Anda di halaman 1dari 39

MANAJEMEN &

ORGANISASI

DR.Hj JUMIDAH MAMING,SE, M.Si


ARTI & FUNGSI MANAJEMEN

 Manajemen = ilmu & seni merencanakan,


mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga
manusia dengan bantuan alat-alat untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
 Fungsi manajemen perusahaan :
1. Perencanaan 4. Pengkoordinasian
2. Pengorganisasian 5. Pengawasan
3. Pengarahan
Mekanisme kerja dr fungsi manajemen :
 Adanya keinginan, kebutuhan & informasi

Mendorong orang/perusahaan utk melakukan


suatu kegiatan
 Kegiatan : ada tujuan, shg perlu perencanaan
(apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan?)

Perencanaan
 Siapa yang akan melakukan, bagaimana
pembagian kerja, bagaimana wewenang &
tanggungjawab, serta pertanggungjawaban
masing-masing kegiatan

pengorganisasian
 Mengarahkan & mendorong agar supaya
karyawan bersedia menyumbangkan
tenaganya semaksimal mungkin untuk
mencapai tujuan

pengarahan
 Agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi
satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama

Dibutuhkan pengkoordinasian
 Utk menjaga agar penyimpangan2 dr
rencana yg terjadi tdk terlalu jauh

Diperlukan pengawasan/pengendalian

 Mencari kemungkinan tjd penyimpangan


 Mencegah agar tdk tjd penyimpangan
 Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen

KEINGINAN & PERENCANAAN


KEBUTUHAN

PENGORGANISASIAN

INFORMASI
PENGARAHAN TUJUAN

PENGKOORDINASIAN

PENGAWASAN
B. JENJANG MANAJEMEN

1. Manajemen puncak/eksekutif
 Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci
 Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan2
 Tugas :
a. Menyusun rencana umum perusahaan
b. Mengambil keputusan2 penting (produk baru,
pengeluran saham,dll)
2. Manajemen madya/manajemen administratif
 Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik
 Tugas : menyusun rencana operasi
3. Manajemen operasional/manajemen
supervisori
 Contoh : manajer operasional/kandang, mandor
 Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh
manajemen madya
C. FUNGSI PERENCANAAN
Bentuk2 perencanaan :
1. Tujuan
 Semua orang/karyawan harus tahu tujuan dlm
organisasi yg hendak dicapai
2. Policy / kebijakan
 Suatu pernyataan utk menyalurkan pikiran dlm
mengambil keputusan thd tindakan2 utk
mencapai tujuan
3. Strategi
 Tindakan penyesuaian dr rencana yg telah dibuat
4. Prosedur
 Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk
waktu yg akan datang
5. Aturan/rule
 Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn bagian dr
prosedur
6. Program
 Campuran antara kebijakan prosedur, aturan &
pemberian tugas yg disertai dg suatu
anggaran/budget
 Kegunaan perencanaan :
1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan
waktu mendatang
2. Mengarahkan perhatian pd tujuan
3. Memperingan biaya
4. Mrpkn sarana utk mengadakan pengawasan

Langkah2 penyusunan perencanaan :


1. Menetapkan tujuan
2. Menyusun anggapan2
3. Menentukan berbagai alternatif tindakan
4. Mengadakan penilaian thd alternatif2
tindakan yg sudah dipilih
5. Mengambil keputusan
6. Menyusun rencana pendukung
misal : perusahaan ayam broiler
merencanakan penambahan jumlah ayam
mk perlu merencanakan juga jumlah
karyawan tambahan, teknis pemeliharaan &
perencanaan pemasaran
D. FUNGSI PENGORGANISASIAN
 Fungsi pengorganisasian = suatu proses
menciptakan hub. antara berbagai fungsi,
personalia & faktor2 fisik agar semua
pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat serta
terarah pd suatu tujuan
 Hubungan2 yg timbul :
1. Hub. Informal
 Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja
 Hub. di luar tugas
 Hub. tdk resmi
b. Hub. Formal
 Dilakukan dengan sengaja
 Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman
organisasi /deskripsi jabatan yg ada

Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :


a. Tanggung jawab
 Mrpkn kewajiban2 bg individu utk melaksanakan
tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik
mungkin menurut kemampuan serta
pengarahan yg diterima
 Faktor2 yg membatasi perencanaan :
1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
2. Perubahan yg sangat cepat
3. Kekakuan internal
 Dpt berupa :
 Kekakuan psikologis
 Kekakuan karena prosedur & kebijakan
 Kekakuan sumber daya & dana
 Kekakuan ekternal
 Waktu & biaya
b. Wewenang
 Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa
yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk
meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu
c. Pertanggungjawaban
 Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg
berwenang / pemberi tugas
Frekuensi hub.antara pimpinan & bawahan
dipengaruhi oleh beberapa faktor :
1. Latihan dr bawahan
 Latihan yg sempurna akan mengurangi frekuensi
hub.dg pimpinannya
2. Pendelegasian wewenang
 Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas & pasti dpt
menghindari tjdnya kesalahan2
3. Perencanaan
 Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan,
wewenang dr pelaksana & sejauh mana para
pelaksana dpt memahaminya sangat
mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan
4. Teknik komunikasi
Dasar2 penggolongan bagian di dalam
organisasi :
1. Didasarkan pd suatu angka
 Misal : pd organisasi militer Divisi IV,
Kodam IV Diponegoro
2. Didasarkan pd waktu
 Misal : tugas2 di pabrik berhub. dg jam
kerja perusahaan jam kerja 8 jam (shift) :
I = 07.00 – 15.00, II = 15.00 – 23.00
3. Didasarkan pd fungsi perusahaan
 Berhub.dg kegiatan perusahaan , misal : bgn
produksi & pemeliharaan, bgn pemasaran, bgn
keuangan
4. Didasarkan pd luas daerah operasi
 Perusahaan peternakan dg operasi yg luas, dpt
membuka cabang di bbrp daerah
 Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll
5. Didasarkan pd jenis barang yg dihasilkan
 Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja
menurut macam barangnya, karena msng2 jenis
barang memiliki karakteristik yg berbeda2
 Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk terdapat
Divisi Unggas, Divisi Pakan Ternak, Divisi Pasca
Panen Hasil Ternak
6. Didasarkan pd jenis langganan
 Langganan dpt berupa konsumen rumah tangga,
pedagang, pemerintah swasta,dll
 Penggolongan karyawan & aktivitas perusahaan (
misal : promosi, distribusi) menurut jenis langganan
perusahaan :
 Karyawan tetap
 Karyawan freelance
 Karyawan kontrak/honorer
 Karyawan sukarela
 Terdapat 3 fungsi utama dlm perusahaan :
1. Fungsi pemasaran
2. Fungi produksi
3. Fungsi pembelanjaan

Pd perusahaan perseorangan ,ketiga jenis


fungsi tsb dpt ditangani oleh pemilik, tp dg
bertambah kompleksnya fungsi2 tsb, mk
perlu ditangani orang lain. Hal tsb disebut
“diferensiasi fungsi”
 Banyaknya fungsi yg dpt diawasi oleh
seseorang
1. Kemampuannya
2. Kemampuan bawahan
3. Kompleksitas fungsi
4. Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain
 Makin besar volume usaha, kompleksitas
fungsi yg diperlukan utk melaksanakan
kegiatan bertambah lebih cepat/besar.
 Ada 3 macam struktur organisasi dasar :
1. Struktur garis
 Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan
diciptakan satu arah
 Menunjukkan suatu rangkaian
kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah
melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb
yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh
2. Struktur fungsional
 Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada dlm
perusahaan
 Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd
organisasi
 Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb
personal manajer
 Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd
mandornya
3. Struktur garis dan staf
 Kombinasi dr organisasi garis & staf yg tugasnya
memberikan nasehat2
 Spesialis disini tidak menjalankan
pengawasan/kekuasaan apapun.
E. FUNGSI PENGARAHAN

 Merupakanfungsi manajemen yg menstimulir


tindakan agar betul2 dilaksanakan.
Prinsip pengarahan :
1. Mengarah pd tujuan
 Makin efektif proses pengarahan, makin besar
sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai
tujuan bersama
2. Keharmonisan dg tujuan
2. Keharmonisan dg tujuan
 Orang bekerja utk memenuhi kebutuhan, yg
mungkin tdk persisi sama dg tujuan perusahaan,
shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan
sbg pelengkap & harmonis/sejalan dg
kepentingan perusahaan
3. Kesatuan komando
 Penting utk menyatukan arah tujuan
&tanggungjwb pd bawahan
 Cara pengarahan :
1. Orientasi
 Cara pengarahan dg memberikan informasi yg
perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik
pegawai baru
 Informasi dpt berupa :
 Tugas
 Tugas lain yg berhubungan
 Ruang lingkup tugas
 Tujuan dr tugas
 Delegasi wewenang
 Cara melaporkan
 Cara mengukur prestasi kerja
 Hub.antar masing2 tenaga kerja
2. Perintah
 Permintaan khusus yg diberikan utk memulai
serta mjd pedoman pelaksanaan kerja
 Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan :
a. Berhub.dg keadaan sesungguhnya
b. Beralasan sesuai dg sarana, waktu, kemampuan
personalia
c. Lengkap
d. Jelas, singkat & konsisten
e. Nada perintah harus menstimulir orang utk
melaksanakannya
f. Berupa saran /bukan paksaan
 Perintah dpt berupa :
a. Perintah umum & khusus
b. Perintah lisan & tertulis
c. Perintah formal & informal
3. Delegasi wewenang
 Pimpinan melimpahkan sebagian wewenag yg
dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg diberikan
harus jelas
 Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang dpt
menimbulkan keengganan bawahan utk
mengambil suatu tindakan
4. Motivasi
 Adalah suatu bentuk dorongan, supaya apa yg
diusahakan dpt mencapai keberhasilan
 Motivasi positif = proses mempengaruhi orang
lain utk melaksanakan kehendaknya dg cara
memberikan imbalan (insentif, promosi, dll)
 Motivasi negatif = proses mempengaruhi orang
lian dg cara menakut-nakuti.
 Berbagai jenis motivasi positif :
a. Pujian
 Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya
b. Pemberian informasi
 Merasa diajak ikut serta mengelola perusahaan
c. Memperhatikan bawahan
 Menimbulkan rasa informal & persahabatan shg
tdk kaku &berinisiatif
d. Persaingan
 Memuji hasil2 pekerjaan yg baik dibandingkan
dg hasil2 lain sehingga akan mendorong bekerja
lebih baik
e. Partisipasi
 Memberi kesempatan pd bawahan utk ikut serta
mengambil keputusan shg bawahan dpt
menerima perintah2 pimpinan
f. Kebanggaan
 Dg pujian, persaingan didorong utk berbagga pd
diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah
menerima perintah & memberinya semangat
kerja
g. Delegasi kekuasaan
 Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima
delegasi ) harus menghasilkan sesuatu karena
telah dipercaya)
h. Uang
 Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk bekerja
lebih giat & aktif
F. FUNGSI KOORDINASI

 Merupakan usaha mensinkronkan serta


menyatukan kegiatan dr sekelompok orang
 Usaha yg terkoordinir yaitu bila
kegiatan2 itu harmonis, terarah &
diintegrasikan menuju tujuan2 bersama
Utk melakukan koordinasi diperlukan :
 Sistem & prosedur yg jelas
Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan
apa yg harus dikerjakan meliputi urutan,melalui
bagian apa saja & siapa saja yg menanganinya
juga kapan tugas harus selesai
 Sistem komunikasi
 komunikasi yg baik membantu keg. Koordinasi
 Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr kertas2
kerja, formulir2
 Informasi umpan balik
 Arus informasi yg memungkinkan faktor2
produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg
diperoleh dg berdasarkan standar yg telah
ditentukan lebih dahulu
G. FUNGSI PENGAWASAN

 Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan


segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar
/rencananya, serta melakukan perbaikan2
bilamana tjd penyimpangan
 Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah
dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan
 Langkah2 pengawasan :
1. Menciptakan standar
Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil
pekerjaan yg sudah dilakukan
 Terdpt 2 bentuk :
a. Standar kuantitatif terukur
dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin,
ongkos, pendapatan,dll
b. Standar kualitatif tdk terukur
Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll
2. Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg
standar utk mengetahui seberapa jauh adanya
penyimpangan yg telah tjd
3. Tindakan2 koreksi
Utk memperbaiki & menyempurnakan segala
kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yg tdk
sesuai dg rencana /standarnya.
 Syarat2 pengawasan yg baik :
1. Melaporkan setiap penyimpangan yg tjd
2. Mendukung sifat & kebutuhan kegiatan
3. Mempunyai pandangan ke depan
4. Obyektif, teliti & sesuai dg standar
5. Luwes
6. Serasi dg pola organisasi
7. Mudah dimengerti
8. Diikuti dg perubahan