LANGKAH PRAKTIS PENYUSUNAN

STANDAR OPERASONAL PROSEDUR

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

Disampaikan Oleh
ANANG WIJIARTO, S.SOS
BAGIAN ORGANISASI
TAHUN 2014

LOGO
 Pengertian Umum SOP

• Instruksi tertulis sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan

cara yang paling efektif dalam rangka memenuhi persyaratan
operasional.
• Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin
dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi.
• Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana
dan oleh siapa.

Jadi SOP adalah:

“serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan”.

LOGO
 Pengertian SOP

Serangkaian instruksi tertulis yang

dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan administrasi
pemerintahan
Bagaimana?
Kapan? Proses
dilakukan
Dimana?
Oleh Siapa?
JENIS SOP

SOP TEKNIS
SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat
rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan
dengan sangat teliti sehingga tidak ada
kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

SOP ADMINISTRATIF
SOP administratif adalah standar prosedur yang
diperuntukkan bagi jenis-jenis aktivitas yang
bersifat administratif.
HAL YANG PERLU DIINGAT DALAM SOP

o SOP menggambarkan kegiatan yang riil;

o SOP secara eksplisit sudah membatasi
kegiatan awal, utama dan akhir kegiatan;
o SOP mencerminkan jenis kegiatan tertentu
(Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari
tugas dan fungsi organisasi;
o SOP sudah mendeskripsikan ruang lingkup
kegiatan.
SOP DAN TUGAS-FUNGSI

Secara umum Tugas dan Fungsi Instansi

Pemerintah meliputi:
1. Tugas dan Fungsi Perencananan (Rutin)
2. Tugas dan Fungsi Pelaksanaan (Rutin dan
Pelayanan).
3. Tugas dan Fungsi Monitoring, Evaluasi dan
Pelaporan (Rutin).
4. Tugas dan Fungsi Penugasan Lainnya
(Penugasan).
 CIRI KEGIATAN RUTIN
1. Tidak diawali dari Pemohon, Pada umumnya kegiatan
rutin diawali dari penanggungjawab kegiatan dan bukan
dari pemohon.
2. Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan triger (pemicu)
kegiatan rutin berasal dari internal (penanggung jawab
kegiatan).
3. Terencana, Umumnya kegiatan rutin telah
direncanakan sebelumnya (pelaksanaan tugas oleh
penanggung jawab kegiatan).
4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu, Pada kenyataannya
kegiatan rutin sudah given sehingga tidak memerlukan
syarat bagi pelaksana kegiatan. Justru kalau tidak
dilaksanakan memerlukan syarat tertentu.
 CIRI KEGIATAN PENUGASAN
1. Diawali Perintah Pada dasarnya kegiatan penugasan diawali
dengan adanya perintah dari atasan yang berwenang.
2. Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan triger (pemicu)
kegiatan penugasan berasal dari internal yaitu atasan yang
berwenang.
3. Terencana dan/atau Tidak Terencana Umumnya kegiatan
penugasan tidak direncanakan sebelumnya karena ada
kondisi tertentu, atau bisa direncanakan untuk penugasan
yang bersifat reguler.
4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Umumnya kegiatan
penugasan tidak memerlukan syarat tertentu. Bila tidak
dilaksanakan justru memerlukan syarat tertentu.
 www.themegallery.com

CIRI SOP PELAYANAN

1. Kegiatan Awal adalah Permintaan dari Pemohon Pada
dasarnya kegiatan pelayanan diawali dengan adanya
permohonan dari pengguna jasa.
2. Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan Kegiatan
utamanya adalah kegiatan pelayanan oleh pelaksana yang
berhubungan dengan pengguna jasa.
3. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil Pelayanan
kepada Pemohon. Umumnya kegiatan pelayanan berakhir
pada diterimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon.
Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belum selesai.
Catatan: Kegiatan pendokumentasian dilaksanakan
sebelum bukti/hasil pelayanan diserahkan kepada
Pemohon.
 CIRI SOP RUTIN
1. Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukan oleh
Penanggung jawab Kegiatan
2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin
tersebut Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin
yang dilakukan oleh pelaksana yang terkait dengan
kegiatan utama (aktor sentral kegiatan).
3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh
Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan
pendokumentasian dilakukan oleh petugas
administratif tertentu yang ditunjuk.
Catatan: SOP pelayanan bila dihilangkan kegiatan
awal dan akhirnya yang terkait dengan pemohon
menjadi SOP Rutin.
 CIRI SOP PENUGASAN
1. Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukan dari
Atasan yang berwenang memberi perintah. Pada
umumnya kegiatan penugasan diawali dengan
perintah dari Atasan yang berwenang.
2. Kegiatan Utama adalah pelaksanaan kegiatan
penugasan oleh yang ditugaskan
3. Kegiatan Akhir adalah pendokumentasian oleh
Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan
pendokumentasian dilakukan oleh petugas
administratif tertentu yang ditunjuk.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP

IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASAR-KAN

TUGAS DAN FUNGSI.
1. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH-
KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL SOP AP.
2. MERUMUSKAN FORMAT SOP AP BER-
DASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR.
3. MENYUSUN DOKUMEN SOP AP.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN
SOP AP #1

IDENTIFIKASI JUDUL SOP-AP BERDASARKAN

TUGAS DAN FUNGSI
 Identifikasi Tugas
 Identifikasi Fungsi
 Identifikasi Sub-Fungsi
 Identifikasi Kegiatan
 Identifikasi Output
 Identifikasi Aspek;
 Merumuskan judul SOP-AP.
 IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP-AP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI

No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul

1. Membantu Menyiapkan Menyusun Rancangan Penyusunan Penyusunan Ranc.
penyiapan kebijakan Rancangan Peraturan Peraturan mengenai
Kebijakan SOTK Peraturan mengenai SOTK
SOTK mengenai SOTK Penelaahan Penelaahan Ranc.
SOTK Peraturan mengenai
SOTK
Penyampaian Penyampaian Ranc.
Peraturan mengenai
SOTK

Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn

meningkatkan cakupan SOP  Judul SOP Final
Out-put Final Aspek Judul SOP Final
Peraturan mengenai SOTK Penyusunan Penyusunan Peraturan mengenai
SOTK
No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP
(Kegiatan)
A. Melaksanak- Melaksana- Pelaksanaan Draft Pembuatan Pembuatan
an urusan kan urusan urusan Laporan Draft Laporan
bidang kegiatan kepegawai- Kehadiran Kehadiran
kepegawai- kepegawai- an Pegawai Pegawai
an, dan an dan
kesejahtera- kesejah-
an, pendidik- teraan
an dan
pelatihan

Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn

meningkatkan cakupan SOP  Judul SOP Final
Out-put Final Aspek Judul SOP Final
Laporan Kehadiran Pegawai Pembuatan Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai
No Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP
(Kegiatan)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

A. Melaksana- Melaksanaka a. Melaksanakan a) Laporan Pembuatan a) Pembuatan

kan urusan n urusan urusan Kehadir- Laporan
bidang kegiatan kegiatan an Kehadiran
kepegawaian, kepegawaian kepegawaian Pegawai Pegawai
dan dan
kesjahteraan, kesejahteraa
pendidikan n b) Surat Pembuatan b) Pembuatan
dan pelatihan Usulan Surat
Kenaikan Usulan
Pangkat Kenaikan
Pangkat
c) dll.

b. Melaksanakan a) Daftar Gaji Pembuatan a) Pembuatan

urusan Daftar Gaji
kegiatan
kesejahteraan
b) Pembayar Pelaksanaan b) Pelaksana-
an Gaji an
Pegawai Pembayar-
an Gaji
c) dll, Pegawai
 LANGKAH-LANGKAH
PENYUSUNAN SOP AP #2
2. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN)
BERDASARKAN JUDUL SOP AP
 Identifikasi Jenis Kegiatan;
 Identifikasi Penanggung Jawab Produk;
 Identifikasi Penanggung Jawab Kegiatan;
 Identifikasi Kegiatan;
 Identifikasi Langkah Awal Kegiatan;
 Identifikasi Langkah Utama Kegiatan;
 Identifikasi Langkah Akhir Kegiatan;
 Mengidentifikasi Langkah-langkah Penghubung
antara Langkah Awal, Utama dan Akhir.
 PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 2

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan

fungsi
 Tentukan Kegiatan Awal (diawali dari penanggung
jawab kegiatan);
 Tentukan Kegiatan Utama (proses utama);
 Tentukan Kegiatan Akhir (kegiatan pencatatan dan
pendataan);
 Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan
Kegiatan Akhir dalam suatu “cerita” dengan S+P+O+K
 Hitung jumlah aktor kegiatan;
 Buat Flowcharts;
 Isi Mutu Baku;
 Isi Keterangan;
 Isi Identitas SOP AP.
 PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 3

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas

dan fungsi (1)
 Tentukan Kegiatan Awal (Kabag memerintahkan Kasubag
untuk mengadakan rapat persiapan)
 Tentukan Kegiatan Utama (Tim Kerja menyusun Konsep
Kebijakan SOTK);
 Tentukan Kegiatan Akhir (Staf mendokumentasikan
Rancangan Kebijakan SOTK);
 Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan Kegiatan
Akhir dalam sebuah “cerita” berurutan awal - akhir;
1. Kabag memerintahkan Kasubag untuk mengadakan
rapat persiapan  2. Tim Kerja menyusun Konsep
Peraturan mengenai SOTK  3. Staf mendokumentasikan
Rancangan Peraturan mengenai SOTK.
PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 4

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas

dan fungsi (2)
 Identifikasi Kegiatan Penyusunan Peraturan
mengenai SOTK (1)
1) Kabag memerintahkan Kasubag untuk
mengadakan rapat persiapan;
2) Kasubag mengundang Kabag, Kasubag, Staf
untuk rapat;
3) Kabag, Kasubag, dan Staf mengadakan rapat;
4) Kasubag menindaklanjuti hasil rapat dengan
membentuk Tim Kerja;
5) Tim Kerja mengadakan rapat konsolidasi dan
persiapan pelaksanaan kegiatan;
6) Tim Kerja melakukan pengumpulan data;
 PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 5

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan

fungsi (3)
 Identifikasi Kegiatan Penyusunan Kebijakan SOTK (2)
7) Tim Kerja menyusun Konsep Peraturan mengenai SOTK
dan menyerahkan kepada Kasubag;
8) Kasubag memeriksa Konsep Peraturan mengenai SOTK.
Jika setuju diparaf dan disampaikan kepada Kabag. Jika
tidak setuju dikembalikan ke Tim Kerja untuk diperbaiki;
9) Kabag memeriksa Draft Peraturan mengenai SOTK. Jika
setuju diparaf dan disampaikan kepada Sekda. Jika tidak
setuju dikembalikan ke Kasubag untuk diperbaiki;
10) Sekda memeriksa Rancangan Peraturan mengenai
SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan kepada
Kabag. Jika tidak setuju dikembalikan ke Kabag untuk
diperbaiki;
 PENYUSUNAN SOP AP ORTALA - 6

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas

dan fungsi (4)
 Identifikasi Kegiatan Penyusunan Peraturan
mengenai SOTK (4)
11)Kabag mendisposisi Rancangan Peraturan mengenai
SOTK ke Kasubag;
12)Kasubag menindaklanjuti disposisi Rancangan
Peraturan mengenai SOTK;
13)Staf mendokumentasikan Rancangan Peraturan
mengenai SOTK.
 PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 7

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5)

 Buat Flowchart

No. Aktivitas Kabag Kasubag Staf Tim Kerja Sekda

1. Memerintahkan Kasubag utk X
mengadakan Rapat
2. Mengundang Kabag, Kasubag, X
dan Staf utk Rapat
3. Mengadakan Rapat X X X
4. Menindaklanjuti hasil rapat X
dengan membentuk Tim Kerja
5. Mengadakan Rapat X
Konsolidasi
6. Dst…..
 PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 8

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5)

 Buat Flowchart dengan menggunakan simbol
Pelaksana (Aktor)
No. Aktivitas
Kabag Kasubag Staf Tim Kerja Sekda
1. Memerintahkan Kasubag utk
mengadakan Rapat
2. Mengundang Kabag, Kasubag,
dan Staf utk Rapat
3. Mengadakan Rapat

4. Menindaklanjuti hasil rapat

dengan membentuk Tim Kerja
5. Mengadakan Rapat
Konsolidasi
 LANJUTAN
Pelaksana (Aktor)
No. Aktivitas
Kabag Kasubag Staf Tim Kerja Sekda
6. Melakukan pengumpulan data

7. Menyusun Konsep Peraturan

mengenai SOTK dan
menyerahkan ke Kasubag
8. Memeriksa Konsep Peraturan Tidak
mengenai SOTK. Jika setuju
diparaf dan disampaikan ke Ya
Kabag. Jika tidak diserahkan
ke Tim Kerja utk diperbaiki.
Tidak
9. Memeriksa Draft Peraturan
mengenai SOTK. Jika setuju
diparaf dan disampaikan ke Ya
Sekda. Jika tidak diserahkan
ke Kasubag utk diperbaiki.
 LANJUTAN
Pelaksana (Aktor)
No. Aktivitas
Kabag Kasubag Staf Tim Kerja Sekda
10. Memeriksa Rancangan
Peraturan mengenai SOTK.
Jika setuju diparaf dan Tidak
mendisposisikan ke Kabag. Ya
Jika tidak diserahkan ke Kabag
utk diperbaiki.
11. Mendisposisi Rancangan
Peraturan mengenai SOTK ke
Kasubag
12. Menindaklanjuti disposisi
Rancangan Peraturan
mengenai SOTK
13. mendokumentasikan
Rancangan Peraturan
mengenai SOTK.
 PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 9
2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (6)
 Isi Mutu Baku
1) Kolom Kelengkapan diisi dengan bahan yang
diperlukan dalam melaksanakan kegiatan (umumnya
berisi dokumen): formulir, lembar disposisi, data,
laporan keuangan;
2) Kolom Waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan
untuk melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari,
minggu, bulan;
3) Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan:
Surat, Laporan, Kumpulan Data, Draft Laporan,
Konsep Pedoman.
 Isi Keterangan
Kolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat
mengenai hal-hal yang perlu diperjelas seperti: Anggota
Tim Kerja, SOP yang terkait, Biaya yang diperlukan,
Persyaratan.
 PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 10
2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5)
 Isi Mutu Baku dan Keterangan (Contoh)
Aktor Mutu Baku Keterangan
No. Aktivitas
Kelengkapan Waktu Output
1. Memerintahkan Kasubag Nota Dinas, 1 hari Tanda Terima,
utk mengadakan Rapat Agenda Kerja Nota Dinas
2. Mengundang Kabag, Surat Undangan 1 hari Tanda Terima, SOP
Kasubag, dan Staf utk Surat Pengundang-
Rapat Undangan an Rapat
3. Mengadakan Rapat Bahan Rapat, 2 jam Notulensi SOP penyel.
Daftar Hadir Rapat Rapat
4. Menindaklanjuti hasil Notulensi Rapat, 1 hari Tim Kerja Tim terdiri
rapat dengan Surat Pemb. Tim dari: Kabag,
membentuk Tim Kerja Kerja Kasubag, Staf
5. Mengadakan Rapat Bahan Rapat 2 jam Notulensi SOP Penyel.
Konsolidasi Rapat Rapat
PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 11

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (7)

 Isi Identitas
Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah:
1. Nama Unit tempat SOP diberlakukan,
2. Nomor SOP,
3. Tanggal Pembuatan SOP,
4. Tanggal Revisi SOP,
5. Tanggal efektif berlakunya SOP,
6. Disahan oleh,
7. Judul SOP,
8. Dasar hukum SOP,
9. Keterkaitan dengan SOP lain,
10. Peringatan yang diperlukan,
11. Kualifikasi pelaksana SOP,
12. Peralatan /Perlengkapan yang diperlukan untuk
melaksanakan SOP,
13. Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.
PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 12
2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5)
 Isi Identitas (Contoh) - 1
Nomor: 001/OT.255/A.2/11/2010
Tanggal Pembuatan: 11 November 2013
Tanggal Revisi: 11 November 2014
Tanggal Efektif: 20 November 2014
LOGO Disahkan oleh: Kepala SKPD,

STEMPEL
PEMERINTAH DAERAH Drs. Ir.................. M.Si.
KABUPATEN NGANJUK NIP. 19700615-199603-1-991

Sekretariat Daerah Judul SOP : Penyusunan Rancangan

Peraturan mengenai SOTK
 PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA) - 12
2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5)
 Isi Identitas (Contoh) - 2
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang … 1. Memahami Peraturan Perundang-undangan
2. PP No. 41 Tahun 2007 tentang … mengenai Organisasi Perangkat Daerah
3. Permendagri No. … 2. Memahami Kebijakan Daerah mengenai SOTK
4. Perda No. …
5. PerBup No. …
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. SOP Pengundangan Rapat 1. Pedoman Penyusunan SOTK
2. SOP Penyelenggaraan Rapat 2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya
3. SOP …. 3. Hasil Telaahan mengenai SOTK
Peringatan Pendataan dan Pencatatan
Penyusunan SOTK selambat-lambatnya Buku Kendali Dokumen Keorganisasian
tanggal ….. Jika terlambat maka ….
LOGO