Anda di halaman 1dari 59

PENGURUSAN PRESTASI

ANGGOTA PERKHIDMATAN
AWAM

BAHAGIAN PERKHIDMATAN
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
MALAYSIA
KE ARAH PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
BERASASKAN KOMPETENSI DI BAWAH SISTEM SARAAN MALAYSIA
PETER F. DRUCKER

MANAGEMENT CHALLENGES FOR THE 21ST CENTURY

The most valuable assets of a 20th – century company were its


production equipment. The most valuable assets of a 21st
century institution, wheather business or nonbusiness, will be
its knowledge workers and their productivity
KANDUNGAN TAKLIMAT

Konsep Dan Falsafah Pengurusan Prestasi


Penambahbaikan Sistem Penilaian Prestasi Di
bawah Sistem Saraan Malaysia
Proses dan Kaedah Penilaian Prestasi
Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
KONSEP & FALSAFAH
PENGURUSAN PRESTASI
THE MODEL OF BUSINESS EXCELLENCE

PEOPLE PEOPLE
MANAGEMENT
L P SATISFACTION
E
D R
E O CUSTOMER
R POLICY AND
STRATEGY SATISFACTION
S C
H E
I
P S
IMPACT ON
RESOURCES
S SOCIETY

ENABLERS RESULTS
SISTEM PENILAIAN PRESTASI

Sistem Penilaian Prestasi adalah suatu sistem


instrumen penting pengurusan sumber manusia
bagi menilai pencapaian prestasi anggota
perkhidmatan awam dan pencapaian matlamat
organisasi
MENGAPA PENGURUSAN PRESTASI

• Menghubungkaitkan anggota dgn. rancangan


/ tindakan kerja organisasi (SKT)
• Maklumbalas
• Membuat petunjuk prestasi, pengukuran dan
penilaian
• Kaunseling, motivasi dan insentif
• Menerapkan budaya kerja berprestasi
cemerlang
PERANCANGAN PEMBANGUNAN
STRATEGI ORGANISASI SUMBER MANUSIA

SISTEM PENGURUSAN PRESTASI


Perancangan Prestasi
Penetapan piawaian prestasi
Komunikasi (pemantauan/coaching)
Penilaian prestasi anggota

ANUGERAH (REWARD) KERJAYA


HUBUNGKAIT PERANCANGAN STRATEGI, PERANCANGAN KERJA
AGENSI DAN PERANCANGAN PRESTASI ANGGOTA

PERANCANGAN STRATEGIK
KEMENTERIAN/
JABATAN/
AGENSI

PERANCANGAN STRATEGIK
BAHAGIAN
& PERANCANGAN KERJA

CAWANGAN

PERANCANGAN KERJA

UNIT-UNIT
PERANCANGAN PRESTASI
PERINGKAT ANGGOTA UNIT
PROSES PERANCANGAN KERJA/SASARAN KERJA TAHUNAN

KEMENTERIAN/ PERANCANGAN STRATEGI


JABATAN/ (a) ……………………..
AGENSI (b) ……………………..

M
A
PERANCANGAN STRATEGI & KERJA
K
L (a) ………………………………….
U (b) ………………………………….
BAHAGIAN BAHAGIAN
M

B
A
L PERANCANGAN KERJA
CAWANGAN CAWANGAN CAWANGAN
A
S (a) ……………………
(b) ……………………

PERANCANGAN PRESTASI ANGGOTA


UNIT UNIT UNIT UNIT (AKTIVITI/PROJEK)
(a) ………………………………….
(b) ………………………………….
(c) ………………………………….

DISKRIPSI TUGAS & TANGGUNGJAWAB

PENETAPAN PRESTASI
PRINSIP

• Penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif, adil


dan telus
• Penialaian prestasi hendaklah berasaskan kepada
kompetensi (penghasilan kerja dan tingkahlaku) yang
ditunjukkan oleh PYD ke arah pencapaian objektif
organisasi yang ditetapkan; dan
• Menggalakkan persaingan positif sesama pegawai
untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti
CIRI-CIRI SPP

 Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

 Perancangan Tahunan Jabatan/Bahagian/

Cawangan/Unit

 Penetapan SKT dan Petunjuk Prestasi

 Kajian Semula SKT

 Penilaian Pencapaian Kerja Sebenar

 Aspek dan Kriteria penilaian berasaskan kepada peranan


setiap kumpulan perkhidmatan serta petunjuk umum yang
diterima sejagat
CIRI-CIRI SPP

 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

 Menyelaras markah penilaian prestasi


 Pembangunan sumber manusia (latihan,
penempatan dan penganugerahan)
TANGGUNGJAWAB KETUA Jab tan, PEGAWAI
PENILAI DAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER
MANUSIA (PPSM)

 Keberkesanan pelaksanaan SPP bergantung


kepada komitmen Ketua Jabatan memastikan
sistem ini dilaksanakan mengikut panduan
 Pegawai Penilai dan PPSM hendaklah memastikan
penilaian prestasi dilaksanakan secara objektif,
adil dan telus mengikut panduan yang ditetapkan
PENAMBAHBAIKAN SPP DI
BAWAH SISTEM SARAAN
MALAYSIA
FOKUS PENAMBAHBAIKAN

 Kriteria Penilaian & Wajaran Markah Prestasi

 Format dan Kandungan Borang LNPT

 Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

 Penubuhan Panel Pembangunan Sumber


Manusia (PPSM)
ASPEK PENILAIAN DAN WAJARAN
MARKAH PRESTASI

Aspek penilaian dan wajaran markah


prestasi adalah berasaskan peranan dan
tanggungjawab setiap kumpulan
perkhidmatan (JUSA, Gred Khas, P&P dan
Sokongan)
Aspek dan kriteria Penilaian
Di ubahsuai mengikut peranan dan tanggungjawab setiap kumpulan pegawai

KUMPULAN PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

JUSA kepimpinan yang strategik dan menjadi role model

GRED KHAS menerajui R & D

PENGURUSAN merancang, menggubal, mengurus, melaksana,


& mengesan, menilai dasar dan penguatkuasaan
PROFESIONAL

SOKONGAN I mengurus kerja operasi, menyelia dan


penguatkuasaan

SOKONGAN II tugas-tugas berbentuk fizikal dan rutin

Nota:
Kumpulan Sokongan (I) ialah kelayakan masuk Diploma/STPM/SPM (Gred 17 hingga 40)
Kumpulan Sokongan (II) ialah kelayakan masuk PMR/SRP dan kebawah (Gred 1 hingga 16)
5 Borang LNPT JUSA
mengikut
kumpulan Gred Khas
perkhidmatan
P&P
Sokongan I
Sokongan II
KRITERIA PENILAIAN YANG DI GUGURKAN
Kriteria penilaian yang subjektif dan sukar dinilai
digugurkan seperti:

 Keberkesanan kos
 Kebolehan membuat keputusan
 Ikram, adil dan saksama
 Integriti
 Iltizam
 Kebolehpercayaan
 Perawakan diri
 Bertanggungjawab
PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
JUSA

Aspek Penilaian SSB SSM


Penghasilan Kerja 60% -
Kepimpinan - 60%
Pengetahuan & Kemahiran 15% -
Kualiti Peribadi 15% 35%
Jalinan Hubungan & Kerjasama 5% -
Kegiatan & Sumbangan 5% 5%
PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
Gred Khas

Aspek Penilaian SSB SSM


Penghasilan Kerja 60% -
Kepimpinan - 15%
Pengetahuan & Kemahiran 15% 50%
Kualiti Peribadi 15% 30%
Jalinan Hubungan & Kerjasama 5% -
Kegiatan & Sumbangan 5% 5%
PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
P&P

Aspek Penilaian SSB SSM


Penghasilan Kerja 70% 50%
Kepimpinan - -
Pengetahuan & Kemahiran 10% 25%
Kualiti Peribadi 10% 20%
Jalinan Hubungan & Kerjasama 5% -
Kegiatan & Sumbangan 5% 5%
PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
Kumpulan Sokongan I

Aspek Penilaian SSB SSM


Penghasilan Kerja 75% 50%
Kepimpinan - -
Pengetahuan & Kemahiran 10% 25%
Kualiti Peribadi 10% 20%
Jalinan Hubungan & Kerjasama - -
Kegiatan & Sumbangan 5% 5%
PENGUBAHSUAIAN WAJARAN MARKAH PRESTASI
Kumpulan Sokongan II

Aspek Penilaian SSB SSM


Penghasilan Kerja 75% 50%
Kepimpinan - -
Pengetahuan & Kemahiran 10% 20%
Kualiti Peribadi 10% 25%
Jalinan Hubungan & Kerjasama - -
Kegiatan & Sumbangan 5% 5%
PROSES DAN KAEDAH
PENILAIAN PRESTASI
Setiap elemen dalam aliran proses pengurusan
penilaian prestasi hendaklah di laksanakan dan
mengikut jadual masa yang ditetapkan.
ALIRAN PUSINGAN PROSES PENGURUSAN PRESTASI

Perancangan Tahunan Jabatan


( Dis – Jan)

Penyimpanan Maklumat Prestasi Penetapan Rancangan Kerja Bhg.


( Mac ) ( Dis – Jan)

Penyelarasan Penilaian Prestasi Penetapan SKT PYD


( Jan - Feb ) ( Jan )

Penyediaan LNPT Pelaksanaan Kerja & Pengesanan


( Dis – Jan ) ( Jan – Jun )

Pelaksanaan Kerja & Pengesanan Kajian Semula Pertengahan Tahun


( Julai – Dis ) (Jun – Julai )
PENILAIAN PRESTASI

 Penilaian yg. Objektif, Adil dan Telus


 Penilaian secara berterusan berdasarkan pencapaian kerja
sebenar PYD sepanjang tahun yg. dinilai

 Pegawai penilai (PPP dan PPK) hendaklah memastikan


penilaian dibuat secara teratur mengikut panduan
 PYD hendaklah dinilai berasaskan Aspek dan Kriteria
yg. ditetapkan
 Menggunakan Skala Penilaian yang ditetapkan
CONTOH PENILAIAN PRESTASI MENGIKUT ASPEK DAN
KRITERIA PENILAIAN (KUMPULAN SOKONGAN I)

PENGHASILAN KERJA (Wajaran 50%)

KUANTITI HASIL KERJA PPP PPK


Kuantiti hasil kerja seperti jumlah,
bilangan, kadar, kekerapan dan
sebagainya berbanding dengan sasaran
kuantiti kerja ditetapkan

KUALITI HASIL KERJA

• Dinilai dari segi kesempurnaan, teratur


dan kemas
• Dinilai dari segi usaha dan inisiatif
untuk mencapai kesempurnaan hasil
kerja
SKALA PENGHASILAN KERJA

TAHAP SKALA PENJELASAN


Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum yang telah ditentukan
Sangat 10
Tinggi Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang telah ditentukan
9
Hasil kerja kerapkali menemui tahap maksimum yang telah ditentukan
8
Tinggi
Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang telah ditentukan
7
Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum yang telah ditentukan
6
Sederhana
Hasil kerja kadangkala melebihi tahap minimum yang telah ditentukan
5
Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah ditentukan
4
Rendah
Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah ditentukan
3

Hasil kerja kerapkali dibawah tahap minimum yang telah ditentukan


Sangat 2
Rendah
1 Hasil kerja sentiasa dibawah tahap minimum yang telah ditentukan
Panel Pembangunan Sumber Manusia

PPSM menggantikan Panel Penyelarasan Penilaian Prestasi dan


Pergerakan Gaji (PPG)

Tanggungjawab

• Mengesahkan markah penilaian prestasi


• Mengesyor atau menentukan penempatan dan pembangunan
kerjaya anggota
• Mengesyor bimbingan dan kaunseling
Panel Pembangunan Sumber Manusia

 Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk


pergerakan gaji, pingat bintang kebesaran dan
surat penghargaan

 Mengenalpasti keperluan latihan anggota


PENETAPAN SASARAN
KERJA TAHUNAN
(SKT)
KEPENTINGAN SKT

Sasaran Kerja Tahunan (SKT) penting dalam


membantu Pegawai Penilai menilai hasil kerja PYD

SKT memberi gambaran sebenar tahap pencapaian


prestasi kerja PYD
Penyediaan SKT yang teratur membolehkan
penilaian prestasi pegawai dapat dilaksanakan
dengan objektif, adil dan telus

Ketua Jabatan hendaklah memastikan SKT


dilaksanakan dengan teratur
PENENTUAN AKTIVITI DAN PROJEK

Senaraikan aktiviti/ projek yang akan dilaksanakan


selaras dengan perancangan strategi/ perancangan
kerja Jabatan/ Bahagian/ Cawangan/ Unit

Pelaksanaan aktiviti/ projek bersesuaian dengan


peranan dan tanggung jawab
PETUNJUK PRESTASI

Petunjuk prestasi merujuk kepada kuantiti, kualiti,


masa dan kos. Setiap aktiviti/ projek sekurang-
kurangnya mempunyai satu petunjuk prestasi

S. M. A. R. T (Specific, Measureable, Achieveable,


Realistic, Timebound)
PROSES PENYEDIAAN SKT

PERANCANGAN TAHUNAN
ORGANISASI/ AGENSI

PENILAIAN PANCAPAIAN PENETAPAN RANCANGAN


KERJA KERJA JABATAN/ BAHAGIAN/
CAWANGAN/ UNIT

PENYEDIAAN
PELAKSANAAN KERJA DAN PENETAPAN SKT
PENGESANAN SKT PYD

PELAKSANAAN KERJA DAN


KAJIAN SEMULA PENGESANAN
PERTENGAHAN TAHUN
BAHAGIAN I - Penetapan Sasaran Kerja Tahunan
(PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama sebelum menetapkan SKT dan
petunjuk prestasinya)

Bil. Ringkasan Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi


(Senaraikan aktiviti / projek) ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )

1.

2.
Bil. Ringkasan Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi
(Senaraikan aktiviti / projek) ( Kuantiti / Kualiti / Masa /
Kos )
3.

Tandatangan PYD Tandatangan PPP

Tarikh:…………………… Tarikh:………………………
BAHAGIAN II - Kajian Semula Sasaran Kerja Tahunan
Pertengahan Tahun
1. Aktiviti / Projek Yang Ditambah
(PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk
prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

Bil. Ringkasan Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi


(Senaraikan aktiviti / projek ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos

1.
2. Aktiviti / Projek Yang Digugurkan
(PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta
petunjuk prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

Bil. Aktiviti / Projek

1.
BAHAGIAN III - Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian Sasaran
Kerja Tahunan Di Akhir Tahun Oleh PYD dan PPP

1. Laporan / Ulasan Oleh PYD


2. Laporan / Ulasan Oleh PPP

Tandatangan PYD Tandatangan PPP

Tarikh:…………………… Tarikh:………………………
CONTOH
SASARAN KERJA
TAHUNAN (SKT)
OPERATOR TELEFON
KEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA
BAHAGIAN I - Penetapan Sasaran Kerja Tahunan

(PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama sebelum menetapkan SKT dan
petunjuk prestasinya)

Bil. Ringkasan Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi


(Senaraikan aktiviti / projek) ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )
1. Mengendalikan operator Kualiti
console (Papan switch) Panggilan dijawab tidak melebihi 3
deringan

2. Merekodkan nombor telefon Kualiti


yang dipinta sama ada rasmi Merekodkan semua nombor
atau persendirian panggilan yang dipinta dengan
tepat
Bil. Ringkasan Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi
(Senaraikan aktiviti / projek) ( Kuantiti / Kualiti / Masa /
Kos )
3. Melayan permohonan dari Kualiti
pegawai dan kakitangan untuk Melayan panggilan dengan
mendapatkan panggilan keluar mesra dan berhemah
(Tempatan / Jauh / Seberang Laut) Masa
dan menghantar Phonogram
1 – 5 minit setiap permohonan

T.T T.T

Tandatangan PYD Tandatangan PPP

Tarikh:…………………… Tarikh:………………………
BAHAGIAN II - Kajian Semula Sasaran Kerja Tahunan
Pertengahan Tahun
1. Aktiviti / Projek Yang Ditambah
(PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk
prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

Bil. Ringkasan Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi


(Senaraikan aktiviti / projek ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos
1. Tiada

2. Aktiviti / Projek Yang Digugurkan


(PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta
petunjuk prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

Bil. Aktiviti / Projek


1. Tiada
BAHAGIAN III - Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian Sasaran
Kerja Tahunan Di Akhir Tahun Oleh PYD dan PPP

1. Laporan / Ulasan Oleh PYD

SKT dapat dicapai sepenuhnya.


2. Laporan / Ulasan Oleh PPP

Bersetuju dengan ulasan PYD.

T.T T.T

Tandatangan PYD Tandatangan PPP

Tarikh:…………………… Tarikh:………………………
PEMBANTU AM RENDAH
KEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA
BAHAGIAN I - Penetapan Sasaran Kerja Tahunan

(PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama sebelum menetapkan SKT dan
petunjuk prestasinya)

Bil. Ringkasan Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi


(Senaraikan aktiviti / projek) ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )
1. Menghantar dan mengambil Kuantiti
fail ke / dari bilik pegawai 4 kali sehari

2. Mendapatkan fail yang telah Masa


dikenalpasti oleh Pembantu 10 minit selepas menerima arahan
Tadbir Fail
Bil. Ringkasan Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi
(Senaraikan aktiviti / projek) ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos )

3. Membuat salinan dokumen Kualiti


Mengikut arahan dan spesifikasi
oleh pegawai.

4. Menyimpan semua fail yang telah Kualiti


selesai tindakan di rak fail Semua fail disimpan di rak fail

T.T T.T

Tandatangan PYD Tandatangan PPP

Tarikh:…………………… Tarikh:………………………
BAHAGIAN II - Kajian Semula Sasaran Kerja Tahunan
Pertengahan Tahun

1. Aktiviti / Projek Yang Ditambah


(PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta petunjuk
prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

Bil. Ringkasan Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi


(Senaraikan aktiviti / projek ( Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos
1. Tiada

2. Aktiviti / Projek Yang Digugurkan


(PYD hendaklah menyenaraikan aktiviti / projek yang ditambah berserta
petunjuk prestasinya setelah berbincang dengan PPP)

Bil. Aktiviti / Projek


1. Tiada
BAHAGIAN III - Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian Sasaran
Kerja Tahunan Di Akhir Tahun Oleh PYD dan PPP

1. Laporan / Ulasan Oleh PYD

Semua aktiviti dapat dilaksanakan dengan baik.


2. Laporan / Ulasan Oleh PPP

Bersetuju dengan ulasan PYD.

T.T T.T

Tandatangan PYD Tandatangan PPP

Tarikh:…………………… Tarikh:………………………