Herramientas de la comunicación organizacional

Elaboro: Efrain Chacon

 Oficio

Elaboro: Efrain Chacon

 Reuniones
Seguro que se realizan reuniones periódicas en la institución. Es una de las herramientas de
comunicación interna más utilizadas por todas las empresas. Aun así, te dejo una serie de consejos
para realizar una reunión eficaz:
 Envía a los asistentes el día y la hora de la convocatoria.
 Envía a los asistentes el orden del día y los temas que se van a tratar.
 Ten claro el objetivo de la reunión: informar, recoger opiniones, definir nuevos
productos/servicios…
 Establece una duración máxima de la reunión y otorga a cada tema un tiempo determinado
(según la importancia o relevancia que tenga o cualquier otro factor discriminador que quieras
utilizar).
 Realiza tu función de moderador cuando veas que alguien se ofusca en un tema, entorpece la
reunión o no deja avanzar. Parte Central
 Recoge todo lo que se habla en la reunión, redáctalo en un acta y envíalo a todos los asistentes.
 Cada asistente a la reunión deberá informar la temática de la reunión según el modelo de
comunicación establecido en su departamento.

Elaboro: Efrain Chacon

 ISO-F-01:Minuta de reunión
Ubicación: L:\Calidad 2017\RECTORÍA\Formatos

Elaboro: Efrain Chacon

Newsletters
Grandes aliados de la comunicación interna. Se puede enviar al
personal administrativo y docente, noticias interesantes sobre la
institución para que se mantengan al día, ejemplos de ellos son eventos
de la escuela, logros de la institución y temáticas interesantes.

Revista corporativa
Se puede crear una revista interna mensual o cuatrimestral (por ejemplo) en
la que se recojan datos informativos acerca de la institución (cursos, eventos,
metas…), en la que se difundan noticias relacionadas con nuevos convenios,
incorporaciones o cambios en la institución, felicitaciones… Dicha revista
puede ser en formato online o en papel.

Elaboro: Efrain Chacon

Circulares
Se deben de utilizar cuando tengas que transmitir una comunicación
oficial o institucional al personal administrativo y docente. Ya bien sea
una nueva incorporación en la plantilla, un producto o servicio nuevo o
el lanzamiento de una promoción. Hay distintos medios a para enviar
circulares, pero actualmente el más utilizado es el e-mail.

Tablero de anuncios
Muy útiles y, si se utilizan correctamente, pueden resultar inspiradores
y motivadores. Un buen contenido puede ser un mecanismo de lo más
revelador.

Elaboro: Efrain Chacon

Intranet (RITA):
Utilizar la red de comunicación interna de la institución RITA que utiliza
Internet como medio de conexión. Es una herramienta a evaluar para
utilizarse en el proceso de comunicación. Ya que permite la rápida
difusión de la información, por medio de compartir materiales o el
trabajar en una misma base de datos para unificar criterios.

Buzón de sugerencias:
Recoger las ideas y las opiniones del personal puede resultar una
buena retroalimentación en este caso en torno al tema de
comunicación.
Elaboro: Efrain Chacon
Círculos de calidad:
Se trata de un grupo de voluntarios, preferiblemente de entre 4 a 8
personas, que se reúnen para hablar y opinar sobre el funcionamiento de la
institución e intentan buscar soluciones a los problemas que se presentan.
Normalmente, después de dichas quedadas, entregan a los directivos un
resumen de las opiniones, soluciones y conclusiones aportadas. Importante
seria definir su frecuencia y funcionabilidad

Elaboro: Efrain Chacon

Observaciones
• La atención de esta presentación es para auxiliar la atención de la No
Conformidad No.41 (Académico) Checar ruta L:\Calidad
2017\AUDITORIAS\Resultados de auditoría interna AI-2017-1.

• Se recomienda programar una reunión con el área de calidad si

requiere asesoría en la creación, o modificación de documentos que
considere oportunos para facilitar la comunicación
intradepartamental.

Elaboro: Efrain Chacon