas nuevas sin ampliar la fecha límite del
proyecto).
 Microsoft Project nos facilita entre otras alternativas:
 También le ayudará a mantener el equilibrio entre las horas necesarias para completar una
tarea, los recursos asignados y la duración global de la tarea.
 Con el plan del proyecto podrá identificar y corregir problemas tales como la sobrecarga de
trabajo de los recursos, las tareas que amenazan con desaparecer el presupuesto y los
conflictos de programación que eventualmente podrían retrasar la fecha límite del proyecto.
 Realiza la mayor parte del trabajo relativo a la creación y al seguimiento del plan del proyecto y
ayuda a preparar el cierre del mismo.
 Microsoft Project 2003 edición Profesional, con las características base del Estándar y con otras
adicionales útiles para la comunicación y planificación del equipo de proyecto utilizando
Microsoft Project 2003 Server.
 Ningún programa de Administración de Proyectos puede cerrar el proyecto por usted. Sin
embargo, un plan de proyecto creado con MS Project puede ayudarle a definir la dirección
correcta que debe tomar en proyectos posteriores.
Microsoft Project en Acciòn :
A continuación trabajaremos
con un proyecto pequeño y
trataremos de abarcar la
mayoría de funciones
básicas que realiza MS
Project en la fase inicial del
proyecto. Una presentación
de su plataforma de trabajo
se puede ver en la siguiente
vista:
Microsoft Project en Acciòn :
Supongamos que tenemos el proyecto de planear y coordinar el programa de capacitación administrativa de
ventas de una compañía para el próximo verano. Su gerente ha puesto una lista de actividades para llevar a
cabo este proyecto con duraciones en semanas, la descripción es la siguiente:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PREDECESORES DURACIÓN

ESTIMADA
A Seleccionar ubicación - 2
B Conseguir orador principal - 1
C Conseguir otros oradores B 2
D Planear el viaje del orador principal A,B 2
E Planear el viaje de los otros oradores A,C 3
F Efectuar arreglos de alimentación A 2
G Negociar tarifas en los hoteles A 1
H Preparar folleto C,G 1
I Enviar folleto por correo H 1
Microsoft Project en Acciòn :
En el campo Nombre de la tarea de la Vista de Gantt en Ver procedemos a colocar el nombre de las
actividades conjuntamente con sus actividades predecesoras y sus duraciones estimadas en semanas. Esto
se debe visualizar así:
Microsoft Project en Acciòn :
Observe que por defecto Project coloca la duración de cada tarea en un día y su comienzo el día de hoy, el
signo de interrogación indica que la duración es una estimación. Insertando otras actividades con la
declaración Insertar / Nueva tarea y estableciendo las respectivas duraciones, la pantalla se visualiza así:
Microsoft Project en Acciòn :
Las tareas de las cuales dependen otras tareas se llaman tareas resumen y tienen en el frente una cajita con
el signo - adentro, al cual si le damos clic cambia a + ocultando las sub tareas, esto es bueno cuando
queremos reducir las vistas. Algunas definiciones básicas: Fase: Grupo lógico de tareas relacionadas que
completan una etapa importante de un proyecto. Tarea resumen: tarea que incluye y resume un grupo lógico
de tareas, denominadas sub tareas, y que normalmente representa una fase.
Observamos en la pantalla anterior que por defecto, MS Project nos coloca en la Vista del Diagrama de
Gantt, la cual aparece en el lado derecho de la pantalla. El Diagrama de Gantt es una de las vistas que más
se utiliza y viene de manera predeterminada, es una herramienta de planeación y programación que muestra
las actividades del proyecto a lo largo de una escala de tiempo usando gráficas de barras. Es la herramienta
más fácil de entender y la de mayor difusión, es un elemento indispensable en la presentación de un
proyecto, para ello el proyecto se debe expresar como un listado de tareas, estas tareas se presentan como
barras en una escala de tiempo, elegidas con sensatez y teniendo en cuenta, los tiempos del proyecto. Una
tarea es un paso concreto para conseguir el objetivo del proyecto. Representa el trabajo real que se deberá
realizar en el proyecto.
Microsoft Project en Acciòn :
En caso que queramos ver el proyecto completo, hacemos Ver: Zoom/ Proyecto completo/
Aceptar. Para observar la duración del proyecto en la barra de tiempo, hacemos: Herramientas /
Opciones / Vista / Mostrar tarea resumen del proyecto.
Microsoft Project en Acciòn :
MS Project liga las tareas por defecto con la relación
Fin a comienzo (FC) ya sea con una predecesora o
pulsando una vez marcadas con el ratón las tareas a
ligar , en caso de necesitar usar otra relación
Comienzo a comienzo (CC), Comienzo a fin (CF) o Fin
a fin (FF), hacemos doble clic en el enlace deseado y
luego procedemos a cambiar el enlace en el siguiente
diálogo. Los tipos de vinculación elegida afectarán la
duración del proyecto. Si se aplica (FC) a todas las
tareas, es probable que el proyecto durará más de lo
necesario (la mayoría de proyectos tienen alguna tarea
que se puede superponer). Una manera de reducir la
programación es intentar sustituirlos vínculos (FC) por
(CC) o (FF). Observemos también en el diálogo la
posibilidad de posponer o adelantar una tarea.
Microsoft Project en Acciòn :
Cualquier información adicional
sobre tareas ya sea para iniciar el
proyecto o bien para darle
seguimiento al proyecto, se puede
accesar en Ver/ Barra de
herramientas/ Guía de proyectos/
Tareas o bien poner “Toda la
información sobre las tareas del
proyecto” en la esquina superior
derecha, donde dice Escriba una
pregunta. También se puede tener
un acceso directo a la barra de
herramientas, haciendo clic
derecho en cualquier parte de la
barra superior.
Microsoft Project en Acciòn :

Hitos:

Algunas veces se necesita incluir tareas solamente para indicar

el principio o fin de una fase. Los hitos son las tareas que no
necesitan trabajo real. Son objetivos provisionales que podrá
utilizar para controlar el progreso de un proyecto. Por tanto, para
incluir un hito en MS Project, solamente insertamos una nueva
tarea con una duración de cero días.
Microsoft Project en Acciòn : Tareas repetitivas

Tareas repetitivas

Vistas: Gantt: campo: Nombre de tarea, seleccione la fila por encima de la cual
desea insertar una tarea repetitiva, luego vaya a Insertar/ tarea repetitiva y en el
cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea. En el cuadro duración,
escriba la duración de la aparición de la tarea. En Patrón de repetición,
seleccione el intervalo de repetición. Si seleccionamos semanalmente, también
se deberá seleccionar el día o los días de la semana en los que la tarea tiene
lugar. En diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente, especifique
la frecuencia de la tarea, para nuestro proyecto en particular tenemos:
Microsoft Project en Acciòn : Tareas repetitivas

La información anterior se
verá así en la vista de Gantt,
además le cambiamos el
formato a los días no
laborables, le escogimos un
color fucsia, para ello
hicimos clic derecho en las
barras de Gantt y escogimos
período no laborable y luego
el color deseado:
Microsoft Project en Acciòn : Información y calendario
del proyecto

Información y calendario del

proyecto:
Si le damos a Project la fecha de
inicio del proyecto, él se encarga de
poner la fecha de termino del
proyecto una vez que le hemos
proporcionado los tiempos de las
tareas, para esto pulsamos
Proyecto/ Información del proyecto
y se presenta el siguiente diálogo
Microsoft Project en Acciòn : Información y calendario
del proyecto

El botón Estadísticas es
muy útil pues nos
proporciona información
muy valiosa como el costo
del proyecto, comienzo y
fin, trabajo previsto y
trabajo realizado,
porcentaje que se ha
completado el proyecto,
etc, veamos
Microsoft Project en Acciòn : Información y calendario
del proyecto
Más información sobre el proyecto
se puede colocar en Archivo/
Propiedades y llenamos la
información en el siguiente
diálogo:
Microsoft Project en Acciòn : Información y calendario
del proyecto
Una vez que hemos incorporado la duración de las tareas del proyecto, se puede definir el
calendario de trabajo del proyecto. Los calendarios son la razón principal por la que se trabaja en
Project para programar las tareas y los recursos. Las tareas no tienen asignados calendarios en
forma predeterminada, en este caso Project programa la tarea según los periodos laborables y no
laborables del calendario del proyecto. Cuando hay asignado un calendario de tareas o un
calendario de recursos, éste tiene prioridad sobre el calendario del proyecto. Por el momento solo
trabajaremos con el calendario del proyecto. Este calendario define los periodos laborables y no
laborales para las tareas. Para ello vamos al panel de Tareas y hacemos clic en el enlace Definir
periodos laborables generales. En la parte de color azul Project puede programarlas tareas y los
recursos.
Microsoft Project en Acciòn : Información y calendario
del proyecto
Microsoft Project en Acciòn : Información y calendario
del proyecto

Si hacemos clic en el botón del cuadro Seleccionar una plantilla de calendario, esta lista dispone
de tres calendarios base incluidos en Project, a saber: El calendario estándar con los días
laborables de lunes a viernes de 9 am a 12 pm y de 3 pm a 5 pm. El calendario de 24 horas, éste
no posee horas no laborables y el Calendario Turno de noche, de lunes noche hasta el sábado por
la mañana, de 24: 00 a 8:00, con una hora de descanso. El calendario base Estándar puede
servirnos como calendario del proyecto, de lo contrario lo podemos modificar, para eso hacemos
clic en el enlace Guardar e ir al paso 2. Aquí escogemos “Deseo ajustar las horas laborables
mostradas para uno o varios días de la semana”, hacemos los ajustes para el día lunes y luego
pulsamos Aplicar a todos los días. La pantalla tendrá la siguiente apariencia:
Microsoft Project en Acciòn : Información y calendario
del proyecto
Luego hacemos clic en el enlace
Guardar e ir al paso 3. Luego está
el vínculo Cambiar calendario
laboral en el panel, que es el
mismo en el menú Herramientas/
Cambiar calendario laboral. Aquí
podemos especificar determinados
días como no laborables, por
ejemplo, vacaciones o algunos
días festivos. En nuestro caso
vamos a suponer que el proyecto
comienza el cuatro de diciembre
del 2005, e indicaremos que el 8
de diciembre es día no laborable.
Microsoft Project en Acciòn : Información y calendario
del proyecto
Por tanto esta fecha es
período no laborable,
como lo podemos
constatar en la vista de
Gantt. Luego hacemos
Guardar e ir al paso 4.
Aquí se debe establecer la
jornada laboral en 8 horas,
la semana laboral en 40
horas y los días por mes
20, de nuevo Guardar e ir
al paso 5. Aceptar.
Microsoft Project en Acciòn : Documentación de tareas
Documentación de tareas
Project posee tres tipos de notas:
las notas de tarea, las notas de
recurso y las notas de asignación.
Para introducir y revisar notas de
tareas lo hacemos en la ficha
Notas del cuadro de diálogo
Información de la tarea. Esto se
puede hacer de dos maneras: una
posesionarse en la tarea de interés
y hacer: Proyecto/ Información de
la tarea. O bien posesionarse en la
tarea de interés y hacer doble clic,
con el siguiente resultado:
Microsoft Project en Acciòn : Documentación de tareas
Vamos al enlace Notas y escribimos: El
8 de diciembre será día de visita del lugar
donde se llevará a cabo la capacitación por
parte de los organizadores. Observamos
que en el campo de indicadores aparece
un ícono indicando que en esta tarea hay
una nota. Si acercamos el puntero del
cursor a esta etiqueta aparece el contenido
de la nota (en caso que ésta sea muy
grande puede hacer doble clic en la celda
para visualizarla en forma completa). En
esta notas se puede también vincular o
almacenar imágenes gráficas y otros tipos
de archivos.
Microsoft Project en Acciòn : Documentación de tareas
Si deseamos colocar un
hipervínculo en una tarea,
vamos a Insertar/
Hipervínculo, luego
tenemos el siguiente
diálogo en el cual podemos
usar Archivos o páginas
Web existentes o
direcciones de correos
electrónicos, etc. Un
ejemplo lo podemos
visualizar en la siguiente
vista:
Microsoft Project en Acciòn : Documentación de tareas

Pulsando aceptar aparece

un ícono en el campo de
indicadores, de manera
que si colocamos el
puntero del ratón aparece
parte de la información
que proporciona el
hipervínculo, veamos
Otra alternativa es
haciendo clic en el botón
Insertar hipervínculo en la
barra de herramientas
Estándar .
Microsoft Project en Acciòn : Delimitaciones de una tarea

Las delimitaciones controlan la fecha de comienzo y fin de una tarea y el grado en que puede ser
modificada la programación de una tarea. Hay tres tipos de delimitaciones:

Delimitaciones flexibles: con estas delimitaciones Project puede cambiar el inicio y fin de una tarea,
pero no su duración, inclusive, ni siquiera existe una delimitación de fecha asociada:

• Lo antes posible (LAP).

• Lo más tarde posible (LMTP).

Delimitaciones inflexibles: las tareas deben comenzar o finalizar en una determinada fecha:

• Debe comenzar el (DCE).

• Debe finalizar el (DFE).
Microsoft Project en Acciòn : Delimitaciones de una tarea

Delimitaciones semiflexibles (débiles): una tarea

tiene un límite de fecha de comienzo o de fin (la
duración no se puede cambiar)

• No comenzar después de (NCDD)

• No finalizar antes de (NFAD)
• No finalizar después de (NFDD)
• No comenzar antes de (NCAD)

Haciendo doble clic en la tarea Pedir currículos de

oradores, en el enlace Avanzado, podemos
observar parte de las delimitaciones citadas
anteriormente.
“Si uno avanza confiadamente en la dirección de sus sueños y deseos para
llevar la vida que ha imaginado, se encontrará con un éxito inesperado”.

Frase de Henry David Thoreau (1817 - 1862) Escritor, poeta y folósofo estadounidense.